发货管理制度

发货管理规定一订单的管理规定1. 制单流程:（营销部）2. 审核流程：(供应物流部)二 发货的管理规范：1. 清点、签字：（供应物流部）2. 检查、签字：（供应物流部、生产部）3. 提货、发货：（供应物流部、营销部）4. 门卫放行：（人事行政部）三 运送和包装的管理规范（供应物流部、营销部）1. 运送保证：2. 包装保证：3. 其他：四 内部领料规范：

一

订单的管理规范1.

制单流程:（营销部）1)

协议订单由业务经理制作,并交送有关部门（财务部、客户服务部）主管或主管以上领导签字同意后，方可作为正式发货订单下发至供应物流部；2)

发货订单上如遇任何特殊状况,必须由营销部在“备注栏”中详细注明；3)

发货订单上的货品假如需要由皇家企业代为托运，营销部必须在正式发货订单下发时，将《货品运送告知单》一起下发至供应物流部。无论发货订单上的客户企业地址与实际收货人地址、收货人联络电话等与否一致，为了防止错误，在发货订单上，业务经理必须注明实际收货人地址、收货人、收货人联络电话等信息；4)

如货品由客户自提，营销部需向供应物流部提供客户的运送委托书复印件，或由业务经理在发货订单上注明提货人的姓名、车号等身份证明；5)

正式发货订单下发后，对于确承认以出厂的货品，营销部有责任及时地打印出对应发货订单的《送货联》至供应物流部；6)

在正式发货订单下发后，也许有内容需要修改；如修改内容较少，则由业务经理在原发货订单上修改并签名为据；如修改内容较多，则不容许在原发货订单上修改，需重新下发一份修改后的精确的发货订单，原发货订单作废；7)

对客户急需的订单，规定物流部加班的，营销部应下发一份《工作联络单》给供应物流部（供应物流部有责任同步告知生产部），写明加班日期、内容。但对于货品自提的客户，营销部应在《工作联络单》上注明车到企业的详细时间或最晚时间，以便供应物流部和生产部提前安排工作。超过最晚时间后，供应物流部和生产部可如下班。这之间所产生的所有加班费用，将会计入有关的销售人员的个人费用；2.

审核流程：(供应物流部)8)

供应物流部主管在接到正式发货订单后，根据‘制单流程’要再一次审核订单各项与否完整,最终签字确认；9)

若发货订单中任何一项不符合流程规定，供应物流部有权力将订单退回营销，并规定其重新制作发货订单；10)

对于每一份发货订单，对应的《送货联》需供应物流部主管签字确认后，方可发货。

二

发货的管理规范：1.清点、签字：（供应物流部）1)

供应物流部仓库管理员根据订单所列产品逐一配货，严格清点数量，做到每发一批货都至少有两人以上清点。供应物流部仓库管理员配货时清点一遍后签字确认；供应物流部另一人再复验一遍，并签字确认；装车时送货人（是指我企业指定托运的运送企业及其代表），或收货人（是指由客户指定的代理人）清点一遍，并签字确认，办好一切交接手续。坚决杜绝漏发、错发、多发等现象，保证每一环节都无差错；对于某些小的五金件，数量多时极易出现错数和漏数；尚有整包的型材，内包装里的详细数量也极易数错。因此规定物流部仓库管理员在碰到此类物品出货时，要具有高度的工作责任心，绝不容许把差错放出厂门！(工作成果将记入每次的“绩效考核”)2.

检查、签字：（供应物流部、生产部）1)

在外购物资入库前的检查过程中，供应物流部仓库管理员除了在《送货联》上对数量、质量根据国标进行抽检确认以外，还必须在抽检过的物资外包装上标明‘已抽检’字样。尽量防止外购物资在未来整箱出货时数量上产生差错；（工作成果记入每次“绩效考核”）2)

发货订单下发至供应物流部后，若有需要生产部进行检查的物品(如型材、双壁落水)，首先由供应物流部告知生产部进行出货检查，并提供一份发货订单。在产品出厂时，生产部质检员必须在发货清单上对产品的质量进行签字确认。3.

提货、发货：（供应物管部、营销部）1)

如遇特殊状况需供应物流部先行备货的，发货订单则必须先由营销部主管签字后，交供应物流部先行配货，待正式发货订单下发后再凭《送货联》发货。2)

自提客户过来提货时，需出示委托书等能显示身份的复印件，供应物管部在发货前先对照与营销部提供的资料（货品运送委托书，身份证明）与否一致，在获得二种身份一致的状况下，供应物流部方可发货装车。3)

供应物流部仓库管理员根据发货状况及时打印出发货清单，详细查对并通过供应物流部主管审核后，提供应营销部，发货清单明细应与发货订单内容相一致。如发现不一致，供应物流部应详细列明，并及时告知营销部，以便业务经理能与客户及时获得沟通。对于用纸箱包装和用其他外包装的物品，供应物流部必须用统一的不干胶标贴贴于物品外包装的上侧与边侧，并详细写明：收货地址、收货人、收货人联络电话；并由供应物流部的最终发货人签字确认。4.

门卫放行：1)

正常工作时间，所有发货订单货品在出厂时，门卫必须要确认供应物流部主管在《送货联》上有签字后，方可将货品放行。如遇双休日或供应物流部主管不在厂的状况下，门卫可承认当班负责人的签字后，才予以放行，事后供应物流部主管必须补齐手续。2)

此外，门卫不得以任和借口或形式，放行任何装有企业产品的车辆出厂。若由于门卫的失误所导致企业的损失，所有责任由门卫负责。三

运送和包装的管理规范（物流部、采购部、市场部客户服务部）1.

运送保证：1)

由供应物流部选择2～3家正规的、具有良好职业声誉的运送企业，包括汽运、铁运、空运、船运。由供应物流部与运送企业（尤指汽运）到达质量承诺，并出面签订正式运送协议。2)

供应物流部人员和‘皇家’所有签约的运送企业（尤指汽运）必须要到达一致，即：运送企业一定要对皇家所托运货品的完整性、安全性做出保障和承诺。3)

供应物流部在接到营销部填写的《货品运送告知单》挑选其中一家签约的运送企业，并根据装车规定，规定其在的一定期间内（3-4小时之内）派运送车到企业。4)

若由于运送企业单方面的原因，而导致供应物流部加班所产生的费用和企业因此所承受的一切损失应所有由运送企业负责。（此项应包括在运送协议内）。5)

若由于我司单方面的原因，而导致运送企业空车返回的损失，应由我司支付运送企业的空车费用。6)

供应物流部必须确认货品都准备就绪，再合理安排装载。7)

供应物流部也将根据对应的运送方式（指汽运、铁运、空运、船运），按照对应的货品运送原则对所有出厂的货品做好包装的保证和保障工作，并作《运送工作明细表登记》。2.

包装保证：1)

对运送规定高的货品（如：展会、推广会所用的门窗样品，客户所需要的门窗样品，用于检测目的的门窗样品，精致的、表面喷漆的五金配件等等），即：所有精细度高、且轻易损坏的物品，物流部都要按‘一级包装’规定的内容进行包装。‘一级包装’的目的尤其是针对铁路、航空等运送企业的粗暴搬运，重要规定包括：a.

货品的易损坏部分（如无玻璃的窗、门的框、扇部位）首先要有紧贴的汽泡塑料纸（泡的直径不不不小于两厘米）包裹，然后用胶带粘牢接口处；b.

带玻璃门窗的玻璃平面要用适合玻璃大小尺寸的泡沫板双面覆盖，然后用胶带粘牢接口处；c.

样角、样品、样窗的包装，必须注意对焊角部位和各边角用汽泡纸进行保护性包裹，一定不要暴露在外；d.

货品放入硬纸板的包装内后，纸箱的边角都要用小的泡沫块、小的泡沫板进行添补，以尽量防止物品在运送过程当中也许出现的晃动、滑动、磨擦、碰撞的现象；e.

4件如下（含4件）表面喷漆的五金件和易损坏的注塑件（不包括自身有完好包装的物件）的外层也要用汽泡塑料纸（泡的直径不小于五毫米）包裹（不少于三层），用胶带粘贴接口处后，再放置于硬纸板的包装箱内；f.

4件以上，表面喷漆的五金件和易损坏的注塑件，发货时要打成一种大箱（外面必须看起来是一种大件），防止铁路、航空运送企业的粗暴搬运也许会导致的损坏；g.

所有的硬纸板包装外先用塑料薄膜缠绕，再用打包带捆扎；h.

最终，在最外层包装的显眼处，对运送需要特殊小心的宝贵货品，要张贴注意运送的标志，即：“小心轻放”、“向上”、“请勿重压”；i.

对于落水系统需要（或不得不）委托铁路和航空运送的构件，除了在箱内的构件间必须用汽泡纸（泡的直径不不不小于两厘米）隔开外，箱外也要张贴醒目的“小心轻放”、“向上”、“请勿重压”图案标志；j.

散装型材要进行简易拼装，外包装首先要用塑料封套包裹，另一方面用硬纸壳套装，再用打包带扎好；2)

对运送规定较低的货品、客户自提、用汽车运送的货品，物流部可根据‘一级包装’的规定对应减少包裹物的层数。但绝不能忽视对易损坏部位和边角部位的包装保护。3.

其他：1)

对于运送由我企业承担的零担/拼车货品（或有些状况下的整车货品），本来型材和钢衬采用同车运送的方式将改为型材和钢衬分开运送。供应物流部人员将就此类状况，在不提高运送价格的状况下，完善和运送企业的沟通。另首先，营销部也要配合做好客户的工作。a.

让客户理解型材和钢衬分开运送的原由；b.

在货品发出后来，立即及时告知接受货品的客户，规定对方随时保持通讯的畅通；以减少货品在运送过程当中也许出现的不必要的、再多的装卸过程。2)