采购与定金业务内部控制评审

采购与定金业务内部控制评审

采购和付款业务的内部控制验证包括对采购和付款业务内部控制系统的验证、分析、验证和评估，以及从开始到结束的整个过程中采用的方法和方法。一、审计单位的采购与付款内部控制调查审计人员可以通过询问、观察、审查被审计单位、部门的会计凭证和审阅有关文件等程序,来调查被审计单位采购与付款内部控制的情况,通过调查等方式将其结果反映出来。调查表的主要内容如下:1.创建分离制度(1)生产和销售、采购部门在物品购进方面是否实行分离;(2)采购员与验收人是否实行分离;(3)物品采购人、保管员、使用者与财务记录是否分离;(4)物品或劳务付款的审批与执行是否实行分离;(5)应付账款付款人与记录人是否实行分离。2.请购授权批准程序(1)对不同的物品或劳务是否制定了不同的请购制度;(2)是否建立了请购授权批准程序;(3)是否有越权审批的行为(4)每笔购进业务是否都有经过批准的请购单。3.购部门对供应商的监管(1)采购部门是否审查请购数量的合理性;(2)采购部门是否审查请购单上有无主管签字;(3)采购部门是否确定供应商;(4)采购部门是否确定采购时间;(5)采购是否有采购预算并经资金管理部门审查。4.确认证书(1)验收部门是否正确验证物品数量和质量;(2)验收是否有内容齐全的收货报告单;(3)收货报告单是否及时报告采购部门和会计部门。5.应付账款管理(1)应付账款的记录是否由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行;(2)应付账款是否在取得和审核各种必要的凭证以后才能入账,审查应付账款、预付账款、支付的正确性、时效性和合理性;(3)对于有预付货款的交易,在收到供应商发票后,是否以预付金额冲抵部分发票金额来记录应付账款;(4)是否分别设置应付账款的统驭户和明细账;(5)对于享有现金折扣的交易,是否根据供应商发票金额扣去折扣金额的净额登记应付账款;(6)每月是否将应付账款明细账与客户的对账单进行核对。6.“已付款”印文(1)所有付款是否都使用事前编号的支票;(2)对已签发的支票是否将其原始凭证加盖“已付款”印章;(3)付款前,是否复核客户发票上的数量、价格和合计数以及折扣条件等内容;(4)会计部门是否及时记录付款业务并定期核对总账和分类账以及日记账。二、内部控制对采购和付款的控制1.检查证据手续的完整审计人员尤其要关注对请购单的提出和核准的控制程序,对其进行符合性测试时,应选择若干张请购单,检查摘要、数量及日期和相应文件的完整性,审核核准的证据手续的是否完整,有无核准人签字等。2.填制和处理的控制订货单是经核准的采购业务的执行凭证,审计人员通常更注意对订货单的填制和处理的控制,关注订货单是否准确处理和全部有效。进行测试时,应注意审查订货单的完整性,如编号、日期、摘要、数量、价格、规格、质量及运输要求是否齐全,审查订货单是否附有请购单或其他授权文件。3.验收单的完整性检查审计人员应确定采购发票是否与验收单一致,验收部门是否独立行使职责,并编制正确的验收单,查询并观察验收部门在收货时对物品的检查情况,检查按编号顺序处理的验收单的完整性,即验收单的内容填写是否完整,查阅物品质量检验单的内容和处理程序。4.现金支付、防折费的处理按需授权采购发票审计人员应检查采购业务的原始凭证,包括每一张记录负债增加的记账凭证是否均附有订货单、验收单、采购发票,审核这些原始凭证的数量、单价、金额是否一致,原始凭证上的各项手续是否齐全。应注意现金折扣的处理是否由经授权的经办人按规定处理。测试中,可抽查部分采购发票,注意有关人员是否在现金折扣期限内按原发票价格支付货款,然后从供货方取得退款支票或现金,有无丧失了本应获得折扣的问题。审计人员还应根据付款凭证记录的内容,分别追查应付账款和存货明细账与总账是否进行平行登记,金额是否一致。5.观察指标及解决方案步骤与方法是:检查支票样本,审核付款是否经过批准,支票是否与应付凭单一致,付款后是否注销凭单,支票是否由经过授权批准的人员签发;检查支票登记簿的编号次序,与相应的应付账款明细账和银行存款日记账核对,审查其金额是否一致;观察编制凭证和签发支票、签发支票与保管支票的职责分配是否符合内部牵制原则;检查付款支票样本,确定资金支付是否完整地记录在适当的会计期间。三、平衡报或漏报审计人员在评价时应注意分析采购与付款业务中认定可能发生哪些潜在错报或漏报。哪些控制可以防止或者发现并更正这些错报或漏报。通过比较必要的控制和现有控制,评价计划依赖的采购与付款业务内部控制的健全性