人员档案管理制度

人员档案管理制度人员档案管理制度

一、总则

为落实企业人力资源管理工作，规范人员档案的建立、保存和利用，提高人员档案管理的规范化和科学化水平，便于对人员的选拔、使用、培训和评价，特制定本制度。

二、档案的建立

1.人员档案的范围：

（1）全体员工的入职申请表、身份证明、学历证明、工作经历证明等个人基本信息材料。

（2）全体员工的培训记录、考核评价、奖惩记录等个人职业发展材料。

（3）全体员工的绩效考核、薪酬调整、职务变动等个人职业发展材料。

（4）全体员工的离职申请、离职手续等个人离职材料。

2.建立和维护档案：

（1）人力资源部门负责建立和维护人员档案，并负责档案的保存和利用工作。

（2）入职时人力资源部门根据员工提交的相关材料建立档案，包括个人基本信息、学历证明、工作经历证明等。

（3）员工的培训记录、考核评价、奖惩记录等需要定期更新，人力资源部门负责更新档案。

（4）员工离职时，人力资源部门负责收集和保存离职材料，并进行档案的封存。

三、档案的保存

1.档案的存放处

（1）人员档案需要妥善保存并定期检查。人力资源部门负责将档案存放在专门的档案室，并做好保密措施。

（2）档案室需要定期检查保管环境和设施，确保档案的安全保存。

2.档案的分类

（1）按公司内部部门或岗位分类存放，便于查询和利用。

（2）活动档案和不活动档案分开存放，确保活动档案及时更新，不活动档案及时封存并进行备份存档。

3.档案的保密

（1）人员档案涉及员工的个人信息和公司保密信息，严禁向外泄露。

（2）人力资源部门需要对档案的查阅进行授权，并做好查阅记录，保证档案的安全性。

四、档案的利用

1.档案的查询

（1）员工有权查询和复印自己的个人档案，但需要提前向人力资源部门申请，并填写相关申请表。

（2）部门经理和人力资源部门经理有权查询和复制所属员工的相关档案，但需要提前向人力资源部门申请，并填写相关申请表。

2.档案的利用

（1）人力资源部门在进行员工选拔、培训、考核等工作时，需要查阅和利用档案。

（2）公司内部其他部门在员工调动、晋升、离职等工作时，可以向人力资源部门申请查阅相关档案，但需要保证信息的安全和保密。

（3）公司领导层在制定人力资源战略和决策时，可以向人力资源部门申请查阅和利用相关档案。

五、档案的销毁

1.档案的年限

（1）人员档案的保存年限根据相关法律法规和公司规定执行。

（2）不活动档案的封存时间为5年，活动档案每年进行一次归档。

2.档案的销毁

（1）人员档案达到销毁年限后，由人力资源部门负责进行销毁，并进行相应的销毁记录。

（2）销毁过程需要有专门的人员进行，并进行相关的证明，并进行备份存档。

六、附则

本制度自发布之日起实施，并由人力资源部门负责解释和修订。人员档案管理制度是企业重要的管理制度之一，它的建立和规范实施对于企业的人力资源管理具有重要的意义。在这个制度中，本文将进一步阐述档案的建立、保存、利用和销毁等方面的内容，以促进企业人员档案管理的规范化和科学化水平。

档案的建立是人员档案管理的基础。在人力资源部门负责建立和维护人员档案的过程中，首先需要收集员工的入职申请表、身份证明、学历证明、工作经历证明等个人基本信息材料。这些材料将成为一个员工档案的基础，用于记录员工的个人资料和履历。同时，员工的培训记录、考核评价、奖惩记录等个人职业发展材料也需要在档案中定期更新，以便于全面了解员工的发展情况，并为员工的职业发展提供依据。此外，离职材料也需要收集和保存，以便于处理员工离职手续和保留离职档案。

档案的保存是保证档案信息安全和完整性的关键环节。根据人员档案的重要性，档案需要妥善保存并定期检查。人力资源部门负责将档案存放在专门的档案室，并做好相应的保密措施，确保档案的安全。为了便于档案的查询和利用，档案室应当按照公司内部部门或岗位分类存放档案，同时还需将活动档案和不活动档案分开存放，确保活动档案及时更新，不活动档案及时封存并备份存档。另外，为了保证档案的安全性，人力资源部门需要授权档案的查阅人员并进行查阅记录，防止档案信息的泄露。

档案的利用是提高人员档案管理效能的重要环节。人力资源部门在进行员工选拔、培训、考核等工作时，需要查阅和利用档案，以便于更加全面客观地评估员工的能力和发展潜力。同时，公司内部其他部门在员工调动、晋升、离职等工作时，也可以向人力资源部门申请查阅相关档案，以便于做出更加科学合理的决策。而对于公司领导层来说，他们可以向人力资源部门申请查阅和利用相关档案来制定人力资源战略和决策。总之，档案的充分利用将提高企业对人员的管理水平，促进人力资源的合理配置和发展。

档案的销毁是保障档案管理质量的必要环节。根据相关法律法规和公司规定，人员档案的保存年限需要严格执行。一旦档案达到销毁年限，人力资源部门负责对档案进行销毁，并进行相应的销毁记录。销毁过程需要有专门的人员进行，以确保档案信息的安全性和完整性。同时，为了防止档案的丢失或损坏，销毁前还需要进行相应的备份存档，以便于日后需要进行档案查询和利用。

综上所述，人员档案管理制度的建立和规范实施对于企业的人力资源管理具有重要的意义。通过建立完善的档案建立、保存、利用和销毁机制，可以提高人员档案管理的规范化和科学化水平，便于对人员的选