合同管理制度新版

协议管理制度定义本制度所称的协议管理，是指企业协议承接部门、归口管理部门、财务部门、技术部门及有关部门，对企业自身与其他法人、自然人或其他组织签订、履行协议的各个环节所实行的全过程管理。合用范围本制度合用于企业对外签订的各类经济协议。（注：不包括企业承揽协议）协议承接及归口管理部门1.采购部管理范围：企业物资采购协议、委托加工协议及有关协议的签订、履行以及管理。2.项目部管理范围：2.1对于主机以外所有需采购的辅机、配套件及分包协议、企业作为EPC或BOT等类似业务中的总承包方时，项目部履行协议签订职责。2.2产成品、零担等对外运送协议的签订、履行以及管理。3.工程事业部管理范围：3.1机电安装合作单位、国外驻站服务的外请翻译、现场处理设备缺陷的消缺费类协议的签订和管理。3.2机电安装外请劳务确实定。4.市场部管理范围：4.1商务征询等协议的签订、履行以及管理。4.2上述2.1条款所波及的需投标前询价的辅机、整体配套、专业性比较强的采购协议的供应商选用。5.技术中心管理范围：5.1各类协议（包括但不限于采购协议）中包括的技术协议的签订。5.2负责各类技术协议的签订、履行以及管理。6.综合办公室管理范围：企业有关职工生活设备、办公类设备、低值易耗品及劳保用品、企业厂房修缮、零星土建、招待类用品的采买等协议的签订、履行以及管理。7.人力资源部管理范围：劳务协议的签订、履行以及管理。8.各有关职能部门负责所管辖资产协议的签订、履行以及管理。8.1生产部：企业有关生产设备协议的签订、履行以及管理。8.2质量部：企业有关检查设备、计量器具协议的签订、履行以及管理。9.各有关职能部门负责所管辖业务协议的签订、履行以及管理。协议管理签订必须遵照的原则协议管理签订应当在公开透明、公平竞争、公正、诚实的基础上，遵照下列原则：1.流通时间短、流通费用低、不产生存货积压的原则；2.适质、适价、适时、适量、成套原则；3.比质比价、货比多家、信息公开原则（供货单位和渠道公开；协议价格与人员公开；质量原则与验货原则公开；协议条款交货期公开）；4.坚持责任明确、责任追究原则（严格按照采购流程各节点权责进行分析，确定责任部门和人员，权责清晰，依规追责）；5.坚持“三不购”（无计划、性价比不合理、规格不清）的原则；6.增强服务意识，保障供应，坚持管理科学、运转高效原则；7.对于先试用后采购的物资，不得在试用确定前采购；8.关键物资及重大特殊物资的采购应及时汇报状况，经领导同意后执行；9.企业采购方式在竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等方式的基础上，大宗或大额采购应通过招标方式进行；10.优先采购环境标识产品、节能产品。参与协议评审的职责1.协议承接部门负责签约方的主体资格以及有关资质的审查，负责询价、比价、议价及协议起草、签订工作。并负责协议申报资料的合法合规性、经济性、可行性、严密性、合理性、真实性、程序性等。重点关注如下几方面内容：1.1合法合规性：符合国家法律，符合企业制度。合法性包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表达真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。形式合法是指协议符合法律规定的形式。协议宜采用书面形式，其上应具有基本要素。1.2经济性：符合企业的经济活动范围；符合企业的经济利益。1.3可行性：资信可靠、资金富余、有履约能力；具有在额定权限内签订协议的能力；担保方式切实、可靠。权利义务的实现具有可操作性。1.4严密性：条款齐备、完整；文字表述精确；权利、义务详细明确；手续完备；附加条件合适、合法。数量、价款、金额、履约期限等标示精确；计算方式对的。1.5合理性：采购计划安排、供应商选择、采购方式、采购机制及协议条款等合理。1.6真实性：协议内容真实，签订主体真实。1.7程序性：符合协议签订的一般程序。2.综合办公室负责审核协议条款中波及的有关法律事项及协议专用章的管理。3.技术中心负责审核协议中规定的有关技术条款。4.承接部门负责签约方质量指标保证能力的审核。5.成本管控中心负责审核协议采购价格的管控。6.财务部负责审核付款方式的合理性，有关票据的合规性检查，做好付款管理。7.审计室、纪委监察室等部门构成的监察组，对协议签订的各环节进行监督检查。六、评审过程的控制（详细参见协议评审管理措施）七、协议签订协议签订必须严格按照协议签订流程，确定需求，制定计划，明确协议承接部门、审批部门和人员，采用合理的招标方式，执行过程严格遵守有关部门规则。1.签订协议前，协议承接部门应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得签订与该单位履约能力明显不相符的经济协议。应理解对方委托代理人的身份、代理权限，以规避协议履行风险。除企业认定的合格供应商外，签订协议前均需对方单位提供三证合一后的《营业执照》复印件并加盖公章。企业一般不与自然人签订经济协议，确有必要签订经济协议的，应经企业总经理同意，并由该自然人提供其身份证件企业复印存档。2.协议除及时清结者外一律采用书面形式。“书面形式”是指协议书、补充协议、公文信函（电报、电传、电子邮件等）除状况紧急或条件限制外，企业规定采用正式的协议书形式。如因情势紧急采用电传、电子邮件形式的，应在事后补签有双方签章的纸质协议。3.签订协议应遵守国家的法律、法规、政策和有关规定。对外签订协议，应有双方经办人员签字。4.协议的文本一律采用书面格式，宜采用企业统一协议文本，各类供应商付款方式经财务部审核立案，如付款方式超过立案，须经总经理审批，如不是增值税专用发票的，须经财务部审核后方可签订协议，对各方当事人权利、义务的规定应明确、详细，文字体现要清晰、精确，文字清晰。5.协议内容的规定5.1当事人的名称、住所、协议昂首、落款、公章以及对方当事人提供的资信状况载明的当事人的名称、住所应保持一致。5.2协议标的物应具唯一性、精确性，标的物无法以文字描述的应将图纸作为协议的附件，数量、质量、价款和酬劳、履约的期限、地点和方式、违约责任等条款，应当约定详细的内容和规定。5.3签订经济协议双方应使用协议专用章。原则上不使用公章，严禁使用财务章。5.4签订协议步应力争将争议管辖法院确定为我方所在地人民法院管辖。5.5协议中对方当事人规定提供担保，或我方规定对方当事人提供担保的，应结合详细状况，根据《担保法》的规定，办理有关手续。5.6协议文本中所有文字应具有排它性的解释，对也许引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在协议中进行解释。5.7技术类协议和其他波及经营信息、技术信息的协议，应约定保密承诺和违反保密承诺时的违约责任。6.付款条件的规定，按照同意的供应商立案付款方式付款。6.1签订协议需分期付款状况，宜按照如下比例执行。（1）协议生效后企业向供应商支付预付款比例不超过协议总额的10%。（2）企业见到图纸或发货前支付进度款不超过协议总额30%。（3）企业收到货品并验收合格后，支付验收款不超过协议总额50%（4）质保金比例不低于协议总额10%，且质保期宜为终验收合格后不少于12个月。6.2特殊状况包括（1）根据业务状况，签订协议可付全款状况：=1\*GB3①采购进口材料、设备，与国外机构签订的劳务及技术服务等。=2\*GB3②企业聘任中介机构发生的审计、评估、验证、征询服务等费用。=3\*GB3③向行政事业单位及有关权威检测机构支付的有关费用。=4\*GB3④其他特殊状况：（2）项目部签订辅机协议需参照其主机协议签订的付款比例及规定。（3）采购部、物流部等签订采购及运送协议，对方属于我企业《供应商名目》中的供应商，协议规定可以滚动付款的，可不执行上述付款条件规定。（4）售后服务部在电站现场发生的消缺费用，及企业与电站签订协议由电站代为支付货款或劳务费的，需提前征得企业同意其代为支付后，可不执行上述付款条件规定。（5）其他特殊状况，经企业同意到财务立案。7.履约保函、预付款保函的规定7.1项目部签订辅机协议及分包协议（1）项目部签订辅机协议及分包协议，履约保函条件参照主协议规定。（2）签订辅机协议及分包协议供应商，假如是企业长期合作供应商且在企业有欠款，可不提供履约保函。由该供应商提供书面承诺函，容许我企业扣留对应履约保函比例金额的货款，直到项目竣工并验收合格止。7.2采购部签订采购协议，对方属于我企业《供应商名目》中的供应商，在一般状况下属于滚动付款的可不需提供履约保函。7.3除以上状况外，签订协议总金额超过100万元，且生产周期超过六个月的协议，均需对方提供协议额10%-15%的履约保函。履约保函的有效期限从提交履约保函起，到项目竣工并验收合格30天内。7.4特殊状况，经企业研究决定需由供应商提供预付款保函的，则供应商还需提供预付款保函作为协议生效的前提条件。协议的履行1.协议生效前，不得实际履行。协议生效后，企业有关部门应当按照协议约定全面履行自己的义务，并随时监督对方当事人及时履行其义务。2.协议生效后，如遇未约定事项，应及时汇报有关领导，并告知企业有关部门，与对方协商签订补充协议，不能到达补充协议的，可按照协议有关条款和交易习惯确定。3.在协议履行过程中，对方企业的履行状况，应及时做好记录并经对方确认。4.在履行协议过程中，经办人员若发现对方不准时履行协议或有确切的证据证明对方当事人有下列状况之一的，应当立即中断履行协议义务，并及时以书面形式上报企业总经理，同步以书面形式向对方提出异议并保留存根或复印件等异议证据材料。4.1经营状况严重恶化。4.2转移财产、抽逃资金、逃避债务。4.3丧失商业信誉。4.4丧失或者也许丧失履行债务能力的其他情形。4.5销售、采购、运送协议在履行过程中，经办人员应定期对账，获得有对方签章的对账函，以此确认双方债权债务。协议的变更和解除1.在协议履行期间，由于客观原因需要变更或解除协议的，应采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），变更和解除协议的协议未到达或未同意之前，原协议仍有效，应继续执行。2.变更、解除协议的协议应按照协议签订程序同意。波及费用条款变更的，要送企业财务部审查，无异议后方可签订变更协议。法律、法规规定变更协议，应当办理登记手续的，应当依法及时办理。协议的审批程序和权限1.协议在正式签订前（无论与否为原则文本或格式文本），除企业尤其规定外，应进行协议评审并按规定上报主管领导同意后，方能正式签订（协议范本应由企业法律顾问审核后使用）（审批程序详细参见协议评审管理措施）。2.经办人员确定协议的草稿后（重要协议原则上由部门负责人详细经办），填写协议评审表、附协议草稿（企业尤其规定除外），由部门负责人审核签字（重要协议需事先经企业法律顾问审查），在协议评审中有关主管领导对协议的真实性、合法性、及协议价格负责。大宗物资采购、加工协议、分包协议等协议金额1000万元（含）以上，固定资产购置金额10万元（含）以上（生产设备购置金额30万元（含）以上）的协议，需经“三重一大”决策管理流程通过。印章管理人员需见总经理（或授权人）签字后方能盖章，并立案登记。3.协议审批权限（详细参见协议评审管理措施）。4.融资协议、担保协议，须经企业董事会同意，并按规定上报股东及上级主管单位审批。固定资产购置由总经理审批，固定资产处置由董事会审批。协议付款企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力。1.财务部门应严格审核采购预算、协议、有关单据凭证、审批程序、验收入库凭证等有关内容，审核无误后按照协议规定及时办理付款。在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时汇报处理。应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常状况的，应当拒绝付款，防止出现资金损失和信用受损。2.协议承接部门应当加强预付账款和定金的管理。波及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等状况，发既有疑问的预付款项，应当及时采用措施。3.协议承接部门应与供应商的协议中明确索赔事宜，及时收回索赔货款。波及符合索赔条件的，应在索赔期内及时办理索赔。监督管理1.企业根据状况成立由审计室、财