日常公文写作及行文规范

2018日常公文写作及行文规范

目录公文的分类1日常行文格式2常用的几种文体3一、公文的分类广义狭义广义的公文是指：通用公文和专用公文。通用公文是指党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文。专用公文是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。

狭义01命令02决定03公告04通告05通知06通报

狭义07议案08报告09请示10批复11意见12函13会议纪要

二、公文格式一般分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分割线以上的称为版头。公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分成为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版头版头主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。我们平时主要涉及到的一个是联合行文，一个是发文字号、一个是签发人。联合行文联合行文如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前；“文件”二字应置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布（见范例）。在排列的时候，由于机关名称长短不同，要注意美观，发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整，字体不变为小标宋体，字体大小为（18毫米*12毫米）。发文字号发文字号。由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字居中排布（见标样一）；上行文发文字号居左空1字编排（见标样二）。发文字号之下4毫米处居中印一条与版心等宽的红色分割线（见标样一）。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字（见标样二）。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行，并使红色分隔线与之的距离为4毫米。主体主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等内容。标题（一）标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或者菱形。批转或转发的文件，标题一般不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日。如机关过多或名称过长与日期无法排在同一行，圆括号只括年、月、日，不括机关名称。正文（二）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明（三）附件说明。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXXX”），附件顺序号后用小圆点；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名（四）发文机关署名。如需标注发文机关署名，应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。成文日期（五）成文日期。成文日期以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期与正文最后一行文字间隔四行距离，成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章（六）印章1.加盖印章的公文。单一机关行文时，不署名发文机关署名，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压成文日期。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，每排最多排三个印章，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。特殊情况处理。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。附件（七）附件。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字；有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。页码页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文行文准则一般情况下不越级行文；准确认定主送机关和抄送机关；联合行文的机关之间，级别应该相同或相近；同级别的所属部门之间不能联合发文；一般不应向上级机关负责人个人直接报送公文；不得向上级机关负责人多头报送公文。请示

一般包括标题、正文和结尾三部分。标题主要写明所需请示的问题，即事由，再加“请示”二字。正文，一般分两大层次。第一大层次，写“为什么要请示”，请示的原因，背景，也就是请示的依据、出发点和目的。第二大层次，主要写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一管到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。常用的几种文体

注意事项：1、要准确理解“请示”的行文对象。行文对象必须是自己的上级机关，即与自己有领导和指导关系的直属上级。2、要把握“请示”的内在逻辑。不论文字长短，内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。3、“香烧一股，敬佛一尊”。香烧一股，就是说写请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一的进行处理。敬佛一尊，就是说请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办单位与协办单位相互推诿、扯皮。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。函在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关公文法规的规定，“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容作用上看，包括：1、申请函。即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。2、商洽函。即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。3、询问函。上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。4、答复函。上级答复下级询问、平级互相答复事项及审批答复时使用的函。5、告知函。平级或不相隶属单位之间相互通知事情使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。“函”的内容结构一般由以下几个部分组成：1、标题。主要有“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”。2、正文。一般有两个层次，一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。二是申请、商洽、回复的具体事项。3、结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批”、“同意否，望请复函”；答复函一般可写“特此复函”。

（3）通知。这是我们日常工作中都会用到的一种文体，通知适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。具体表现为以下三点：1、发布性。即用来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文。2、指示性。用来通知发布下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，一般是以机关办公部门名义行文，我们日常用的较少。3、中转性。即指用于批准下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。发布性通知1、发布性通知，主要包括：标题：通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成。正文：包括两层内容，一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。结尾：或是要求下级反馈贯彻执行的情况，或者是宣布法规及规章的时效，一般用“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”等。2、指示性通知，由于我们的使用频率较低，我在这里就不再做过多的介绍。3、转发性通知。标题：通常由转发文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，比如我们汝州财政局关于转发河南省财政厅关于转发财政部XXX的通知的通知的通知，对于这类情况，为了防止重叠和烦琐，按照惯例，可以省略中间层次，和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。比如汝州市财政局关于转发财政部XXX的通知，为了弥补变通后可能出现的遗憾，应把删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接省财政厅于x月x日发来财政部关于XX的通知，现转发给你们。。。。。”正文：一般此类通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度，二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性，最后就是提出贯彻执行的希望和要求，这层内容可视情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段。结尾：要写明本通知的制发日期，并加盖公章。注意点：1、要讲求实效，切忌滥发通知。通知的目的在于指导和推进工作的深入开展，因此，要特别注意