财务管理内部控制采购业务内控手册

{财务管理内部控制}采购业务内控手册

五、物资需求申请流程图六、有关制度及具体内容1、物资请购审批流程按《采购申请业务OA系统审批流程》进行审批七、有关表单1、物资采购申请单物资采购申请单申请时间流水号物资采购类别申请采购部门经办人物资名称规格型号申请采购数量单位预计单价预计金额备注物资采购用途预计金额累计￥：申请部门主管意见：部门主管：申请部门负责人意见：部门负责人：资产管理部主管意见：主管副总裁：资产管理部意见：资产管理部：集团公司总裁意见：总裁：监察室主任意见：监察室主任：集团公司董事长意见：董事长：八、业务实施中碰到的问题1、没有审批完毕的物资需求申请单供应部将不予采购，但是部分工程材料及生产零配件因突发性强，为确保工程或生产的顺利进行不得不提前采购，需求申请单后补。九、优化流程建议1、建议明确急需物资申请采购流程3.2供应商管理一、业务目的目的目的1标1二、业务风险11三、岗位职责主管、副总裁：对供应商资质信誉状况的真实性及正当性进行审查采购部负责人：对供应商所提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件等进行实时管理和考核评价采购员：对供应商资质信誉等信息进行整顿、归档四、流程描述1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家1.1使用部门根据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，确保采购物资的精确1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家1.2采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价1.3采购员完毕询比价将询比价材料上交部门负责人审核1.3采购员1.3采购员完毕询比价将询比价材料上交部门负责人审核价资料交由部门负责人审核五、供应商管理流程图六、有关制度及具体内容1、供应商必须在合格供应商名录进行选择，坚持先厂家后裔理、先附近后周边、先星高级后星低档的原则2、大宗原材料及成品件供应商本着先厂家后经销商的原则3、对属于生产厂家的供应商，参考外委供应商的选择程序进行甄选4、采购供应部根据评定成果建立《合格供应商名册》，有关业务部门按此名册执行采购作业5、未列入《合格供应商名册》的，原则上不允许采购其产品6、临时授权供应商。因交货迫切或采购困难，以及其它特殊因素，由有关业务部门提交《临时供应商授权申请书》，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成为临时供应商，但不登入《合格供应商名册》七、有关表单1、询价单2、供方评定统计表

此报价将作为最后报价，参加本批次物资或者设备的合同评审，请谨慎考虑!(甘肃大禹节水集团股份有限公司供应部)询价函您好：我公司拟订购贵公司配件一批，但愿贵公司本着合作、共赢、互利互惠的原则，对下列物资报出最后价格，望合作成功，顺祝商祺!项次物料名称规格/型号性能指标及技术参数单位数量单价（元）总价（元）备注1234供应商名称:业务联系人:需方联系人：供应商电话:手机供应商传真:需方电话：供应商地址:与否含运费含不含需方传真：报价使用期与否含税含不含税率发票类型付款方式：月结天结货到付款交货方式送货上门自提托运交货周期注：以上供应商信息，请务必全填，并切记签字、盖章后回传我公司。报价单位盖章：法人(签字)：供方评定统计表编号：No.质量能力评价供方名称地址电话联系人我司重要的采购产品：供应部签名：日期：（1）对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其它证明材料（共页）：（2）新供方（）老供方（）（3）结论技术质量部签名：日期：使用状况：销售公司签名：日期：评定结论（与否列入合格供方名录）管理者代表签名：日期：年度复评统计年度与否继续列入合格供方名录同意时间年度同意时间年度同意时间3.3采购合同订立一、业务目的目的目的1标1明确双方的权利、义务和违约责任等状况（涉及支付金额、结算方式，供应商按照商定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）目的2精确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限订立采购合同二、业务风险三、岗位职责主管、副总裁：拟定对的的采购方式，并核查该供应商资质信誉与否达成规定采购部负责人：负责审核合同内容中与否存在疏漏、欺诈，合同中所示物资有关技术规定与否精确，交换及付款方式及周期与否合理采购员：起草合同，明确合同中物资验收原则，交由法务部核查四、流程描述1.1使用部门根据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，确保采购物资的精确性1.2采购员对所需物资市场进行调查1.21.2采购员对所需物资市场进行调查1.3采购员完毕询比价后将询比价材料上交部门负责人审核，审核通过后采购员选择最优性价比厂家订立采购合同1.4合同订立完毕后交由部门负责人及法务部审核1.4采购员将起草好的合同交由部门负责人及法务部对1.4合同订立完毕后交由部门负责人及法务部审核五、合同订立流程图六、有关制度及具体内容1、合同编号由（子）分公司名称+合同类型+物资类别+合同流水号构成。2、但凡订立原辅料，工程外购材料，生产设备配品、配件，包装物及劳保办公用品，设备等采购合同时，集团公司及各子（分)公司供应部必须规定合格供应商提供下列材料：（1）营业执照、组织构造代码证、税（国、地）务登记证及公司其它资质证件等基本信息资料。（2）采购国家规定必须有生产许可制度的物资时，需方规定合格供应商必须提供管物资生产厂商的生产许可证或经销商的经营许可证。（3）对于大宗物资采购必须规定合格供应商提供生产厂商产品检查报告（公司自检、省级检查、行业/国家检查）检测的质量检查报告一份。七、有关表单1、产品采购合同2、招标采购公示3、招投标记录表产品采购合同甲方：（需方）合同编号：DY-AA-B---乙方：（供方）订立地点：甲、乙双方根据国家有关法律法规，通过平等协商，就乙方在合约期内为甲方供应产品，达成以下合同：一、产品名称、规格/型号、等级/牌号、单位、数量、金额订立时间：年月日产品名称规格/型号承压单位数量单价(元）总金额（元）备注累计人民币金额（大写）：(小写）¥：（乙方开具发票）二、质量原则及验收方式：根据国标___________原则进行验收！随货带本批次管件检查报告，每批次成交的产品在订立采购合同后供应到甲方后甲方随机抽样检查确认。不符合对应原则的产品，损失全部由乙方承当。乙方每批次产品必须随车附带（公司、省级或行业出具的检查报告）产品检查报告一份交由甲方（提供的检查报告应与提供的原则相符合）。若产品出现质量纠纷，双方协商不成时交由甲方所在地质量监督部门进行鉴定。三、交付方式及运费承当：乙方负责配送至甲方单位，运费由乙方承当。四、包装原则及包装物的解决：1、包装规定：纸箱包装、包装完好无损。2、包装物的解决：（1）回收（）（2）不回收（√）。五、结算方式及期限：甲乙双方订立合同后，乙方组织发货并将货品送至甲方公司（甘肃省肃州区解放路290号），同时在7个工作日内将发票寄至甲方公司挂账，甲方在收到货品验收合格并收到发票后三个月（节假日顺延）内一次性支付乙方全部货款。六、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件。七、违约责任：1、甲、乙双方未能推行合同商定义务的，违约方应承当对应的违约责任。守约方有权规定违约方支付合同违约金，违约金为合同总金额的1%；2、乙方不准时发货，每迟交货一天承当合同总金额百分之一的违约金。若发生质量问题，乙方负责退货并承当全部损失。八、合同纠纷的解决方式：因合同产生争议，甲、乙双方应本着合作的精神和谐协商解决，若协商不成提交由合同订立所在地法院裁决。九、合同其它事宜：1、本合同自甲、乙双方授权代表人签字或加盖公章之日起生效，至双方全部推行完各自责任后终止；2、本合同未尽事宜，甲、乙双方和谐协商解决，并可另行订立补充合同，本合同的补充合同及合同附件是本合同不可分割的构成部分，与本合同含有同等的法律效力。甲方（盖章）乙方(盖章）法定代表人签字法定代表人签字委托代理人签字委托代理人签字地址地址电话电话传真传真邮编邮编开户银行及账号开户银行及账号甘肃大禹节水集团股份有限公司年度物资招标采购公示甘肃大禹节水集团股份有限公司年度物资招标采购以公开招标、竞争性谈判进行，真诚欢迎符合条件的厂商前来参加本次招投标。本次公开招标采购物资重要分为三大类：B类（紧固件（螺丝、丝杆）、工程PVC、PE管配件（人饮、浇灌）、温室节水器材及配件、阀门（闸阀、蝶阀、球阀、电磁阀、排气阀、逆止阀）、铁件（钢弯、法兰、伸缩节/柔性接头）、水表（智能水表、法兰水表、丝扣水表）、PVC胶水、PVC球阀、电机及水泵等）；C类（生产设备配品（滴管设备、注塑设备、PVC设备）、过滤器设备（2寸/3寸/4寸）、电器、工具、皮带（三角带、同时带、传送带）、轴承及密封件、油漆、钢材、封头及压盖等）；D类（包装物资（收缩膜/缠绕膜、瓦楞纸/收卷盘、合格证、统计本、纸筒、纸箱）、托盘、劳保、办公耗材、办公用品）共31个标段。具体物资类别及标段状况详情以下：一、B类（工程PVC、PE管配件、铁件、水泵、电机及水泵等1.招标编号：DYCG--B-01～132.项目名称：工程PVC、PE管配件、铁件、阀门。（具体内容见招标文献）3.投标厂商基本规定：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，含有独立法人资格，获得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产公司或代理商；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的产品规格型号；（4）信誉状况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它规定：参加投标的公司或代理商，请携带有效的法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等有关证件复印件，复印件加盖红色公章。4.报名时间：5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、乔源电话：0937-传真：0937-邮箱：网络报名：网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：必联网：中国国际招标网：中国采购与招标网：6.投标使用期：此招标公示长效三、C类（生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材等）1.招标编号：DYCG--C-01～112.项目名称：生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材。（具体内容见招标文献）3.投标厂商基本规定：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，含有独立法人资格，获得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产公司；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；（4）信誉状况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它规定：参加投标的公司或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等有关证件复印件，复印件加盖红色公章。4.报名时间：5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、王立电话：0937-传真：0937-邮箱：（2）网络报名：网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：必联网：中国国际招标网：中国采购与招标网：6.投标使用期：此招标公示长效四、D类（包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品等）1.招标编号：DYCG--D-01～092.项目名称：包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品。（具体内容见招标文献）3.投标厂商基本规定：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，含有独立法人资格，获得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产公司；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；（4）信誉状况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其它规定：参加投标的公司或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等有关证件复印件，复印件加盖红色公章。4.报名时间：5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、刘勐玮电话：0937-传真：0937-邮箱：（2）网络报名：网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：中国国际招标网：必联网：中国采购与招标网：6.投标使用期：此招标公示长效五、中标告知及确保金的缴纳报价最低不是中标的唯一条件。经评标审查，投标人资格审查合格，推行能力强，报价对买方最有利，能提供最佳的服务，产品质量好、信誉好，招标人将把中标告知书授予最佳投标人。评定成果经公示7个工作日无异议后，招标人将以书面形式发出《中标告知书》，《中标告知书》一经发出即发生法律效力。本次投标确保金至：单位：甘肃大禹节水集团股份有限公司账户：建行酒泉分行营业室账号：注：往年中标厂商可将保质金结转过来，若本年度投标厂商名称有所变更的，请前来甘肃大禹节水集团股份有限公司财务部确认。本次招标本着公开、公正、公平竞争的原则，通过招标选择信誉度较高、性价比较高、服务较好的合作伙伴为目的。招标报名整个过程设有监督电话，若有徇私舞弊能够及时电话举报。监督电话：副总裁：仇总采购主管：赵总采购部长：杨林文甘肃大禹节水集团股份有限公司年月日年招标投记录表序号类别招标编号及标段重要内容拟投标厂商名称联系方式厂商所在地投标确保金标书款结转财务确认备注A类小计1A类DYCG-A--01CPE-135A2A类DYCG-A—02ACR3A类DYCG-A—03低铅、钙锌稳定剂4A类DYCG-A—04炭黑5A类DYCG-A—05色母6A类DYCG-A—06PPAB类小计1B类DYCG--B-01螺栓2B类DYCG--B-02PVC农用管件3B类DYCG--B-03PVC给水管件4B类DYCG--B-04PE农用管件5B类DYCG--B-05PE给水用管件6B类DYCG--B-06温室器材及配件7B类DYCG--B-07阀门8B类DYCG--B-08铁件9B类DYCG--B-09水表10B类DYCG--B-10PVC球阀11B类DYCG--B-11电机及水泵C类小计1C类DYCG--C-01PVC/PE设备配件2C类DYCG--C-02过滤材料3C类DYCG--C-03电器材料4C类DYCG--C-04工具软管5C类DYCG--C-05滴灌线配件6C类DYCG--C-06钢材7C类DYCG--C-07封头压盖8C类DYCG--C-08轴承D类小计1D类DYCG--D-01收缩膜、缠绕膜2D类DYCG--D-02收卷盘/瓦楞纸/纸箱3D类DYCG--D-03合格证4D类DYCG--D-04统计本5D类DYCG--D-05纸筒6D类DYCG--D-06劳保7D类DYCG--D-07办公耗材8D类DYCG--D-08办公用品八、业务实施中碰到的问题1、合同评审流程较长，有些急需物资由于流程较长问题造成不能准时到货，部分节点对采购内容及状况并不理解，不需要进行合同评审。2、管材、管件类招标供应商应提供第三方检查报告及合格证，涉及人饮管材、管件应含有对应卫生许可批件九、优化流程建议1、建议简化合同评审流程，增加采购效率3.4采购实施阶段3.4.1货款支付审批一、业务目的目的目的1标1按照采购合同规定的付款方式付款目的2对于赊欠物资欠款应及时支付，避免公司信誉受损1二、业务风险1三、岗位职责主管、副总裁：负责审核资金审批单，对付款方式进行严格把关采购部负责人：负责对付款方式及金额进行严格控制采购员：严格按照合同规定发起资金审批，并定时上报资金计划四、流程描述1.1采购员根据合同中规定的付款方式发起资金审批1.2部门负责人根据合同中规定的付款方式对资金进行审核1.3财务根据资金计划及与否有急需物资准时1.3财务根据资金计划及与否有急需物资准时付款五、采购实施阶段流程图六、有关制度及具体内容1、产品购销资金审批单按照OA系统中规定的模板发起审核七、有关表单1、资金审批单（酒泉）资金支付计划编制部门：供应部编制日期：序号供方公司名称货品名称支付金额（元）经办人备注123累计部门主管：部门领导：报表人：八、业务实施中碰到的问题1、每七天上报的资金计划财务部不能准时支付，部分供应商赊欠时间长达六个月甚至一年，影响公司信誉，造成在价格谈判中处在被动九、优化流程建议3.4.2材料验收入库一、业务目的目的目的1标1明确采购物资的验收原则目的2对于验收中存在的异常状况，有关机构应当查明因素并及时解决二、业务风险三、岗位职责主管、副总裁：负责对验收中存在的问题进行协调解决采购部负责人：负责明确采购物资的验收原则采购员：按照实发数量配合资产、质量或使用部门做好物资验收并录入NC。四、流程描述1.3采购员对采购物资进行跟踪到货，到货后由质量部、使用部门、资产管理部进行质量数量验收，验收合格后NC录入单据1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合格检查报告，采购员与供应商协调退换货五、采购实施阶段流程图5.1大宗原辅料、零星物资材料验收5.2直发工地材料验收5.4质量异议及退换货解决六、有关制度及具体内容1、根据公司质量管理体系文献中的《采购控制程序》、《监视和测量装置控制程序》、《不合格品控制程序》规定，为进一步规范公司外购、外协产品质量符合原则规定，方便维护公司的整体品牌形象，特制订《外购、外协产品质量控制管理方法》七、有关表单1、材料确认单2、退换货记录表材料确认单供货单位：年月日材料名称规格型号单位数量单价金额备注累计（大写）：¥（小写）质量及数量意见反馈：收货人签字：收货日期：退换货记录表单位名称：年月日退换货日期品名规格牌号等级数量提货库房名称提货人姓名：提货单位联系人：提货人电话：提货单位联系电话：提货人身份证号：其它须阐明事项：经办人（签字）：八、业务实施中碰到的问题1、原辅料部分性能指标无法检测，出现质量问题无法辨别究竟是原辅料性能问题还是加工工艺问题九、优化流程建议3.4.3发票核销、报账一、业务目的目的目的1标1规范发票报销流程，确保发票的真实性、正当性和有效性二、业务风险11三、岗位职责主管、副总裁：负责审核发票报销中附件与否完整，发票与否真实有效采购部负责人：负责审核发票报销中附件与否完整，发票与否真实有效采购员：根据发票清单提供相对应的入库单、合同、设备验收单等附件，交由财务部审核四、流程描述1.1采购员整顿发票相对应附件1.1采购员与供应商核对账务后，将整顿1.1采购员整顿发票相对应附件1.21.2财务部审核发票及附件1.2财务部负责对发票真实性、正当性、有效性及有关附件与否精确齐全进行审核，审核完毕后交由供应部负责人进行审核1.3采购部负责人对发票附件与否齐全，价格与否合理，报账金额与否真实、精确进行审核，审核完毕后交还财务部进行账务解决。五、采购实施阶段流程图六、有关制度及具体内容1、物资采购发票报销时必须附有入库单，且入库单的内容要与发票内容完全一致，否则不予报销2、采购的物资直接发往工地的，在报销发票时必须附有工地的收货确认函，工地收到的货品名称数量要与发票上的货品名称数量完全一致，否则不予报销3、采购发票统一由财务部材料会计登记接受，负责发票审核报销并核对往来账务，集团采购物资的发票由集团材料会计负责报销，各子分公司采购物资的发票交由各子分公司财务部材料会计负责报销4、经办人离职时要报请经办的全部经济业务，并对未了事项全方面移交，由移交后的经办人继续办理未了事项，经办人未报清账务而离职的有接交人负责报销，未交接的由部门负责人负责报销七、有关表单1、发票签收记录表____年发票签收记录表序号开票单位票号物资名称增（普）票金额供应部签收人及日期财务部签收人及日期八、业务实施中碰到的问题1、水电工程公司采购发票报销审核流程需项目经理签字，但由于项目经理经常不在公司，造成发票上账工作严重滞后九、优化流程建议1、建议水电工程公司发票流程去除项目经理签字，与其它各分公司流程保持一致3.5采购合同管理3.5.1采购合同追踪一、业务目的目的目的1根据合同中的拟定的重要条款跟踪合同推行状况，对有可能影响生产的或工程进度的异常状况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采用必要方法，确保需求物资的及时供应二、业务风险三、岗位职责主管、副总裁：负责对合同追踪过程中合同执行状况等进