物业工程档案管理制度

Word第第页物业工程档案管理制度物业工程档案管理制度1

1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);

2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力气，消防设施、设备的分布;

3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的.判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;

4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的各类行文、饭店各项平安管理制度，对饭店各级平安检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、看法和建议，各项平安培训与考核记录，有关平安会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作打算和总结;

5、档案分类装存，编排序号，建立名目，严格履行借还登记手续。

6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。

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(1)修理档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

(2)设备修理档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

(3)用户单元修理档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

(4)文员依据返回工程部的修理单每天填写修理档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“修理管理”项目。

(5)文员每天核对发出和返回的修理单，将有关内容照实录入修理档案记录表，如发觉不符立刻追查缘由。

(6)文员每月对修理档案记录、修理单等进行整理，并分类归档。

(7)修理档案为评估大厦设备运行状况和用户室内设备状况的.依据，应妥当保存。保存期限一般为一年，重大修理项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

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管理制度

1.管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。

物业管理人员必需发掘设备潜能，做到物尽其用，充分发挥设备的使用价值。

2.物业工程设施

须实行档案管理制度，对设备的原始档案必需归档、汇总、登记造册，以便查考，为设备的完好使用以及平安使用供应便利。以下资料须归物业工程管理部建档管理：

a.设备系统的资料，如竣工图、构造图等。

b.设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

c.设备系统中重点部位的拍照资料及相关解释。

3.建立设备管理考核制度，奖赏分明，调动员工工作主动性。

a.建立设备管理考核、督察制度。

b.对设备管理定期、不定期抽查、考核。

4.建立iso9001质量管理体系：

a.建立机房管理制度。

b.建立供、配电管理制度。

c.建立设备修理制度。

d.严格各项管理制度，做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

5.对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

a.三好：即是设施要用好、修好、管理好。

b.四会：即是对设施使用、会保养、会检查、会排解故障。

c.五定：即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时，做到定点、定人、定岗、定时和定责。

6.住宅小区工程设施在设备管理上，必需坚持平安第一，降低耗能。

a.遵循“平安、经济、；合理、有用”的原则。

b.尽可能采纳节能、经济适用且品质优良的材料，修旧利新。

c.培育管理队伍的创新精神，维护业主的.权益。

d.设施操作人员应严格根据操作规程和制度开展工作，做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的平安运行，包括用户使用平安和操作人员操作平安。

e.加强平安意识，防止意外发生，做好宣扬工作。

7.提高物业管理服务质量。

a.坚持“物业管理服务第一”的意思，培育职业道德和责任心。

b.保证配套设施岗位上有专业操作人员，做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

c.对员工做好“传、帮、带”工作，对设备进行现场操作，知道相关人员，使员工能够适应岗位要求。

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物业工程设备技术档案管理制度

1、技术档案管理

各类技术资料必需分类装订成册，编制名目，专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类：

物业施工竣工验收的整套档案资料；

设备的规范、标准、各项制度及技术标准；

设备新技术信息及资料；

职工技术考核标准及资料。

1.1全部工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程修理保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财宝，人人都要疼惜。

1.3未经批准，不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件，原件通常不予借阅，以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外，档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本，特别状况需得到总工程师批准。借期为一个月，到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料，借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改，保持版面清洁。

2、设备登记卡

设备登记卡是设备管理的主要根据，每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅，可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要阅历，就是重视对设备状况及修理保养工作状况的调查和统计，系统地、有打算地积累分析原始记录，在调查分析中讨论设备修理保养工作的.规律，使设备能够到达最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、修理保养记录，设备缺陷记录以及重大事故记录，这些可作为设备打算检修和确保设备正常运行的重要根据，也是设备技术改造、报废的主要根据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对，应当做到帐物相符。

3用户设备档案卡

物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备，因此，每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于把握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录

《设备档案卡》ed—tb—0309—113

《设备编号法则》ed—tb—0309—129

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1、技术档案管理各类技术资料必需分类装订成册,编制名目,专人管理及制订借用制度。

技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

设备新技术信息及资料;

职工技术考核标准及资料。

1.1全部工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程修理保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财宝,人人都要疼惜。

1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

除图书外,档案资料严禁带出大厦。

重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本,特别状况需得到总工程师批准。

借期为一个月,到期应办理续借手续。

图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要根据,每一台设备都应设立一张登记卡。

为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。

现代化设备管理的一条重要阅历,就是重视对设备状况及修理保养工作状况的调查和统计,系统地、有打算地积累分析原始记录,在调查分析中讨论设备修理保养工作的规律,使设备能够到达最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、修理保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备打算检修和确保设备正常运行的重要根据,也是设备技术改造、报废的主要根据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应当做到帐物相符。

3用户设备档案卡物业的.每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

这有利于把握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》

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管理制度

1.管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。

物业管理人员必需发掘设备潜能，做到物尽其用，充分发挥设备的使用价值。

2.物业工程设施须实行档案管理制度，对设备的原始档案必需归档、汇总、登记造册，以便查考，为设备的.完好使用以及平安使用供应便利。

以下资料须归物业工程管理部建档管理：a.设备系统的资料，如竣工图、构造图等。

b.设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

c.设备系统中重点部位的拍照资料及相关解释。

3。.建立设备管理考核制度，奖赏分明，调动员工工作主动性。

a.建立设备管理考核、督察制度。

b.对设备管理定期、不定期抽查、考核。

4.建立iso9001质量管理体系：a.建立机房管理制度。

b.建立供、配电管理制度。

c.建立设备修理制度。

d.严格各项管理制度，做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

5.对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

a.三好：即是设施要用好、修好、管理好。

b.四会：即是对设施使用、会保养、会检查、会排解故障。

c.五定：即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时，做到定点、定人、定岗、定时和定责。

6.住宅小区工程设施在设备管理上，必需坚持平安第一，降低耗能。

a.遵循平安、经济、合理、有用的原则。

b.尽可能采纳节能、经济适用且品质优良的材料，修旧利新。

c.培育管理队伍的创新精神，维护业主的权益。

d.设施操作人员应严格根据操作规程和制度开展工作，做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的平安运行，包括用户使用平安和操作人员操作平安。

e.加强平安意识，防止意外发生，做好宣扬工作。

7.提高物业管理服务质量。

a.坚持“物业管理服务第一”的意思，培育职业道德和责任心。

b.保证配套设施岗位上有专业操作人员，做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

c.对员工做好“传、帮、带”工作，对设备进行现场操作，知道相关人员，使员工能够适应岗位要求。

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档案管理作为物业管理的'重要组成