行政部作业指导书

四、行政部作业指导书1.0行政部管理架构行政部经理行政部经理行政人事专人1人行政事务助理信息管理专人1.1岗位配置：1.1.1行政部经理：1名1.1.2行政人事专人：1名1.1.3行政事务助理：1名1.1.4信息管理专人：1名1.2 任务1.2.1负责本部门平常行政事务的管理工作；1.2.2负责本部门人力资源管理工作，保证企业各项工作的正常开展；1.2.3负责本部门各部门工作和员工的考核工作；1.2.4负责本部门财务管理工作，为总经理的决策提供根据；1.2.5负责本部门资产及经营管理工作，保证企业资产发挥最大效意；1.2.6负责本部门多种物品的采购和保管工作；1.2.7负责本部门举行大型小区活动的组织、筹办、贯彻和协调工作；1.2.8负责本部门多种档案的管理工作；1.2.9负责本部门外部关系的联络与沟通，掌握市场及行业管理的有关信息；1.2.10完毕领导交办的其他工作。2.0行政部经理岗位职责2.1在总经理助理的领导下，负责行政部的全面工作；2.2负责组织制定、修订企业的人事行政管理制度；2.3负责编制企业年、季、月度工作计划及工作总结；2.4负责编制企业年、月培训计划并负责培训的考核工作；2.5负责组织对企业各部门及员工的绩效考核工作；2.6负责企业内、外联络、沟通、协调事宜；2.7负责企业物品的采购和保管工作；2.8负责企业重大资产的经营管理工作；2.9负责企业各部门公文、资料的编写、修改和校对；2.10负责企业多种档案和文书的管理工作；2.11遵守保密制度，搞好保密工作，废弃文稿应及时销毁；2.12完毕领导交办的其他工作。3.0行政人事专人岗位职责3.1负责企业多种信函、传真、电子邮件、报刊杂志、行政文献的收发、登记及传阅。3.2负责办公用品（消耗品）、招待用品的购置、承接出入库、登记、发放等详细工作。3.3对服务中心的固定资产进行定期清查和盘点，负责对办公资产进行维修和保养。3.4负责档案室卫生清洁、物品管理工作。3.5汇总、记录员工的考勤，上报考勤、人员变动、社会保险、劳动协议签订情况等事务。3.6负责服务中心各类档案的汇总、保管工作，并按档案管理及保密原则进行管理。3.7负责服务中心印章管理。3.8协助各部门做好物业平常管理工作3.9培训及会议组织3.10完毕主管领导交办的其他工作。4.0行政事务助理岗位职责4.1负责对企业年度及月度工作计划的分解以及执行督导4.2负责各部门工作计划的执行督导4.3负责企业各项培训的效果评估4.4负责各部门及全体管理人员的绩效及品质考核4.5负责主管如下人员的月度考核劝戒4.6负责物业区域内的日检及周检组织4.7负责向行政经理提交月度质检汇报4.8完毕主管领导交办的其他工作4.9协助行政专人做好有关事务的报送接受、档案整顿、库存盘点、固定资产管理以及采购询价事宜4.10协助财务及客服部做好各项费用的核算收缴工作4.11协助物业经理做好外联接待工作4.12负责多种工作记录、归档资料的装订、整顿事宜4.13小区文化及员工文化年度计划制定、筹划及组织实行4.14完毕主管领导交办的其他工作5.0信息管理专人职责5.1认真贯彻执行金海物业的方针政策和规章制度，完毕职责范围内的各项工作及临时性任务。5.2及时精确的做好多种档案数据录入工作，对数据的精确性负责。5.3认真搜集企业所需的多种技术资料。5.4负责管理档案数据登记表查询、为有需要及有权限的人员提供服务。5.5宣传《档案法》，做好多种门类和多种载体（纸、相片、胶卷、磁带、磁盘）文献材料的形成、积累、归档、修改补充和复印工作。5.6熟悉《档案管理暂行措施》，做好平常借阅管理工作。5.7负责各类档案的鉴定、销毁工作。5.8详细确定文献材料归档范围和保管期限的划分。5.9保证案卷质量完好；保证案卷材料组合排列的条理性；保证案卷规格形式合科有关原则规定；案卷装订结实美观。5.10负责各类档案的分类编目和提供运用工具。5.11对所管理档案的丢失、损坏、泄密负责。5.12熟悉企业档案归档范围，懂得分类编目，服务周到，书写端正，字迹整洁。5.13完毕行政部经理交办的其他任务。6.0仓库管理规定6.1目的为规范和理顺仓库物品的管理，保证仓库物品的贮存质量及有效运用。6.2范围合用于金海物业物料仓库的管理。6.3职责6.3.1行政专人负责对仓库物品的管理工作。6.3.2各部门技术人员针对本部门采购的专业技术物品协助仓库管理员进行验收。6.3.3行政部经理负责仓库管理工作的管理和控制。6.4物品分类6.4.1材料类：6.4.1.1水暖类：水表、水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管、水胶布等；6.4.1.2电器类：电表、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、电工胶布等；6.4.1.3五金配件：铁钉、铁丝、螺丝、螺丝帽、钢锯条、门窗配件等；6.4.1.4清洁类：垃圾袋、毛巾、拖布、清洁剂、去污粉、洁厕灵等；6.4.1.5绿化类：肥料、药物、花盆、种籽等；6.4.1.6土建类：沙、石、砖、水泥等；6.4.1.7油料类：油漆、涂料、酒精、润滑油、稀释剂、机油、汽油等；6.4.2工具类：6.4.2.1机械设备类：吸尘器、疏通器、梯、剪草机、绿篱机、水泵、电钻、电焊机等；6.4.2.2易耗品类：扫帚、地拖、尘拖、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、浇水胶管、修枝剪；6.4.3仪器仪表类：万用表、钳形表、摇表、水平仪、压力表等；6.4.4机械零件：空调、水泵、电梯等设备的备用配件；6.4.5劳动保护用品6.4.5.1绝缘鞋、手套、工装等；6.4.5.2安全帽、安全带等；6.4.5.3口罩、防护面具等。6.5物品的标识6.5.1入库：购置物品入库时单独堆放。6.5.2检查：按《采购控制程序》执行。6.5.3分类标识：将检查后的物品按4.1“物品分类”的内容分类摆放并贴标识。6.6物品堆放与防护6.6.1易燃、易爆、挥发性强的物品；6.6.1.1远离热源，尽量不放在货架上，摆放地上，既以便倒取，又减少因碰撞而产生火花的危险；并做好防火措施，按规定配置一只4公斤的灭火器。6.6.1.2保持包装完好，密封不好的应及时采用合适的防护措施，如：更换包装。6.6.2吸水性强、轻易发潮发霉和生锈的物品；6.6.2.1用砖或木架空放置、置放干燥地上或货架上。6.6.2.2超长或散装物品，可置放架空层上，防潮通风；也可倚墙而立，重的应在墙上预设稳固铁钩，以防时间长倚墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患。6.6.2.3重型机具设备放置干燥地上，并在摆放时考虑取放的以便性。6.6.3常用工具、材料和配件等：6.6.3.1不易规则摆放在货架上的物品，用盒或袋装好摆放（如：铁钉）。规则的物品整洁摆放在货架上，或地上（如：用塑料桶装的清洁剂）。6.6.3.2体积大的，重量轻的物品（如：散铁线、胶管、地拖等），可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风的地面堆放。6.6.4易碎、易损物品：6.6.4.1体积较小的（如：瓷片）或瓶装物品，可放置货架底层或摆放在不常使用的物品货架上或整洁堆放地上，但不可放置货架较高层，因体积小、不稳固，不易摆放。6.6.4.2体积大的物品（如：玻璃），应靠墙放置，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位置的上方一般不再悬挂物品。6.6.4.3堆放地应选择人员活动量较少的地方。6.6.5沙石、砖类：可放置在露天的材料库，放室内仓库时，必须用袋装好，堆放地上。6.7工具设备的检修和保养6.7.1行政专人按工具设备的检修规定，及时组织有关专业人员进行检修。6.7.2库存工具应常常上润滑剂和除锈，以保证工具的良好使用状态。6.7.3如实填写《入库设备维修保养记录》6.8库存物品存量限制6.8.1仓库库存数量原则：少投入，周转快；6.8.2水泥、沙石、红砖等地方材料类，部门不考虑库存。6.8.3其他物品最低库存数量，以满足需要为原则，同步考虑合格供应商的供货能力和及时性，尽量减少库存。6.9六个月检查与检查内容6.9.1由企业负责按六个月检查；6.9.2查核台帐和库存实物与否帐物相符、与否按规定对物品采用了合适的保管和防护措施等、与否按规定办理出入库手续等。6.10引用文献和有关质量记录6.10.1《采购控制程序》6.10.2《入库设备维修保养记录》7.0采购物品检查规程7.1目的加强对采购物品入库前的管理，保证采购物品的质量。7.2范围合用于金海物业所有采购物品的验证。7.3验证措施及规定7.3.1我司物品采购普遍属零星性采购，对采购物品的验证采用抽样的措施，采购物品数量（单个）少于10个的，100%验证，对采购物品多于10个的，抽样10%—20%验证。7.3.2对所采购的物品应具有合格证，尤其是对批量（或成箱、成件）购置的物品必须要验证物品的合格证，并且合格证由仓管员保留。7.3.3验证工具：钢板尺、卡尺、万用表或其他工具。7.3.4对验证物品的规格、数量等必须与《资金计划单》上的相符。7.3.5仓库应对常用物品的产品阐明书等资料应合适保留、备查。7.4原则7.4.1包装7.4.1.1目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；7.4.1.2在包装上标明生产日期和有效期的，注意查对日期与否过期，当物品的有效使用时间局限性一种月时，如无特殊状况（指该产品生产厂家有限或市场货源局限性等），采购员应进行限购，仓管员对已采购的该类物品应组织人员进行“试用”以检查其有效程度与否合格。7.4.2物品自身：7.4.2.1目视表面无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形；7.4.2.2铁制品无锈迹；7.4.2.3有连接部位的转动灵活，应无大的磨擦声；7.4.2.4接口部分无松动，接口无滑丝现象；7.4.2.5验证物品质地与否符合购置规定；7.4.2.6颜色与否符合购置的规定；7.4.2.7验证规格、尺寸与否符合规定；7.4.2.8对受力部分应用手或其他措施做加力试验；7.4.2.9检查附属件与否齐全。7.4.3性能：7.4.3.1对机械部分反复试动，检查其灵活性；机械设备类必须进行“试用”验证措施；7.4.3.2对具有弹性的物品进行反复伸缩或弯曲，合格物品应答复或基本答复原状；7.4.3.3对电器物品用万用表测试，测试的电压和电阻的指数首先应到达物品合格证明的原则，另一方面还必须到达国家有关指数的正常原则；7.4.3.4国家规定的其他验证措施。7.5物品验证分类7.5.1需送计量所检定的物品仪器仪表类：万用表、钳形表、摇表等；7.5.2需抽样验证合格证的物品：7.5.2.1材料类：水暖类：水表；电器类：电表；清洁类：清洁剂、去污粉、洁厕灵等；绿化类：肥料、药物、种籽等；7.5.2.2工具类：7.5.2.3机械设备类：绿篱机等；7.5.2.4仪器仪表类：水平仪、压力表等；7.5.2.5机械零件：空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件；7.5.3需抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品：7.5.3.1材料类：水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管等；电器类：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等；7.5.3.2工具类:易耗工具类:玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等；7.5.4需抽样试用或通电验证的物品：7.5.4.1材料类：油料类：油漆、涂料等；7.5.4.2工具类：机械设备类：吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等；7.5.5凡不符合上述验证范围的，应对其与否符合采购计划规定的规格、型号、数量等方面进行抽样查对，不再进行逐一验证（即免检）；7.6引用文献和有关质量记录7.6.1《资金计划单》7.6.2《申购提报》8.0采购物品入库管理规程8.1目的理顺采购物品入库工作。8.2范围合用于所有入库物品。8.3入库类别8.3.1采购物品入库8.3.2借用工具返还入库8.4入库程序8.4.1采购物品入库程序：8.4.1.1采购人员（兼）送采购物品到仓库。8.4.1.2查对《资金计划单》与实物，查对内容包括：型号、规格和数量，检查物品有关性能等产品质量证明书。8.4.1.3按《采购物品检查规程》进行验证。8.4.1.4分类堆放好合格物品。8.4.1.5填写《入库单》注：材料供应商送货上门时，仓库管理人员应陪伴到库，执行企业采购的有关工作程序。8.4.2借用工具返还入库程序：8.4.2.1借用工具人送工具到仓库前，必须将用过的工具擦洗洁净；8.4.2.2仓库管理人员组织有关人员进行验证；8.4.2.3验证无误后销单入库8.5引用文献和有关质量记录8.5.1《采购物品检查规程》8.5.2《入库单》8.5.3《资金计划单》8.5.4《物品借用单》8.6采购入库管理流程到货到货查对《资源计划》及《采购申请单》检查查收分类寄存填写入库单流程结束8.7物资借用管理流程填写《借用登记表》填写《借用登记表》借用、查验、确认偿还管理人查验、确认销单入库9.0采购物品出库管理规程9.1目的规范物品出库管理工作。9.2范围合用于所有物品出库的工作。9.3物品出库分类9.3.1材料出库9.3.2仓库物品报损出库9.4出库程序9.4.1材料出库程序：9.4.1.1领料人持《维修派工单》到仓库。9.4.1.2仓库管理人员根据《维修派工单》上物品品种，逐一发放，并填写《出库单》。9.4.2仓库物品报损出库程序：9.4.2.1报损条件：9.4.2.1.1库存物品到有效期；9.4.2.1.2库存物品按有关规定需报损的；9.4.2.1.3客观环境所导致的报损；9.4.2.2仓库管理人员准备好报损物品的有关资料，如：入库时间、物品性能简介、使用阐明等。9.4.2.3组织有关人员对报损物品进行验证。9.4.2.4如实填写《物品报损单》逐层审批，经同意方可销毁或处理，单件或批次金额不小于100元的，须经物业上级领导签批9.5引用文献和有关质量记录9.5.1《物品报损单》9.5.2《出库单》9.5.3《维修派工单》9.6物资报损管理流程损毁保修损毁保修确认无法修理或已无必要修理领用人填写《报损单》责任部门主管签字确认100元如下100元以上部门经理签批总经理签批台账核销10.0小区文化活动组织程序10.1目的通过开展小区文化活动，使企业形成健康的文化气氛，树立金海物业在社会上的良好形象；10.2范围合用于金海物业开展小区文化活动的工作过程，包括员工文化活动组织；10.3职责10.3.1物业行政部行政事务专人（文化专人）负责小区文化活动的计划与组织实行；10.3.2总经理以及各工作部门积极参与并为活动提供全面支持。10.4组织程序10.4.1小区活动10.4.1.1成立小区文化活动组织小组。由行政部经理担任组长，统筹负责小区文化活动的整体安排；行政部事务助理（文化专人）担任副组长，负责小区文化活动的筹划、协调、组织、实行；由秩序部负责场地安排、现场管理及人员调配；由客服部负责活动宣传及服务支持；由工程维修部负责音响调试、曲目播放、现场协调；其