公文企业管理制度

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公司公文管理制度

一、目的

为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理程序,最大限度地提高工作效率,结合公司实际,特制定本制度。

二、适用范围

《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。

三、管理职责

综合管理部公司为公文管理部门,负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。

四、公文分类

公司公文按其内容性质分为5类,包括:

1.制度类公文

2.机构设立及人员任免公文

3.内部通知、通告类公文

4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文

5.会议纪要、备忘录类公文

五、权限划分

1.制度类公文代码为a,由综合管理部拟稿,分管副总经理审核,公司经理例会商量通过,公司总经理批准和签发。

2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为b,由综合管理部行政科拟稿,分管副总经理审核,公司总经理批准和签发。

3.内部通知、通告类公文代码为c,由综合管理部行政科依据相关部门的发布内容拟稿,综合管理部部长审核,由相关部门的分管副总审核、签发,综合管理部备案。

4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为d,由综合管理部依据相关部门的报送内容拟稿,由相关部门的分管副总审核,总经理审批和签发。

5.会议纪要、备忘录类公文代码为e,由综合管理部拟稿,综合管理部部长审核,总经理审批和签发。

6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。

7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需按照权限实施,并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。

六、公文格式

1.内容范式

1)制度类公文

经公司××××××会商量通过,并报董事长批准,现发布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免类公文

经公司讨论,并报上级批准(如必要),确定设立/撤销××机构,任命/免去××先生/女士为××职务,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。

1.文本格式

发文用纸为a4纸,标题小二号字,宋体加黑,正文一般为四号字,仿宋体,页边距上下左右各2cm,文件名与分隔线空1行,正文1.5倍行距,正文与文件名空1行,发文单位与正文空3行,发文日期与发文单位空1行,发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置,发文单位公章盖在发文单位正中。

2.公文编号

1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采纳按发文的时间先后挨次猎取公文编号。

2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号,并按发文的时间先后挨次猎取公文编号。

七、公文保管

全部公文原稿及其签发审批单由综合管理部指定专人负责保管,并按类别建立公文发文登记表格,进行发文登记和档案管理。发文公文登记表和作废公文登记表详见附件三、附件四。

综合管理部定期对各类外部单位收文进行分类登记和档案管理。收文登记表详见附件五。

八、本管理方法由公司综合管理部制定、执行和负责解释。

九、附件

房地产企业公文管理制度

房地产企业公文管理制度

公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本方法。

1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到准时精确、平安。同时必需严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司隐秘的平安。

2、公文的种类

(1)、确定:适用于对重要事项或者重大行动做出支配,奖惩有关部门和人员。

(2)、通知:传达公司的确定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。

(3)、通报:适用于表彰先进,批判错误,传达重要精神或状况。

(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映状况,答复上级的询问。

(5)、请示:适用于向上级恳求指示、批准。

(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。

(7)、看法:适用于对重要问题提出见解和处理方法。

(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,恳求批准和答复审批事项。

(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议状况及会议议定事项。

3、公文格式

公文一般由隐秘等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。详细处理方式是:

(1)、涉及公司隐秘的公文应当标明隐秘等级和保密期限。

(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。'请示'应当在附注处注明联系人姓名和电话。

(5)、公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并说明公文种类。

(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

(7)、公文如有附件,应当注明附件挨次和名称。

(8)、公文除'会议纪要'或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。

4、行文规章

(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。

(2)、行文应当确有必要,注意效用。

(3)、行文关系依据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(3)、公文要用国家法定计量单位。

(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最终核定盖章。

5、公文办理

(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。

6、公文的归档和管理

(1)、归档:公文办理完毕后,要依据其互相联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完好,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实状况进行催促检查。

q企业公文管理制度

第一条本公司公文,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

其次条本公司公文,实行统一管理。公文的管理,要做到规范、精确、准时、平安。行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。

第三条各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必需严守机密,不准任凭向他人泄露。

第四条公文保密等级分为:绝密、机密、隐秘三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印肯定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按批阅人数打印,阅完后由起草人收回来档。隐秘文件由阅文人妥当保管。

文件机密级数,由发文单位的主管领导依据文件内容确定。

第五条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第六条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

草拟公文应留意以下事项:

(一)内容要符合和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

(二)反映状况要客观,实事求是。

(三)文字要精确、精炼,条理要清晰,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。

(四)人、地、物名、引文准时间要详细、精确。

第七条各级领导对送来的公文要准时阅批,急件的,当天批复;一般文件的,三天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应认真仔细,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署详细看法的,要明确、详细。

第九条公司全部发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的,还应附批复件。

第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后,应先做好归类、登记,然后依据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由总裁办收回来档。

第十一条全部文件发放,肯定要有登记、签收手续。

第十二条公司发文,肯定要由总裁办统一编号:

(一)以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;

(二)公司总支发文,用××字(××年)××号;

(三)以工会、共青团、妇联名义发文,用××政字(××年)××号;

(四)公司监事会发文,用××监字(××年)××号;

(五)董事局发文,用××董字(×