物业公司物资管理督导检查标准

一级指标二级指标检查标准检查方法扣分标准采购管理（3分）采购手续按月对物资需求进行计划，按《物资申购单》格式要求填写名称、型号等内容按审批流程发送审批并实施采购物资到货，安排专业人员进行检验（查入库单）供方开具发票，随物资一起交送申购部门采用招投标形式采购时，按《招投标管理办法》执行资产采购经房管部审核，总经理审批消防设备等经专业部门审核，分管领导审批查记录参照标准一项未符合扣0.1分采购行为1、A、B类物资及服务必须在指定的合格供方（品牌）中采购。特殊情况无法在指定的合格供方（品牌）中采购时，按体系文件相关规定进行操作2、在指定的合格供方（品牌）中采购物资及服务时不需评估，但须取得至少两家以上报价；不能取得两家以上报价，须在评估记录中说明3、超过部门负责人权限的物资/服务采购，填写《物资/服务申请报告》按权限报批查记录参照标准一项未符合扣0.1分采购合同采购金额在2万元以上的物资，必须以合同约定付款方式采购物资有保修期限的，需以合同方式明确（产品自带保修协议的可不使用合同）所有服务项目必须签定合同公司有合同范本的必须采取公司合同范本查记录参照标准一项未符合扣0.1分采购监督部门负责对所采购的物资进行回访，发现问题立即上报采购回访覆盖所有物资类型和供方查记录未符合扣0.1分仓库管理（3分）管理要求1、编制部门《仓库管理规定》并挂墙，根据物资种类、用途、性质分区摆放，建立不合格物资区和待处理物资区2、摆放区域及每种物资均有标识，标识统一、清晰醒目，物资标识至少包括品名和规格型号3、库存物资均须建立手工台账，物资入库、出库须登记入账，且账目和实物相符，每月对仓库物资进行盘点并记录4、维修配件、消耗性工具等常用物资应确定最低库存量并制订清单查看现场分区摆放及标识情况；抽查入库、出库物资是否登记入账，账本上物资剩余数量与实物是否相符；查《仓库物资盘点表》、常用物资最低库存量清单参照标准一项未符合扣0.1分安全防护1、仓库防雨、防霉、防潮2、防火措施完善，按规范要求配置合格的灭火器3、危险品仓库，应根据实际情况制定危险品管理办法并现场张贴，有毒物资须柜装、上锁并做好标识，非责任人未经许可不得动用4、存放有爆炸或挥发性危险品的物资仓库须装防爆灯5、相互作用容易产生化学或物理反应的危险品应隔离存放查看现场参照标准一项未符合扣0.3分入库出库1、入库时须填写《进仓单》并有检验、仓管员签字；可单独计价的返仓物资由仓管员验收后在《物资领（借）用单》备注栏注明原因并签名，登记入账2、物资出库须凭《物资领（借）用单》，且审批手续齐全；非一次性消耗的物资由最初使用人填写《物资领（借）用单》销账，剩余物资须存放在剩余物资存放点，未使用完前不能开封新物资3、急用物资直接使用后须补填《进仓单》和《物资领（借）用单》；需归还的非一次性消耗的工具、用具建立《员工物资领用清单》4、需调剂的物资经房产后勤管理部、财务管理部核实及价格审定，由房产后勤管理部挂网5、物资报废经部门负责人审批，并记录物资处理结果，物资残值报公司财务部入账查看记录及现场参照标准一项未符合扣0.1分基础设施（5分）资产管理1、资产的购置、调拨、借用及报废均须填写《资产情况审核单》2、资产变动情况及时录入软件，每季度对资产进行盘点3、部门负责人新到岗时须对到岗部门固定资产进行核对并签字确认。4、资产报废填写《资产审核单》，经部门负责人同意后报房管部审核，总经理或授权人审批5、资产报废后在资产管理软件和台帐中销账6、报废物资处理后，将处理方式等在资产审核单存档联后背书7、资产残值收入交财务部针对部门资产的变动情况查看《资产情况审核单》；查季度资产盘点表，抽查部分资产实物与盘点表的符合性；查新到岗部门负责人的签字确认记录参照标准一项未符合扣0.1分印鉴及证照管理1、新刻或改制印鉴，须报总经理办公室批准2、指定专人保管印鉴、证照，并填写《印鉴、证照登记表》加盖公章须填写《印鉴使用申请表》，经本部门负责人批准后方可盖章（物业服务中心各类票据、管理费收费通知单和催缴单、体系文件格式化协议可免于登记）3、借用或使用印鉴证照，须填写《印鉴、证照领（借）用申请表》，部门负责人审批同意后方可借出4、各类印鉴、证照合法有效查看审批记录；抽查印鉴证照的完整性和有效性电脑及网络管理1、电脑及外设、网络设备指定责任人负责管理，在显眼部位张贴总办签发的资产标识2、电脑及外设、网络设备上不得放置杂物，未经总办电脑室或部门电脑工程师许可其他人不得擅自维修、擅自将工程电脑用作办公用途、擅自调换电脑配件3、电脑不得安装任何与工作无关的软件，办公软件需由电脑室或部门电脑员或相关软件公司负责安装4、办公电脑均须设置开机密码、屏幕保护密码、重要文件加密，并报本部门负责人备案，网络密码须严格保密，不得泄漏5、设置共享资源时应将访问权限设为只读，较高的权限应设置为密码保护6、每季度末将本部门当季重要电脑资料上传到公司服务器指定地址备份7、所有办公电脑须安装总办统一提供的防毒软件，并设置为“自动更新病毒代码”状态，发现病毒不能杀除或邮件中发现病毒时应及时通知电脑室查现场、电脑中软件安装、电子文档食堂管理（2分）食品采购1、选择评估指定供应商，并定期对质量、价格、服务进行评估2、采购申请、验货、付款手续完善查相关记录参照标准发现一项未符合扣0.1分，最多扣2分卫生1、食堂工作人员进行一次体检，体检不合格者，不得从事食堂工作；2、定时清洁、定期进行“四害”消杀查体检合格证及相关记录安全管理（消防）1、按规定配备足够、有效的灭火器材2、食品管理制度健全，预防措施完善查现场灭火器材、食品管理制度内务（3分）办公环境办公用品摆放整洁、有序，严禁携带易燃、易爆、有毒等危险物品进入办公区域查现场未符合扣0.5分现场工作环境安全管理、清洁绿化、维修操作、后勤环境管理符合要求查现场未符合扣0.1分内务检查每月须进行一次内务检查，并落实查记录并抽查措施落实情况未符合扣0.1分参观接待（2分）接待方案制定参观路线和参观介绍词查制度；询问接待人员对路线及介绍词的熟悉程度未符合扣0.1分接待手续按规定进行一级、二级、三级接待抽查接待记录未符合扣0.1分创优考评（3分）考评申报符合申报条件的物业服务中心应按政府主管部门的规定及时申报查申报材料参照标准发现一项未符合扣0.1分，最多扣3分迎检准备1、成立筹备组，编制创建规划和实施方案2、物业服务中心自评并保存自评材料3、按公司迎检资料示范目录完善迎检资料、完善硬件设备设施和环境4、公司考评并落实整改措施5、物业服务中心应提前做好应知应会培训，并在考评前安排好现场各岗位工作6、正式考评前编制迎检汇报材料的WORD文稿和PP稿，确定考评路线，统一关键问题解释口径7、正式考评前做好考评汇报现场的布置、准备工作8、提前联系好的业主访谈代表查迎检相关准备及自评材料，并检查现场正式考评现场各岗位全部到位，全程配合好考评工作检查现场品质管理（5分）纠正/预防措施1、管理服务中发生的不合格均应采取纠正措施，其中顾客满意度调查结果急待改进的因素须填写《纠正/预防措施报告》2、对各类潜在不合格均应采取预防措施，其中顾客反映比较集中的建议或服务需求、各类设备设施存在的隐患、可能引起群诉或媒体负面报道给公司造成负面影响的问题，须填写《纠正/预防措施报告》3、纠正/预防措施有效落实并验证效果查《不合格报告》、《顾客投诉处理记录表》、《突发事件处理记录表》、《纠正/预防措施报告》等相关记录；查近期发现的各类严重问题和隐患是否均采取了纠正/预防措施；各类统计分析结果存在未达成目标、不符合服务要求或存在不良趋势时是否均采取了纠正/预防措施；通过询问、核实现场、查记录等方式，抽查部分措施落实情况参照标准一项未符合扣0.2分，最多扣2分品质监控1、应成立品质监督小组或指定品质监督员，制订运作制度2、品质监督小组或指定品质监督员每月至少组织一次集中品质检查3、每月至少组织一次部门专业技能培训4、跟踪验证整改情况1、查品质监督小组运作制度2、查部门各类检查记录3、抽查部分问题的整改情况及有效性参照