秘书考试讲义：事务文书

第二讲事务文书主讲：班玉冰常见文种事务文书局部涉及的文书比较多，五级局部有、备忘录、事务性通知、邀请函、感谢信、贺信、请柬。四级局部有简报、意向书、订货单、商品说明书。三级局部有方案、总结、市场调查报告、讲话稿、投标书、招标书、述职报告。市场调查报告一、市场调查报告的概念简单地说，调查报告就是调查研究之后根据调查情况写成的书面材料。市场调查报告是对市场调查所得信息资料进行整理，得出结论，提出合理建议的局面报告。二、市场调查报告的特点1.针对性2.真实性3.时效性三、市场调查报告的类型按调查范围与方式分：综合性与专题性的调查报告按目的作用与内容分：情况调查报告，事件调查报告，经验调查报告与问题调查报告四、调查报告的写作〔一〕标题1.单标题2.正副标题〔二〕前言1.调查的目的、对象、范围2.经过、方法3.主要内容与观点〔三〕正文1.情况局部2.预测局部3.建议局部〔四〕结尾调查问卷的题目设计：问题形式可分为开放式问题与封闭式问题两种。例1：您对钓鱼岛的主权问题有何看法？〔开放式〕例2：您的性别？男〔〕女〔〕〔封闭式〕方案一、方案的概念和特点1.方案的概念方案是各级机关、社会团体、企事业单位和个人，针对一定时期的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2、方案的特点〔1〕针对性〔2〕预见性方案的范畴规划是具有全局性的、较长时期的长远设想。方案是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤——对专项工作作出全面部署与安排的方案。安排是对短期内工作进行具体布置的方案。设想是初步的草案性的方案。打算是短期内工作的要点式方案。要点是列出工作主要目标的方案。1.广东省十年消灭荒山＿＿＿2.美加公司第一季度工作＿＿＿3.对广州市未来经济开展方向的＿＿＿4.福州市工资与物价挂钩＿＿＿5.广州市两个文明建设工作的＿＿＿6.2000年全市固定资产投资＿＿＿二、方案的写法1.表格式方案以表格方式撰写方案，适用于时间短、范围窄、变化小、内容单一的具体安排，如销售方案、月方案等。2.文章式方案写明指导思想、目标任务、措施步骤等。由标题、正文、落款构成。(1)标题。由四个要素组成：单位名称、时间、事由、文种。(2)正文。正文是方案的主体局部，是具体内容，一般由前言、主体与结尾构成。主体局部包括目标和任务、措施和步骤及其他事项构成。(3)尾部。在正文右下方署上制订方案的单位名称，在署名的下行写上日期。方案标题改错1.本年度工作方案2.迅达公司1997年第四季度工作规划3.本人学习方案安排4.王小明关于三季度工作方案判断题1.时间较长、范围较广、内容较概括的方案可称为方案。2.方案的结尾都应提出希望或发出号召，要求人们认真执行。3.方案的主体一般由根据、目标、措施与步骤四个要素构成。4.“凡事预那么立，不预那么废〞讲的是方案对工作的重要性。5.方案标题与许多事务文书一样不必写明时限。总结一、总结的概念总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一定时期的工作的回忆、分析和研究，从中找出经验教训，探求规律性的认识，用以指导今后实践的一种事务性文书。方案：事先的打算与安排总结：事后的回忆与反思要做什么

怎么去做

何时完成方案与总结在写作内容上

有相似性做了什么

怎么去做的

何时完成的方案总结相互依赖相互促进相辅相成总结的内容综合性总结1.根本情况2.成绩或收获3.经验、体会或做法4.问题或教训5.今后努力方向或打算专题性总结1.根本情况2.经验、体会或做法总结的一般格式1.标题〔1〕公文式标题〔2〕非公文式标题2.正文〔1〕前言〔2〕主体〔3〕结尾3.落款五级局部：、备忘录、事务性通知、邀请函、感谢信、贺信、请柬。四级局部：简报、会议记录、意向书、订货单、产品说明书。实务局部常常以备忘录形式出考题备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗主题：关于安排2004年公司年会会址之事内容：公司将于2004年12月15日至20日公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模150人，会期5天。王总经理希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两家好的开会地址〔请说明你的理由〕。 行政经理苏明 2004年9月10日实务局部曾经考过会议通知的拟写

我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请您列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。 行政经理谢飞 会议通知致：营销部经理刘勇发自：行政部秘书刘丽主题：客户咨询联谊会兹定于2003年8月15日上午九时，在燕都宾馆二楼多功能厅举办客户咨询联谊会。中午12时将有午餐供给。请于8月10日前将回执寄回。

□我准备参加此次会议。□我将届时赴会，并带＿＿＿宾客一同前来。□我不能参加此次会议。署名＿＿＿＿＿公司＿＿＿＿＿＿背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便条钟苗：3月26日，以生产计算机通信产品为主的天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会将在深圳开幕。该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，在国内同行业中具有很强的竞争实力，并且与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。请你代表我公司廖总经理草拟一封发给大会的贺信。谢谢。行政经理苏明2004年3月22日贺信天图公司：欣悉贵公司将于3月26日在深圳举办成立10周年纪念大会暨产品展销会，在此，谨表示热烈的祝贺！十年来，贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，不仅在国内同行业中具有很强的竞争实力，而且培养了大打技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。为此，我们表示衷心的感谢。祝贵公司在新的十年中能取得更辉煌的成就！宏远公司总经理廖＊＊二○○四年三月二十六日简报一、简报的涵义：简单的说，简报就是一种简明的情况报道，它是党政机关、企事业单位社会团体用于汇报工作、反映情况、交流信息、报道动态的内部常用事务文书。从性质上看，它可以说是一个机关的内部刊物，定期或者不定期地出版。简报的名目繁多，常用的名称还有“情况交流〞“简讯〞“动态〞“动态消息〞“摘报〞“工作通讯〞“内部参考〞等等。二、简报的特点：简、快、新、实。三、简报的种类：〔一〕工作简报〔二〕会议简报〔三〕动态简报四、简报的格式简报的编排一般有相对固定的格式，由报头、报身、报尾三局部组成。〔一〕报头：包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、秘密等级或提醒事项等几局部。〔二〕报核：〔按语〕、标题、导语、主体、结尾〔三〕报尾：发送范围、编印份数。秘密等级简报名称期数编印单位编印时间简报文章的标题正文〔署名〕发送范围打印份数事务文书局部练习：1.以下选项中，属于常用事务文书的有()。A招标书、投标书B方案、总结C请示、公告D调查报告、述职报告2.某地区拟请有关单位与部门前来参加一次重要的工程洽谈会。为此，他们应该向这些单位和部门发出〔〕〔单项选择〕A通知B邀请信C请柬D商洽函3．常用事务文书的制发程序，一般包括草拟、〔〕、定稿等。A审核B发文注册C登记D归档4．以下文种全部属于日常事务文书的是()。A方案、总结、简报、调查报告B方案、总结、请示、简报C方案、通知、报告、合同D方案、总结、会议纪要、会议记录5.市场调查报告按目的、内容分，有()。A情况调查报告B事件调查报告C问题调查报告D专题性调查报告6.“方案〞的结构方式可分为〔〕。A条款式B文章式C表格式D时间式7.“总结〞的主体局部应包括〔〕。A对成绩和经验的分析概括B提出存在的问题C提出意见与建议D提出努力的方向8.述职报告的特点是()。A个人性B真实性C创新性D通俗性9.调查报告区别于其他文种的一个显著特征是()。A针对性B实效性C真实性D可操作性10.对于招标书来讲，前言应该包括()。A招标单位的名称B招标单位的根本情况C招标的目的D招标单位地址11.“语言平易、通俗，交流具有互动性〞这是〔〕的特点。A批答函B总结C讲话稿D市场调查报告12.对述职报告表述不准确的是〔〕A述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价B述职报告的语言应该通俗易懂，富有口语化C述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据D述职报告应该下发与会者讨论通过13.述职报告的主要特点有〔〕A个人性B真实性C通俗性D全面性14.〔〕的文书内容具有前瞻性和预测性。A总结B方案C调查报告D可行性研究报告15.拟写投标书应注意的事项〔〕A明确招标要求B实事求是，不可弄虚作假C语言简洁语气谦和D对标的应全面描述16.总结的特点有〔〕A内容的自我性B法定的强制性C语言的果断性D显著的目的性17.写总结应该〔〕A分清层次、面面俱到B面面俱到、不漏细节C突出重点、以偏概全D分清主次、突出重点18.方案是一种〔〕A表达性文书B承诺性文书C事务性文书D履约性文书19.市场调查报告内容包括〔〕A合理化建议B抨击不正当竞争C预见可能出现的问题D回避调查机构的名称20.公务文书的拟写都有严格的格式，以下文书的写法可以不拘一格的是〔〕A意见B简报C工作报告D备忘录21.简报报核的主要结构是〔〕A按语+标题+导语+主体+结尾B标题+导语+主体+结尾C标题+导语+主体+结尾D按语+标题+主体+结尾22.简报按其内容可分为〔〕A专题简报B工作简报C会议简报D动态简报23.会议记录的写作要求是〔〕A准确完整