文书档案管理办法

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第一条为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《XX省档案管理规定》、《XX省交通档案管理细则》及XX省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。

由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。

公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。

第二章归档范围

第三条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。

第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。

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（一）上级机关的下列文件应予归档：

1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件；

3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等；

4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）；

5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。

（二）公司下列文件应予归档：

1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书；

3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；

4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件；

5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件；

6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件；

8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料；

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9、各项规章制度；

10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等；

12、公司在法律事务中形成的文件材料；

13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料；

18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等财政部要求归档的；

20、公司的路产管理档案；

21、公司的科研项目报告和学术报告；

22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的；

23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

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24、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

25、公司领导值班记录。

（三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料：

1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件；

2、代表公司对外进行的各项工作材料；

3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料；

4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料；

5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料；

6、其他需要长期保存的文书资料。

（四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。

1、与相关单位之间往来的通知、信函；

2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等；

3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条音像档案包括：

（一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。

（二）反映公司概貌的音像资料；

（三）公司召开重要会议形成的音像资料；

（四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料；

（五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料；

（六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料；

（七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；

（八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料；

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（九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。

第三章归档要求

第七条立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

第八条立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。

第九条立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。

第十条归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。

第十一条

文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。

第十二条

跨年度的请示与批复归档于复文年度；跨年度的总结归档于针对的最后年度；没有复文的归档于请示年度；跨年度的规划、计划归档于针对的第一年度；跨年度会议文件归档于会议召开年度。

第十三条音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。

第十四条音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、

—5—地点、内容、人物、背景、摄影者等。

第十五条案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。

第十六条

案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。

第十七条

文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。

第十八条

档案的分类编号按《许平南公司档案分类规则（试行）》相关规定执行。

第四章档案的管理

第十九条

档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第二十条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。

第二十一条文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第二十二条档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期

—6—为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。

一般应遵循以下划分原则：

（一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

2、公司制定的属于制度性文件；

3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等；

4、年度以上的计划、规划，召开重要会议的文件；

5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析；

6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件；

7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复；

8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

10、公司在法律事务中形成的文件材料；

11、公司路产管理档案；

12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

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15、公司的人事档案等；

16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等；

17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

18、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括：

1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件；

2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。

（三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件；

3、下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件；

4、未经上级批复的请示文件。

第五章档案的利用

第二十三条积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研

—8—研发等提供档案服务。

第二十四条档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。

（一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。

（二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。

（三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。

（四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。

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（五）公司工作人员借用本单位档案的期限。文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。

第二十五条

声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。

第二十六条

档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。

凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。

因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第二十七条遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。

第二十八条借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。

—10—第二十九条严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第三十条查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。

第六章档案质量

第三十一条公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第三十二条公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十四条

专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第三十五条案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。

第三十六条公司档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第七章附则

第三十七条本制度由公司行政办公室负责解释。

—11—第三十八条本制度自发布之日起试行。

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第二篇：文书档案管理办法文书档案管理办法

文书档案管理办法

一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。

（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求

1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间

1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限

（一）办公室文书保管期限

1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料

永久

2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料

永久

3.人事厅工作总结报告及计划、规划

长期

4.人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料

永久

5.由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料

永久

6.人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复

永久

7.办公室工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

8.办公室编写的《河北人事信息》

长期

（二）机关党委、人事处文书保管期限

1.党组会议记录、纪要

永久

2.人事处工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

3.本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料

永久

4.厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料

永久

5.干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料

长期

6.本厅职工调动工作行政工资介绍信存根

长期

7.本厅职工花名册及党员统计表

永久

8.省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料

长期

9.厅年度考核目标工作报告等有关材料

长期

（三）纪检、监察室文书保管期限

1.上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料

永久

2.本厅制定的有关廉政建设的文件材料

永久

3.清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料

长期

4.对本厅干部党纪、政纪处分材料

永久

（四）综合规划处文书保管期限

1.机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件

长期

2.全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

3.全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件

长期

4.省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

5.干部统计资料、报表

永久

6.机关事业单位职工人数、工资总额统计报表

永久

（五）政策法规处文书保管期限

1.贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等

永久

2.全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件

永久

3.公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见

永久

4.公务员制度实施工作批复及其他重要文件

永久

5.企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等

永久

6.有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话

永久

7.人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见

永久

8.重要调研资料和报告

长期

9.省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等

永久

（六）录用聘用管理处文书保管期限

1.有关录用工作的政策性文件

永久

2.重要工作向上级的请示及领导批示

永久

3.本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料

长期

4.审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料

长期

（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限

1.省直单位非领导职务评定情况

永久

2.有关省政府行政机关非领导职务评定文件

永久

3.行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知

永久

4.系统表彰奖励的文件材料

永久

5.有关全省奖励升级的文件材料

永久

6.有关全省政务公开的文件

永久

（八）人才流动开发处文书保管期限

1.本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料

永久

2.有关干部调配、毕业生分配的政策规定

永久

3.本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料

永久

4.本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料

永久

（九）培训教育处文书保管期限

1.全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告

永久

2.全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料

长期

3.本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料

永久

4.年度工作总结和工作安排

长期

（十）工资福利处文书保管期限

1.全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规

永久

2.全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定

长期

3.关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复

长期

4.机关事业单位工作人员福利政策

长期

5.机关事业单位工人考核政策

永久

6.全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见

长期

7.离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见

长期

（十一）职称管理处文书保管期限

1.专业技术职务评审的有关政策法规

永久

2.组建（调整）中、高级评审委员会的批复

永久

3.破格晋升高级职务审批表及有关证明材料

永久

4.向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整

永久

5.省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见

永久

6.省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见

永久

7.职改工作计划、总结、汇报、意见

永久

8.省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料

永久

9.省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复

长期

10.全国专业技术资格考试合格名单及软盘

永久

11.各种数字统计表（汇总表）

永久

12.职改信息

长期

（十二）专家管理处文书保管期限

1.国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件

永久

2.享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料

永久

3.科技人员家属“农转非”方面的政策法规

长期

4.跨世纪人才选拔的有关文件材料

永久

5.非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料

长期

6.XX省留学人员联谊会的有关文件材料

长期

（十三）军官转业安置培训处文书保管期限

1.军官转业安置工作的有关政策法规

永久

2.省军转工作小组、军转办文件、简报

永久

3.军转办向上级的请示、报告

永久

4.省军转年度转业干部花名册定向名单、领导批示

短期

（十四）职称考试中心文书保管期限

专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘

长期

（十五）录用考试中心文书保管期限

1.全省招录公务员考试考务的规定和办法

长期

2.具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表

短期

3.笔试试卷、面试题本、题库

长期

4.全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料

长期

（十六）人才交流中心文书保管期限

1.人才流动宏观管理政策性文件

永久

2.人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、年度计划、总结、报告

永久

3.人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规

永久

4.组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料

长期

5.向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文书保管期限

1.事企业单位干部统计报表

永久

2.国家公务员统计报表

永久

3.退休干部统计报表

永久

4.参照公务员管理的国家机关干部统计报表

永久

5.机关事业单位工作人员工资统计报表

永久

6.推广gpms有关文件

长期

（十八）工考中心文书保管期限

1.工人技术等级（职务）培训考核的政策法规

永久

2.工人晋升技术等级（职务）审批人员名单

长期

（十九）省编制委员会办公室文书保管期限

1.全省机构编制工作计划，总计报告

永久

2.省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文

永久

3.有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料

永久

4.省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要

永久

5.机构编制工作会议及联席会议材料

长期

6.本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料

长期

7.本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件永久

8.本单位印发的《机构编制简讯》长期

第三篇：文书档案管理暂行办法文书档案管理暂行办法（修订版）

第一章总则

第一条为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。。

第三条本办法适用于全公司文书档案的管理。

第二章职责

第五条办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第七条各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。

第三章归档范围

第八条凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。

第四章档案整理的质量要求

第九条归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主要职能活动和文件形成规律。

第十条归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。

第十六条目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［］括上。第十七条给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照公司统一档案编制规则执行。

第十八条卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并按卷内文件顺序逐件编号。

第二十条案卷的排列要求。按照不同门类、不同载体、不同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条案卷标题的拟制要求。内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。

第二十三条文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料应进行裱糊。

第二十五条归档文件材料的用纸规格为a4纸，大于a4纸的文件材料要折叠成a4纸大小。小于a4纸的文件材料要补成a4纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录--文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315mx230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2厘米，即每卷最多不超过200页。

第二十八条归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。第二十九条各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写《档案销毁清册》并经公司分管领导批准后方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。

第三十条各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。

第五章关于电子文档

第三十一条电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。第三十二条以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。

第三十三条通过办公自动化系统（oa）流转的，办理完毕后，在oa系统内自动留存。

第三十四条电子文件应当定期备份，异地保存至少2套。

第六章归档时间、责任者和归档手续

第三十五条办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必须在第二年的6月底之前送交办公室归档。

第三十六条归档人员必须向档案部门提供归档文件清单，档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章部门变动后文件材料的处臵

第三十七条部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八条撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部门归档。

第三十九条一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十条一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十一条一个部门只是一部分业务划转另一个部门，其文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该部分档案，可以借阅或复制。

第四十二条各种临时工作机构撤销时，其文件材料应向档案管理部门归档。

第八章文书档案的管理

第四十三条办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。

第四十四条归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作规范进行整理、编目和保管。第四十五条档案库房的管理严格按《档案库房管理制度》执行。

第四十六条档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理规定执行。

第九章罚则

第四十七条公司对下列行为应视情节轻重予以处罚：

（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重予以通报批评或以上处分并限期改正。

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。

（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分外，还应赔偿损失。

（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。

第十章附则

第四十八条公司各立档单位可根据本办法和自己的实际情况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规则作适当补充，制定具体文书档案分类方案。

第四十九条附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。附件：

1.文书档案归档范围及保管期限表2.文书档案借阅管理规定3.总公司文书档案管理操作指南4.卷内文件目录5.备考表

6.档案库房管理制度[附件1]文书档案归档范围及保管期限表

一、定义

（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30年。

（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。短期期限为10年。

二、公司文书档案归档基本范围及保管期限

（一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、办法等文件材料：针对本单位的永久重要的30年一般的10年

（二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。永久

（三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。永久

（四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。永久

（五）本单位关于各项工作的内部请示报告永久

（六）本单位关于各项工作的用印申请30年

（七）合同30年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。

（八）其它公司内部常用文件10年

（九）其他外来文件重要的30年一般的10年

三、不在归档基本范围内的文件材料及其它记录由各部门自行整理保存。

（一）各部门必须保存的文件有：

1.和本部门相关的公司发文、内部请示报告的正式电子文件（pdf文件）。

2.本部门工作中形成的重要业务文件，包括各类报表、通知书、申请单、记录等。

3.以部门名义对外签订的合同协议类文件。

4.本部门收到的需处理和对本部门有参考利用价值的外来文件的复印件或电子文件，主要包括保监会、行业协会、保险学会的来文。

（二）保存期限可由各部门参照本文件，根据自己部门的实际情况确定。

四、本表应根据实际情况定期修订。[附件2]

文书档案借阅管理规定

一、公司员工根据工作需要可以向办公室申请借阅档案文件。

二、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档案人员做好登记工作，填写《文书档案利用登记表》（附表1）。

三、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围而定。

（一）无密级文件的查阅范围。一般员工因工作需要可以查阅。

（二）密级文件的查阅范围。文件责任者、主送、抄送人员、公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。

（三）密级文件的借阅必须严格按照文件查阅范围执行，不得向无权查阅的人员随意出借。

四、申请方式

借阅人可以采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出申请，填写《档案借阅申请表》（附表2）。

五、档案借阅程序

（一）一般文件

由利用人向办公室提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写《档案借阅申请表》，并经部门领导核准。借阅本部门经办的文件，在档案人员审核登记后，即可借阅。借阅其他部门文件的，需办公室审批。

（二）密级文件

由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。借阅有密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。

（三）公司执照证书

原件及复印件利用，由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室主任及办公室分管理领导审批。

（四）特殊情况下，无论文件是否有密级，都由内审部门或相关责任部门直接向办公室一次性提出书面申请，由相关责任部门提出的，如有必要可会知内审部门。特殊情况指年度审计、质量审查或上级部门或领导对本公司

的相关考核、检查、调研等。相关责任部门是指文件责任部门、负责该项检查的部门。

六、一次借阅文件数量不得超过10份，借阅时间不超过5个工作日，上文所列之特殊情况除外。

七、下属单位借阅档案时，须持单位介绍信或工作证，或由总公司相关人员陪同。

八、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写《档案借阅申请表》。

九、其他特殊情况需经办公室领导审批。

十、借阅者对所借档案必须妥善保管，并负有安全、保密之责，严禁转借、拆装、勾划、删改、污损、丢失等。十

一、档案借阅后应尽快归还。借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。

十二、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

十三、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责任。

十四、公司各部门有责任对本部门的形成的文件作好记录、协助办公室做好全公司的文件利用工作。《文书档案利用登记表》（附表1）《档案借阅申请表》（附表2）[附件3]公司文书档案管理操作指南

第一章总则

第一条为明确公司的文书档案管理的具体操作规则，更好地为各项工作提供优质服务，根据公司《文书档案管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本操作指南。第二条本操作指南所称的文书档案是指公司在其各项管理过程中形成的，具有保存和利用价值的，以文字为记录形式为主的文件材料的纸质和电子版本。

第三条本操作指南适用于公司文书档案的管理，各部门可作为参考。

第二章职责

第四条公司办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。

第五条办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文书档案的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第六条各部门有责任对本部门所收到、处理的各种文件进行登记，保管本部门常用的文件或留存复印件。负责将应归档的文件材料（包括纸质和电子文件）及时向档案管理部门归档。

第三章归档范围

第七条凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、证照等）均属文书档案归档范围，详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。不在归档范围内的文件材料及其它记录由各部门遵照《文书档案管理暂行办法》自行整理保存。

第四章归档文件的质量要求

第八条一份档案文件应包括：公文：公司发文请示、文件正本（包括正文及附件），公司公文应归档的文件正本（打印稿）至少一份。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。外来文件：公文处理单及来文原件（或传真件的复印件）。会议文件：会议决议、会议材料、会议纪要、嘉宾题名录等会议全套文件。一次会议所形成的所有文件作为一整套存放，不得将同一次会议的文件拆散。

第九条归档文件材料的排列顺序为：[由上（前）到下（后）]公文：公司发文请示-文件正本（包括正文及附件）。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。外来文件：公文处理单-来文原件或传真件的复印件。会议文件：会议决议-会议材料-会议纪要-其他材料。第十条总公司档案装具为档案盒，一盒即一卷。

第十一条总公司文书档案整卷不装订，单件装订排序后的档案文件直接装入档案盒。第十二条单件装订方法

单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。回形针应使用有塑料包皮不易生锈的品种，文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：

第一，不被拆散。必须保证文件的整体性。第二，不会和其他文件混同。

第十三条单份文件页号编写方法为。在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十四条文件的件号，即卷内文件的顺序号。件号的编写与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写件号。第十五条文书档案的分类方法，实行年度─机构（问题）分类法。

第十六条各类表单采用手写或打印。手写的要用毛笔或钢笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。

第五章归档时间

第十七条归档范围内的每份文件办理完毕后，原件应及时归档到办公室。各部门对本部门形成的常用文件留取复印件。外来文件由办公室公文流转人员负责收集，制作收文目录，并定期向档案人员移交；总公司公文（包括纸制版原件和电子版文件）由办公室发文人员负责整理收集，按日向档案人员移交并，移交纸制版公文原件时同时填写《纸质公文归档交接表》（见附表1）。档案人员须对归档人移交的文件资料进行检查。

《纸质公文归档交接表》（见附表1）

第六章文书档案的借阅利用

第十八条文书档案的借阅利用必须严格按《文书档案借阅管理规定》执行。[附件4]卷内文件目录[附件5]备考表[附件6]

档案库房管理规定

第一条档案库房管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严格执行《公司保密制度》的有关规定，确保档案资料的完整和安全。

第二条档案库房每天应检查一次，做到门、窗、柜牢固无损，消防器材完备。档案库房用毕应将库房门、窗关严锁好，并切断库房电器电源。

第三条库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。第四条保持库房内清洁卫生，定期打扫。

第五条安排专业人员定期对档案室内空调、灭火器、烟感器等设备进行检查，出现问题应立即报修。

第六条非档案库房管理人员，未经批准，一律不得进入档案库房。库房和档案柜钥匙由档案库房管理人员负责妥善保管，严禁外借或私自配制。

第七条档案的日常入库、调出、归还、销毁等应建立登记制度，确保帐物一致。

第八条档案入库前，应严格检查虫蛀、霉变、灰尘等情况，发现问题须经科学处理后方可入库。

第九条库房内的架、柜、箱应存放有序，统一编号，方便查找。

第十条特种载体档案要区别存放，磁性介质档案要购臵和存放于防磁柜内，并经常进行保护处理，确保档案信息完整。第十一条档案库房内应备有温、湿度计，档案库房内温度应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%。档案库房管理人员应每天按时记载库内温度，根据温、湿度情况，可选择使用空调、风扇等设备，使库房温、湿度控制在规定范围内。第十二条为利于通风降湿，档案柜与墙壁应保持一定距离，通道间距不少于80cm，档案管理人员应定期选择有利时机通风。

第十三条档案在任何情况下均应避免阳光直射。库房应安臵窗帘及遮阳布，档案柜应避开直射阳光排列。

第十四条对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行修复和复制。

第十五条档案库房管理人员应爱护档案库房内一切设备，确保各项设备完好。

第十六条档案库房管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有完成交接前，不得离职调岗。

（本页无正文）

主题词：印发文书档案管理暂行办法修订版通知抄送：公司总经理室成员

联系人：蒋婷联系电话剑龙威电子科技有限公司办公室2014年2月28日印发

第四篇：公司文书档案管理办法文书档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本办法规定了文书档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。

第三条本办法适用于公司文书档案的管理及使用工作。

第四条文书档案是指公司在建设、营运管理、投资、开发、经营等活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。

文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。

第二章文书档案归档管理

第五条公司实行文书立卷制度，各部门应指定1人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。

第六条档案室集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。档案于第二年四月份前按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。

第七条凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，

均须收集齐全立卷归档。

第八条外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。

第九条凡需归档的文件材料，按下列分工进行立卷：

（一）各部门发文和必须进行归档的文件资料，由相应部门收集整理立卷，交档案室按档案管理要求按编号归档。

（二）由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。

第三章文书档案的归档范围

第十一条上级机关的文件材料

（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

（二）上级机关颁发要求执行的法规性文件；

（三）代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。第十二条本公司制发的文件材料

（一）公司在建设、营运管理、投资、开发、经营和其他管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改名称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定；聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料；规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。

（二）公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要

批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。

（三）公司工会、共青团在工作中形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。

（四）公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。

（五）公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

（六）公司编制的简报、书刊的定稿与样本。

（七）公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。

（八）公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。

（九）地形图及电子文档。

第四章文书档案立卷的基本要求

第十二条归档的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。

第十三条除与本公司有密切关系的（如请示与批复、报告与批复）上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。

第十四条永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。

第十五条跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。

第十六条每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。

第十七条下列文件不需归档

（一）重份文件。

（二）未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。

（三）无查考价值的事务性、临时性文件。

（四）同级机关送来与公司业务无关的文件材料。

（五）其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。

第五章文书档案案卷质量标准

第十八条文书档案组卷要求

（一）遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。

（二）归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。

（三）每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

第十九条文书档案案卷排列要求

（一）卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

（二）卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号、装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号，不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，逐件编号。

（三）有关卷内文件材料的情况说明，都应填写在备考表内，并写明应卷入，检查人姓名、时间、备考表应置卷尾。

（四）案卷封面每项应填写项名要简明，案卷题名要简明，确切的反映卷内的文件内容，一般包括责任者、内容、名称，字迹要工整清晰，用毛笔或钢笔书写。

第二十条文书档案装订、借阅、销毁等见《xxx档案管理办法》第二十一条本办法由办公室负责解释。

第二十二条本办法从发文之日起实行。

第五篇：中国人民银行文书档案管理办法中国人民银行文书档案管理办法

中国人民银行关于文书档案整理的指导办法

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行文书档案管理办法》的通知中国人民银行文书档案管理办法》银办发[2000]329（2000年11月30日银办发[2000]329号）人民银行各分行、营业管理部，各省会（首府）城市中心支行：为了加强人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，总行制定了《中国人民银行文书档案管理办法》，现予印发，请认真贯彻执行。１９８８年总行办公厅制发的《中国人民银行文书档案管理办法（试行）》同时废止。附：中国人民银行文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，结合人民银行工作的具体情况，特制定本办法。第二条人民银行文书档案是指人民银行在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。第三条人民银行总行及各级分支行按照集中统一管理档案的原则，对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案由档案部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。第二章文书档案的管理体制和任务第四条各级行要加强对本单位档案工作的领导。根据人民银行的管理体制和国家档案工作的管理体制，人民银行各分支行和所属单位的档案工作，同时接受上级人民银行档案部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。第五条总行办公厅设立档案处，各分行、营业管理部，省会（城市）中心支行应在办公室下设档案科（室），各地市中心支行设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员，县支行配备专（兼）职档案人员。各直属企事业单位，应设置档案管理机构或配备专职档案人员。各单位办公室有一名领导同志分工主管档案工作。第六条文书档案工作的基本任务：

（一）对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档。

（二）集中统一管理本行各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务。

（三）收集、整理、保管和档案有关的资料。

（四）掌握利用档案的情况，总结利用档案的经验，提高档案管理水平。

（五）在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。

（六）对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，并按规定做好向档案馆移交档案的工作。

（七）严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。

（八）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。