档案数字化加工项目招标文件

PAGE23档案数字化加工项目招标文件采购编号：项目名称：二○一六年十一月十八日第一章投标邀请函AA市政府采购中心就AA市中级人民法院档案数字化加工项目进行公开招标，欢迎有服务能力且资质符合要求的供应商参加。1.项目名称：档案数字化加工2．项目编号：市采公字[2016]090号3．项目概况：档案数字化是人民法院信息化建设的重要组成部分，是实现法院内部专网调阅电子卷宗的重要前提和基础，是促进司法公开和司法便民的重要举措。为了落实最高院和省院关于人民法院档案数字化工作的具体要求，将AA市中级人民法院建国以来至2016年以前所形成的所有库藏档案进行数字化加工处理，以实现档案管理的网络化、数字化，增强档案业务部门的服务管理水平、提高效率，促进档案信息资源的深度应用。预算*******元。4．资质要求：4.1在中国境内注册、能独立承担民事责任的单位；4.2具有合法有效的法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证；4.3具有自主研发的档案数字化相关系统软件计算机软件著作权证书；4.4有依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料和财务状况报告；4.5参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。5.招标文件出售： 时间：2016年11月18日——2016年11月28日(8:30——11:30,15:30——17:30，节假日除外)｡ 地点： 售价：贰佰元(售后不退) 有意参加本次招标的供应商可直接派员前来购买；也可通过填写附表“领取招标文件登记备案表”并将标书费的银行汇款单扫描件一并以电子邮件发至上述邮箱，我中心将通过电子邮件的方式发送招标文件电子文档。6．递交投标文件时间：2016年12月8日上午8:30——9:007.开标时间：2016年12月8日上午9:00(逾期送达或不符合要求的投标恕不接受)｡8．投标地点：9.本次招标若有变更事项，将按照《购买招标文件备案表》填写的电子邮箱发送书面通知，敬请关注。10．关于本项目的询问，请按以下方式联系：(一)项目咨询联系人：电话：电子邮箱：联系地址：开户名称：开户银行：帐号：(二)标书出售联系人：联系电话：电子邮箱：AA市政府采购中心2016年11月18日第二章投标须知一．总则1．采购方式本次招标采取公开招标方式，本文件仅适用于AA市中级人民法院档案数字化加工项目。2．定义2.1“采购人”指AA市中级人民法院。2.2“潜在投标人”指资质符合要求并购买了招标文件的供应商。2.3“投标人”指按本文件规定购买招标文件并参加投标的供应商。2.4“招标人”指AA市政府采购中心。3．投标人资质和其他要求3.1在中国境内注册、能独立承担民事责任的具有软件开发能力的单位；3.2具有合法有效的法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证；3.3具有自主研发的档案数字化相关系统软件计算机软件著作权证书；3.4有依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料和财务状况报告；3.5参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。4．合格的服务4.1合格的服务投标人应当按照“守法、安全、诚实信用”的原则提供服务，维护采购人及有关方面的合法权益。4.2合格货物4.2.1投标人所提供的货物必须是全新的、未使用过的，所涉及的技术、设计、配套软件应来自于合格的原产地；4.2.2国产的货物必须符合中华人民共和国的设计和制造生产或行业标准；5．投标费用投标人应自行承担所有与参加投标有关的费用(包括开发费用)；无论投标结果如何，招标人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。二、招标文件6．招标文件构成6.1招标文件由以下部分组成：第一章投标邀请函第二章投标须知第三章项目技术要求第四章合同主要条款第五章投标书(格式)6.2投标人应认真阅读招标文件中所有的事项、格式、条款和规范等要求。按招标文件要求和规定顺序编制投标文件，并保证所提供资料的真实性，以使其投标文件对招标文件作出实质性响应，否则，其责任应由投标人自行承担。7．招标文件的澄清任何要求对招标文件进行澄清的潜在投标人，均应在2016年11月25日17:00时前按招标公告中的通讯地址，以电子邮件形式书面通知招标人，招标人在2016年11月28日17:00时前对收到的澄清要求都将以电子邮件形式予以答复，答复包括所有问题，但不包括问题的来源。对招标文件的澄清、更正，都以供应商报名时提供的电子邮件地址发送，请供应商予以关注。8．招标文件的修改8.1投标截止日前的任何时候，无论出于何种原因，招标人均可主动地或在解答潜在投标人提出的澄清问题时对招标文件进行修改。8.2招标文件的修改将电子邮件形式发送，并对投标人具有约束力。由于不及时查看电子邮件而造成的损失，责任由供应商自负。8.3为使投标人编写投标文件有充分的时间对招标文件的修改部分进行分析、研究，招标人有权推迟投标截止日期和开标日期，并将此变更书面通知所有购买招标文件的潜在投标人。三、投标文件的编制9．投标语言及度量衡单位9.1投标人提交的投标文件以及投标人与招标人就有关投标的所有来往函电均应使用简体中文。对于任何非中文的资料，都应提供中文翻译本，在解释投标文件时以翻译本为准。9.2除技术性能另有规定外，投标文件所使用的度量衡单位，均须采用国家法定计量单位。10．投标文件构成投标人编写的投标文件应包括下列部分：(一)商务部分 投标函 投标企业法定代表人资格证明书(需提供法人的身份证复印件) 法定代表人授权委托书(需提供被授权人的身份证复印件) 投标人资格声明 须提供合法有效的法人营业执照(副本)复印件并加盖投标人公章 须提供合法有效的税务登记证(副本)复印件并加盖投标人公章 须提供合法有效的组织机构代码证(副本)复印件并加盖投标人公章 须提供自主研发的档案数字化相关系统软件计算机软件著作权证书复印件并加盖投标人公章 须提供最近一期的财务状况报告(财务报表)复印件并加盖投标人公章 须提供最近一期依法缴纳税收和社会保障资金的凭证或税务部门和社保部门出具的相关证明材料的复印件并加盖投标人公章 参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明 投标报价一览表 相关项目成功案例及相关证明材料 证明企业资信和实力的资料文件 投标人认为需要提供的其它商务资料(二)技术部分 技术方案及功能介绍； 服务承诺 项目组织机构及人员配置 投标人认为需要提供的其它技术资料11．投标报价11.1所有投标报价均以人民币(元)为计算单位。11.2招标人不接受可选择的投标方案和报价。11.3投标报价应当包括投标文件中列出的或隐含的为承担本项目所需的一切责任和义务所需的费用，除合同另有规定外，应视为投标人不再有报价以外的任何附加费用。未列和没有填写的项目费用，应视为已包括在相关项目的报价中。11.4最低报价不作为中标的唯一依据。12．投标保证金12.1投标保证金是为了保护招标人免遭因投标人的过错而蒙受的损失，招标人在因投标人的行为遭受损失时，投标保证金将不予退还。12.2投标保证金以非现金形式提交和退还，收款人不再出具收款凭证，一律以银行出具的原始汇款凭证作帐务处理。12.3供应商应在投标截止时间之前，通过银行转账或电汇的方式，将足额的保证金汇入(转入)采购文件指定的帐户内(已到帐)，开标当天或前一天持银行出具的交款凭单、填写完整的“帐户信息函”与中心财务核对，换取财务出据的“保证金交纳凭单”作为递交投标文件的依据。12.4未按要求提交投标保证金的投标将被视为无效投标。12.5未中标供应商的投标保证金，将在采购项目评审结束中标公告发布之日起5个工作日内按供应商填写的“帐户信息函”退还。12.6中标人的投标保证金，在签订合同之日起5个工作日内按供应商填写的“帐户信息函”退还。12.7下列任何情况发生时，投标保证金不予退还： 投标人在投标有效期内撤回其投标； 投标人提供的有关资料、资格证明文件被确认是不真实的； 未经招标人同意将中标项目分包或转包他人； 中标人在规定期限内未能按本规定签订合同。13.8投标保证金交纳金额20000元。13．投标有效期13.1投标有效期为招标人规定的开标之日起至公布中标人之日止。中标人的投标有效期延长至合同履行期满。13.2在特殊情况下，招标人于原投标有效期满之前，可向投标人提出延长投标有效期的要求。这种要求与答复均应采用书面形式或电子邮件。投标人可以拒绝招标人的这一要求而放弃投标，投标保证金将不被没收。同意延长投标有效期的投标人既不能要求也不允许修改其投标文件，有关投标保证金的规定在延长期内继续有效。14．投标文件份数和签署14.1书面投标文件一式六份，其中正本一份，副本五份。14.2书面投标文件须清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符，以正本为准。14.3书面投标文件的正本和副本均需用A4纸打印或复印并加盖公章，统一编目、编码装订，(投标文件中证件复印件等资料均须与投标文件正文一起逐面编排页码并加盖投标人公章)，并由投标方法定代表人或其授权代理人在规定处签字或盖章，并加盖公章，否则视为不合格投标。14.4除投标人对错误处做必要修改外，书面投标文件不得行间插字、涂改或增删。如有修改错漏处，必须由投标文件签署人签字或盖章。14.5因正本与副本内容不一致或未按招标文件要求编制而导致的投标文件被误读或废标等不利后果由投标人承担。14.6投标人应认真阅读招标文件的所有内容，按照招标文件的要求编制完整的投标文件。投标文件应按照招标文件规定的格式统一编写，严格按照《投标文件构成》的顺序装订成册并编制目录，由于编排混乱导致投标文件被误读或查找不到，是投标人的责任。四、投标文件的递交15．投标文件的密封和标记15.1投标人应将投标文件按所投包数分别装订和密封，不接受混合装订的标书；并将投标文件的正本和副本用单独的信封密封，且在信封上标明投标人名称、“正本”､“副本”及所投包数。15.2如果信封未按要求密封和加写标记，招标人对误投或过早启封概不负责。对由此造成提前开封的投标文件，招标人将予以拒绝，并退回投标人。15.3招标人对投标文件在邮递过程中的遗失或损坏不负责任。16．投标截止日期16.1招标人收到投标文件的时间不迟于投标邀请书中规定的递交时间。16.2招标人可通过修改招标文件自行决定酌情延长投标截止日期，在此情况下，投标人的所有权利和义务以及投标的截止日期均应以延长后新的截止日期为准。17．迟交的投标文件招标人将拒绝并原封退回在其规定的截止时间后递交的任何投标文件。18．投标文件的修改和撤回18.1投标人在递交投标文件后，可以修改其投标文件，但这种修改，必须在规定的投标截止日期前，以书面形式送达招标人。18.2投标人的修改通知书，应按第15条的规定进行编制、密封、标记和发送，并应在封套上加注“修改”字样。18.3在投标截止期之后，投标人不得对其投标文件作任何实质性修改。18.4投标人要求撤回其投标的，应向招标人递交撤标申请书，并经招标人同意方可成立。18.5在投标截止期至招标人在招标文件中规定的投标有效期满之间的这段时间内，投标人不得撤回其投标，否则其投标保证金不予退还。19．废标在招标采购中，出现下列情形之一的，应予以废标：19.1符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；19.2出现影响采购公正的违法、法规行为的；19.3投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；19.4因重大变故，采购任务取消的。五、开标与评标20．开标20.1招标人将按规定的时间和地点组织公开开标，投标人应委派授权代表和项目负责人准时参加，参加开标的代表需签名以证明其出席。20.2开标前将当众检验投标文件的密封情况。20.3开标时，招标人将当众宣读每份投标文件中“投标报价一览表”的价格内容，以及招标人认为需要的其它内容。21．评标委员会组成招标人将根据有关法律法规和本招标文件的规定，结合本招标项目特点组建评标委员会(以下简称评委会)，其成员由技术、经济等方面的专家、采购人代表等组成，并独立开展评标工作。评委会对投标文件进行审查、质疑、评价、比较。22．投标文件的审查22.1投标文件的初审分资格性审查和符合性审查。 资格性审查是指对投标文件资格证明、投标保证金等按招标文件要求进行逐一评审。经评审不符合招标文件要求的，不得进入符合性审查阶段。 符合性审查是对投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行相应审查。22.2重大偏离或保留是指影响招标文件规定的范围、质量和性能，或限制了招标人的权利或投标人的义务的内容，而纠正这些偏离或保留将会对其他实质性响应要求的投标人的竞争地位产生不公正的影响。评委决定投标文件的响应性只根据投标文件本身的内容，而不寻求外部的证据。22.3评审过程中，应当按照下列规则对投标文件进行修正： 投标文件中开标一览表内容与投标文件明细表内容不一致时，以开标一览表为准； 投标文件的大写金额和小写金额不一致时，以大写金额为准； 总价金额与单价汇总金额不一致时，以单价金额计算结果为准； 单价金额小数点有明显错位时，应以总价为准，并修改单价； 正、副本不一致时，以正本为准。22.4评委会将按上述修正错误的方法调整投标文件中的投标报价，调整后的价格应对投标人具有约束力。如果投标人不接受修正后的价格，则其投标将被拒绝。22.5评委会将允许修正投标文件中不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致的或不规则的地方，但这些修改不能影响任何投标人相应的名次排列。23．投标的澄清23.1为有助于对投标文件的审查、评价和比较，评标委员会有权要求投标人对投标书中含义不明确的内容进行澄清。23.2投标人有义务进行答疑和澄清，有关澄清的内容应以书面形式提交，但不得对投标内容进行实质性修改。24．评标仪程1．介绍参会人员情况；2．审查投标文件密封情况；3．开标并唱标；4．评委对投标文件进行初审；5．依据签到顺序，投标人逐一陈述、澄清及系统功能演示；6．评委对投标文件进行比较和评价；7．评委进行综合评分，并确定中标人。25．评标办法25.1采用综合评分法。25.2评标要素(1)投标报价(2)数字化加工软件演示(3)实施方案(4)企业实力(5)服务承诺25.3评分标准(1)投标报价(25分)以投标报价中最低的投标报价作为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×25｡(2)数字化加工软件演示(24分)①数据化加工软件中集成图像扫描、图像优化、条目录入、数据质检、格式转换、保留三级检查记录等数字化工作流程模块；②能对一批次或一份档案进行流程跟踪，了解本批次或本份档案的加工进度，以及每个加工步骤的人员情况；③灵活的系统设置功能，包括数据库创建与维护、数据库指标定义、权限管理与控制、日志管理、用户管理、水纹输出打印“单位名称”等；④图像大小要求：A4黑白为组4格式，一般不超过50KB，灰度和彩色为JPG，一般不超过600KB;A3：黑白为组4格式，一般不超过100KB，灰度和彩色为JPG，一般不超过1000KB;⑤数据质量检查功能中，为了方便数据审核，每条目录数据和与之对应的全文扫描件必须同时出现在同一个电脑界面中，且每级的检查记录(包括录入检查人员、改错和合格率统计功能)并能自动形成相关报表；⑥数据统计与报表输出功能，包括对不同类型、不同全宗档案的数据统计、报表输出等；⑦档案目录数据和影像数据的查询利用功能，包括分类检索、跨库检索、模糊检索、全文检索等以及档案利用登记统计、打印等功能；⑧档案目录数据和影像数据的日常管理功能，包括分类管理、数据库管理及各类数据的导入、导出、增加、删除、修改、备份、恢复等，并对导入或录入的数据进行校验。挂接后，与相关数据库及图像的备份。评委依据现场演示情况进行评分，分值分三档：24-17,16-9,8-1分。(3)实施方案(8分)A.项目团队组织结构科学合理，岗位明确、齐全，项目组织方案包括工作计划、进度方案、过程控制、质量保证方案等。B.内部管理制度健全，符合安全管理规范，档案安全保证方案包括对档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺。评委对投标人进行横向比较后酌情评分，分值分三档：8-7,6-4,3-1分。(4)企业实力(37分)A．业绩(20分)2013年以来，提供自身完成的类似项目业绩[须以合同(必须提供签订合同的首页、合同金额所在页、签字盖章页)发票及银行进账单的复印件作为依据，否则不计分],①500万页及以上的有一个得1分，②1000万页及以上的有一个得2分，③1500万页及以上的有一个得3分，④2000万页及以上的有一个得4分，最高20分。B.人员(6分)拟投入本项目的项目管理人员，提供国家相关档案部门颁发的“档案工作人员岗位资格”证书复印件并加盖投标人公章，有一人得1人，最高6分；须提供能证明属于本企业的工作人员(以加盖投标人公章的注册证书或社保部门出具的社保证明复印件为依据)，否则不得分。C.设备(7分)拟投入本项目的设备清单。由评委对合格投标人拟投入设备进行横向比较后酌情打分。D.投标人获得质量管理体系认证证书复印件并加盖投标人公章，得2分；E.投标人获得信息安全管理体系认证证书复印件并加盖投标人公章，得2分。(5)服务承诺(6分)A.投标文件中的服务承诺的可行性、完整性以及落实的保障措施；B.承诺提供的售后服务方案、维护人员情况完整具体；C.提供的培训方案合理可行，包括操作使用培训、系统管理培训和其他相关培训等；D.后续技术支持、升级服务和维护能力情况；评委对投标人进行横向比较后酌情评分，分值分三档：6-5,4-3,2-1分。以上各主观评分项中，由评委对投标人进行横向比较后酌情打分。25.4分值计算及排序： 由评委独立地根据各项指标的评价标准，结合每个投标人的实际情况，分别就各项指标对每个投标人独立打分。 汇总计算确定最后综合得分。 评标委员会将按综合得分由高到低确定中标人。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。26．评标过程的保密26.1开标后，凡是与审查、澄清、评价和比较投标的有关资料，均不得向投标人或与评标无关的其他人员透露。26.2投标人试图影响评标或授予合同方面的任何尝试，都可能导致其投标被拒绝。27．中标通知书27.1在投标有效期内由招标人向中标人发出《中标通知书》｡27.2《中标通知书》是合同的一个组成部分。28．中标人公示中标结果将在中国政府采购网和山西省政府采购网站上公告。29．采购方式的变更若招标出现投标人不足三家时，依照《中华人民共和国政府采购法》及有关规定办理。六、授予合同30．签订合同30.1中标人应按中标通知书指定的时间、地点派代表前来与采购人具体商谈签订合同。招标文件、中标人的投标文件及澄清文件等，均为签订合同补充和依据。30.2如果中标人不按规定签订合同，招标人将取消其中标资格，并扣除其投标保证金。在此情况下，招标人重新招标。30.3中标人在签订合同时不能改变招标文件中的实质性条款。第三章项目技术要求1．项目概况档案数字化是人民法院信息化建设的重要组成部分，是实现法院内部专网调阅电子卷宗的重要前提和基础，是促进司法公开和司法便民的重要举措。为了落实最高院和省院关于人民法院档案数字化工作的具体要求，将AA市中级人民法院建国以来至2016年以前所形成的所有库藏档案进行数字化加工处理，以实现档案管理的网络化、数字化，增强档案业务部门的服务管理水平、提高效率，促进档案信息资源的深度应用。预算*******元。2．采购清单序号采购内容技术指标单位数量1库存档案数字化扫描加工完成馆藏部分档案的扫描及条目录入工作。具体参数要求详见“4、数字化加工要求”章节。页*******档案数字化加工须参照执行中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》､《档案数字化规范：纸质档案数字化加工》､《电子文件管理标准》及最高院相关要求开展。本次数字化加工的内容为AA市中级人民法院所藏建国后纸质档案，加工数量约为*******页。以上清单中的档案数字化扫描加工的页数为暂估数量，作为投标报价的依据，最终以实际完成的数量办理服务价款结算。3．数字化加工要求包括：档案借调、目录著录、扫描前处理(包括编写页号、档案装订物拆除、注明重份文件、档案保护性处理、填写备考表)、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数据验收、数据备份(数据格式转换及硬盘、光盘备份)、数据移交、档案的装订、退卷归库等工作，具体要求如下：3.1档案借调中标人与采购人项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案，档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，办理交接手续。3.2目录建库案卷级目录的录入以案卷为单位，一卷案卷录入一条。案卷级目录录入的项目是：全宗号、案卷目录号、案卷号、分卷号、案卷题名、起止时间、档案馆代码、保管期限、页数、解密划控。文件级目录的录入以件为单位，一件文件录入一条。文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件；简报、周报等材料一期为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件；来文与复文可各为一件。3.3扫描前处理3.3.1编页号 案卷(文件)封面、卷内文件目录(归档文件目录)、备考表不编页号。 对未编页号或页号编制不规范的案卷(文件)要重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计，正面编在右上角，背面编在左上角，并将原来编错的页号划掉。 一份文件在卷内被其他档案材料分开排列导致位置不连续的，必须调整文件顺序，并重新编页号。 一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，最后编浮贴页号。 其他特殊情况，由采购人相关职能处室决定如何编号。3.3.2档案装订物拆除 逐卷拆除档案中的原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)，档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。 拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经采购人项目管理人员确认保持原貌。3.3.3重份档案的处理同一案卷内出现的重复文件，应将重复文件剔出置于备考表后与原件编相同的页码，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描。两张以上的空白表格，只给第一张空白表格编页号，其余的按重复件处理。3.3.4档案保护性处理档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在备考表上说明情况，能够扫描的先扫描，而后检送修裱，并建立修裱登记台账。3.3.5填写备考表凡经数字化前处理的档案，应填写备考表，并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份、鉴定等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况，如邮票、商标、税票、照片、名人手迹等实物档案。3.4档案扫描3.4.1扫描方式 采用扫描仪设备按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则逐层以单页形式保存。 超过A3幅面的档案，必须根据档案页面选择A2或A0扫描仪另行扫描。扫描完成后，将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。3.4.2扫描质量要求 每一卷(宗)档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。每份文件中，只扫描文件处理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、草稿、附件等。重复件及无关材料不扫描。 无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位。 必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。 纸张暗黄发黑、字迹不清、文字偏小、密集、清晰度较差等特殊档案，应征得馆方同意作相应技术参数调整，直至图像清晰为止。 在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。 初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。 遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。 档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。 图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。3.4.3特殊纸张扫描处理规范 破损档案由前处理人员填写“破损档案送交修裱登记表”与破损档案一并交给档案管理人员，待修裱后再扫描。 薄透档案单面用白板衬底、双面用黑板衬底，遇上小浮贴用相同大小白纸衬底，再进行扫描；遇有字迹完全褪色(只剩划痕)或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件。3.4.4实物档案的数字化 对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理。 电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。 要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。 图片命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应，并符合采购人要求。 扫描模式：根据纸张质地情况，采用黑白、彩色模式进行扫描。 扫描分辨率：扫描分辨率标准为不低于200dpi｡ 图像格式：图像文件采用JPG格式保存。 扫描登记：认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷(宗)的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。3.5图像处理 经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。 对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理；以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于1，方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。3.6图像质检 投标人必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。 对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《DA/T31纸质档案数字化技术规范》的，才能递交采购人验收。3.7数据挂接 以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等，通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。 要求数字化的档案数据能准确地与法院档案综合管理平台衔接，保证系统提出档案数据的准确性。3.8数据验收 采购人按全宗按目录分阶段分批对中标人提交的数据进行验收，数据验收以抽检方式进行，抽检比率不低于5%，同时对于中标人提交的成果(如：修改或重拟的目录数据、图像处理结果和数字化加工完成等)和重点环节(如：档案入库交接)，进行审核验收。 数据验收的合格率按抽检及审核验收的结果计算并采取一票否决制；若合格率未达100%，视为不合格，则全部发回中标人重新自检。 对验收中检出的错误，中标人应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标；若合格率达100%，则验收“合格”｡ 数据验收合格后，中标人须免费提供硬盘1套、光盘备份1套，并将数字化数据向采购人数据库离线迁移。3.9数据备份 备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，建立备份目录台账，以便查找和管理。 备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。3.10数据移交 移交内容：包括符合标准要求的档案原文数据、数字化工作文档。 移交要求：项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，中标人必须向采购人移交。3.11档案的装订 案卷装订前，对修改或重新拟写标题的目录数据必须做好标识向采购人项目管理人员移交。 拆除档案上的金属物，如：书钉、回形针、大头针和金属夹等。 恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。 经核对无误的档案，应以文件左齐(裁口整齐)、下齐(地脚整齐)，靠右侧装订，装订成品必须结实美观。 在整理过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，如果发现文件无装订边，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。 对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。 对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。 所有进行来修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订。 对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。 档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。 填写登记表。 案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒，上交采购人项目管理人员点收入库。3.12档案实体验收档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错；若合格率达100%，则验收“合格”｡3.13退卷归库档案扫描完成后应及时归还，应与采购人项目管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。3.14加工软件要求 为了确保数字化加工过程中数据安全、加工质量及进度，数字化加工软件需具备以下功能： 集成图像扫描、图像优化、条目录入、数据质检、格式转换、保留三级检查记录等数字化工作流程模块。 能对一批次或一份档案进行流程跟踪，了解本批次或本份档案的加工进度。 流程步骤中支持修正、合格率统计功能，自动生成合格率统计报表。 具有JPG图片的EXIF信息写入功能且写入的信息至少包括：数字化时间、色彩空间、操作人员、数字化设备、扫描技术参数。 具有数据移交(自动文件级创建)功能。 投标人提供的软件应具有查卷功能、拆卷功能、扫描功能、质检功能、订卷功能，可以导出XML文档封装，同时系统具备设备管理、人员管理，系统可以通过人员的角色与权限进行管理，指定角色的流程环节权限等。4．验收要求4.1档案数字化加工的验收分为数据(目录、全文及挂接)的验收、备份数据的验收、档案实体的验收。验收要求以招标书和《AA市中级人民法院档案数字化加工验收标准》｡4.2项目验收时，加工单位需提供项目实施方案、项目进展报告、项目人员保密责任书、档案加工管理各项文书、测试计划、测试报告、测试记录、培训计划、技术总结报告、项目总结报告、验收申请书等相关文档资料。4.3加工单位数据自检合格后，递交AA市中级人民法院验收。数据验收首批以5万页为单位，验收合格后以20万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。4.4AA市中级人民法院对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，根据AA市中级人民法院提供的《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%，其他项目合格率达到98%以上(含98%)予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。4.5档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到99%以上(含99%)予以验收通过。4.6数据验收合格后，加工单位需提供硬盘和光盘备份数据移交给档案管理部门；目录和全文数据要向AA市中级人民法院档案管理数据库迁移。5．安全要求严格遵守国家有关规定。档案扫描工作必须在AA市中级人民法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。供应商应做到：5.1保密措施①供应商必须有严格保密制度。②供应商在投标书中必须详细描述保密措施。③所有项目工作人员上岗前必须签订保密责任书，同时报送AA市中级人民法院。④企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。⑤扫描加工场地需要具备视频监控设施，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存，确保加工场所的安全性，进而保证档案原件的安全和保密性。同时，数字化服务机构应将视频监控数据移交AA市中级人民法院。⑥分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在AA市中级人民法院工作人员的现场监督下销毁。⑦加工过程安全要求： 对服务器的操作有安全监管措施。 USB端口封闭使用。 各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。 按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。支持数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。5.2保密责任在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。5.3信息安全①严格遵守有关保密、档案法律法规和采购方的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。②加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目，加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。③项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。④签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。⑤建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。⑥不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。⑦扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。⑧加工现场不允许有移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。⑨加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交委托方在指定地点处理。⑩项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在委托方项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘必须提交给采购人，设备经检验确认后才能撤回。6．应遵循的业务标准6.1管理性标准规范 《中华人民共和国保守国家秘密法》 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号) 《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号) 《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号) 《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)6.2业务性、技术性标准规范 《中华人民共和国档案法》; 《文书档案案卷格式》(GB9705—88); 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002); 《档案交接文据格式》(GB/T13968—92); 《中央档案馆档案接收标准》 《国家行政机关公文格式》(CB/T9704—1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2005) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1-1999 《档案数字化规范》DB11/T765.2——2010 《照片档案管理规范》(CB/T11821—2002) 《中国档案机读目录格式》(CB/T20163-2006) 《档案著录规则》(DA/T18—1999)7．工期要求约380万页的档案整理、条目录入、档案扫描工作要求在半年内完成(以实际验收合格的数据库为准)，应按照AA市中级人民法院要求先后顺序进行。8．其它要求8.1投标时应提供本项目数字化扫描加工设备配置清单及其相关设备的品牌、数量；8.2投标人在报价书中须报出数字化档案扫描综合单价(要求配置“档案数字化加工系统”软件、含纸质档案数字化工作的清点整理、目录信息核对与完善、扫描加工、图像处理、数据挂接、档案复原退库、装订、粘帖封条、加盖封章、装盒、档案数字化信息长期保存原数据封装、数据备份与存储、成品数据移动硬盘备份、硬盘检索工具、成品数据向数据库灌装等工作内容)以及各项单价总和，同时自行考虑其他可能产生的其他费用等，并含在综合单价中。8.3中标方需成立针对本项目的建设团队。团队成员由具有与本项目类似经验和专业技能的技术骨干组成，包括项目经理(技术经理、实施经理)、程序员、实施工程师、培训售后工程师等相关人员。8.4中标方需承诺给业主方提供总计不少于10日的培训服务，并须提供具体的培训方案。9．售后要求9.1项目服务成果全部提交并经验收合格后，对采购方的档案管理人员、相关技术维护人员、使用人员进行免费的技术培训，培训方案中需详细描述培训内容、人数、时间、地点，培训的材料由承建方负责解决。9.2质保期为从项目验收合格之日起3年。质保期内，无论任何时候，招标人发现有数据不可用或其他质量问题等情况，中标方应立即对相应部分数据进行处理，保证用户正常使用。9.3质保期内，无偿提供人员培训和数据维护及迁移服务，并提供终身维护及技术支持。10．付款方式10.1合同签订后30日内，乙方完成设备、人员进场，完成设备与生产线的搭建与调试，具备开工条件，甲方向乙方支付合同总额的40%｡10.2乙方完成与合同总额40%的加工服务等值的数据成品，并经甲方验收合格后的15个工作日内，甲方再向乙方支付合同总额的55%｡10.3剩余的5%作为质保金，待合同全部完成并经甲方验收合格后，期满一年后支付。第四章合同主要条款在AA市政府采购中心年月日组织的采购项目(项目编号：市采字(2016)号)中，经评标委员会评定，确定乙方为中标(成交)人。根据《中华人民共和国政府采购法》､《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及本项目招标文件的规定，经双方协商一致，签订本合同，并共同遵守。一、服务内容及范围二、合同金额：人民币(大写):(小写):￥三、支付方式：1、合同签订后30日内，乙方完成设备、人员进场，完成设备与生产线的搭建与调试，具备开工条件，甲方向乙方支付合同总额的40%。乙方完成与合同总额40%的加工服务等值的数据成品，并经甲方验收合格后的15个工作日内，甲方再向乙方支付合同总额的55%。剩余的5%作为质保金，待合同全部完成并经甲方验收合格后，期满一年后支付。2、甲方向乙方支付货款时，乙方应向甲方出具税务部门认可的正式发票。四、服务期限本合同维护服务期限为年。从年月日起至年月日止。五、甲方责任1、及时办理付款手续。2、负责提供工作场地，并指定专人协助乙方办理有关事宜。3、对合同条款及价格负有保密义务。六、乙方责任七、违约责任1、如果乙方未按照合同规定的要求交付合同设备和提供服务、或交货不符合要求、或乙方未能履行合同规定的任何其它义务时，集中采购机构有权向乙方发出违约通知书，扣除履约保证金。2、乙方在承担上述一项或多项违约责任后，仍应继续履行合同规定的义务(甲方解除合同的除外)。甲方未能及时追究乙方的任何一项违约责任并不表明甲方放弃追究乙方该项或其他违约责任。3、如果乙方没有按时交货或提供服务，每延迟一天扣除合同总金额的0.5%的违约金，直至交货或提供服务为止；违约金最高限额为合同总金额的5%。一旦达到该最高限额，甲方有权终止合同。4、如果甲方逾期付款，超过10日后，每日应向乙方偿付应付款项的0.5%作为违约金。八、不可抗力1、不可抗力事件系指合同双方在缔结合同时所不能预见的，并且它的发生及其后果是无法避免和无法克服的事件，如战争、动乱、瘟疫、严重火灾、洪水、地震、风暴或其他自然灾害等。2､不可抗力事件发生后，乙方应迅速采取措施尽量减少损失，并在24小时内向甲方代表通报事件情况，甲方应对事件处理提供必要协助。3､因不可抗力事件的影响而不能执行合同时，履行合同的期限应予以相应延长。九、争议的解决1、合同实施或与合同有关的一切争端应通过双方友好协商解决。如果友好协商不能解决，双方约定向合同签署地有管辖权的人民法院提起诉讼。2、当产生任何争议及争议正在诉讼程序时，除争议事项，双方应继续行使其剩余的相关权利，履行本合同的其他义务。十、合同生效及其它1、合同由甲乙双方法人或授权代理人签章后，即行生效。2、本合同一式四份，具有同等法律效力。甲乙双方各执一份，AA市政府采购中心备案一份，AA市财政局备案一份。十一、监督和管理1、双方签订的政府采购合同不得与本项目招标文件及中标结果相违背，否则不予备案。2、合同执行过程中出现的未尽事宜，双方在不违背合同和招标文件的前提下协商解决。协商结果以“补充协议”形式作为合同附件，与本合同具有同等法律效力，并应报送AA市政府采购中心和AA市财政局备案。3、甲乙双方均应自觉配合AA市政府采购中心对合同履行情况的监督检查，如实反映情况，提供有关资料。十二、补充条款附：｡十三、其它事项下列关于AA市政府采购中心市采字(2016)号的招标文件及有关附件是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力，这些文件包括但不限于：①乙方的投标文件及报价资料；②澄清事项；③中标(成交)通知书；④甲乙双方商定的其他文件。上述文件包括了甲乙双方到本合同签订日期为止关于本项目的全部协议。第五章投标书(格式)一、商务部分1、投标函AA市政府采购中心：根据贵方关于AA市政府采购中心AA市中级人民法院档案数字化加工项目的市采公字[2016]090号招标文件，我单位已认真研究，决定响应如下：1．我们愿按招标文件的要求提交全部资料，并对资料的真实性负责。2．我们完全理解贵方不一定将合同授予最低报价的投标人。3．我方投标文件的有效期自开标之时至公布中标人之时止。如我方中标，有效期延长至合同终止之日止。4．如果在开标后规定的投标有效期内撤回投标或中标后拒绝签订合同，我们将同意贵方没收我方投标保证金。5．一旦我方中标，我方将在规定的时间内签订合同。否则，贵方有权取消我方中标资格，并没收投标保证金。6．签订合同后，我方将严格履行合同的责任和义务，并提供相关服务。投标人(公章):地址：法定代表人或授权代理人(签字或盖章):联系电话：日期：年月日2、法定代表人资格证明书(格式)单位名称：地址：姓名：性别：年龄：职务：身份证号码：系(投标单位名称)的法定代表人。参加AA市政府采购中心档案数字化加工项目的采购事宜。签署投标文件、进行合同谈判和处理与之有关的一切事务。(须提供身份证复印件)｡特此证明！投标人(公章):年月日3、法人授权委托书(格式)我(姓名)系(投标人名称)的法定代表人，现代表本公司授权(被授权人的姓名、职务)为本公司的合法代理人，就贵方“市采公字[2016]090号AA市政府采购中心档案数字化加工”项目的投标，以本公司名义全权处理一切与该项目投标有关的事务。本授权书有效期自签署之日起至此次投标有效期截止日止。被授权人无转委权。特此声明。授权代理人：性别：年龄：单位：部门：职务：注：投标人法定代表人参加投标的无须提供该委托书。须附被授权人身份证明。投标人(公章):法定代表人(签字或盖章):年月日4、投标人资格声明(格式)1、名称及其它情况(1)投标人名称：(