基于信息资源的电子文件管理(实践讲解篇)

基于信息资源的电子文件管理(实践讲解篇)

基于信息资源的电子文件管理

——实践讲解篇3电子文件管理的重点与难点亡羊补牢未雨绸缪4电子文件管理机制与模式的设计体制：电子文件管理机构及其职责理顺机制、重组流程：分段——全程变革管理（changemanagement）OAIS参考模型1、归档、捕获2、分类3、鉴定4、著录（元数据管理）5、存储6、保管/保护7、检索和利用8、存取权限控制9、日志和审计10、报表设计和制作电子文件管理系统实施“八步法”ISO15489-1初步调查分析业务活动确定文件要求评估现有系统确定满足文件要求的战略设计电子文件管理系统实施电子文件管理系统实施情况复审7电子文件管理流程的构建内容的变化

时间的变化方式的变化增加简化复杂化人员业务活动之间的关系提前延长8全程管理：电子文件流程重组ABC顺序关系同时开始BAC并行关系循环关系ABC反馈关系AB或者BA排他关系BAC合并合并关系9电子文件流程管理1.明确管理目标管理对象管理要求102.确定需要开展的电子文件管理活动确认与处置捕获组织传递维护提供利用监管系统管理113.确定各项电子文件管理活动的承担者和开展时间12示例：13关键点：系统功能需求14示例：功能需求（MoReq2）备份和恢复ERMS必须能够提供或者允许自动备份和恢复的程序，这些程序允许对全部或挑选的类、案卷、文件、元数据、管理参数以及ERMS的审计追踪进行备份，并且在需要时能恢复。4.3.2ERMS必须允许管理人员通过以下方式列出备份事项清单：明确规定备份周期；挑选需要备份的类、案卷和文件；分配备份存储媒介、系统或存放地点（离线存储、独立的系统、远程存放点）。第一阶段：电子文件的形成与办理保证电子文件的真实保证电子文件的安全保证电子文件的完整第二阶段：电子文件的归档与移交时间质量手续第三阶段：电子文件的保管与利用安全可用监控处置18前端控制——数据清理企业信息资源管理与配置的一个基础，就是对企业基础数据进行必要的清理。清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。19数据清理的内容部门职（岗）位文件名称文件形态文件类型文件走向20数据清理的方法基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。21数据清理清单22电子文件运动与业务活动的集成23元数据元数据的功能元数据标准元数据方案25262728元数据示例：元数据标准《信息与文献－文件管理过程－文件元数据第1部分：原则》GB/T26163.1-2010《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009电子文件归档与管理要求数据质量元数据格式分类长期保管存储格式纯文本：TXT、XML格式化文本：UOF、RTF、WPS、DOC版式文件：PDF/A、CEB、SEP图像文件：JPEG、TIFF、GIF、PNG、DjVu音频文件：WAV、MP3、WMA、OGGVorbis视频文件：AVI、MOV、MPEG《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T47-2009《电子文件存储与交换格式：文书类版式文档》《电子文件存储与交换格式：文书类流式文档》长期存储方法（美国ERA）BasicPreservationandAccessLegacyformatEnhancedPreservationandAccessMigratetostandardformatOptimalPreservationandAccess(PAM)Legacyformat+