会议管理制度

1.0目的制度为规范会议内容和程序，提高企业的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提高企业管理水平，特制定本措施。本制度合用于对企业会议的管理。2.0职责分工2.1会议组织部门：按本措施规定组织召开会议。2.2会议参与人：按本措施规定参与会议，按会议决策规定贯彻，贯彻，并遵守会议制度。2.3会议主持人：按本措施规定主持会议，维持会议秩序。2.4会议记录员：按本措施规定作好会议记录，并及时签发会议纪录。管理内容与规定3.1会议规定3.1.1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调企业内部各方面关系、处理问题、安排布署工作。3.1.2会议应做到务实、高效。会前应做好充足准备，充足沟通，进行有针对性的讨论，要做到能处理实际问题，部门间的平常事务应尽量自行协调处理，无需在会议上提报，杜绝空谈和形式主义。3.1.3讲求实效。会议议定的决策事项、布置的工作任务、提出的措施措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，贯彻，力争获得详细成果。3.1.4严格会议纪律。会议组织部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同步指定专人代为参会。3.2企业各类会议及其安排3.2.1总经理办公会3.2.1.1总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由企业领导组员提出，或由企业各部门提出议题报综合部，由总经理确定；企业领导组员对议题如故意见或提议，可在会前提出。3.2.1.2总经理办公会研究决定企业重大事项，重要内容：1）审议企业的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；2）审议决定企业年度财务预决算和内部利润分派方案及弥补亏损方案；3）审议企业业绩考核、薪酬分派方案和基本工资制度；4）研究企业内部管理体制、组织机构设置与调整方案；5）研究企业重大改革方案和布署；6）审议通过企业重要规章制度；7）研究决定企业生产经营和管理中的重大问题；8）讨论企业年度工作汇报，听取企业各部门的工作汇报；9）总经理认为应研究审议的其他问题。3.2.1.3总经理办公会由综合部负责组织，参与人员为：企业高管组员；根据会议议题，企业有关部门负责人参与。3.2.1.4总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，由综合部根据会议记录起草，报总经理签发。3.2.1.5总经理办公会讨论的有关文献原则上会前要送达与会人员阅研。3.2.1.6总经理办公会的材料、记录、纪要均为企业涉密文档，由综合部妥善保留、归档。查阅会议材料、记录、纪要须经企业行政副总同意。3.2.2月度总结例会3.2.2.1月度总结例会每月召开一次，于每月的28日至下月3日前召开，详细日期由总经理决定。3.2.2.2月度总结例会为总级理或行政副总主持，企业高管、各部门负责人、生产调度等人员参与。3.2.2.3月度总结例会的重要内容是：各部门负责人就上月工作状况做汇报，提出下月工作计划，对工作过程中出现的问题进行沟通并提出处理方案提议。3.2.2.4月度总结例会由综合部负责组织和记录，议定事项形成《月度总结例会纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，由综合部起草，经行政副总经理审核后，报总经理签发。3.2.3销售例会3.2.3.1销售例会每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开，详细日期由市场部长决定。3.2.3.2销售例会由市场部长主持，市场部全体组员参与，总经理、行政副总根据需要出席。根据需要，可规定企业有关部门负责人参与。3.2.3.3销售例会的重要内容是：会议主持人通报企业总体市场状况；市场部全体组员总结当月工作状况；提出下月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一月度市场部工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；通报重要事项并提出工作规定。3.2.3.4销售例会由市场部负责组织和记录，议定事项形成《销售例会纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，由市场部起草，经市场部部长审核后，报企业行政副总或总经理审核签发。3.2.4生产调度会3.2.4.1生产调度会每月至少召开二次，详细时间由主持人决定。3.2.4.2生产调度会由分管生产的总工程师或生产部长主持，参与人员：行政副总、总工程师、生产部、质保部、技术部、市场部等有关管理人员及班组长等。3.2.4.3生产调度会的重要内容是：主持人总结生产状况，对生产过程中存在的问题进行讨论并提出处理方案，各部门就工作中需协调、沟通的问题进行讨论并形成会议纪要。3.2.4.4生产调度会由生产部负责组织和记录，议定事项形成《生产调度会纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，由生产部起草，报主持人审批后签发。3.2.5质量例会3.2.5.1质量例会每月31日前召开，详细时间由质保部长决定。3.2.5.2质量例会由质保部长主持，参与人员/部门：行政副总、总工程师、质保部班组长以上人员、技术负责人及技术员、生产部现场管理人员、采购员、仓管员等。3.2.5.3质量例会的重要内容是：质保部长通报质量状况，各参会人员对存在的质量问题进行讨论，提出处理方案。质保部长对会议进行总结并对下月度质量工作进行布署及提出规定。3.2.5.4质量例会由质保部组织和记录，对议定事项形成《质量例会纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，报行政副总审批后签发。3.2.6周碰头会3.2.6.1周碰头会每周召开一次，时间:每周六上午9：00-10：00。3.2.6.2周碰头会出席人员为：企业高管、各部门负责人；会议由总经理或行政副总主持。3.2.6.3周碰头会的重要内容是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人需提前一天汇报提出需要企业协调处理的问题，并提出临时对策及永性处理方案的提议，由综合部搜集并于会前发于各部门，在会议上进行有针对性的讨论及研究并最终制定出方案，检讨上周会议各项内容与否按规定完毕，安排和布署下周企业整体工作并宣布议定事项。3.2.6.4周碰头会由综合部负责组织和记录。对议定事项形成《周碰头会会议纪要》或《会议决策执行状况跟进表》，由综合部起草，报总级理或行政副总审批。3.3会议组织3.3.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则3.3.2会议主持人须遵守如下规定：3.3.2.1主持人应不迟于会前5分钟抵达会场，检查会务贯彻状况，做好会前准备。3.3.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须处理的\o"问题有关"问题及目的、议程推进中应注意的问题等，进行必要的阐明。3.3.2.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际状况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中断与议题无关的发言，以保证议程顺利推进及会议效率。3.3.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。3.3.2.5主持人应将会议议决事项贯彻实行的责任部门、负责人，并明确完毕时限及跟进人。并填写在《会议决策执行状况跟进表》上，同步将《会议决策执行状况跟进表》抄送一份给综合部。3.3.3参会人员须遵守如下规定：3.3.3.1应准时到会，并在《会议签到表》上签到，部门负责人不能出席须委托本部派人员参与，并将会议状况向负责人汇报；3.3.3.2会议发言应言简意赅，紧紧围绕议题；3.3.3.3遵照会议主持人对议程控制的规定；3.3.3.4属工作布署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；3.3.3.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼喊转移，原则上不容许接听电话，如须接听，须离开会场；3.3.3.6参会人员做好本人的会议纪录。3.3.4会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：3.3.4.1企业级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由综合部存档备查；3.3.4.2各部门的会议记录，由本部门会议记录员负责平常归档、保管。3.3.4.3会议记录为企业的机要档案，保管人员不得私自外泄，其调阅应严格按照企业文档管理制度和保密制度的有关规定执行。各《会议纪要》或《会议决策执行状况跟进表》应于会议次日16时之前完毕及下发。3.4管理权责和惩罚3.4.1综合部负责企业会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.4.2会议主持部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出惩罚。3.4.3迟到、早退、缺席3.4.3.1迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；3.4.3.2早退：凡参与会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;3.4.3.3缺席：凡必须参与会议人员未经请假私自不参与会议或请假未同意而不参与会议的，计为缺席。3.4.4会议纪律惩罚3.4.4.1无合法理由迟到、早退每次处20元的罚款；3.4.4.2无合法理由缺席每次处以50元的罚款；3.4.4.3凡因告知原因导致应参与会议人员迟到或缺席的，以上惩罚由传达人承担。3.4.4.4《会议记要》或《会议决策执行状况跟进表》应于会议结束的次日16:00前完毕并签发，未准时完毕会议纪录，对会议记要人员/部门处以50元的罚款。3.4.5会议决策执行状况奖罚3.4.5.1会议决策没按规定期间完毕（已在执行中），每项次处10元的罚款；当月超过3项没按规定期间完毕处50元罚款。3.4.5.2对会议决策在规定完毕时间内没执行的或超过规定完毕时间10天以上完毕的，每项处20元的罚款，当月没执行超过2项，处50元罚款。3.4.5.3会议决策因不可控原因无法按规定期间完毕的，执行人提前通报给跟进人，经跟进人确认属实，报会议主持人承认的决策项，未按规定期间完毕的，可免予惩罚。3.4.5.4会议决策跟进人没及时跟进执行状况的，将依情予以合适惩罚。3.4.5.5当月会议决策均按规定期间完毕，当月可予以奖励20元/人。4检查与考核考核按本制度中考核条款及企业另行制定的绩效考核措施执行。5附则5.1本制度解释权属江西省萍乡市三善机电有限企业综合部。5.2附表5.2.1《三善机电例会一览表》5.2.2《各会议纪要》5.2.3《会议签到表》5.2.4《会议决策执行状况跟进表》 批准 审核 编制三善机电例会一览表序号会议名称组织部门主持人时间参会人员1总经理办公会综合部总经理随时高管、及其他指定的人员2月度