ISO9001-2阶文件-文件及记录控制程序

修订统计修订日期修订内容页次版本核准审核制定受控文献章一：目的对公司现有的管理体系文献、统计及组织知识进行控制，以确保各使用场合的文献为最新版本之有效文献；确保对各类管理体系运行的统计进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改善提供根据。二：范围本程序合用于全部的管理体系有关的文献、统计及组织知识的控制管理。三：定义3.1受控文献：指授权、更改及发放都受控制的文献，涉及下列几大类：a.体系文献：涉及各质量手册、程序文献、工作指导、检查原则、工作统计等。b.外来原则类文献：涉及国家、行业原则、法律、法规等原则类资料。c.外来技术文献：涉及客户技术文献、客户样板、供方规格书类资料。3.2受控文献：文献分发后有任何修订或文献取消，文控将跟进该文献。受控文献盖有红色“受控文件章”的印章。3.3非受控（参考）文献：作为参考目的而使用的文献；文献经分发后，有任何修订版本或文献取消，文控将不跟进该文献，非受控文献盖有红色“参考文献章”的印章。3.4受控文献原稿：授权者亲笔签名的文献。3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、鉴定或技能。四：职责4.1文控公司受控文献的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整顿公司受控文献目录及知识清单并协调各部门核对各类文献版本。公司各类文献格式的保存。4.2文献接受部门文献接受时，负责签收确认，负责将作废或过期的文献交还文控中心，以确保所使用的文献为最新有效状态。受控文献的归档及维护，方便不损坏、不丢失及方便查找。4.3文献的编制/审批权限文献名称编制人员审核人员同意人员质量手册文控管理者代表总经理程序文献各有关部门负责人管理者代表总经理原则、规范、作业指导书各有关部门人员部门负责人管理者代表统计表格使用部门/部门负责人五：文献管理流程流程流程阐明负责人输出统计5.1文献格式拟定1、文控负责制订文献（各类文献）格式规定，如：文献封面、版面、字体、字号、公司LOGO等等。2、管理者代表负责确认全部文献格式，并最后定稿。3、由文控将最后定稿文献的格式寄存于电脑服务器中共享或邮件给各单位，各部门编制文献的时候按照格式排版。管理者代表各类文献格式样本5.2文献编制1、各部门负责人根据原则条款规定及公司的实际状况而编写对应的文献，编写的文献应满足符合性、可操作性、协调一致性。各部门负责人程序文献作业指导书5.3文献评审及同意1、各部门的文献由文控进行格式确认，确认内容不少于以下项目：文献的格式文献的标题修订版本及修订内容（如无版本的文献可省此项）文献编写同意及会签者签字。生效日期（如无生效日期，以最后同意日为生效日期）。2、文控格式确认无误后，对文献进行编号，编号规则按《附件—文献编码原则执行》执行。3、为确保文献的完整性和有效性，由文控确认好格式的文献按照4.3规定将文献交有关负责人审批。文控质量手册程序文献作业指导书5.4文献归档1、由各部门负责人签字好的体系文献（一、二、三阶文献）的原稿及电子档保存在文控处。2、文控将公司的体系文献（一、二、三阶文献）登记在《管制文献清单》上。3、保存在公司服务器内的体系文献，仅文控有权进行操作，并每季度对其进行备份。技术文献按项目编号进行归档。保存文献用专门文献柜存档。4、借阅文献需填写《借阅记录表》，由文控跟进借出的文献及时偿还到文控中心。文控管制文献清单借阅记录表5.5文献发放1、管理者代表拟定文献分发范畴，由文控复印，盖红色“受控文献”印章，规定有关部门领用人员签收。其中不需发放到生产现场的体系文献如手册、程序文献、岗位职责与任职规定、部分工作文献等可进行电子档发放。2、公司内全部部门使用的文献必须是盖有红色“受控文献”印章的文献，如文控发现是复印件，文控有权收回销毁。管理者代表文控文献分发回收统计5.6参考文献发放1、在短时间（一种月内）仅作参考等目的需求的，需求部门可申请分发非受控文献使用。文控加盖红色“参考文献“印章并在文献上注明生效日期和作废日期后分发。到作废日期后由使用部门自行作废解决。文控文献分发回收统计5.8文献更改1、文献更改时，由申请人填写《文献变更申请表》并阐明因素，必要时需与有关部门进行沟通协调后进行更改，全部变更的文献需经部门主管审核管理者代表同意后由文控执行；2、当文献中某一页或几页需要修改时，注明修改内容，更新版本。当文献修订达9次或超1/3版面内容时，直接升级版本；3、更改后的文献须通过4.3规定将文献交有关负责人审批后由文控员下发。4、当文献有变更后，文控需将《管制文献清单》中的信息也应及时更新。并更新对应的网络信息，确保文献在网络上为最新版本。申请人管理者代表文控文献变更申请表管制文献清单5.9文献回收1、旧版文献或被取消文献由文控负责回收，在受控印章附近加盖红色“作废文献”印章进行作废。2、旧版受控文献的原稿在首页加盖红色“作废文献”印章，并注明旧版存档（保存时间由文献编制部门拟定，普通不少于3个月，也可根据需要随时作废保存资料，技术文献不得低于六个月）。3、由于其它因素文献要作废时，由编制部门提出申请，填写《文献变更申请表》，由管理者代表审批后由文控执行并将《管制文献清单》中的信息也应及时更新，并更新对应的网络信息，确保在网络上为最新有效版本。文控文献变更申请表管制文献清单5.10文献补发1、当文献遗失或破损,如需补发,由申请人填写《文献变更申请表》，注明补发，交管理者代表审核，文控按5.5规定执行。破损文献交由文控回收作废，并补发。若遗失的文献寻回，应及时交还给文控中心销毁解决。2、新版文献发放时，发现旧版遗失,无需补发，但需由原收文单位在《文献发放回收统计表》上注明遗失状况并签字。申请人管理者代表文控文献变更申请表文献发放回收统计表5.11文献优化1、由管理者代表在内部审核后或管理评审后组织有关单位进行文献评审。2、原拟制单位自行评审，认为不够完善的文献进行重新修订。3、当体系运行不够顺畅时，由管理者代表组织有关部门对文献进行评审；管理者代表/5.12外来文献控制1、各部门收集/识别的外来文献及有关知识、外来技术文献、行业原则、客户及供应商原则等，注明转发范畴、由文控登记于《外来文献一览表》并编号、存档、由文控在上面盖上红色“外来文献”的印章，按照5.5规定进行发放；2、无论研发部或销售部等有关人员接到客户样品，统一转与文控进行管理。由文控建立《外来文献一览表》，对样品进行标记为“客户样件”后，放在客户封样柜中保存。有关人员若需使用客户样品，需在文控处《借阅记录表》上进行登记，办理借阅手续，用完及时偿还。文控外来文献一览表借阅记录表5.13电子文献控制1、全部受控文献最新版本电子文档由文控保存在服务器中对应途径，文控需及时将电脑中的电子文档更新，并及时更新《管制文献清单》，服务器应定时杀毒以避免文献被破坏，必要时，管理者代表每季度用电脑备份最新体系文献。文控管理者代表管制文献清单5.14文献使用状况检查1、各部门负责人(或授权人)不定时检查各部门文献的执行状况。2、内部审核时全方面检查文献的使用，执行状况。3、对于检查发现不符合规定的，由检查人员提出《纠正防止方法报告》，由负责人回复，管理者代表确认效果；各部门负责人审核员纠正防止方法报告六.统计管理流程：流程流程阐明负责人输出统计6.1表单设计1、由文控设计的表格的格式，设计时要注意美观性，如：表单昂首、LOGO、字体大小、文献编号位置、表格板式等，由管理者代表审核后做为我司的唯一表单格式。2、各部门按照表格格式规定，根据文献的规定拟定表单名称，根据日常工作的需要拟定表格的内容。文控管理者代表各部门负责人表格样本6.2表单审批1、各部门负责人对表单内容的合用性进行评审。2、文控对表单与否按规定格式规定进行确认。3、评审合格则进入下一流程，评审不合格则退回责任单位由负责人进行修改，直至评审合格为止。各部门负责人文控各部门表单6.3表单编号1、评审合格的表格按照“附件--文献编码规则”规定的规定由文控进行编号。由文控保存一份电子档，并将表单登记到《质量统计一览表》中。2、无编号的表单不能在现场使用。文控质量统计一览表6.4表单填写1、全部质量统计不得用铅笔填写，可采用钢笔或碳水笔填写，字体要对的、清晰，不得遗漏，应能精确识别并有授权人签字或盖章。2、统计填写要完整、具体、如不须填写项目，能够在栏内以“/”表达。3、多个统计填写的内容需更改时，能够在错误处画“/”应当由更改者在更改处签字或盖章。各表单统计填写人各部门表单6.5表单收集1、各部门根据本部门的统计一览表进行收集，每月底对各项统计进行归档并进行标记，方便查阅；各部负责人各部门表单6.6表单保管1、各部门每月底归档的统计按《质量统计一览表》里规定时限规定对本部门各类统计进行保管。2、统计的防护须注意避免返潮、损坏、防水、防火、遗失等，对于电子文献的统计表应作好备份，定时对电脑进行杀毒。各部负责人各部门表单6.7表单查阅1、当客户、供应商或第三方认证机构需查阅统计时，由有关部门人员陪伴，统计负责人应能快速提供有关统计。2、当公司内部查阅和追溯有关统计时，各部门统计负责人应能找出所要查阅和追溯的统计。各部负责人各部门表单6.8表单保存时间1、公司各部门统计的保存时间必须满足政府、安全和法规及顾客的规定，与产品的生命周期相适应，由文控在《质量统计一览表》中明确各类统计的保存时间，经管理者代表审核后各部门按照规定的规定进行保存。统计保管人质量统计一览表6.9表单销毁解决1、各部门文献统计负责人按规定的保管期限进行保存，对于已过保存期限且无继续保存价值的文献统计，由部门文员填写《文献变更申请表》，经部门负责人确认后，呈报管理者代表同意，并拟定解决方式。对于仍需保存的统计，按6.6规定执行。2、解决方式涉及：碎纸机碎纸、烧毁、卖废纸、做二手纸等方式，具体的按照规定执行，解决工作必须由2人以上进行。统计保管人文献变更申请表6.10表单更改1、表格的修改由各部门的表格使用人填写《文献变更申请表》，由各部门主管审核，管理者代表审核后交文控执行；2、当表格中内容只做少量修改时，只需要变更表单版次，当表格修订达9次或超1/3版面内容时，直接升级版本；3、当表单有变更后，文控需将《质量统计一览表》中的信息也应及时更新。并更新对应的网络信息，确保表单在网络上为最新版本。4、新版表格正式使用时，各部门应把旧版表格作废。各部门负责人文控文献变更申请表质量统计一览表6.11表单印刷1、当表格使用量较大时，由部门负责人填写《请购单》，经管理者代表审核后，交由采购部进行采购。2、不经常使用的表格或偶然使用的表格，直接用打印机打印。各部门负责人管理者代表请购单七：组织知识管理流程流程流程阐明负责人输出统计7.1知识管理的策划1、知识管理负责人进行知识管理统筹策划，拟定知识管理的总体思路、目的目的、流程，明确组织的知识来源。管理者代表/7.2知识管理的总体思路1、公司主动倡导咒工终身学习和全过程学习；倡导“干中学，学中干”，即在工作的过程中寻找解决问题的思路和办法并不停积累；同时制订奖励机制激发中工的知识创新，激励员工勇于试错，并乐意承当员工的创新风险。各部门负责人/7.3知识管理的目的和目的1、培训知识型员工，提高员工素质及工作效率；创立学习型组织，应对不停变化的需求和发展趋势，增进公司的可持续发展，并获得合格的产品和服务；避免由于员的更替或未能及时的获取和共享知识信息，造成知识的损失。各部门负责人/7.4知识管理的流程1、知识管理流程分为知识分类、知识获取、分析评价确认、知识入库（储存）、编码、知识推广共享、知识的更新、知识的保持（保护）。各部门负责人/7.5组织知识来源1、内部来源知识涉及：知识产权；从经验获得的知识；从失败和成功项目吸取的经验教训；获取和分享未成文的知识和经验；过程、产品和服务的改善成果、公司原则、技术文献、比较信息资料、各类基础数据资料、培训教材等。2、外部来源知识涉及：原则；学术交流；专业会议；从顾客或外部供方收集的知识。还涉及来自政府机构、行业协会、有关组织、上级公司、合作伙伴及其它有关的知识。各部门负责人/7.6知识分类和代码1、公司参考知识管理的国标、卓越公司的管理经验，拟定知识分类表，见附件二《知识分类表》。针对某一具体类别可能既涉及内部来源也涉及外部来源，如比较信息资料涉及内部来源，即公司的过程、产品和服务的改善成果（与历史比），也涉及外部来源，即从顾客、竞争对手、行业标杆、外部供方收集的知识人（与有关方比）。管理层/7.7知识代码阐明1、对于公司现有各类管理体系的文献，其知识代码可延用现有编号，不再另行标注，由文控统筹管理。知识分类可能会出现交叉状况，某些知识能够划入多个类别，可能会同进含有二个或以上知识代码，目的是为了提高计算机多途径检索知识的便利性。文控/7.8知识的获取1、采购部负责收集外部供方知识；销售部负责收集管户知识；项目管理部负责经验资料的收集；项目管理部及文控等负责法律法规的收集；研发部、项目管理部负责公司原则、改善成果资料、基础数据资料等的收集；销售部、研发部和财务部负责比较信息资料的收集；项目管理部负责培训教材的收集。各部门/7.8知识的分析评价1、文控负责知识库的建立，初次建立知识库时，各部门将收集的有关知识份类汇总后交文控统一分析评价，由管理者代表确认后归档，后来新增的知识资料应由各部门提交体文控组织有关人员进行分析评价，经知识管理者代表确认后主归档。知识库涉及电子文档保存在知识库专用电脑（保持异地备份）；非电子文档的知识资料保存在文控处。各部门/7.9知识库的建立1、文控对确认后的知识进行编码，归入知识库统一管理。按编码进行归类。见附件二《知识分类表》文控知识分类表7.10知识推广与共享1、管理者代表负责拥有知识的推文与共享，文控建立完整的知识库的检索指导，涉及以下信息：名称、分类、知识编码、保存方式、入库时间等，并及时更新。知识库的检索指导公布在内部网络或通过邮件发给各部门，各部门组织本部门员工通过知识库检索指导寻找和学习分享知识。2、体系部会同人力资源部，采用各级会议，内部网络，内部报刊杂志，内部培训，宣传栏等途径，将体系运行所需的知识在各层次的员工中进行分享；同时，公司与客户，外部供方以及其它合作伙伴共同分享有关知识，以完毕对公司知识推广，充足发挥知识的价值。文控管理者代表/7.11知识的更新1、公司为应对不停变化的组织环境带来的需求和发展趋势，定时或不定时对知识的充足性、适宜性、有效性进行评审，及时发现组织的知识缺口，即组织现有知识与实现期组织目的所呢要的知识之间存在差别，从而识别出知识更新或增加的需求，由体系部组织有关部门按前述有关规定重新进行知识获取或接触更多必要知识、入库和推广共享。2、对于员工自主创新对应知识的更新经确认后可直接填写《知识清单》，体系部组织有关人员进行分析评价后，提交知识管理负责人确信后归档。文控知识清单7.12知识的保护1、公司在创新、积累、分享和使用知识的同时，应采用方法做好知识的保持、保持、保密工作，与重要管理人员订立保密合同，维护好公司拥有的知识，保护好知识产权，避免知识非预期的损失。总经理负责保密知识的管理及对应制度的建立。文控/八：有关统计：8.1《管制文献清单》 8.2《文献变更申请表》8.3《文献分发/回收统计》8.4《外来文献一览表》8.5《质量统计一览表》8.6《借阅记录表》8.7《请购单》九：附件一文献编码规则质量手册（一级文献）的编号：QM-YY 流水号（01、02…）质量管理手册管理程序文献（二级文献）的编号:QP-XX 流水号(01、02…)质量管理体系程序文献 作业指导性/原则规范性/工艺流程性（三级文献）文献的编号:YY–ZZZ-000 流水号(001、002…)文献类别代号（SOP:表达作业指导书）部门代码表格及统计（四级文献）的编号: QR:XX–YYY-(A/0) 版本