办公室档案管理制度

第页共页办公室档案管理制度第一章总则第一条为了规范办公室档案的管理和使用，确保档案的完整性、准确性和可靠性，提高工作效率，促进工作的顺利进行，制定本制度。第二条办公室档案指为办公室工作所产生或收到的各类书面、电子文件和其他载体，包括文件、登记册、会议纪要、合同协议、报表、公文、证明材料、留言本等。第三条办公室档案的管理遵循以下原则：1.完整性原则：办公室档案要按照全套全宗的原则保留，不得随意删除、破坏或丢失。2.准确性原则：档案要按照实事求是的原则建立和保存，不得伪造、篡改或故意误导。3.可靠性原则：档案要经过审核和审定，确保内容准确可信。4.机密性原则：办公室档案涉及机密信息的，要按照相关规定进行保密。5.移交性原则：办公室档案的移交和借阅要按照相关规定进行，保证安全和可追溯性。第四条办公室档案管理工作由办公室档案管理员负责，具体职责包括：1.掌握和贯彻档案管理制度，负责档案的收集、整理、分类、归档等工作。2.统筹档案的存储和利用工作，确保档案的安全和完整。3.组织档案的查询、借阅和复制，提供档案服务。4.负责办公室档案的定期整理和审查，及时清理和销毁过期无用的档案。第二章档案的收集和整理第五条办公室档案的收集要求：1.原则上，一切与办公室工作相关的文件和资料都应作为档案材料收集。2.收集的档案应按照文件类型、编号和时间顺序组织，便于存储和查询。第六条办公室档案的整理要求：1.档案要经过分类、整理和编目，确保档案的完整性和准确性。2.档案要标注文件标题、发文日期、备案号等关键信息，便于查询和利用。3.档案要按照一定的规范和标准进行装订或存放，确保档案的安全和便捷使用。第七条办公室档案的归档要求：1.档案应按照规定的档案分类和编号系统进行归档。2.归档后的档案应尽快存放在规定的档案柜或仓库中，并定期进行盘点和整理。第三章档案的利用和借阅第八条办公室档案的利用要求：1.档案的利用应遵循档案的真实性和准确性，不得片面或歪曲事实。2.可利用的档案应有明确的目的，不得滥用或超出权限使用。3.利用档案时应填写相关的利用申请表，并经过批准或审批方可进行。第九条办公室档案的借阅要求：1.档案的借阅只限于办公室内部人员和有关单位，不得随意外借或泄露。2.借阅档案时应填写借阅申请表，并经过审批方可进行。3.借阅档案的时间一般不超过30天，如有特殊情况需延期，应再次申请并经过批准。第四章档案的保管和销毁第十条办公室档案的保管要求：1.档案应存放在封闭、防潮、防火的环境中，保证档案的安全和完整。2.档案室或库房应配备专门的人防警报系统，保护档案的安全性。3.档案室或库房的进出应记录和登记，不得随意进出。第十一条办公室档案的销毁要求：1.档案保管期满或档案质量不符合保存要求的，可以进行销毁。2.销毁档案应经过审查和审批，采取安全的方式进行，确保档案的彻底销毁。第五章监督与考核第十二条办公室档案管理工作实行监督和考核制度：1.档案管理工作要定期接受上级主管部门或机构的监督和检查。2.档案管理工作纳入绩效考核体系，评选出优秀档案管理员和单位。3.发现档案管理工作存在问题或违规行为的，应及时纠正