公司合同部门管理制度

公司合同部门管理制度1.背景公司合同部门负责公司与客户、供应商之间的合同签订、执行及维护工作。合同是公司运营的基石，对合同管理的严谨与规范性要求越来越高，以确保公司获得合理的商业利益、提高内部效率和管理水平，同时减少公司面临的潜在法律风险。本制度旨在规范公司合同部门的工作，确保公司合同管理工作的规范、高效和安全。2.职责2.1合同起草合同部门应根据公司的需求和实际情况，制定合同草案和相关条款，并进行内部审查。草案和条款应当准确、清晰、完整、合法、合规，符合公司的国家法规和商业惯例。2.2合同签订合同部门应对合同签订过程进行管理，确保合同的签署、盖章、公正等程序的完成，严格按照公司相关流程和规定执行。在与客户供应商协商时，纠正不当的要求，确保合同的签订符合公司利益。2.3合同执行合同部门应当制定合同执行计划，包括对合同的履行过程监督和执行质量跟进，特别是对涉及大额合同和重要合同的管理和监控。合同部门应该积极推动各部门合同履行，避免出现合同违约行为。2.4合同档案管理合同部门应当建立完整的合同档案管理制度，严格保管所有公司合同原始文件、复印件以及补充文件，确保涉密文件保密安全。合同部门应当按照规定保留合同档案时效并规划合同信息的存放，配合内部、外部审计等工作需要进行资料调取。合同部门应当定期组织合同档案汇编，编印合同档案库清册并据此管理合同档案。2.5合同变更合同部门应当确保任何合同变更都应遵循公司内部规定，且符合实际情况。合同部门应当通知所有相关部门和人员在变更合同时，确保已经经过公司管理层的批准和在约定的日期内向合同另一方发出通知。2.6确保法律合规合同部门应确保合同的合法性、合规性和法律有效性，尤其是涉及到风险管理和风险防范的问题，确保公司不会面临法律诉讼或经济损失。3.流程合同部门应当在公司内部制定完备的流程，同时明确各个操作环节的时间节点和责任人，以便于在合同起草、合同签订和合同执行中进行有效的监督和管理。其中，常规流程如下：合同起草：准确、清晰、完整、合法、合规，经过公司管理层审核，草案及相关条款书面准备完备，并送给签约部门。合同签订：公司签约部门及时进行合同签署、盖章等流程，确保签字顺序符合公司内部要求，同时保证合同签署的文件和附件的准确性。合同执行：合同管理人员制定合同执行计划，跟踪涉及的合同履行进度，并及时提交合同管理报告，严格按照合同条款执行并跟踪实际的变更。合同档案管理：合同管理部门严格执行公司档案管理制度，确保所有公司合同的原始文件、复印件以及补充文件得到正确的保管和跟踪，并应按照档案管理制度规定主动作为并配合内部、外部审计等工作需要进行资料调取。合同变更：合同管理部门主要负责了解和掌握合同变更情况，并根据公司管理层的要求协调各部门的合同变更事宜。保证法律合规：通过制定合同管理流程和优化管理，合同部门应确保合同的合法性、合规性和法律有效性，从而使公司不会面临法律诉讼或经济损失。4.相关规定保密：合同部门应遵守公司对于外部及内部信息保密的相关规定，对于保密合同或文件，除合同相关人员以外不得向任何人泄露。培训：合同部门应该对内部合同人员进行必要的培训，以提高部门执行力和合同管理质量的提升。决策机制：对于项目涉及的重要合同，合同部门应该由合适的部门组成审批小组，以进行细致的合同审核。5.结语本制度旨在规范公司的合同管理工作，提高签订、执行和管理合同的质量和效率，最大化的保