最全的供应商管理和采购制度

物资管理临时办法（采购篇）物资管理临时办法（采购篇）第第#页共15页贸易公司的进出口代理费具体标准由物流公司与委托进出口子公司自行协商确定。实际应缴纳的关税、增值税、以及进口环节一切税费，按照实报实销的原则，由双方负担。其它模式的采购分公司采用除上述五种模式以外的模式开展物资采购时，必须上报矿业公司进行审批。采购的前期市场调研物资采购开始前，分公司须进行认真细致的市场调研，摸清市场行情，判断市场走势，筛选合格供方，确定采购策略；市场调研的内容包括但不局限于：产品的品牌状况与市场格局、产品的供方分布与实力等级、产品的供给弹性与替代产品、产品的市场价格与变化趋势、产品的价格构成与权重因素、产品的质量因素与价格关系、企业的成交纪录与使用效果等；市场调研的方式视产品特点、采购模式、需用时间、采购金额大小等因素，采取主动出击探访、邀请供方介绍、互联网上搜索、媒体资料筛选、展销展示会议及活动等；市场调研的资料，作为物资工作的业务档案，与采购业务档案合并归档保存。公开招标采购定标原则、开标流程及责任划分3.11.1公开招标定标原则根据物资采购权限的划分原则，公开招标采购由评标委员会或定标委员会定标。定标可以采取授权形式，由评标委员会确定中标人。招标准备阶段：物资需求部门负责提出需求计划，并提出物资技术规范及使用要求，编制技术标文件（非常重要）；技术或设备管理部门负责审核技术标中技术规范的合理性及经济性；物资管理部门负责编制、审核商务标文件、负责整合技术标与商务标，形成正式的招标文件；物资管理部门负责按照集团规定将招标文件提交需求部门、法务部门、财务部门等相关部门履行招标文件会审流程，参加会审的部门及人员签字确认会审意见，经集团CEO批准后在总公司网站及相关媒体上发布；对已挂网的标书，如要求撤销，需由所在单位分管领导审批方可撤销。物资部门负责接收投标人的投标意向报名，并对报名的投标人进行资质核查，同时拟定招标活动组织方案，通知相关部门、投标人做好相关准备工作，把拟定的投标邀请对象上报分公司综合办公室备案分公司负责拟定评委名单（须为奇数），评委包括但不限于分公司领导班子成员，专业技术人员，财务人员，物资管理人员及使用部门相关人员，并适时通知评委按时参加开标评标活动;分公司综合办公室负责接收投标人的投标文件并妥善保管直至开标。开标会议需由招标小组负责人主持，并在记录人、综合办公室人员、财务部门人员、专业技术人员、物资管理人员、使用部门人员等全体评委到场并签到的情况下方可开始；开标会议正式开始前，开标会议主持人应向我方及供方参加开标会议的全体人员公布投标人名单，由综合办公室人员确认投标人的投标文件密封良好，符合规范，财务部门确认投标人已经按照规定缴纳投标保证金，以示招标活动组织、投标人资格无误。开标会议主持人须向开标会议的我方及参标人员简要介绍招标采购情况，评标及定标原则和程序、开标会议活动程序和注意事项后，宣布开标会议开始。在投标人依次做简短的投标说明后，主持人请所有投标人暂时回避；综合办公室人员在开标会议现场依次开启投标人的投标文件，并交给评委；参加开标会议的评委负责审阅、审核投标人的标书，并列出需要澄清事项。在开标会议主持人的主持下，通过会场专用固定电话，逐一邀请投标人进入开标会议现场，就需要澄清的事项进行答疑；3.11.4.7视情况，上述3.11.4.5和3.11.4.6步骤可以重复多次，直至所有需要澄清的事项得到全部澄清，并再次请投标人暂时回避；参加开标会议的评委对投标文件提出评审意见并对评审意见负责;在公司相关部门的监督主持下，全体评委就评标情况进行记名打分或投票，打分或投票结果经综合办公室人员现场统计后，根据3.11.1和3.11.2条款确定候选中标人或中标人。3.11.4.10评标结束前，招标小组人员应编写项目评标报告，并由全体参会人员签字确认。报告内容包括：项目招标的基本情况和过程；评标委员会的成员名单；开标记录情况；评标采用的标准和方法；对投标人的评价；符合要求的投标人情况；推荐的中标候选人；需要说明的其他事项；如果评标现场可直接选定中标人（即定标），则由物资部门直接授予《中标通知书》并开始进行后续的签约流程；如果评标现场未能最终定标，而是推荐出若干中标候选人。则需至少选出3个评标委员会成员对中标候选人进行实地考察，考察是评审内容的一部分，考察评价意见将纳入评标报告；考察结束后，在中标候选人自愿参加的情况下，与其进行商务谈判。要求各投标人在规定时间、地点做最后的陈述。评标小组对需要中标候选人最后澄清的事项进行询问，并提交中标后候选人打分表。（注：商务谈判时，不得降低标的物的质量水平、档次，不得减少投标人的服务内容、责任和义务）最终评标后，由评标小组编写项目最终评标报告，将各中标候选人的最终报价、评审得分按顺序排名。由评标委员会（或集团定标委员会）对中标候选人做出综合评价意见，并推荐中标人，按要求进行会签审批。邀请招标（竞争性商务谈判）采购定标原则、开标流程及责任划分邀请招标（竞争性商务谈判）定标原则、开标流程及责任划分参照第3.11规定执行；参加公开招标开标会议的投标人数目不足规定的3家（含）时，公开招标可自动转为邀请招标（竞争性商务谈判），但需在公开招标文件中特别说明。询比价采购模式决策原则、流程和责任划分询比价采购模式的决策原则：物资管理部门负责准备询比价采购会审材料并提出成交建议和说明，询比价会审材料必须满足“四单匹配”原则，物资管理部门负责召集使用部门、财务部门参与会审。参与会审的单位须在各自的责任和管辖范围内，就询比价结果提出意见或建议并对意见和建议负责；成交意见一致时，物资管理部门按照一致的成交意见开展后续签约等流程；成交意见不一致时，物资管理部门须根据各部门提出的意见或建议，完善询比价会审资料并重复上述会审流程，直至各方意见达成一致；各方意见无法达成一致时，物资管理部门有权将询比价会审资料提交上级主管部门或主管领导进行最终裁决。询比价采购流程：根据物资需求计划和采购计划，制作询价单并发送一份综合办公室备案；按照第3.6条的规定向合格的供应商发出询价单；报价接收人原则上与采购业务经办人分离，所有报价人的报价单由接收人收集移送给业务经办人进行汇总制作询比价单；对询比价单进行会审并确定成交结果；按照规定签订合同或下达订单。国外进口采购决策模式、流程和责任划分除进口价格和进口代理费需征得委托进口企业认可外，其余参照本第3.11、3.12、3.13条款执行。采购合同与合同会审采购合同采购金额超过30,000元（含）时，原则上必须签订书面采购合同；公司的物资采购合同须为统一文本格式，条款内容须符合国家法律、法规的相关规定以及企业内部规定；采购合同签订前必须经过规定的会审和审批流程，并按照规定的权限签署。参与会审的部门及责任重点物资管理部门：重点负责从商务条款的角度进行会审。包括但不局限于：物资品名及规格型号条款、价格及价格条款、交货及交货条款、付款及结算条款、争议及处理条款等；物资使用部门；重点负责从物资的使用性能、实用性能、规格型号、技术参数、交货时间、售后服务等条款进行会审；监察审计部门：重点负责从采购业务的操作过程规范性、采购结果合理性等方面进行会审；财务结算部门：重点负责对付款及结算条款进行会审；设备技术部门（重大采购时）：重点负责从物资的使用性能、实用性能、规格型号、技术参数等条款进行会审；法务部门：重点负责从合同法律法规的适用性方面进行会审。3.17.3会审流程及争议的解决：会审流程视所采用的不同的采购模式，参照本制度中招标采购、询比价采购模式的流程执行。出现会审部门意见不一致时，各参与会审的部门和人员应当进行充分的沟通协商，达成一致的意见。如无法达成一致的意见时，企业物资管理部门可将会审意见及相关资料报送企业分管领导进行最终裁决。3.16合同核心条款要求（非常重要）3.16.1品名及数量条款品名清晰、准确，一律使用规范名称或学名，不得使用俗称；计量单位准确、合理且符合国标规定、符合结算时财务、税务系统要求。3.18.2规格、型号条款规格、型号、参数、指标、品牌、计量单位、计量方式、误差范围等应清晰准确、规范且符合国标、企标等规定要求；规格、型号、参数、指标、品牌等不得侵犯除合同签约双方以外其它第三方的知识产权和其它权益（由相关的合同条款给予规定）；3.16.3质量及验收条款质量要求准确、明确、有据可查，不得笼统的标明“符合国标”等字样。相关的标准号码必须明确列出；特殊的质量要求或使用要求，应单独以合同条款的形式明确规定；质量验收时间、方式、验收标准、验收手段、验收结果的确认方式、出现异议的解决方式等应清晰、明确规定。3.16.4价格及付款条款视采购物资的特点，合同必须列明币种、单价、总价、分项单价、分项总价等；合同的价格必须标明税种、税率；合同的付款条款必须完整、规范、便于操作、对我方控制采购风险有利；合同的付款方式必须合理、清晰，前后逻辑一致。物资采购的结算均应以17%的增值税专用发票为基础。特殊企业以及特定情况下，可以采用其它形式的、税务部门认可的物资采购发票给予结算。3.16.5售后及服务条款需要售后服务的物资，其服务范围和内容须在合同中明确规定。原则上售后服务价格应当包含在物资价格之中——售后服务原则上应当是免费提供；重要、关键部位使用的物资，应当在合同中明确规范售后服务响应时间；重要、关键部位使用的物资，应当明确规定保质期过后的售后服务条款。3.16.6廉政及自律条款廉政及自律条款采用以下格式内容：买方特别声明：在本合同的谈判、签约、执行等全过程中，买方拒绝一切形式的有违国家法律法规、有违买方规章制度、有违本合同规定、有违商业道德和职业道德的行为。买方请卖方给予监督、配合，并欢迎卖方如实反映可能出现的问题。卖方特别声明：在本合同的谈判、签约、执行等全过程中，卖方不做任何形式的有违国家法律法规、有违买方规章制度、有违本合同规定、有违商业道德和职业道德的尝试。如出现上述行为，卖方确认愿意承担买方可能采取的取消合同、终止执行、依法追索经济损失等措施所带来的一切后果，确认愿意赔偿买方的经济损失并对买方的措施和举动给予配合。3.16.7争议及纠纷条款争议及纠纷如需通过法律诉讼解决时，起诉法院应为买方所在地法院（非常重要）。采购合同的签署采购合同签署单采购经办人负责制作并签字、会审单位会签、物资部门负责人核签、物资分管领导核准的流程进行签字；合同的执行及在途物资管理合同执行的责任部门为物资管理部门下属的采购部门。合同的执行包括但不局限于：预付款的支付、供方生产、备货的跟踪，监造、监装，运输及运输过过程的跟踪，接货及验收作业等。对于大宗物资、大型设备、成套系统类物资，物资管理部门可派员实施现场监造及监装。在途物资的跟踪与管理单位采购部门负责在途物资的跟踪。跟踪的依据为采购订单（合同）以及供方的《发货通知书》；在途物资的跟踪管理直至物资到达指定交货地点并交付至单位仓管为止。交接的凭证为订单、《发货通知书》、以及运输单据。物资采购的付款与结算管理4.1采购的付款原则视采购物资的特点、技术含量、复杂程度、安装调试要求等因素，采购合同的付款原则为：序号款项名称支付时间及说明支付比例4.1.1预付款合同签订后予以支付。0—20%4.1.2到货款在货物到达并经过基本的数量外观验收后予以支付。A,不需要安装调试、不需要质保期、质量验收指标单一的基础原料类物资。80%—100%B,需要安装调试、需要保质期、质量指标复杂的物资，30%—40%4.1.3安装调试款在安装结束且通过验收后给予支付。40%—60%4.1.4质量保证金质保期届满且经过质保期届满质量确认后予以支付<10%物资采购的付款方式及付款流程物资采购付款的方式可以视企业实际情况，采用延期付款、商业汇票付款（即期或远期）、银行承兑汇票付款（即期或远期）、现款付款（电汇或支票）等形式。付款方式首选前者；付款申请单：由物资管理部门按照规定填写，提交财务部门进行核对；付款单据要求：物资付款申请必须做到“三单匹配”，即与订单、采购发票（或发票复印件）入库单（或设备调试验收合格单）上所列内容完全一致。付款流程：采购人员填写付款申请单——财务部门核对合同约定、入库及往来情况——物资部门及财务部门领导核签（财务核对）——分管领导核准——出纳付款。物资采购的结算管理采购发票的要求：必须是税务部门认可的正规发票；采购发票的接收：物资管理部门在收到采购发票并核对无误后，立即登记并交给财务部门。采购发票的接收与部门之间的交接，必须有书面签收手续；采购发票的认证：采购增值税专用发票必须在税务规定的时限内提交认证（属于财务方面）；无效发票的处理：无效发票应由采购部门负责立即退还开票方更换。涉及虚开、伪开、冒开发票时，视情况提交税务或公安部门处理。问题物资的处理与采购业务档案问题物资的处理问题物资的分类：5.1.1.1数量短少或溢短装超限问题规格型号或技术参数不符合合同规定问题；5.1.1.3包装不符合合同要求问题；交货时间不符合合同要求问题；交货物资与定购物资不符问题；物资涉及第三方知识产权问题；5.1.1.7其它与合同规定不符的问题。问题物资处理的责任部门：物资管理部门负责处理，财务部门、法务部门给予协助；问题物资的处理方式：视物资特点和使用要求，对问题物