DB3304-T 100-2023 流动人员人事档案数字化规范

35.240.30CCS

L

703304 DB

3304/T

—2023流动人员人事档案数字化规范

for

personnel

archive

of

floating嘉兴市市场监督管理局 发

布DB

3304/T

100—2023前言

.................................................................................

II1

...............................................................................

12 规范性引用文件

.....................................................................

13 术语和定义

.........................................................................

14 基本要求

...........................................................................

15 归档要求

...........................................................................

26 归档操作

...........................................................................

27 数据交换

...........................................................................

68 安全管理

...........................................................................

8附录

A（规范性） 流动人员人事档案归档材料和要求......................................

10附录

B（规范性） 类号信息集..........................................................

17附录

C（规范性） 录入指示............................................................

18附录

D（资料性） 流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）............................

20附录

E（资料性） XML

文件定义描述

....................................................

21附录

F（规范性） 基本信息填写规范....................................................

23参考文献

.............................................................................

31DB

3304/T

100—2023 本文件按照GB/T

—《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由嘉兴市人力资源和社会保障局提出、归口并组织实施。术有限公司。本文件主要起草人：金毅、赵宇钟、俞茵荔、胡小容、梁艳华、杨赛赛。IIDB

3304/T

100—20231 范围内容。本文件适用于流动人员人事档案数字化工作。2 规范性引用文件文件。GB/T

个人基本信息分类与代码

第

1

部分：人的性别代码GB

3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码GB/T

7408 数据元和交换格式

信息交换

日期和时间表示法GB

11643 公民身份号码GB/T

18788 平板式扫描仪通用规范GB/T

32623— 流动人员人事档案管理服务规范GB/T

33870—2017 干部人事档案数字化技术规范GB/T

35273 信息安全技术

个人信息安全规范GB/T

41574 信息技术

安全技术

公有云中个人信息保护实践指南SJ/T

11292 计算机用液晶显示器通用规范3 术语和定义GB/T

32623—2016、GB/T

33870—2017

界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1人事档案数字化 digitization

of

personnel

采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在政务云、硬盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。[来源：GB/T

33870—2017，3.1，有修改。]3.2档案信息 achival

information档案中的文字、表格、照片、图章等有效信息。[来源：GB/T

33870—2017，3.2，有修改。]4 基本要求4.1 真实性4.1.1 档案数字化前，应对人事档案进行整理、审核，合格后提交。DB

3304/T

100—20234.1.2 档案数字化时，不准许对档案原始信息进行更改，过程应可查询、可追溯。4.1.3 档案数字化后，应与纸质档案内容一致。图像应保留原纸张颜色、污损情况和文字修改痕迹等原始信息。4.2 完整性应符合

GB/T

33870—2017

中

4.1.2

的规定。4.3 可用性应符合

GB/T

33870—2017

中

4.1.3

的规定。4.4 安全性4.4.1 应建立身份认证体系、加密存储体系及数据流传输方式等安全保密管理机制。4.4.2 档案图像数据应不被非法利用、更改或销毁。个人数据安全应符合

GB/T

35273、GB/T

41574的要求。4.4.3 档案原件应不受损毁。4.4.4 应建立环境、档案实体、设备设施、数字档案管理信息系统等安全管理机制。5 归档要求5.1 档案整理应符合

GB/T

—2016

第

7

章的要求。5.2 流动人员人事档案分类应符合

GB/T

32623—2016

中

7.2.1

的规定。5.3 档案材料应按形成时间先后排序，第

类和第六类材料先按重要程度、再按形成时间排序。各类别对应的归档材料和要求应符合附录

A

的规定。5.4 参考类材料按档案材料形成时间先后排序，可包括：a)

人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单、转递通知单、人事档案有关情况说明等材料；b)

学校录取通知书、中学生素质资信证书等；c)

身份证复印件，户口簿复印件；学历、学位复印件（无原始学历材料）；为期两个月以下的培训材料、培训材料复印件；专业技术职务资格证书复印件、职业资格证书复印件；奖状、荣誉证书复印件、劳动合同复印件等各类非原件材料；d)

接收档案时填制的《材料缺少清单》；e)

团员介绍信、党员介绍信、入党阶段思想汇报等入团、入党的材料、除十大类内容外其余放参考类材料，未完成预备党员转正的党员相关材料放参考类材料；f)

档案中有原始材料的重复件；g)

材料内容属于十大类，但材料本身尚未完成审批，待完成审批后整理归档的材料。6 归档操作6.1 建库6.1.1 人员建库 人员基本信息集RSDAML00036RSDAML00136该标识是将目录信息挂接到对应的人员的标识信息，从

RSDAML002

4-1

9-1

RSDAML003RSDAML004120RSDAML005

YYYYRSDAML006

MMRSDAML007

DDRSDAML008RSDAML009120ZS00000136人员唯一标识，从浙江省流动人员人事档案管理服务平台自动生成，符合全市唯一标识符要求A010136A0104

GB/T

A0117

GB/T

A0107

GB/T

A018418

GB

DB

3304/T

100—20.1人员基本信息集用于描述某人自然属性和社会属性中最基本的信息。该信息集应具有唯一性，是单记录信息，每一记录对应一个人。.2 人员基本信息集的编码为

ZS000001

6

合表

1

的规定。.3 各项信息内容可单独建立，也可从其他系统中获取。表1 人员基本信息集必备信息项 人员信息录入应符合

GB/T

33870—2017

中

5.2

的规定。6.1.2 目录建库 人事档案目录信息集.1 人事档案目录信息集用于描述档案目录的信息。该信息集为多记录信息集，每一记录记述该档案目录涉及档案材料的信息。.2 人事档案目录信息集的编码为

10

2的规定。表2 人事档案目录信息集DB

3304/T

100—20 目录录入应根据统一的人事档案目录格式进行录入，包括：a)

“类号”，填写材料类号；b)

“序号”，填写材料所属分类中的序号；c)

“材料名称”，根据材料题目填写，无题目的材料应拟定题目；d)

“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间（如有组织审批时间和个人签字时间的，一般采用组织审批时间），复制的档案材料采用原材料形成时间；e)

“页数”，填写每份材料的页码数；f)

“备注”，填写需要说明的情况。 目录名称命名应按照以下格式命名：a)

毕业生登记表：材料标题+（学历）；b)

成绩单：材料标题+（学历）；c)

学位材料：材料标题+（学位）；d)

毕业证书、学位证书复印件：材料标题，备注：复印件；e)

职称评审材料：材料标题+（所获专业技术职务资格名称）；f)

职业资格材料：材料标题+（所获职业资格名称）；g)

执业资格材料：材料标题+（所获执业资格名称）；h)

政审材料：有材料标题的按照材料标题录入，无标题的按照“关于

格式录入；i)

劳动合同：材料标题+（合同期限）；j)

招工材料：材料标题；k)

就业通知书：材料标题+（学历）。 录入指示应按照附录

C

的指示进行录入。6.2 档案扫描应按照

GB/T

33870—2017

中第

7

章的规定对符合本文件第

5

章要求的归档内容进行扫描。6.3 图像处理6.3.1 原始图像处理 纠偏应符合

GB/T

33870—2017

中

8.1.1

的规定。 裁边应符合

GB/T

33870—2017

中

8.1.2

的规定。 拼接RSDAWJ000字符型36

RSDAWJ001字符型RSDAWJ003字符型20RSDAWJ004字符型20DB

3304/T

100—2023对大幅面流动人员人事档案材料分区扫描所形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整、真实的原始图像。 去污生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。6.3.2 优化图像处理 处理方式应符合

GB/T

33870—2017

中

8.2.1

的规定。 质量要求.1 使用符合

SJ/T

11292

的显示器，在

sRGB

状态下观察，在保证档案信息完整的前提下，图像背景颜色应为

24

位真彩色，

值为（254，246，197）。.2 数字图像的排列顺序应与档案原件保持一致。.3 不准许存在漏扫、重扫、多扫等情况。.4 纠偏、裁边、拼接、去污等处理时，不应产生不符合

.1

的缺陷。6.4 数据存储6.4.1 存储格式应符合

GB/T

33870—2017

中

9.1

的规定。6.4.2 存储路径 原始图像文件存储路径：系统指定路径\人员唯一标识\<原始图像数据>。 优化图像文件存储路径：系统指定路径\人员唯一标识\<优化图像数据>。6.4.3 数据存储索引信息集 数据存储索引信息集用于描述某页人事档案材料图像文件存储的最基本信息。该信息集为多记录信息集，每一记录记述该档案目录涉及档案材料图像文件的存储信息。 数据存储索引信息集的编码为

4

3

的规定。表3 数据存储索引信息集6.5 数据验收6.5.1 验收范围DB

3304/T

100—2023应对全部数字档案成品进行质量验收。6.5.2 验收依据 人员建库人员建库时录入项目应符合

信息的，所引用的姓名、性别、民族、出生日期、公民身份号码等信息项也应符合人员建库要求。 目录建库目录建库时录入项目应符合

相符，档案目录条数应与纸质档案材料数量相符。 原始图像应符合

GB/T

33870—2017

中

10.2.3

的规定。 优化图像优化图像应符合

的要求，与原始图像尺寸一致。6.5.3 验收登记

D

登记表（样式）”。6.6 数据备份6.6.1 经验收合格的录入信息应及时进行备份。6.6.2 备份方式应符合

GB/T

—2017

中

12.2

的规定。6.6.3 备份标签应符合

GB/T

—2017

中

12.3

的规定。7 数据交换7.1 交换内容数据交换的内容应包括：a)

人员基本信息及目录信息的描述性文件，以

XML

文件或

Excel

文件保存，符合

、

的要求，其中，人员基本信息只交换表

2

内除“人员唯一标识”外的

5

个信息项；b)

人事档案数字化形成的图像数据，存放在指定的文件夹内。7.2 交换格式7.2.1 分类数据交换格式分为

图像数据文件和

图像数据文件两种类型。7.2.2 Excel+图像数据文件 命名YYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DD4-1YYYY-MM-DD4-2YYYY-MM-DD4-3YYYY-MM-DD4-4YYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DDYYYY-MM-DD9-1YYYY-MM-DD9-2YYYY-MM-DD9-3YYYY-MM-DD9-4YYYY-MM-DD10YYYY-MM-DD11YYYY-MM-DD12YYYY-MM-DD13YYYY-MM-DD14YYYY-MM-DD15YYYY-MM-DD16YYYY-MM-DDDB

3304/T

100—20.1 Excel

文件以“档案号”格式命名，Excel

表包括

个

sheet

页，各页标题依次为：图像数据材料（影像材料）、案卷信息、人员基本信息、学习经历、工作经历、政治面貌信息、培训经历、职称技能--动、转出。图像数据材料页基础格式按表

4

规定。.2图像数据文件以“材料编号-

4

一致。.3 同一个人的

Excel

文件夹名称中不应含有特殊字符（如空格、换行、*、？等），长度应不超过

200

表4 图像数据材料页基础格式 存储文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过，单个图像数据压缩包应不超过2G。7.2.3 XML+ 命名DB

3304/T

100—20.1 XML

date.xml

文件中包括电子数据信息和电子影像信息。

文件定义描述见附录

E。.2 图像数据文件夹以类号命名，子文件夹以序号命名，图像数据文件放在序号文件夹下。图像数据文件部分应与

XML

文件中<电子影像信息>部分一致。.3 同一个人的

XML

文件夹名称中不应含有特殊字符（如空格、换行、*、？等），长度应不超过

200

存储文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过，单个图像数据压缩包应不超过5G。7.3 交换信息息填写规范应符合附录

F

的要求。8 安全管理8.1 密级应符合

GB/T

33870—2017

中

13.1

的规定。8.2 环境安全8.2.1 数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。8.2.2 应配备满足安全管理需要的视频监控设备，档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等应无监控死角。8.2.3 数字化加工场所设在档案部门内部，按临时保密要害部位进行管理；数字化加工场所设在档案部门之外，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存。8.2.4 视频监控系统应由档案部门专人负责。视频监控数据自产生之日起保存应不少于

6

部门应定期进行回放检查，在删除之前应留存视频回放安全检查记录。8.2.5 数字化加工场所应封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能。8.2.6 应配备数字化工作人员存放随身物品的专用储物箱柜，并与档案装具分区放置。8.2.7 工作人员不准许在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，诸如：喝水、进食、吸烟、携带火种。8.3 档案实体安全8.3.1 档案数字化工作人员应签订保密协议，严格保密流动人员人事档案信息。8.3.2 档案部门应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。必要的记录或标示。8.3.3 档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点核对，人等。8.3.4 档案数字化过程中应建立档案流程单，流程单包括档案号、加工工序、设备编号、数量、经手DB

3304/T

100—2023人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。8.3.5 档案数字化加工不准许损毁档案，出现档案损毁的应进行修复和登记。需要拆装档案时宜保持档案原貌。8.3.6 档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。8.3.7正在进行数字化加工的档案应每天入库（柜），不准许在加工工位上留存过夜。8.3.8 数字化档案应专人专柜保管，数字化加工完毕的档案应及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。8.4 设备设施安全8.4.1 档案数字化加工过程中宜使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应对其进行安全检查。8.4.2 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，应采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，诸如：

接口、红外线、蓝牙、SCSI

接口、光驱接口。8.4.3 8.4.4 档案数字化加工过程中应使用正版软件。除必要的操作系统、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不应安装任何与加工无关的软件。8.4.5 档案数字化加工过程中宜由档案部门提供计算机等设备的硬盘、存储介质以及无法确保数据可准许擅自带走。8.4.6用于档案数字化加工的设备和存储介质不准许与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质不准许带入数字化加工场所。8.4.7 档案数字化加工设备和存储介质不准许擅自送外维修，送外维修应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。8.4.8 处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。8.5 管理系统安全符合

GB/T

33870—2017

中

13.4～13.8

的规定。8.6 资质选择8.6.1 采用外包方式开展流动人员人事档案数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。8.6.2 数字档案管理信息系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测。履历表和属于履历性质的登记各类人员的履历表（书）、登记表、简历表，如《干部履历其他由本人填写反映个人经历自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料，由本人撰写的人事管理工作中，组织人事部门通过各种途径，对本人德、能、勤、绩、廉进行调查评价正式考察后的综合材料、组织以考核为主要内容的材料，如平时考核材料、年度考核登记表、专项考核材料、任（聘）在重大政治事件、突发事件和援派、挂职锻炼等考核鉴定材党组织书记抓基层党建评价意DB

3304/T

100—2023

附 录 A（规范性）流动人员人事档案归档材料和要求流动人员人事档案归档材料和要求应符合表的规定。表A.1表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续） 高考报考志愿表（包括2B铅笔填涂卡）如含有保存价值的信4-1

息，可放第四类第一小类。大学生暑期社会实践材料，如有相关评语的，可放第四类第一小类，介绍信函不归档。《学年考核表》等制式相同、形成时间不同的材料，按一件材料归类。学历材料遗失后的相关证明材料放第四类第一小类。

毕业证书、学位证书复印件在相关学习材料齐全的情况下可放第四类第一小类。每一阶段学历材料不按材料时间，按照绩排在总成绩单前面）、毕业证书复印件（如有学位相关材料，学位证明及学位证书复印绩排在总成绩单前面）、毕业证书复印件（如有学位相关材料，学位证明及学位证书复印论文相关材料，论文及论文成

4-2

4-3

反映科研学术水平

114-4历史干部自然计的情况查结基本人事记表性评时间审查1993家庭成员及主要社会关系的证明1212DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续）共产义青请书、转正申请书、培育教育考察、《党员登记表》、团员入党推荐表材料形成时间先后排序。的，介绍信放参考类材料；察表，已转正的放第六类，励或要有功、先进奖励而正命名授模范进工者事迹有关批准予的战DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续）13励或材料据每题相9-1、社工资待遇审批表、转正定级审批9-2去职职高校毕业生登记表；招工审批DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续）149-2去职单位管理岗位职员等级晋升；援关关衔、法官和检察官等级审批业、复员干部改办转业各类审批9-39-4当选党的代表大会、人民代表大DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续）15女申批表有参考DB

3304/T

100—2023表A.1

流动人员人事档案归档材料和要求（续）164-14-14-24-24-34-34-44-4党、团类材料表彰奖励类材料违规违纪违法处理处分类材料工资、任免、出国、会议代表类材料工资材料9-19-19-29-29-39-3会议代表类材料9-49-410DB

3304/T

100—2023

附录 B（规范性）类号信息集

到

4-4

9-1

到

B.1

的规定。表

表

B.1

类号信息表DB

3304/T

100—2023

附 录C（规范性）录入指示C.1 基本要求录入时档案目录采用材料制成时间，人员信息采集采用资历获得时间。C.2 学习经历C.2.1 毕业生登记表，上面有自学考试、成人正式生等学习形式的，学历录入为

毕业。C.2.2 在职研究生学历选择研究生毕业。C.2.3 普通高中、全日制高等院校大学、大专录入学历时，起止时间固定为

XXXX0901

和

XXXX0701；具体到该月最后一天。C.2.4 教育部留学生学历认定机构开具的国（境）外学历学位认证书，个人学历信息按电子打印件信息录入。C.2.5学校开具证明，证明该人员从学校毕业，并盖章的，学历按证明材料录入，并在备注栏注明学校证明。C.2.6 C.2.7C.2.8 预科、复读、高复在家自学学习经历不录入。C.2.9 有交换生的情况，学习经历不采集。C.2.10 入学位。不明确的学位类型选择学士。C.2.11 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书上面学历为“专科”

下，个人信息录入时，学历选择专科毕业。C.2.12 遇到双学位双专业情况，同一条学历录入两次，学历学位分别录入一次。C.3 工作经历C.3.1 解除毕业生就业协议证明应录入工作经历。C.3.2 个人辞职报告，只有同意签字没有盖章的情况下，工作经历不录入。C.3.3 有士兵入伍、退伍鉴定表登记表的材料，录入工作经历。C.3.4 有连续合同，工作职务发生变化的工作情况在录入时，工作职务以最后一份合同为准。C.3.5 遇到无固定期限的合同，只写工作起始时间，合同结束时间不填，在备注栏标注无固定期限。C.3.6 有劳务派遣公司时，个人信息采集工作经历时，单位名称录入合同盖章的公司。若劳动合同是作。18DB

3304/T

100—2023C.3.7 工作经历录入时，若合同中未说明，单位证明人不填。C.3.8 干部调动介绍信，从

A

单位调动到

B

单位，录入工作经历时，调动的时间相当于

A

单位的工作终止时间，B

单位的工作起始时间。C.3.9 C.3.10 采集。C.4 政治面貌C.4.1 28C.4.2 入党时间、转正时间按照“预备期、转正期从

XXXX

年

XX

月

XX

日开始”录入。C.5 职称技能C.5.1 教师资格认定申请表，职务级别不录入。C.5.2 职称外语等级考试合格证书、计算机应用能力考核证书，不录入职业工种资格。C.6荣誉奖励与处分C.6.1 个人信息录入奖励时，时间放在奖励名称之前，如

20XX-20XX

学年优秀团员。奖励名称应从表内内容归纳。C.6.2 学校奖励登记表登记的奖励个人信息应全部录入。C.7 亲属关系只采集父母、配偶、子女、兄弟姐妹。C.8 职务变动C.8.1 关于

XXXX〔XXXX〕X

号。括号应为六角括号“〔〕”。C.8.2职务聘任通知不录入工作经历。C.8.3 干部任免审批表，个人信息采集时录入到职务变动，工作经历不采集。C.8.4 军衔警衔变动应录入到职务变动里面。19人员建库情况、目录建库情况、原始图像情况、优化图像情况四栏依照验收标准填写发现的问题。没有问题DB

3304/T

100—2023

附录 D（资料性）流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）《流动人员人事档案数字化验收登记表》（样式）见表。表

表

D.1

流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）DB

3304/T

100—2023

附 录 E（资料性）XML

文件定义描述XML文件定义描述见示例。<?Xml

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3304/T

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