合同管理办法样本

合同管理办法编制：法务部六月目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一章总则 2第二章协议管理部门及职责 2第三章协议的签订 3第一节协议的起草 3第二节协议的会签 4第三节协议的修改及复核 7第四节协议的签章 8第五节协议的归档、保留 8第六节协议补签 9第四章协议的履行跟踪 9第一节协议履行跟踪部门及跟踪人 9第二节协议履行跟踪及跟踪资料 10第三节协议的变更、提前终止和解除 11第四节协议纠纷处理 12第五节协议终止 13第五章协议范本 13第六章附则 14第一章总则第一条制定宗旨为了规范企业的协议管理，明确协议管理的职责和权限，防备企业经营风险，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国协议法》及其他有关法律法规，结合企业的实际状况，特制定本措施。第二条定义本措施所称的“协议”是指企业与其他自然人、法人、其他组织之间设置、变更、终止民事权利义务关系的各类协议、协议书以及具有设置、变更、终止民事权利义务关系性质的意向书、备忘录等（暂不包括电报、电传、传真，电子数据互换和电子邮件）。本措施所称的“企业”是指广东广佛现代产业服务园开发建设有限企业。第三条合用范围本管理措施合用于广东广佛现代产业服务园开发建设有限企业在经营管理活动中，对外与其他自然人、法人或其他组织之间签订的各类协议。第二章协议的管理、经办部门第四条协议的管理、经办部门法务部是企业协议管理的职能部门。经办部门是协议的发起部门。第五条法务部协议管理职责（一）负责企业协议管理措施的拟订及修订；（二）组织企业协议范本的拟订及修订；（三）参与协议会签，参与经办部门组织的重大协议谈判；（四）对企业协议履行状况进行监督，处理或协助处理协议履行过程中的法律事务；（五）处理企业有关协议方面的法律诉讼或仲裁；（六）提供协议签订至履行完毕阶段的法律征询；（七）其他应当由法务部履行的协议管理职责。第六条各经办部门协议管理职责（一）本部门业务协议的谈判、起草、呈批、签订、履行跟踪；（二）处理或协助处理本部门业务协议履行时的纠纷处理；（三）负责每月准时上报本部门业务协议的履行状况；（四）对协议管理措施、企业协议范本的拟订及修订提供建设性提议。第三章协议的签订第一节协议起草第七条协议起草的原则经办部门应当在不违反国家法律、法规强制性规定的状况下，以企业的利益为中心，按照企业领导的指示，经与签约对方充足谈判并初步到达一致意见后根据洽谈的实际状况进行协议起草工作。第八条协议范本的使用1、因业务需要签订协议的，除本节另有规定外，应优先使用企业下发的协议范本。确无范本可使用的或对方一定规定使用其原则文本的，由经办部门参照类似的范本格式另行起草或者使用对方原则文本。2、经办部门使用企业协议范本签订协议，原则上不得对协议范本的内容进行修改、删减，只能在空格处进行填写。空格处应填写完整（不填写的应在空格处划斜线或填写“空白”二字），如属会签时无法填写的空格，经办部门应在会签表上注明不填写原因；如确因实际需要需对协议范本的非重要协议条款进行修改，应在需修改的地方划线标明，并在修改处签名确认（非重要协议条款是指除协议标的、数量、质量、价款、结算、履行期限和方式、违约责任等以外的条款）。3、如属企业协议范本未约定的内容，协议经办部门可在协议范本内“其他约定事项”一栏中如实填写。4、《认购书》、《商品房买卖协议》的填充条款及附件经会签流程后，作为该项目企业的“填写样本”，使用部门应当严格按照“填写样本”签订协议，原则上不得进行任何修改或删减。第九条不使用协议范本的例外情形有下列情形之一的，协议经办部门可以不使用企业协议范本：（一）法律法规或政府部门规定必须套用国家规范文本；（二）水、电等垄断行业及银行业规定必须使用其制定的原则版本；（三）企业协议范本没有该协议种类的范本；（四）其他特殊状况。第十条起草非范本协议的注意事项非范本协议由经办部门按照协议起草的原则先行确定草稿。对于重大、复杂的非范本协议以及企业重大招投标项目，经办部门可在起草前召集有关专业部门集中讨论协议条款，根据讨论成果确定协议草稿。协议起草时应注意如下事项：（一）协议主体资格明确合法，对方与否具有法人资格、有否履约能力及其资信状况，对方签约人与否法定代表人或法人委托人及其代理权限。（二）参照范本协议的类似条款，尤其是履行方式、付款方式、结算方式、验收原则、违约责任、解除协议等条款；（三）协议架构完整，文字表述应当明确、清晰、无歧义，尤其是规定对方完毕的工作事项、范围、权利义务等内容；（四）协议与附件对应一致，附件清晰明确，内容与协议条款不矛盾。第十一条可以不签订书面协议的情形企业的经济行为应当通过书面协议方式进行，特殊状况下满足下列条件之一的，可以不签订书面协议：（一）按市场通例不必以书面协议形式约定双方权利义务并经总部对应业务管线总审批同意的；（二）可一次性履行完毕且合计总金额在5000元如下并经企业投资及经营管理中心领导审批同意的。第二节协议的会签第十二条协议会签表的填写发起协议会签时，经办部门须使用企业下发的《协议会签表》并按协议会签表的规定如实填写。在填写经办部门意见时，应注意将协议背景、目的以及协议的重要条款描述清晰，以便于会签部门及领导可以及时、有效地判断协议。对于因报批手续需签订而不实际履行的协议、续签协议、非范本协议、已签订协议的补充协议、因条件变化重新办理会签的协议、分协议、倒签或补签协议（履行中或履行完毕）、标前会签的协议等特殊情形，经办部门须在协议会签表上尤其注明。第十三条协议范本确实定经办部门应在协议会签表中按照下列原则明确本次会签的协议使用的文本与否为协议范本，以便确定审批流程：（一）送审协议是协议范本，且未对协议范本中非空格部分的条款作任何增减、修改的，协议经办人在协议会签表上注明为“范本协议”；（二）送审协议是在协议范本的基础上对非空格部分的非重要协议条款进行增减、修改的，协议经办人在协议会签表上仍注明为“范本协议”，但需在协议上注明修改内容；（三）送审协议是在协议范本的基础上对协议重要条款（协议重要条款是指协议标的、数量、质量、价款、结算、履行期限和方式、违约责任等条款））进行增减、修改的，协议经办人须在协议会签表上注明为“非范本协议”，并在协议上注明修改内容；（四）送审协议属于本管理措施第十条情形的，协议经办人必须在协议审批表上注明为“非协议范本”，并作对应阐明。第十四条协议会签的资料规定协议会签表在协议经办部门第一负责人签名确认后，协议经办人须将协议会签表和会签所需资料作为一套完整的会签文献报送审批。协议会签所需资料包括：（一）协议对方的有关资料，包括营业执照、资质证书、授权委托书等，营业执照、资质证书可提供加盖公章的复印件，授权委托书须提供原件，经办部门应查对上述材料原件（限非招标类协议）；（二）立项批复或指示；（三）属于招（议）标的或审核定价的，要附上招（议）标或审核定价的审批成果；（四）成本超标或超预算的，应附上有决策权的企业领导最终审批同意的成本超标审批表或同意追加预算的审批表等有关文献；（五）协议附件，如工程类协议需提供预算部门或招标部门签名确认的中标清单或价格清单或预算书、技术规定及验收原则等，房屋租赁类协议需提供对方的房屋权属证明等，营销类协议需提供价格清单及营销方案等。（六）续签协议或签订补充协议的，需附上原协议；（七）其他与协议审批有关的资料。第十五条协议会签的报送责任经办部门或经办人在报送协议审批文献之前应对报批资料进行审查，对报批文献的完整性、真实性负责。若上述资料有遗漏或内容表述不清，导致协议会签根据不充足而无法会签的，会签部门有权拒收或退回。若经办部门或经办人在报送审批文献过程中弄虚作假或严重失职，按企业规章制度中的奖惩规定予以有关人员惩罚。第十六条协议会签的流程经办人发起会签----经办部门负责人确认----法务部----经营部/采购部----财务部----管线总----投资及经营管理中心----总经理----董事长当协议金额在万元如下时，协议不通过总经理和董事长会签。范本协议无需通过法务部会签。经办人需跟踪协议会签流程。第十七条协议会签的职责会签部门的会签负责人原则上是各项目负责人、各中心负责人，尤其需要详细职能人员阐明的例外。各会签部门意见需由部门第一负责人最终签名确认。第十八条协议会签的意见协议会签负责人应在协议审批表上加具意见。签订会签意见要明确，不能只签名不写意见，若只是签名未写意见的，视为同意上一会签部门的意见；不能只提问题不提处理方案；如对经办部门的意见和提供资料有异议，应先进行沟通，到达一致后签订意见，不能到达一致的可以将沟通状况在会签意见上注明，请领导审定。会签负责人应使用签字笔、钢笔等不可涂改的笔签订会签意见及在协议文本上进行修改，不能使用铅笔进行会签，以保证会签意见的完整性。第十九条协议会签的时限协议的级别视其缓急程度分为“一般”和“紧急”两种，由协议发起部门负责人确认，并在协议会签表上签字注明，经办人不得私自越权确认协议级别或随意确认协议级别。对于“一般”协议，各部门应自收到会签文献后1个工作日内完毕会签，对于“紧急”协议，各部门应自收到会签文献后4个工作小时日内完毕会签，重大、复杂的协议应在7个工作小时内完毕会签。会签人如出差、请假等，应授权其他人代签或在会签表上注明原因，可先送下一部门会签，下一部门应接受；对于“紧急”类协议，会签部门经办人应电话征求部门负责人意见并在会签表上代签，部门负责人应事后补签。第二十条协议审批责任会签人出具会签意见应勤勉尽责、忠于职守，不得玩忽职守，损害企业利益，应遵守协议会签流程和会签时限的规定，未经同意不得超越、变化协议会签流程，私自突破协议会签时限规定。会签人在履行协议会签的职责过程中违反企业规章制度，视情节程度按企业规章制度中的奖惩规定予以有关人员惩罚。第三节协议的修改及复核第二十一条修改协议协议会签完毕后，由经办人根据所有会签意见进行修改，并就修改的内容与对方磋商及确认。若对方对会签意见有异议，经办部门应从企业立场及利益角度尽量解释及沟通，确实无法到达一致的，协议经办部门应在会签表上注明对方无法接受的条款及原因，提出处理方案，并辨别该不被接受条款所波及的业务获得经办部门负责人及管线总签字确认。如波及协议价款及协议范围的变更，还应获得投资及经营管理中心领导签字确认。第二十二条协议复核会签协议定稿后，经办人需及时准备正式协议并送对方签名盖章后，再将正式协议及附件、协议会签表和会签资料送法务部进行复核。法务部须指定专人对拟盖章的正式协议及会签内容进行校核，如按协议会签审批权限所有部门与否都已会签，与否所有会签意见都得到贯彻并修改等。若审核无误，则签订“已核”并签字确认，否则应退回协议经办部门，协议经办部门应当及时按法务部的规定修改协议，并交法务部重新复核。对于未经法务部会签的范本协议会签文本，法务部在复核时可对协议文本进行审查，如协议文本存在问题，法务部应规定经办部门进行修改。法务部平常复核工作原则上应在收到齐备的拟盖章的正式协议及会签资料一种工作日内复核完毕。第二十三条协议不用复核的情形对于报建类工程协议、报建类开发协议及因融资需要而签订的协议，完毕会签手续后经办人在“经办人汇总”处签名后可直接办理盖章手续。如经业务管线领导同意，也可以以盖章审批手续替代协议会签手续。第四节协议的签章第二十四条协议盖章经法务部查对无误并在协议会签表上签字确认“已核”后的协议，行政部可办理我方签名盖章手续。有关印章使用的详细规定按照企业印章管理的有关规定执行。协议经办人应在协议办理完会签手续后一种月内准备正式协议并完毕对方签字盖章手续送回企业办理复核及签章手续。若会签后一种月内，仍无法完毕协议的最终签订，经办部门应把会签表送回行政部进行涂销登记。协议注销后如需重新签订的应当重新会签。为提高工作效率，重新会签应当使用已经会签完毕的协议文本，提交会签时应阐明原会签协议未签订原因并附上原会签所需资料供会签部门参照。第二十五条协议签约代表协议签约主体为企业的，则签约代表一般为企业法定代表人。如委托其他人签订的，则企业原则上应提供授权委托书。协议签约主体是自然人的，则由本人签字、按手指印并留存其身份证复印件，如委托其他人签订的，则应提供经公证的授权委托书。第五节协议的归档、保留第二十六条协议的归档及保留协议签章后，按协议约定应送对方留存的协议由经办部门递交对方，属于我方留存的协议应由行政部归档，同步归档的还包括全套会签文本。各类协议原件均由行政部保管。行政部应分门别类建立档案，每份均须备份复印件。有关协议档案管理的详细规定按照企业档案管理有关规定执行。经办部门留存一份协议复印件作为协议请款或履行的根据。第六节协议补签第二十七条协议补签的条件原则上，企业必须签订协议后才能履行有关业务约定。需先履行而后再补签协议步，须同步满足如下条件：（一）工程类协议在10万元如下，其他协议在5万元如下；（二）协议的重要内容（标的、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式等）已经确定；（三）原已经有立项并已经管线总及投资及经营管理中心领导审批同意；（四）状况紧迫，不先予履行将严重影响工作进程或对企业利益导致重大影响。第二十八条补签协议的注意事项补签协议仍须根据会签流程办理协议会签。协议经办部门在协议送审时须先书面阐明补签的原因及履行现实状况，并附上管线总及投资及经营管理中心领导审批同意先履行再补签协议的意见。出现上述状况波及须向协议对方支付款项时，经办人应将协议中的正常付款条款改为我司实际可以履行的付款条件或时间，防止签订后我司即违约的情形。第四章协议的履行跟踪第一节协议履行跟踪部门及跟踪人第二十九条协议履行跟踪部门及跟踪人协议履行跟踪部门原则上应为“谁经办谁跟踪”，协议履行跟踪部门应优先由协议经办部门担当。协议履行跟踪人由协议履行跟踪部门在本部门内指定。第三十条协议履行跟踪人变更协议履行跟踪人变更时，协议履行跟踪部门应责成该跟踪人与新跟踪人办理完毕书面移交手续后方可容许其离职或调换工作。第二节协议履行跟踪及跟踪资料第三十一条协议履行跟踪规定协议履行跟踪人应勤勉尽责地跟踪协议履行状况，在协议履行过程中，出现我方严重违约、对方违约或其他异常状况时，跟踪人必须及时搜集、保留有关资料原件，如无法获得原件，应当获得复印件并尽量加盖对方或有关单位公章或获得有关人员的签字，确认与原件一致，并及时汇报协议跟踪部门予以处理。协议跟踪部门认为必要时，可规定法务部及其他有关部门参与共同研讨处理措施。第三十二条跟踪资料的建档协议履行跟踪人应根据协议类型分别建立协议履行跟踪档案，协议履行跟踪档案中应当包括如下文献：文献目录、协议请款文献、请示、中标告知书、议标审批、验收单、签证单、供货单、双方来往函件、会议记要、付款记录以及有关协议履行过程中产生的其他文献。项目企业协议履行跟踪人应当在协议履行完毕后15天内将协议履行跟踪过程中的所有书面资料移交行政部门存档。协议履行跟踪过程中的重要书面资料原件（如会议纪要、双方往来函件等）应当在收到（或发出）资料五个工作日内送交行政部门归档。第三十三条几种重要资料搜集和保留规定（一）告知（即规定对方履行一定行为或者告诉对方其履行行为不符合协议约定等，包括：供货告知、动工告知、工作联络函、工程指令、异议函等）1、告知应当采用书面形式，告知事项必须明确、详细，文字体现要清晰、精确，落款应有协议约定的授权代表人或单位领导签字及企业盖章，有告知的详细时间。2、如按企业有关制度规定发出告知前须经审批的，告知须在完毕审批手续且按审批意见修改后方可发出。3、告知送达对方时应尽量由对方有权代表直接签收，在复印件上签订“已收原件”字样并签注时间、签名等。4、对方确实无法直接签收或者拒绝签收的，应采用特快专递等方式送达（在特快专递邮件详情单概括注明告知的名称、重要内容等），并将该告知的复印件以及邮件回执或收据原件一并保留到协议履行档案中，并在协议履行档案目录中记录。5、告知的送达方式应当符合双方签订的协议中约定的方式。（二）会议纪要1、与协议对方开会商议重要事宜，应在会前发出书面会议告知，阐明开会的时间、地点、会议内容、参会人员等。2、商议会议议题前，应制作《会议签到表》，并请参会人员签字确认。3、每次开会均应由专人做会议记录，并当场请参会人员签字确认会议决定的内容。不能当场签字确认的，应在开会后二天内整顿出会议记录并请参会人员补签字。4、开会告知及会议纪要原件，应在与会人员签字后五个工作日内交行政部门统一保管，并在协议档案目录中记录。（三）工程签证、验收资料1、工程签证及验收应当按照协议的约定进行，其内容、数量、计量原则等应当清晰明确。2、协议对方提供的签证规定或验收存在部分不合格的，或对其中部分有疑义的，应对不合格或疑义的部分一并表述在签证、验收文献中，严禁只对合格部分刊登意见。3、签证、验收资料的原件在签证、验收完毕后五个工作日内交行政部门统一保管，并在协议履行档案目录中记录。第三节协议的变更、提前终止和解除第三十四条协议变更因协议履行状况发生变化，对方提出或协议履行跟踪人认为我方需对协议进行变更的，协议履行跟踪人应及时向协议履行跟踪部门汇报。协议履行跟踪部门应于一种工作日内组织有关部门人员研讨协议变更的风险和处理的措施，必要时可告知法务部及其他有关部门共同参与，并将状况报请有关领导决定。如我方拒绝协议对方的变更规定，对方仍然变更协议履行的，应按协议约定的违约责任处理。若协议双方就协议变更到达一致意见的，应及时与对方签订对应补充协议，并按原协议的会签程序履行会签手续。第三十五条提前终止或解除协议按照协议约定因协议对方违约我方有权单方提前终止或解除协议，或因我方的违约致使协议对方单方提出提前终止或解除协议的祈求时，协议履行跟踪人应当立即向协议履行跟踪部门汇报。协议履行跟踪部门应当在收到协议履行跟踪人的汇报后一种工作日内组织法务部及有关部门研讨提前终止或解除协议与否有充足的法律根据和协议根据、协议提前终止或解除的风险、协议提前终止或解除的善后措施，将处理提议上报审批，并按最终审批的成果处理。因协议履行状况发生变化，协议双方就提前终止或解除协议到达一致意见的，协议经办部门应及时按原协议的会签程序履行会签手续，并及时与对方签订提前终止或解除协议的协议。第三十六条协议变更、提前终止或解除的其他规定变更、提前终止或解除协议，应当符合法律规定及协议约定，并采用书面形式签订对应的变更、提前终止或解除协议。因协议履行状况发生变化，经办部门首先应当尽一切努力克服困难，竭力保障继续履行协议。确需变更、提前终止或解除协议的，应从维护企业合法利益出发处理有关事宜。第三十七条已签订但未履行的协议协议已签订尚未开始履行，但由于签订协议的基础发生变化，需重新签订协议确定双方的权利义务时，经办部门应当视实际状况采用如下方式之一处理：（一）在新协议签订之前签订解除协议将原先签订的协议解除；（二）在新协议中明确约定解除原先签订的协议。第四节协议纠纷处理第三十八条纠纷处理原则协议履行过程中出现协议纠纷，协议履行跟踪部门应当按照如下原则予以处理：（一）协商处理为先。协议纠纷发生后，应及时与协议对方协商，在维护企业合法权益的基础上，有理有节，互谅互让，到达书面协议，处理纠纷。（二）因对方的原因引起的纠纷，应当坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方的原因引起的纠纷，应尽量采用补救措施，减少我方损失；因双方的原因引起的纠纷，应实事求是、分清主次、合情合理处理。（三）对经协商仍无法处理或认为有必要通过诉讼或仲裁处理的协议纠纷，按审批流程经最终审批同意后，由法务部按照法律的规定和协议约定处理；如对方先于我方提出诉讼或仲裁的，由法务部负责应诉。（四）处理纠纷时，各部门间应加强联络、及时沟通、互相配合，积极积极地做好应做的工作，并应统一意见、统一行动。第三十九条