《计算机应用基础教程》第3章 文字处理 Word 2003

第3章 文字处理

Word

20033.1

Word

2003操作基础3.1.1

Word

2003的启动与退出启动Word

2003的启动方法，与常规应用程序启动方法相同，常用的方法有四种。快捷方式启动双击桌面上的快捷方式图标，即可启动Word

2003。从开始菜单启动单击“开始”菜单中的“程序”下的“Microsoftoffice

2003”，如图3.1所示，即可启动Word2003。图3.1从程序中启动Word

2003（3）从运行下启动

单击“开始”菜单中的“运行”命令项，打开

“运行”对话框，如图

3.2所示，在文本框中输入“winword.exe”可执行文件名，单击

“确定”按钮，即可启动Word

2003。图3.2从“运行”对话框中启动Word

2003（4）从资源管理器中启动打开“资源管理器”

窗口，如图3.3所示，在左侧目录树窗口中查找并打开Office目录，在右侧窗口中单击“WINWORD”图标，即可启动Word

2003。图3.3从资源管理器中启动Word

20032．退出Word

2003的退出方法与其他应用程序相同，可任选以下方法中的一种：直接单击Word标题栏右上角的“关闭”按钮。选择“文件”菜单中的“退出”命令。执行“Alt+F4”组合键。单击“控制菜单”按钮，单击“关闭”命令。双击“控制菜单”按钮。光标指向“任务栏”中相应图标，右单击选择快捷菜单中的“关闭”命令。注意：如果在退出Word之前

没有保存当前文档，系统就会出现一个消息框询问我们是否存盘，如图3.4所示。单击“是”按钮，保存当前文档后退出Word；单击“否”按钮，则表示不保存当前文档并退出Word；单击“取消”按钮，表示既不存盘也不退出Word，可以继续编辑文档。图3.4退出Word时保存文件对话框3.1.2

Word

2003窗口组成Word

2003窗口包括了应用程序窗口和文档窗口两个部分。⒈应用程序窗口应用程序窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和控制菜单等。启动Word

2003软件后，屏幕上会出现Word的编辑窗口，如图3.5所示。程序窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区和状态栏等组成。同以前版本不同的是，默认情况下，启动后在窗口的右侧出现“任务窗格”。下面简单介绍各组成部分的功能。图3.5

Word

2003的窗口组成标题栏Word窗口最上面一行是标题栏，从左到右依次包括控制菜单按钮、正在编辑的文档名字、应用程序的名称Microsoft

Word以及最小化、最大化和关闭按钮。Word2003可以同时创建多个文档，当尚未为文档命名时，系统自动以“文档1”、“文档2”、“文档3”等作为文档的默认文件名。菜单栏Word2003窗口的第二行是菜单栏（用户可根据需要移动菜单栏的位置），共有9个菜单，所有编辑和排版的操作命令都能在这些菜单中找到。Word

2003采用智能菜单的方式（也可称之为折叠式菜单），通常只显示常用的命令，若要查看不经常使用或以前从未使用的命令，可以双击菜单或将光标直接移到最底部的箭头

以显示所有命令。要使用菜单中的命令进行工作，只需用鼠标单击某一菜单，在弹出下拉菜单中选择使用相应的命令即可。以灰色显示的命令表示该命令当前不可用，只有在满足某种条件时才可以使用。（3）工具栏菜单栏的下面是工具栏，一系列形象直观的按钮，分别对应菜单中的常用命令。单击按钮即可执行相应的操作，比菜单选择命令更为方便快捷，从而提高了工作效率。Word

2003中的工具栏很多种，通常只显示常用工具栏和格式工具栏。如图3.6和图3.7所示。若要显示或隐藏工具栏，只需要选择“视图”菜单中的“工具栏”，在弹出的子菜单中，单击某工具栏名称后，前面会出现“√”，表示该工具栏处于显示状态，再次单击，“√”消失，表示该工具栏处于隐藏状态。图3.6Word

2003常用工具栏图3.7Word

2003格式工具栏（4）状态栏窗口的最下面一行是状态栏，如图3.8所示。用来显示文档的页号、行号和列号，以及在工作时的一些操作提示信息等。图3.8

Word

2003的状态栏2.文档窗口文档窗口包含标题栏、控制菜单、标尺和文本区等。在

Word中，一次可以打开多个文档窗口，用户可以在各窗口查看、编辑和传递信息。当有多个文档被打开时，当前被处理的文档称为当前文档。利用“窗口”菜单可以根据需要对窗口进行缩放、移动及滚动，以及改变当前活动窗口等操作。⑴文档编辑区用于输入、编辑和格式化文本、处理表格及图形的区域。①插入点。Word屏幕中闪烁的垂直条，用以标识操作位置。②段落标记。用以标识段落结束的标记，其中

也包含了段落格式的行间距及缩进设置等有关

信息。段落标记可以通过选择“视图/显示段落标记”菜单命令和常用工具栏的“显示/隐藏编辑标记”按钮确定段落标记的显示或隐藏。⑵标尺文档窗口顶部和左边的图形条。用以标识位置，显示和设置页边距、缩进段落、制表位及改变表中的列宽、行宽。垂直标尺只有在页面模式下显示。⑶选定区在文档窗口左侧，没有任何边框标记的一个竖条形空白区域（鼠标在选定区时，变为朝右上的空心箭头），用以对正文部分进行较大范围的选定。⑷滚动条有垂直和水平两个滚动条。其中的滚动块标识出插入点在整个文档中所处的纵横位置。⑸拆分块位于垂直滚动条的上端，可将窗口拆分为两个窗口，用以同时查看文档的不同部分。⑹任务窗格任务窗格，可以在其中创建、查看、选择、应用甚至清除文本中的格式。同时也可以打开“显示格式”任务窗口来显示文本格式属性。在这里将以前版本的段落、字体设置集中起来，所以只要在此进行一次性设置就能够完成全部文章的段落、字体和打印纸张等系列设置，因此使用起来非常方便。如图3.9所示。图3.9任务窗格3.2

Word

文档的基本操作制作Word文档一般可以按以下五个步骤进行。实际的顺序应根据具体情况确定。⒈录入。输入文本、表格、图形等；⒉编辑。插入、修改、删除、复制、移动文本；⒊排版。设置字符、段落和页面的格式；⒋保存。编辑排版后的文档存放在磁盘上；⒌打印。将文档从打印机上输出。3.2.1新建文档每次启动Word时，系统会自动创建一个名为“文档1”的空白新文档。在已经打开一个文档的基础上，可以继续建立多个新的文档，方法如下。执行“Ctrl+N”组合键。单击常用工具栏上的“新建”按钮。单击“任务窗格”中的“新建”列表中的

“空白文档”命令。3.2.2输入文本和符号Word的文档编辑区犹如一张白纸，可以在其中输入文字、数字，以及插入一些特殊的符号、图片等。窗口上闪动的黑竖线是插入点，输入的文字和符号将出现在插入点的位置。1.输入文本对于普通的汉字、英文字符和数字的输入，只需切换到相应的输入状态，直接输入相应的字符即可。当文字输入到一行的末尾时，Word会自动换行；当输完一段文字时，可以按下键盘上的“Enter”（回车）键来转到下一段，即另起一段。2.输入符号对于像☆、

、

、※、

、

、

、

、

、之类的符号的输入，可以使用“插入”菜单中的“符号”和“特殊符号”命令进行输入。在Word

2003中，将符号分成两大类：符号和特

殊字符。符号类又按字体分成多类，如普通文

本、拉丁文本、宋体、黑体、华文楷体、

Webdings、Wingdings等。特殊字符类中包括长划线、短划线、不间断连字符、省略号等字符。3.2.3保存文档输入完文档后，需要将其保存在磁盘中，以便以后再次打开进行编辑。保存新文档保存新文档常用的方法有以下几种。单击“文件”菜单中的“保存”命令。单击常用工具栏上的“保存”按钮。执行“Ctrl+S”组合键。以上几种方法都会弹出“另存为”对话框，如图

3.10所示。在这个对话框中需要指定文档的保存位置、文档名及文档类型（默认情况下，保存类型为Word文档，文档的扩展名为“.doc”）。单击

“保存”按钮，完成保存操作。图3.10另存为对话框2.保存已命名文档对于已命名并保存过的文档，只需要单击常用工具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单中的“保存”命令来保存当前文档。系统自动将当前文档的内容，保存在同名的文档中，不再显示“另存为”对话框。3.改名保存文档或更改位置有些情况下，需要将文档以另外一个名称保存或更改文档的保存位置，可以单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，重新为文档命名或重新指定文档的保存位置，单击“保存”按钮即可。4.自动保存在输入文档中，时常会出现由于意外的事故而中断工作，比如死机或者停电等，这样就会丢失已经完成的工作，造成不必要的损失，为了避免这类情况的发生，Word提供了在指定时间间隔自动保存文档的功能。其操作方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，如图3.11所示，在“保存”选项卡中，选择“自动保存时间间隔”、“允许后台保存”复选框，然后输入需要的时间间隔，最后单击“确定”按钮，此后每隔相应的时间间隔，Word就会自动保存一次文档。5.指定默认文件夹操作方法：单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，如图3.11所示，在“文件位置”选项卡中，指定默认文件夹。图3.11选项对话框3.2.4打开文档如果要对保存在磁盘上的文件进行再次编辑，就需要先打开它。打开文档打开文档有三种方法：单击“文件”菜单中的“打开”命令。单击常用工具栏上的“打开”按钮。按“Ctrl+O”组合键。以上几种方法都会弹出“打开”对话框，如图3.12所示。在这个对话框中找到文档所在位置，然后选择文档，单击“打开”按钮即可。2.其它打开文档的方法可以在文件夹中双击文档名，在启动

Word的同时直接打开文档。在“文件”菜单下面，列出了最近使用过的文档名称，单击文档名，可以打开相应的文档。图3.12打开对话框3.2.5编辑文档当文档输入后，就可以对文档进行编辑，如选定文本、复制文本、移动文本、删除文本等。1.选定文本选定文本是编辑文本的前提，在Word中，可以通过鼠标拖动来选定文本，也可以通过键盘来选定文本。(1)任意选定：将鼠标指向要选定文本的开始，

按住鼠标左键拖拉，由左向右、由上向下或者相

反方向，鼠标移动过的文本内容将全部反白显示，放开鼠标键即可。选定一个单词或汉字：双击该单词的任意部分即可。选定一行文本：将鼠标指针移动到该行的左侧，直到指针变为

（指向右上方的箭头），单击鼠标。选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左侧，当指针变为

时，双击鼠标即可。或者在该段落中的任意位置三次单击鼠标左键。选定多行文本：将鼠标移到该行的左侧，直到鼠标变成一个

，然后向上或向下拖动鼠标。选定一块矩形区域的文本：按住Alt不放，然后拖拉鼠标，选定文本。选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为

，然后三次单击鼠标左键；也可按“Ctrl

+A”组合键来选定整个文档；或者选择“编辑”菜单中的“全选”命令。取消选定：在选定的区域之外，单击鼠标，即可取消选定。2.复制文本复制文本的方法有下列几种：利用菜单命令选定要复制的内容，单击“编辑”菜单中的“复制”命令，然后将光标定位到目标位置，单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令。利用鼠标拖动选定要复制的内容，按住Ctrl键不放，同时拖动选定内容到目标位置后，松开鼠标即可。利用工具栏按钮选定要复制的内容，单击常用工具栏上的“复制”按钮，然后将光标定位到目标位置，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。利用快捷键选定要复制的内容，按“Ctrl

+C”组合键，然后将光标定位到目标位置，再按“Ctrl

+V”组合键。3.移动文本移动文本与复制文本的操作相似，只是移动文本是将选定的文本移动到另外一个位置。移动文本可以通过下面几种方法来完成。利用菜单命令选定要移动的文本，然后单击“编辑”菜单中的“剪切”命令，接着将光标定位到目标位置，单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令。利用鼠标拖动选定要移动的内容，在选定的内容上按住鼠标并拖动，鼠标变成

形状，拖到目标位置后，松开鼠标。利用工具栏按钮选定要移动的内容，单击常用工具栏上的“剪切”按钮，然后将光标定位到目标位置，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。利用快捷键选定要移动的内容，按“Ctrl

+X”组合键，然后将光标定位到目标位置，再按“Ctrl

+V”组合键。4.删除文本对于少量字符，可用Backspace键删除光标前面的字符；用Del键删除光标后面的字符。要删除大量的文本，用鼠标选定要删除的文本，然后按Del或Backspace（退格键）键，被选定的文本即被删除。5.撤消与重复“撤消”命令的作用可以形象的称为“后悔”，即当做错了一个动作，比如删除了不该删除的内容、移错了位置等，这时Word允许使用“撤消”命令取

消上一次的操作。撤销方法有以下几种：①单击“编辑”菜单中的“撤消”命令。②单击常用工具栏上的“撤消”按钮。③按“Ctrl

+Z”组合键“恢复”命令与“撤消”命令的作用相反，它是重复上一次所做的操作。操作方法有以下几种：①单击“编辑”菜单中的“恢复”命令。②单击常用工具栏上的“恢复”按钮。如果不能恢复上一项操作，“恢复”命令或按钮将变为暗灰色，无法使用。6.查找和替换当文档较长时，要人工查找是很困难的，Word的查找和替换命令，可以帮助我们快速找到指定的文字并对其进行修改。(1)查找“查找”命令能快速确定给定文本在文档中出现的位置，同时也可通过设置高级选项查找特定格式的文本、特殊字符等。操作方法是：单击“编辑”菜单上的“查找”命令，弹出“查找与替换”对话框，如图3.13所示。在“查找内容”框内输入要查找的文本，然后单击“查找下一处”按钮，则光标会停在查到的文本上，在查找过程中，可按下ESC键取

消正在进行的搜索。单击“高级”按钮，可以打开查找与替换的高级选项，如图3.14所示。它允许查找特定格式的文本。图3.13查找和替换对话框图3.14查找和替换高级选项对话框(2)替换“替换”命令一般用于将整个文档或选定范围内的某项内容全部替换，以提高文档编辑的效率。操作方法是：单击“编辑”菜单中的“替换”命令，弹出“查找与替换”对话框，在

“查找内容”框内输入要替换的文本，在“替换为”框内输入替换文本，如图3.15所示，用

“word

2003”替换“word”，输入文本后，单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮进行操作。注意：如果“替换为”框内没有输入任何文本，则等于删除相应的文本。图3.15替换选项卡3.3 在Word 中格式化文档格式化文档是对Word中文档的显示效果进行处理，使制作的文档更加漂亮、美观。3.3.1设置字符格式字符格式是字符的外观显示方式，主要包括字体、字号、字型、边框、底纹等。字体是指字符的形状；字号是指字符的大小；字型是指对字符做的一些修饰，比如粗体、斜体、加下划线、设置上、下标和颜色等。在Word中，系统默认的字符格式为：黑色五号宋体。设置字符格式可以通过格式工具栏或“格式”菜单中的“字体”命令来操作，还可以在“任务窗格”中进行字体格式设置。1.利用格式工具栏设置字符格式格式工具栏可以对字符进行字体、字号、加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹、字符缩放、上下标以及字体颜色进行设置。具体操作步骤如下：选定需要设置格式的字符。单击工具栏上相应的按钮，即可完成格式设置。格式工具栏中与字符格式设置有关的按钮操作如图

3.16。2.利用菜单命令设置字符格式操作步骤如下：(1)选定需要设置格式的字符。(2)单击“格式”菜单中的“字体”命令，弹出字体对话框，如图3.17所示。在对话框中，用相应的选项来格式化字符。图3.16格式工具栏字体对话框中有“字体”、“字符间距”和“文字效果”三个选项卡。“字符”选项卡是

用来设定文字的字体、字号和字型等形式的，

包括一些常见的效果设置，比如：上下标、阴

影、阳文、阴文等；“字符间距”选项卡是用

来调整字符缩放比例、字符间距以及字符位置；

“文字效果”选项卡是用来把选定的文字设置

为各种动态效果，如闪烁背景、亦真亦幻等，

这些动态效果一般只用于文字在屏幕上的显示，对打印不起作用。3.利用任务窗格设置字符格式操作步骤如下：选定需要设置格式的字符。单击“任务窗格”中下拉列表按钮“”，打开“显示格式”任务窗格，如图3.18所示。单

击超链接“”，打开如图3.17所示的字体对话

框，在对话框中，用相应的选项来格式化字符。图3.17

字体对话框

3.18

“显示格式”任务窗格□如果想取消设置的效果，仍然需要选定文字，然后执行相应的设置操作。3.3.2设置段落格式在Word中，段落是指相邻两个回车符之间的内容，段落的排版格式是隐含在段落标记符“

”中，即段落标记不但用来标记一个段落的结束，而且它还记录并保存着该段落的格式编排信息，如段落对齐、缩进、制表位、行距、段落间距、边框与底纹等。段落的格式设置主要包括段落的缩进、行间距、段间距、对齐方式以及对段落的修饰等。段落的格式设置，既可以在格式工具栏中进行，也可以在“格式”菜单中的“段落”对话框中进行设置，还可以在“任务窗格”中进行快速设置。1.设置段落缩进段落缩进是指将段落中的首行或其它行向两端缩进一段距离，使文档看上去更加清晰美观。在Word中，可以设置左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。左缩进：段落的所有行左侧均向右缩进一定的距离。右缩进：段落的所有行右侧均向左缩进一定的距离。首行缩进：段落的第一行向右缩进一定的距离，其它行不变。中文文档一般都采用首行缩进2个汉字。悬挂缩进：除段落的第一行外，其它行均向右缩进一定的距离。这种缩进格式一般用于参考条目、词汇表项目等。设置段落缩进，可以通过“段落”对话框上的“缩进”来完成，如图3.19所示。也可以通过“标尺”上的段落缩进按钮来缩进文本。如图3.20所示。图3.19段落对话框图3.20缩进按钮操作步骤如下：将光标放到要设置缩进格式的段落中的任意位置。按下水平标尺上的缩进按钮并拖动，即可设

置相应的缩进格式。也可用“段落”对话框中的

“缩进”选项卡进行精确的缩进。注意在用“段

落”对话框中的“缩进”选项卡进行缩进设置时，首行缩进和悬挂缩进不能同时设置，但利用水平

标尺就可以。各种不同的缩进格式的效果如图3.21～3.24所示。图3.21首行缩进图3.24右缩进图3.23左缩进图3.22悬挂缩进2.设置段落间距段落间距是指相邻两个段落之间的距离。段落间距包括段前间距和段后间距两部分。两个段落之间的实际距离等于前一段落的段后间距加上后一段落的段前间距。设置段间距的具体操作步骤如下：将光标放到要调整段间距的段落中的任意位置。单击“格式”菜单中的“段落”命令，打开

“段落”对话框。如图3.19所示。在“段前”、“段后”文本框中输入数值，单击“确定”按钮，即可调整段间的距离。设置行距行距是指段落中相邻两行文字之间的距离。

Word对于不同大小的字符或图形会自动调整行距，此行距称为默认行距。可将行距增加到默认行距的1.5倍、2倍或多倍，也可以将行距设置为某一固定值。设置行距的具体操作步骤如下：将光标放到要设置行距的段落中的任意位置。单击“格式”菜单中的“段落”命令，打开

“段落”对话框。如图3.19所示。在“行距”下拉列表中选择行距类型。如果选择的是“固定值”或“最小值”，还需在“设置值”文本框中输入或选择具体的行距值。如果选择的是多倍行距，则应在“设置值”文本框中键入或设置相应倍数。单击“确定”按钮，完成行距的设置。行距设置效果如图3.25所示。图3.25行距效果图4.设置对齐方式对齐方式在Word排版过程中，起到了非常重要的作用。通过对齐方式，可以使文档看上去更加整齐。设置对齐方式，可以单击“格式”菜单中的“段落”命令，然后从“段落”对话框中的“对齐方式”下拉列表框中选择来完成。Word提供了五种对齐方式：左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。左对齐：段落的所有行均向左对齐，右边不对齐。两端对齐：是将所选段落的两端（末行除外）同时对齐或缩进。一般用于设置文档的正文等。居中对齐：使所选段落的文本居中排列。一般用于设置文档标题等。右对齐：将使所选的文本右边对齐，左边不对齐，一般用于设置文档落款等。分散对齐：是通过调整字符之间的间距，使所选段落的各行等宽（包括最后一行）。另外一种更简单的对齐文本的方法，就是通过格式工具栏上的“对齐”按钮来完成。在格式工具栏上，有四个按钮也是用来设置文本对齐方式的，它们是：（两端对齐）、

（居中对齐）、

（右对齐）和

（分散对齐）。其对齐效果如按钮图示一样。操作方法是将光标置于段落中，单击相应的段落对齐按钮即可。下列是对齐方式和缩进、符号列表举例，如图3.26和图3.27所示。图3.26对齐方式举例图3.27缩进、符号列表举例3.3.3边框和底纹设置边框可以对文本添加边框，也可以给段落添加边框，还可以给整页添加边框。操作步骤如下：要给一段文本添加边框，选定该文本。然后单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，在弹出的对话框中单击“边框”选项卡，如图

3.28所示。选择边框的样式。如方框、阴影、三维等。选择边框线型、颜色和宽度。在应用于下拉列表中，选择是对“文字”还是对“段落”设置边框。在预览项下，可对边框的线条个数进行设置。单击“确定”按钮。即可对文字或段落设置边框。单击“页面边框”选项卡，如图3.29所示，选择边框的样式、线型、颜色和宽度，选择应用于

“整篇文档”，单击“确定”按钮，完成页面边框的设置。也可以单击“艺术型”下拉列表，可设置艺术型页面边框。注意：格式工具栏上的“字符边框”按钮只能为文本设置边框，不能用于段落，且边框默认为黑色实线边框。要进行更为复杂的边框设置，只有通过“边框和底纹”对话框来设置。图3.29页面边框选项卡图3.28边框选项卡2.设置底纹给文本和段落设置底纹与设置边框的方法类似。首先选择文本或将光标定位于段落中，然后单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出的对话框，如图3.29所示。单击“底纹”选项卡，从中选择所需的选项，如“填充”、

“图案”等，单击确定即可。注意：格式工具栏上的“字符底纹”按钮只能为文本设置底纹，不能用于段落，且底纹默认为灰色的。要进行更为复杂的底纹设置，可以通过“边框和底纹”对话框实现。3.3.4使用项目符号和编号在文档中经常需要在段落前加些诸如“1.”、“2.”或“●”、“■”之类的符号以使文档的层次分明，条理清楚，增加文档的可读性。Word中提供了“项目符号与编号”命令，可以自动为段落添加项目符号以及段落编号。1.

自动编号Word具备自动识别编号的功能。例如当输入“1.”后，接着输入段落内容并回车，则在下一行自动出现了一个“2.”。即Word会调用自动编号功能，为段落设置编号。如果不希望系统进行自动编号，可用下列方法取消自动编号功能：(1)按一下Backspace键，将自动出现的编号删除掉。使用“Ctrl+Z”键，取消自动编号功能。单击格式工具栏中的“编号”按钮，取消自动编号功能；单击常用工具栏中的“撤消”按钮，取消自动编号功能。2.设置单级项目符号和编号可以为已经输入的段落内容添加项目符号和编号，并对其进行修改。其操作步骤如下：(1)利用鼠标拖动的方法选择要添加项目符号和编号的段落。(2)单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框。图3.30和3.31所示为“项目符号和编号”对话框的“项目符号”选项卡和“编号”选项卡。图3.30项目符号选项图3.31编号选项从“项目符号”选项或“编号”选项中，选择一种合适的形式。如果没有所需的项目符号或编号，可以单击对话框上的“自定义”来创建新的项目符号和编号。单击“确定”按钮，完成项目符号和编号的添加操作。注意：一个段落开始的编号和项目符号一般不是手工输入的，而是在输入完段落内容添加的，这样便于以后修改。3.

设置多级编号对于类似于图书目录中的“1.1”、“1.1.1”等逐段缩进形式的段落编号，可使用“项目符号和编号”对话框中的“多级符号”选项卡来设置。其操作方法与设置单级项目符号和编号的方法基本一致，只是在输入段落内容时，需要按照相应的缩进格式进行输入。3.3.5段落分栏有时为了节省空间或增加文档的表现力，可以对文档中的某些段落进行分栏。其操作步骤如下：选中给定段落中的所有文字。单击“格式”菜单中的“分栏”命令，弹出

“分栏”对话框。如图3.32所示。在对话框的预设项中选择分栏的数目，然后确定是否有分隔线、栏宽、栏间距。在应用范围右边的下拉列表中，选择“所选文字”单击“确定”按钮，关闭对话框，完成操作。分栏效果如图3.33所示。图3.32分栏对话框图3.33段落分栏后的效果3.3.6利用格式刷在Word中，格式（如字体、字号、行距，边框等）同文字一样是可以复制的。用格式刷可以很方便地将一些文本或段落的格式复制到其它文本或段落中，使它们具有相同的格式。复制段落格式段落格式包括对齐方式、缩进、行距等。使用格式刷复制段落格式的操作步骤如下：将光标定位在该段落内。单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，此时指针变为刷子形状。(3)把刷子形状的指针，移到希望应用此格式的段落中，单击段内任意位置，即可完成段落格式的复制。复制字符格式字符格式包括字体、字号、字型等。使用格式刷复制字符的操作步骤如下：选定希望复制其格式的文本（不能包括段末的回车符）。单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，此时指针变为刷子形状。(3)用刷子形状的指针选取应用此格式的文本，然后松开鼠标即可完成字符格式的复制。3.

多次复制格式如果需要将选定的格式复制到多个不同的对象上去，则需要双击工具栏上的“格式刷”按钮，此后鼠标指针一直处于有效状态，然后将格式复制到不同的对象，全部完成后再次单击“格式刷”按钮或按ESC键即可恢复正常的编辑状态。3.3.7页眉、页脚页眉和页脚是出现在文档每页顶部和底部的说明性信息，页眉和页脚的内容不是随文档输入的，而是专门设置的。一般情况下页眉和页脚可以是页码、日期、简单文字、文档的总标题，也可以是图片等。1.创建页眉和页脚操作步骤如下：(1)单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，屏幕上会出现“页眉和页脚编辑区”和“页眉/页脚”工具栏，如图3.34所示。“页眉页脚”工具栏中的各按钮的功能如图3.35所示。图3.34页眉页脚编辑区和工具栏图3.35页眉页脚工具栏(2)在页眉区中输入页眉，在页脚区中输入页脚，并进行页眉和页脚的格式编排。(3)单击页眉页脚工具栏中的“关闭”按钮，回到正文编辑状态。在每页的上或下端出现所输入的页眉或页脚。下面图3.36是页眉和页脚示例。图3.36页眉和页脚示例2.删除页眉和页脚要删除页眉和页脚，可按照如下步骤操作：单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令（或双击页眉、页脚区），出现页眉和页脚编辑窗口及“页眉和页脚”工具栏。选定要删除的页眉或页脚，然后按“Del”键。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可完成删除选定页眉或页脚的操作。注意：页眉页脚只能在页面视图和打印预览视图中看到。3．脚注和尾注操作步骤如下将光标移至需要加脚注和尾注的词组处，单击“插入”菜单中的“脚注”和“尾注”命令，屏幕上会出现“脚注和尾注”的对话框，如图

3.37所示。根据文本中要求选择插入“脚注”或“尾注”。插入的样文如图3.38所示。图3.37“脚注和尾注”的对话框图3.38插入“脚注和尾注”的样文3.3.8视图方式Word提供了七种显示文档的方式，称之为视图。在“视图”菜单中列出了六种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、文档结构图

和全屏显示视图；另一种视图方式是“文件”菜单中的“打印预览”视图。不同视图的切换方式，可以使用菜单命令，也可以使用工具按钮。视图工具按钮位于Word窗口下水平滚动条左侧，共有四个，这四个按钮分别是普通视图、Web版式视图、页面视图和大纲视图按钮，用鼠标单击就可切换至相应的视图方式。1.普通视图在普通视图下，可输入、编辑文字，编排文字的格式。普通视图注重显示文字的格式，简化了页面布局，这样可快速输入和编

辑文字。在这种视图

方式中，页与页之间

只用简单的虚线分隔。如图3.39所示。图3.39“普通视图”方式2.页面视图在页面视图方式下，所看到文档内容和最后打印出来的结果几乎是完全一样的，也就是“所见即所得”的方式。另外，在此视图下可以显示含有页眉、页脚、分栏、图形等复杂格式的内容。它与普通视图方式不同的是：在页面视图下，可以看到每页的边缘，而不是一条虚线。如图3.40所示。图3.40“页面视图”方式3.大纲视图大纲视图是将文档的标题和正文严格分开，以便于组织思路，从总体上把握整个文档的思想。在大纲视图下查看文档的结构很容易，并且可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，并且可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档查看整个文档。如图3.41所示。图3.41“大纲视图”方式在大纲视图显示模式下，有一个“大纲”工具栏。如图3.42所示。通过它可以更全面、更具体地查看大纲的详细内容。图3.42大纲视图工具栏4.Web版式视图Web版式视图的最大优点是：在屏幕上阅读和显

示文档时效果极佳，它的正文显示得更大，并且自动换行以适应窗口，而不是显示实际打印的形式。也就是说，不管Word的窗口大小如何

改变，在文档编辑区中，每一行文本都会随着窗口的变化，而适当地自动换行以适应窗口的大小，始终显示文档的所有文本内容。此外，在Web版式视图方式下，还可以设置文档的背景颜色，进行浏览和制作网页等。如图3.43所示。图3.43

“Web版式视图”方式5.全屏显示视图全屏视图方式下，屏幕上的标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条及状态栏全部隐藏，用整个屏幕显示文档内容。要进入全屏视图，只需选择“视图”菜单下的

“全屏视图”命令。在全屏视图下，屏幕上出现一个“全屏显示”控制菜单，单击“关闭全屏显示”按钮，便返回到全屏视图前的视图。6.文档结构视图在文档结构视图下，可方便地将长文档分成若干个子文档进行编辑，也可将多个Word文档组合成一个文档，然后可对该文档进行更改（例如添加索引或目录）而不用打开单个的文档。这样就解决了因文件过大，工作速度慢的问题，同时又能将多个文档当作一个文件进行目录制作。在这种视图方式下，Word主窗体被分成两部分，左边窗口用来显示文档结构的大纲视图，当单击左边窗体中的一个大纲主题时，右边会立即定位到相应的位置，可以快速地把光标移到所需的位置。如图3.44所示。图3.44“文档结构视图”方式7.打印预览视图打印预览视图用来显示文档打印出来后的效果，可以一次查看多页，放大或缩小屏幕上的页面尺寸，检查分页情况和文档布局等。要切换到打印预览视图，可以单击

“文件”菜单中的“打印预览”命令，也可以单击常用工具栏上的“打印预览”按钮。如图3.45所示。图3.45“打印预览视图”方式3.4 在Word中使用图形一篇文档，如果只有文字，看上去难免会有些枯燥乏味。为了使版面图文并茂、丰富多彩，可以使用绘图工具栏，在文档中绘制各种图形、插入图片，此外还可以在文档中插入文本框和

艺术字。Word在默认的情况下并没有打开“绘图”工具栏，可以单击“视图”菜单中的“工具栏”，然后单击“绘图”选项，即可打开“绘图”工具栏。3.4.1插入图形1.绘制图形绘制自选图形；在图形中添加文字；设置图形内部填充色和边框线颜色；设置阴影和三维效果；旋转和翻转图形；组合和取消组合图形对象。□绘制图形的具体操作步骤如下：单击“绘图”工具栏上的“自选图形”右端的下拉按钮，打开下拉列表，其中列出的图表类型有：线条、连接符、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜和标注等。用鼠标指向其中的某个类型，会

出现相应的下拉列表。当鼠标指向线条时，会出现相应的下拉列表，如图3.46所示。单击一种图形，在文档中就会出现一个“画布”（如果想取消画布，按ESC键可取消画布），拖拉鼠标，在“画布”中绘制图形，一张“画布”上可绘制多个图形，如图3.47所示，调整“画布”的大小及位置，将图形放置到所需位置。图3.46自选图形按钮图3.47“画布”中绘制图形的效果注意：若在选中“直线”或“箭头”工具的同时按住Shift键，则可以150角递增的方式绘制出直线段或箭头。在选中“矩形”或“椭圆”工具按钮，拖动鼠标绘制图形的同时按住Shift键，则可绘制出正方形和标准圆。2.编辑图形(1)选定图形：将鼠标指针指向要选定的图形，指针变为十字箭头时单击左键，此时图形的周围出现控制点（直线和箭头在两端各1个控制点，其余图形周围有8个控制点），表明该图形已被选定；要选中多个图形，则在按下Shift键的同时单击每个图形。选定图形的效果如图3.48所示。(2)

移动和复制图形：首先选定图形，然后将鼠标指针指向图形内部或直线上，指针变为“

”时，此时拖动鼠标可以移动图形到新位置；若在拖动鼠标的同时按住Ctrl键，则可以复制图形到新位置，原位置上的图形保持不变。图3.48选定图形的效果图形大小的调整：选定图形后，图形周围会出现控制点，些时将鼠标指针指向各控制点，在指针形状变为双向箭头（

、

、 、

）时拖动鼠标可以调整图形的大小。图形的旋转：选定图形后，单击绘图工具栏上的自由旋转按钮，则该图形四角出现一个绿色的控制点，用鼠标在此控制点上按住并拖动，所选图形即可绕其中心旋转，至满意位置时松开鼠标即可。(5)图形的组合：对于多个图形，可以将它们组合，使之成为一个单独的图形，以便进行移动或复制等操作。其方法是在选中这些图形后，单击绘图工具栏上的“绘图”按钮下的“组合”命令，则所有选中的图形将成为一个整体，以

后所有的编辑操作都是针对新组合成的图形，

而无法单独对其中的图形元素进行操作。如果

需要对其中的某个图形元素进行编辑，可以单

击“绘图”按钮下的“取消组合”命令，然后

对每个图形元素进行编辑。(6)给自选图形添加文字：可以向除线条类以外的其它自选图形中添加文字。方法是右击该图形，在弹出的快捷菜单中单击“添加文字”命令，然后键入要添加的文字，此时所键入的文字就成为该图形的一部分。注意：文字只会随图形一起移动，而不会随文字一起旋转。3.4.2插入和编辑图片1.插入图片在Word中插入的图片主要来自：从图片剪辑库中插入剪贴画或图片；通过扫描仪获取出版物上的图像或一些私人相片；来自于数字相机；通过因特网下载所需图片；利用“绘图”工具栏加工素材图片。

Word可识别的图形图像文件类型如表3.2表3.2

Word可识别的图形图像文件类型(1)插入剪贴画从Word的剪辑库中插入剪贴画的具体操作步骤如下：①将光标放到要插入图片的位置，单击“插入”菜单中的“图片”下的“剪贴画”命令，或单击绘图工具栏上的“插入剪贴画”按钮，会打开,“插入剪贴画”任务窗格，如图3.49所示。图3.49插入剪贴画任务窗格Microsoft

Office提供一个叫“Microsoft剪

辑管理器”的独立程序，使用户能够比以前更容易地组织图形、照片、声音、视频和其他媒体剪辑，并将它们用于演示文稿、出版物和其他Office文档。剪辑管理器还附带各种现成的媒体剪辑供您选用，同时在Web上提供更多的内容。第一次打开剪辑管理器时，可以让它扫描计算机，查找照片和其他媒体文件，然后将找到的文件组织到单独的文件夹（称为“收藏集”），这样以后就很容易查找它们。剪辑管理器并不真的复制或移动计算机上的这些文件。相反，这些文件保留在原始位置，程序只是在收藏集文件夹中创建这些文件的快捷方式。通过这些快捷方式，无需转到文件安装的位置，就可以预览、打开或插入媒体文件。可以自己向剪辑管理器添加剪辑，也可以让使程序不断扫描新剪辑，这样任何时候在计算机的任何位置添加了媒体剪辑，剪辑管理器都会自动包含它，以备需要时使用。②在“剪贴画”任务窗格中，“搜索范围”选项中，选择“所有收藏集”，“结果类型”选项中，选择“剪贴画”，单击“搜索”按钮，结果如图3.50所示。如果单击“管理剪辑”命令，会弹出如图3.51所示窗格。图3.50剪贴画搜索结果图图3.51剪辑管理器对话框③选择要插入的剪贴画，会出现一个快捷工具栏，如图3.52所示。④选择工具栏上的“插入”命令，或单击该图片，就可在光标处插入该图片。图3.52插入剪贴画快捷工具栏(2)插入图片具体操作步骤如下：①将光标放到要插入图片的位置。②单击“插入”菜单，选择“图片”中的“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，如图3.53所示。图片文件在“列表框”中的显示效果可由“视图”按钮

右侧的下拉列表进行设置，当选择“预览”命令时，“列表框”中图片文件显示效果如图3.54所示。③在“查找范围”框中，选择图片所在的位置，选定图片文件，然后单击“插入”按钮，即可在光标位置插入图片。图3.53插入图片对话框图3.54预览方式显示图片效果2.编辑图片常规操作：复制、移动、删除，缩放、裁剪以及旋转等。对于部分图片还可进行组合与打散（取消组合）的操作。多张图片放置在一起时，可通过调整叠放次序得到最佳效果。利用“图片”工具栏还可对图片效果进行更多处理。(1)选定图片单击图片，这时该图片边框会出现8个控点，表明该图片已被选定，同时弹出“图片”工具栏，如图3.55所示。(2)图片的移动单击图片，使用常用工具栏上的“剪切”按钮将图片剪切掉，然后将光标置于移动图片的新位置，单击常用工具栏中的“粘贴”按钮即可。图3.55图片工具栏图片的复制类似于图片的移动，单击选择图片后，使用常用工具栏中的“复制”按钮将图片复制到剪贴板上，在要复制图片的位置，单击常用工具栏上的“粘

贴”按钮即可。图片的删除单击要删除的图片，然后按“Del”键或

“Backspace”键即可。(5)图片的编辑可以使用“图片”工具栏来进行图像控制、图片对比度、图片亮度、图片大小、文字环绕方式的调整，还可对图片进行裁剪。例如：选定图片，将鼠标指针移到控点上，当鼠标指针变成双箭头形状时拖动鼠标，就可对图片进行缩放；选定图片，单击“图

片”工具栏上的“裁剪”按钮，鼠标变成形状，然

后在图片控点处按下左键并拖动鼠标，当松开鼠标时，即可看到图片已经被裁剪了一部分。也可在拖动鼠标的同时按住Alt键来平滑地裁剪图片。注意如要对图片进行精确的编辑，需打开“设置图片格式”对话框，如图3.56所示。图3.56设置图片格式对话框3.4.3插入文本框所谓文本框，就是用来输入文字的一个矩形方框。插入文本框的好处在于文本框可以放在任意位置，还可以随时移动。在Word中，我们可以插入横排文本（即文本横向显示），也可以插入竖排文本（即文本竖向显示）。1.插入文本框插入文本框的具体操作步骤如下：(1)单击绘图工具栏上的（横排文本）、（竖排文本）按钮，也可以单击“插入”菜单中的“文本框”下的“横排”、“竖排”命令。然后在文档中欲插入文本框的位置单击，就会出现一个“画布”（按ESC键可取消画布），拖拉鼠标，在“画布”中就可出现一个空文本框，一张“画布”上可插入多个文本框。(2)在文本框的光标处输入文字或插入图形即可。图3.57所示是一篇文档中既有横排段落，又有竖排段落的效果。图3.57横排文本框（上和左）竖排文本框（右）2.文本框的编辑选定文本框：将鼠标移至文本框之上，单击鼠标，文本框周围会出现8个控制点及一周斜线，这时文本框即被选中。改变文本框大小：选定文本框后，将鼠标移至文本周围的控制点上，当鼠标指针变为双箭头形状时拖动鼠标，即可对文本框大小进行调整。移动文本框：光标放在文本框四周的边框上，当指针变为时，按下鼠标左键拖动，即可完成移动文本框的操作。复制文本框：光标放在文本框四周的边框上，当指针变为时，按下鼠标左键拖动的同时按下

Ctrl键，即可完成复制文本框的操作。删除文本框：选定文本框后按Del或Backspace键即可删除文本框，文本框中的内容也同时被删除了。改变文本框边框的线条：插入文本框后其默认边框为黑色不透明细线框。如果需要改变边框线型，

可以选定文本框，然后单击“绘图”工具栏上的线

型按钮，从中选择相应的线型；还可以将光标放在

文本框四周的边框上，当指针变为

时，单击右键，弹出快捷键，单出“设置文本框格式”命令，弹出

“设置文本框格式”对话框，如图3.58所示，选择

“颜色和线条”选项卡，设置线条的颜色、线型及

粗细。如果不需要边框，

可将“线条”颜色设为“无线条颜色”。，(7)设置文本框的填充色：先选定文本框，然后单击“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮选择文本框的填充色即可。也可利用“设置文本框格式”对话框的

“颜色和线条”选项卡来设置。图3.58设置文本框格式对话框3.4.4插入艺术字艺术字是高度风格化的文字，经常被应用于各种演示文稿、海报、文档标题和广告宣传册中，它可以作为图形对象放置在页面上，并可进行移动、复制、旋转和调整大小等操作，产生一种特殊的文字效果，在优化版面方面起到了非常重要的作用。1.插入艺术字插入艺术字的具体操作步骤如下：(1)依次选择“插入”菜单中的“图片”中的“艺术字”命令，或单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”按钮，弹出如图3.59所示的“艺术字库”对话框。在“艺术字库”对话框中，单击一种艺术字的样式，然后单击“确定”按钮，这时就会出现如图3.60所示的“编辑艺术字文字”对话框。在文字编辑框内输入文字；在“字体”下拉列表中选择艺术字的字体；在“字号”下拉列表中选择艺术字的字号；还可根据需要选择

“加粗”或“斜体”。单击“确定”按钮，完成艺术字的插入。图3.60编辑“艺术字”文字对话框图3.59“艺术字”库对话框2.艺术字的编辑单击插入到文档中的艺术字后，会出现“艺术字”工具栏，如图3.61所示。利用艺术字工具栏，可以对艺术字进行格式、形状等设置。单击“编辑文字”按钮，会弹出“编辑艺术字文字”对话框，可以重新输入艺术字或者修改原有的艺术字。图3.61艺术字工具栏如果要重新设置艺术字样式，单击“艺术字库”按钮，弹出对话框，可以重新选择新的艺术字式样。如果要对艺术字进一步变形，可以单击“艺术字形状”按钮，弹出对话框，从中可以选择艺术字的形状。还可以给艺术字添加阴影和三维效果，并且可以改变阴影的方向和颜色。具体操作方法同学们可以在实践中练习。3.4.5图文混排当一篇文档中既有文字，又有图形时，处理好图形和文字之间的关系就显得相当重要了。这里把图形、图片、文本框以及艺术字统称为对象。1.对象和文字之间的关系在Word中，图形和文字之间的关系是指文字在图形周围的排列方式，有“嵌入型”、“四周型”、

“紧密型”、“浮于文字上方”、“浮于文字下

方”等几种。要在文档中产生文字环绕的效果，

可按照如下步骤操作：(1)选定文档中的图片对象，使其周围出现控制点。(2)在所选对象上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“设置图片格式”命令，出现“设置图片格式”对话框，在“版式”选项卡下单击“高级…”，出现“高级版式”，如图3.62所示。图3.62设置图片格式对话框(3)在“环绕方式”选项组中，选择相应文字环绕方式。文字环绕后的效果，如图3.63所示。注：对于图形、文本框和艺术字周围文字的环绕方式的设置与上述步骤类似。图3.63文字环绕后的效果图2.对象和对象之间的关系对象和对象之间的关系是指对象之间的叠放次序。调整对象之间的叠放次序的具体步骤如下：选中所要改变层次的对象。单击“绘图”工具栏中的

“绘图”按钮，然后选择“叠放次序”命令，弹出如图3.64所示的级联菜单。菜单中的图标表示了多个对象之间的叠放的效果。图3.64叠放次序级联菜单3.4.6插入对象1.插入公式应用间共享数据，实现在Word文档中使用其他应用软件制作数据，如“公式编辑器”。新建一文档，按如下步骤插入数学公式：（1）

选择“插入”菜单中的“对象”命令，在随后出现的“新建/对象类型”对话框中选择

“Microsoft公式3.0”选项（如图3.65所示），即可打开“公式编辑器”窗口和“公式”工具栏（如图3.66所示）。图3.65“插入/对象”对话框图3.66“公式编辑器”窗口（2）在“公式编辑器”窗口中输入“f（x）=”，在“公式”工具栏的“积分模板”上选择“”模板，使公式变为：（3）用鼠标移动插入点光标，输入积分内容，使公式变为：（4）将插入点光标移至公式中的“dx”前，选择“分式和根式模板”中的“

”模板，使公式变为：（5）输入分式的分子“－mx”，将插入点光标移至分母，选择“围栏模板”中的“

”模板，使公式变为：（6）选择“下标和上标模板”中的“

”模板，输入“ ”，

使公式变为：“（7）将插入点光标移至括号中

“+”，再与（6）同法输入“”后，输入

”，然后再输入“+”和“ ”，

使公式变为：将插入点光标移至分母中右括号后，选择“下标和上标模板”中的“”模板，输入的上标“3/2”，使公式变为：按<ESC>建，退出“公式”编辑器窗口，返回原文件。2.插入图表选择“插入”菜单中的“对象”命令，在“新建/对象类型”对话框中选择“MicrosoftExcel图表”选项，即可打开Excel图表，如图

3.67所示。图3.67MicrosoftExcel图表3.5 在Word中使用表格表格可以简洁、明了地描述信息，它是由行和列组成的若干方框。在表格行和列交叉处形成的每一个方格称为单元格。在单元格中，可以填入文字、数据、公式和图形。Word提供了强大的表格处理功能，不仅可以在文档的任何位置插入表格，而且还可以对表内数据进行排序、求和等操作。3.5.1创建表格在Word中创建表格的有自动制表和手工绘制表格两种方法。1.

自动制表可以用常用工具栏中的“插入表格”按钮

自动创建表格，或者单击“表格”菜单中的“插入”下的“表格”命令来自动创建表格。(1)用“插入表格”按钮创建表格①将光标置于要创建表格的位置，单击常用工具栏中的“插入表格”按钮。则屏幕上将会出现如图3.68所示的下拉窗口。该下拉窗口底部提示表格的行数和列数。②在此窗口上拖动鼠标，待

所需的行、列数出现时，释放鼠标，即可在光标处创建一张表格。(2)使用“插入表格”命令创建表格①将光标置于要创建表格的位置。②单击“表格”菜单中的“插入”菜单项下的“表格”命令，弹出对话框，如图3.69所示。图3.68插入表格按钮③从中选择需要的“列数”和“行数”，还可单击“自动套用

格式”按钮，选择一

种表格样式。④最后单击“确定”按钮即可。图3.69插入表格对话框2.手工绘制表格一般使用的表格都比较规则，所以使用Word本身提供的插入表格功能就可以满足要求。但当需要创建的表格很不规则时，用手工的方法绘制表格就显得很重要了。使用手工的方法绘制表格，需要选择“视图”菜单中的“工具栏”下的“表格和边框”命令；或者选择“表格”菜单中的“绘制表格”命令；或者单击常用工具栏中的“表格和边框”按钮，即出现“表格和边框”工具栏，如图3.70所示。使用“表格和边框”工具栏手工绘制表格，其具体操作步骤如下：(1)

单击其中的“绘制表格”按钮

，鼠标指针在文档中就变成了铅笔的形状。在“线型”下拉列表中选择合适的表格线型。在“粗细”下拉列表中选择表格线的粗细程度。图3.70表格和边框工具栏在文档中需要制作表格的位置处，按下鼠标左键，向右下方拖动鼠标，即出现一个矩形框，该矩形框是整张表格的外围框。在表格边框内绘制表格的各行各列。如果画出不合适的表格线，可以单击“擦除”按钮

，此时光标会变成一块橡皮，将鼠标移动到要擦除的表格线上，按下鼠标左键拖动就

可以擦掉不需要的表格线了。3.输入表格内容向表格中输入文本的操作和在普通文档中输入文本是一样的，先用光标键或鼠标把插入点移到需要输入文本的位置再进行输入。一个单元格输入完成后可以用光标键，鼠标或Tab键，将插入点移动到其它单元格。【案例3-1】：绘制表格“计算机应用2008-1班课表”。操作步骤：①将光标置于要创建表格的位置。②单击“表格”菜单中的“插入”菜单项下的“表格”命令，弹出对话框。③从中选择“列数”为7、“行数”为6，单击“自动套用格式”按钮，选择“典雅型”表格样式。④根据要求输入文表3.本3计，算机效应果用2如008-表1班课3.表3所示4.文本转换成表格有些文本具有明显的行列特征，例如使用空格、逗号或制表符等分隔的文本，可以把这类文本自动转换为表格中的内容。具体操作步骤如下：将需要转换为表格的文本通过插入分隔符来指明将文本分成行列的位置。例如，用插入制表符来划分列，用插入段落标记来标记行的结束。选定要转换为表格的文本。单击“表格”菜单中的“转换”下的“将

文本转换成表格”命令，弹出“将文字转换成表格”对话框。如图3.71所示，输入行数与列数，还可选定一种表格样式。在对话框的“文字分隔位置”选项区选择分隔表格每列的分隔符。单击“确定”按钮即可将文字转换为表格。5.表格转换成文本表格内容同样可以转换成带分隔符的文本。其操作方法如下：将光标定位于表格中任意一个单元格中。单击“表格”菜单中的“转换”选项下的

“表格转换成文本”命令，弹出“表格转换成文本”对话框。如图3.72所示。选择转换成文本后所需的“文字分隔符”，单击“确定”按钮即可。图3.71将文字转换成表格对话框图3.72将表格转换在文本对话框(4)【案例3-2】：将“2008年10月份工资表”表格转换为文本。文字分隔符为“制表符”。操作步骤：①将光标置于“2008年10月份工资表”表格中任意一个单元格。②单击“表格”菜单中的“转换”菜单项下的“表格转换成文本”命令，弹出对话框，选择文字分隔符为“制表符”。③单击“确定”按钮。转换前、后的效果如图3.73所示。图3.73将表格转换成文本的效果图3.5.2编辑表格创建表格后，可以对表格进行编辑操作。如表格行、列的插入、移动、复制、删除、行高与列宽的调整，单元格的合并、拆分、插入、删除等。1.单元格、行、列及表格的选定要编辑表格的内容，首先要选取单元格、行、列或表格，常用方法有使用鼠标和使用菜单来选择，具体操作见表3.4和表3.5。表3.4使用鼠标选取表格内容表3.5使用菜单选取表格内容2.表格的整体缩放与移动表格的整体缩放：创建表格后，在表格内双击鼠标或选取单元格，这时表格出现调整控制点。如图3.74所示。拖动右下角的调整控制点，表格内的单元格会自动等比例调整其大小，这样不会破坏原来的单元格设置。表格的整体移动：拖动表格左上角的位置控制点，即可将表格拖放到任意位置。图3.74表格的整体移动、整体缩放标志3.调整列宽和行高(1)使用鼠标拖动来调整列宽和行高这种方法直观、方便、快捷，但调整比较粗略。操作步骤如下：①将光标定位在欲改变列宽的表格内。②调整列的宽度：当光标放在表格的任意竖线上时，光标变为，此时按下鼠标左键左、右拖动，可调整列的宽度。也可以将光标定位在欲改变列宽的表格内，拖动水平标尺内的间隔滑块，调整列的宽度。③调整行的高度：当光标放在表格的任意横线上时，光标变为

，此时按下鼠标左键上、下拖动，可调整行的高度。也可以将光标定位在欲改变行高的表格内，拖动垂直标尺的间隔滑块，调整行的高度。(2)使用菜单命令调整列宽和行高这种方法可以精确指定每列的宽度或每行的高度，操作步骤如下：①将光标置于表格单元格中，选择“表格”菜单中的“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框，如图3.75所示。②选择“列”标签。③单击“前一列”按钮或“后一列”按钮，选定需要更改宽度的列。④调整“指定列宽”的值，直到满意为止。⑤重复步骤③、④，调整所有需要改变宽度的列。⑥单击“确定”按钮，完成列宽的调整。以同样的方法，在“行”选项卡中选中“指定行高”复选框，并调整行高数值，即可改变表格指定行的行高。图3.75表格属性对话框4.插入、移动、复制、删除行或列插入行或列：插入行或列前，要先选定某行或列。在“表格”菜单中选择“插入”命令，

再单击“行”或“列”项；或者用“绘制表格”工具在相应的位置绘制行或列；或者选定某行

或列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选

择“插入行”或“插入列”。移动行或列：先选定某行或列。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，到目标位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴行”或“粘贴列”命令。复制行或列：先选定某行或列。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，到目标位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴行”或“粘贴列”命令。删除行或列：先选定某行或列，在“表格”菜单中，选择“删除”命令，再选择单击“行”或“列”项即可；或选定某行或列，单击鼠标

右键，在快捷菜单中选择“删除行”或“删除

列”命令。5.合并、拆分单元格合并单元格的具体操作步骤如下：①选中需要合并的单元格。②选择“表格”菜单中的“合并单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏中的“合并单元格”按钮，即可将所选的几个单元格合并成一个单元格。拆分单元格的具体操作步骤如下：①将光标置于需要拆分的单元格中。②选择“表格”菜单中的

“拆分单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏中的“拆分单元格”按钮，弹出如图3.76所示的“拆分单元格”对话框。③在“列数”和“行数”

文本框中分别输入需要拆分的列数和行数，单击“确定”按钮即可。图3.76拆分单元格对话框3.5.3设置表格格式套用表格格式Word中预置了很多美观漂亮的表格样式。套用这些现成的表格格式可以简化工作。具体操作步骤如下：选定整个表格。单击“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令，弹出对话框如图3.77所示。在左边“表格样式”列表框中单击所需的格式，下边就会出现这种格式的预览效果。单击“应用”按钮，完成自动套用格式的设置。2.绘制表格斜线表头在实际工作中会遇到多个斜线表头的表格，Word为我们提供了绘制斜线表头的功能。具体操作步骤如下：将光标定位到第一行第一列单元格，即表头位置。单击“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，弹出如图3.78所示的“插入斜线表头”的对话框。在“表头样式”下拉列表框中选定5种斜线表头样式中的任一种。在“行标题”、“列表题”的文本框中输入相应的标题文字。图3.77表格自动套用格式对话框图3.78插入斜线表头的对话框(5)在“字体大小”下拉列表中设置表头文字字体大小。(6)单击“确定”按钮，即可绘制具有斜线表头的表格。单元格中文字的对齐单元格中的文字可以通过调整，采用不同的对齐方式。具体操作步骤如下：选定单元格。单击“表格和边框”工具栏的“对齐”按钮，如图3.79所示。(3)在对齐方式选择框中，共有9种不同的对齐方式，单击需要的对齐方式即

可。也可以在选定的单元格中单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中，选择“单元格对齐方式”命令，进行单元格内文字对齐操作。图3.79表格和边框工具栏中的对齐按钮4.重复表格标题当制作的表格较长，需要跨页显示或打印时，原表格被分成几个各自封闭的表格，这时需要在后续页中重复表格的标题。其具体操作步骤如下：选定要作为表格标题的一行或多行文字（必须包括表格的第一行）。单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令，则在各页的表格上都被加上了相同的表格标题。5.给表格添加边框和底纹给表格添加边框和底纹的方法，同给文字添加边框和底纹类似，首先选定单元格或整个表格，然后单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命

令，在弹出的对话框中，选择相应的边框和底

纹，在应用范围下拉列表中选择表格或单元格。最后单击确定即可。3.5.4表格内数据的排序与计算表格内数据的排序在Word中，可以将表格中的各行依据某一列的数据（可以是数字或文字）排序，并按照排序的顺序重新组织各行在表格的顺序。对表格中的数据排序的方法如下：将光标定位到表格中的某一列。单击“表格”下拉菜单中的

“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图3.80所示。图3.80排序对话框在对话框的“主要关键字”下拉列表中，选择排序所依据的“列号”；在“类型”下拉列表中，指定该列数据是按照数字、笔画、拼音还是日期，进行“升序”或“降序”排序。如果有两个或三个排序关键字，则可在“次要关键字”或“第三关键字”中进行相关设置。单击“确定”按钮，完成排序。2.表格中数据的计算Word可以对表格内的数据，进行基本统计运算，如

加、减、乘、除、求平均数、求百分比、求最大值和最小值等。在计算公式中用A，B，C，……代表表格的列；用1，2，3，……代表表格的行。例如，A3表示第1列第3行所在单元格的数据。可以利用对话框中的“粘贴函数”提供的函数，进行统计。例如，SUM是求和函数，SUM（B1，A3）表示对第2列第1行的数据与第1列第3行的数据求和。对表格内数据的计算方法是：(1)将光标移动到要显示计算结果的单元格内。单击“表格”菜单中的“公式”命令，弹出如图

3.81所示的“公式”对话框。在对话框的“公式”文本框中显示建议公式，如果使用其它公式则可以将建议的公式删除掉，然后重新输入计算公式。或从对话框的

“粘贴函数”下拉列表中选择所需的公式。如果光标所在的单元格上边的单元格中有数字，则建议公式是“=SUM(ABOVE)”，如果插入点所在的单元格左边的单元格中有数据，则建议公式是“=SUM(LEFT)”。在对话框中的“数字格式”下拉列表中选择计算结果的显示格式。单击“确定”按钮，开始计算，并将结果显示在光标所在单元格内。图3.81公式对话框3.6

邮件合并与超级链接邮件合并是Word提供的一种非常有用的工具，本节介绍其使用方法。3.6.1制作成组信函Word提供的制作成组信函，通常是用在某上级单位向下级单位发送会议通知、公司向客户发送邀请信、学校为学生填写入学通知书、填写学生成绩单等工作中，这种信函通常要求有不同的抬头，但是具有相同的正文。套用信函包括两部分内容，一部分为可变动内容，如信函中的抬头部分；另一部分为对所有信件都相同的内容，如信函中的正文。因此套用信函要先建立两个文档，一个是主文档，用来存放对所有文件都相同的内容；另一个是数据源文档，用来存放信函中的变动文本内容。最后将两个文档合并生成套用信函。