医院员工档案管理制度

医院员工档案管理制度一、医院员工档案管理制度的目的和依据为规范医院员工档案的建设和管理，以保证档案的真实、完整、准确、保密和便于利用，制定本制度。本制度依据《档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国劳动法》、《人事档案管理办法》、《人事档案管理规定》等法律法规制定，并参照有关文件和标准制定。二、适用范围本制度适用于本医院所有职工档案的建设、归档、整理、管理和利用。三、档案的定义、种类和管理内容1、档案的定义指为对医院职工进行全面、系统、历史性记录，以供人们查找、使用和研究的一种综合化的资料载体，包括人事档案、业务档案、科研档案、财务档案和其他档案。2、档案的种类及管理内容（1）人事档案人事档案是反映一名职工在本医院工作及个人情况的各种资料的综合总称。主要内容包括：招聘、录用、聘用、调动、升迁、退休、离退休、离职、降职、辞职、取消聘用、开除、评优评奖、考核、培训等人事管理方面的资料。（2）业务档案业务档案是反映职工在医院从事业务工作的各种资料的综合总称。主要内容包括：业绩、技能、职业证书、业务鉴定、科技成果、发表论文等。（3）科研档案科研档案是反映职工在科研领域进行科学研究的各种资料的综合总称。主要内容包括：研究计划、论文、专著、专利、科研经费管理、科研成果转化等。（4）财务档案财务档案是反映本医院职工有关工资、津贴、补助、奖励、扣罚、个人所得税、社会保险等涉及财务方面的资料的综合总称。（5）其他档案其他档案是反映职工其他事项涉及的各种资料的综合总称。包括：家庭情况、医疗状况、考察情况、个人爱好等。四、档案管理的责任主体和职责1、医院负责制定并实施本制度，对医院职工档案建设与管理工作进行监督、检查和指导，并将档案工作列入医院年度工作计划和总收支决算项。2、人事处负责审批和管理人事档案的建设和使用工作；财务处负责审批和管理财务档案建设和使用工作；科研处负责审批和管理科研档案建设和使用工作；质控部门负责审批和管理各项质控档案的建设和使用工作。3、所有部门主管均应对本部门的职工档案进行管理，保证档案的真实、完整、准确、保密和便于查找和利用，负责档案的移交、归档和整理工作，并及时上报到人事处。4、医院各职能部门为了便于查找和利用，只在本部门内部使用某部分档案或个别资料时，应当在档案记录本上登记使用情况，并在使用完成后及时归还档案管理部门；如需要转借部门外人员使用时，必须经所在部门负责人同意并记录档案的转借情况。5、人事处负责定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题进行督促，并作为加强各部门档案管理的依据。五、档案的保管和利用1、档案保管所有档案必须使用封面、封底和档案袋或档案盒加以保护，严禁裸档或缺页，保证档案的安全、有序和完整，防止损坏、灰尘、潮气、虫蛀等影响档案的保存。医院要对档案室和档案库的防火、防盗、防水、防潮、防震等硬件设施进行维护和升级，以保证档案的安全。档案袋、档案盒必须注明档案的名称、编号、存放时间和责任人等，规范存放，避免混乱。严禁将档案拿回家中或携带外出。2、档案利用医院在遵守保密法规的前提下，实行档案的制度化利用，鼓励档案的共享、交流和利用；在档案利用过程中要依法依规进行，并保证职工的隐私和保密性。同时，医院倡导信息化管理，支持尽可能多的线上档案查询，为医院职工生产与管理提供更便捷的服务。六、档案的鉴定和整理1、档案鉴定在档案过期、职工档案全部归档、档案整理和修缮前等情况下，要进行档案鉴定。经过鉴定，符合保留条件的，应予以保留；不符合保留条件的，应依据法定程序予以销毁。2、档案整理医院要依据档案管理规定，对档案进行定期整理，筛选冗余、失效的档案归档；档案污损、古老的档案进行修缮，严格杜绝篡改、损坏职工档案的行为发生。七、附则1、涉及保密或机密的档案，应当按照国家对此类档案的保密规定执行。2、迎低碳、绿色、环保的创新理念，本制度规定的所有档案记录都应当优先考虑电子版本的备案，原纸档案如有短时间内不便于电子