电子文件管理基础知识

thams电子文件管理实际

——根底篇紫光软件电子档案事业部季雪岗根底篇2内容提要电子文件定义和种类电子文件特点和作用电子文件运动规律什么是电子文件？是业务流程电子化的产物具备大部分传统文件的功能电子档案具有保存价值的电子文件电子文件以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并在通讯网络上传输的文件。注：文件是指机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中构成、收到并保管的作为证据及信息的记录〔援用ISO15489〕。电子文件的构成要素5存储载体描画文件的内容信息内容信息：是指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。它是构成电子文件最基本的要素。文件的构造信息结构信息：是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件的内容信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上；逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电子文件的文字段落安排、格式以及载体附件等方面信息。电子文件的背景信息背景信息：是指有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。电子文件信息的描画—元数据元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。书名出版者出版日期存储信息阅读工具…描画元数据与著录信息的关系两者既有联系又有区别在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了便于检索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、完整性和有效性等功能。总的来说，元数据的外延和作用要大于著录信息。著录信息主要侧重于档案特征的描述，而元数据则有着更广泛的用途和更深入的环境特征描述。元数据的主要功能提供了对文件的全面描述保障文件的真实性、完整性和可读性记录电子文件的形成、管理和利用过程维持文件之间的历史信息联接采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中信息组织（整合）的工具和纽带支持系统间的互操作性内容提要电子文件定义和种类电子文件特点和作用电子文件运动规律电子文件的特点信息的非人工识读性及系统依赖性通过特定的读取设备和程序解码后才能识读信息与载体的可分离性可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分散存储。信息的流动性与不稳定性流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为电子文件容易被修改、丢失或毁坏。信息存取的不可靠性由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰，电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。电子文件的种类按信息格式文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据文件、命令文件按生成方式数字化文件、原始数字文件按文件的功能主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件内容提要电子文件定义和种类电子文件特点和作用电子文件运动规律文件生命周期实际〔RLM〕创建/捕获流转/处置价值鉴定移交/归档搜集/整理保管/管理开发/利用鉴定销毁/永久保管文件利用率\价值形状文件运动过程第一价值第二价值100%现行文件非现行文件文件延续体实际17文件保管方式轴文件案卷全宗全宗集合构成者轴价值表现轴个人部门机构社会社会记忆机构