如何开好会议1

如何開好會議邵塗盛主講2011.03會議是什麼會議是三人或三人以上(其中一位為主持人)為發揮特定功能而進行面對面的多向溝通會議的功能及目的提供資訊蒐集資訊達成共識解決問題宣導理念培養訓練無效果的會議是怎樣的情況會而不議議而不決決而不行行而不查會議為什麼沒有效果一、會議前準備工作失敗二、會議進行中失去控制三、會議結束後沒有跟進一、會議前準備工作失敗1.欠缺明確的會議目標2.會議議程安排不當3.邀請參與會議人選不當4.會議時間安排不當5.會議地點安排不當一、會議前準備工作失敗6.會議地點設備欠佳7.開會通知時間不當8.開會通知內容不詳9.開會資料不完整二、會議進行中失去控制1.會議不準時開始2.與會人員從事交誼活動3.外界之干擾4.主席離題5.與會者離題二、會議進行中失去控制6.會議資料不充足7.閒雜人員留在會場8.少數人壟斷會議9.與會者表述不清10.與會者私下交談二、會議進行中失去控制11.與會者參與度不夠12.與會者之間爭論13.與會者和主席爭論14.會議時間超時過長15.主席未能總結會議三、會議結束後沒有跟進1.欠缺詳細會議紀錄2.沒有指定工作小組落實任務3.與會者因不滿而未能配合4.沒有跟進決議事項執行情況5.沒有檢討執行情況之成敗會議成功的關鍵一、人二、事三、時四、地五、物一、人---參與開會的人1.主席2.與會者1.主席應有的能力與特質思考清晰敏銳善於言詞表達良好的分析能力公正對事不對人的態度具有耐性沉著並自我約束具有幽默感機智應對問題能謀又能斷2.與會者與會議目標執行有相關的單位或人對會議目標達成有影響力的單位或人因會議目標達成而獲得益處的單位或人理想與會人數以五–七人為宜二、事---開會要討論的事1會議主題與目標2.會議議程1.會議主題與目標之設定會議主題應明確會議目標須切合實際且有達成的可能會議目標須表明的是『應達成什麼』，而非『應做什麼』會議目標必須是具體且可衡量的2.會議議程之擬定

議程內容包含議案名稱與順序議案順序應依輕重緩急之考慮來安排每一議案應標明預估時間三、時---會議時間之選擇應事先協調，綜合考慮主席及其他與會者方便出席之時間開會時間應明定開始及結束時間並嚴格遵守開會時間長短應依議案而定，不宜過短或過長四、地---會議地點之選擇考慮會議之重要程度考慮與會者方便考慮出席人數多寡避免干擾考慮場所舒適如座位、照明、通風會議場地的佈置五、物---會議準備的物品開會通知書及議程表會議資料必要的視聽設備如麥克風、投影、屏幕會議紀錄如何順利進行會議1.準時開會及確保與會者準時到會2.針對議題精要地重點陳述事實、問題3.運用視聽器材提供詳細資料佐證4.發問---引導與會者發表意見5.傾聽---提煉出解決方案6.形成共識並總結7.指定工作小組並明確目標與進度8.約定下次開會時間追蹤成果如何掌控會議中的問題情況◎與會者認識問題不清◎與會者發言離題◎與會者分心◎與會者表述不清◎與會者間交頭接耳◎與會者間爭論◎與會者發言冗長◎與會者欠缺熱心參與◎外界干擾◎少數人壟斷會議◎與會者和主席爭論◎主席離題總結會議與追蹤結果一.總結會議二.會議成效評估與完善紀錄三.追蹤結果一.總結會議再次說明會議主題與目標總結會議討論之結果與共識感謝與會者之參與及努力訂定下次會議之主題與時間二.會議成效評估與完善紀錄整理與會者發言及結論，完善紀錄並及時送交與會人員自我評估此次會