第二部分 项目五 会计档案的管理

项目五会计档案的管理了解会计档案的内容

学会整理与装订会计档案掌握各种会计档案的保管期限

了解如何进行会计档案的查阅与销毁学习目标边学边做每人或每个学习小组需准备会计凭证封面1张，会计报表封面1张每人或每个学习小组需准备会计凭证装订机，适量装订线了解如何进行会计工作交接任务一整理与装订会计档案

一、会计档案及其内容会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。任务一整理与装订会计档案

3、财务会计报表类：月度、季度、半年度、年度财务报表，包括会计报表及其附表、附注及文字说明，其他财务报表。4、其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案清册等。二、会计档案的整理装订1、会计凭证的整理与装订（1）整理会计凭证（2）装订会计凭证2、会计账簿的整理装订3、会计报表的整理装订任务二保管会计档案

一、会计档案的归档当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满以后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位档案部门按规定的期限统一保管；未设立档案部门的，应在财务会计部门内部指定专人保管，但出纳员不得兼管会计档案。档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。各单位对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。任务二保管会计档案

二、会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。表2-5-1企业和其他经济组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年库存现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类9月、季财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行存款余额调节表5年15银行对账单5年三、会计档案的查阅与销毁会计档案保管期满需要销毁时，可以按以下程序销毁：1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。4、监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。任务三会计工作交接一、会计工作交接的要求《会计基础工作规范》对会计工作交接作了比较具体的规定，其内容包括：1、会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，并将本人所经管的会计工作，在规定期限内移交清楚。2、接替人员应认真接管移交的工作，并继续办理移交的未了事项。任务三会计工作交接3、交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或者盖章，并应在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方以及监交人的职务和姓名、移交清册页数，以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。4、单位撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制决算、未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。二、会计工作交接的程序1、移交前的准备工作会计人员办理移交手续前，必须做好以下各项准备工作：①对已经受理的经济业务，应全部填制会计凭证。②尚未登记的账目，应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。③整理应移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。④编制移交清册，列明移交的凭证、账表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容。2、移交移交人员按移交清册逐项移交，接替人员逐项核对点收，移交具体内容包括：①现金、有价证券等要根据账簿余额进行点交。②会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须无缺，不得遗漏；如果有短缺，要查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责。③移交人经管的票据、印章和其他实物，也必须交接清楚。④会计机构负责人（会计主管人员）移交时，除按移交清册逐项移交外，还应将全部财务会计工作、重大的财务收支和会计人员的情况等向接管人员详细介绍，并对需要移交的遗留问题写