公司人事档案管理办法规章制度范本

第页共页公司人事档案管理办法规章制度范本第一章总则第一条为规范公司人事档案管理，保障档案的完整性、真实性和保密性，提高人事管理效能，特制定本办法。第二条公司人事档案是对公司人力资源的重要信息载体，是反映员工个人从业情况和发展历程的重要依据，是落实组织各项人事决策的基础。第三条公司人事档案管理遵循统一组织、分类鉴定、规范操作、合理利用、保密存档的原则。第四条本办法适用于公司各类人事档案的管理。第二章档案管理机构第五条公司设立人事档案管理机构，负责公司人事档案的管理工作，具体职责如下：（一）负责制定和完善人事档案管理制度及操作规程；（二）负责公司人事档案的归档、入库、整理、检索和借阅等工作；（三）负责编制人事档案的格式、内容及个人档案编码等规范；（四）负责保证公司人事档案的安全和保密；（五）负责定期检查和审计公司人事档案的管理情况；（六）负责组织档案资料的电子化和信息化建设；（七）负责员工离职及档案的移交工作；（八）负责提供员工在职期间档案资料的查询和咨询服务。第六条公司人事档案管理机构应设立专门的管理人员，具备相关专业知识和技能，负责档案管理工作的执行和监督。第三章档案创建和归档第七条公司人事档案按照员工进入公司后的流程和相关规定进行创建，包括但不限于招聘、入职、培训等环节。第八条公司人事档案应严格按照规定的内容和格式进行归档，确保档案的完整性和准确性。第九条公司人事档案采用电子和实物两种形式保存，电子档案应同实物档案相对应。实物档案应按照规定的标准进行分类、整理和存储。第十条归档的人事档案应包括以下内容：（一）员工基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等；（二）员工入职及离职相关材料，包括录用意见、聘用合同、培训记录、离职证明等；（三）员工工资、奖金、绩效考核、职称评定等相关资料；（四）员工奖惩、表彰、荣誉证书等；（五）员工健康体检、社保缴纳记录、福利待遇等；（六）员工考勤记录、请假、加班、调休等工作记录。第四章档案保密和使用第十一条公司人事档案应按照相关法律法规的要求，严格保密，不得泄露员工个人隐私。第十二条公司人事档案的查阅、查询和借阅均需要经过正式申请，并由档案管理机构严格审批和授权。第十三条对于有关公司核心商业机密、人事决策等内容的人事档案，应加强权限控制，严格限制查阅范围和使用人员。第十四条公司人事档案的使用应符合正当合理的用途，禁止滥用档案信息和以档案为借口进行各种形式的违规操作。第五章档案变动和迁移第十五条公司人事档案在以下情况下应进行变动：（一）员工离职的，应及时办理档案移交手续；（二）员工职务发生变动的，应及时更新档案信息；（三）员工个人信息发生变化的，应及时调整档案内容；（四）员工涉及到人事决策的重大事项发生时，应及时进行档案调整。第十六条公司人事档案的迁移应按照规定程序和时限进行，迁移后应进行相应的档案整理、归档和备份工作，确保档案的安全和完整。第六章档案保管和销毁第十七条公司人事档案应按照规定的期限进行保管，期满后按照相关规定选择复制、续存、销毁等处理方式。第十八条公司人事档案的销毁应经过严格的审批程序，确保档案真实有效和信息安全。第十九条公司人事档案的销毁应按照规定的销毁时限进行，销毁后应进行相应的记录和备份工作。第七章法律责任第二十条未按照本办法规定进行人事档案管理的，将根据情节轻重给予相应的纪律处分和法律责