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文档简介

存档管理制度一、背景为确保公司各项工作的顺利开展和数据的有效使用，本公司制定了存档管理制度。二、定义存档：指公司的各项文书、资料、信息、数据等书面或电子形式的记录。存档按照不同的性质、用途和保管期限分为多个类别。三、分类管理1.分类原则存档管理按照文件的性质、用途和保管期限划分为四类：永久存档长期存档中期存档短期存档2.分类规定(1)永久存档永久存档包括公司的发展历程、重大事件、决策、规章制度、政策文件、计划报告、资产保卫和安全管理等档案。永久存档材料不得报废或随意销毁。存档部门应严格依照国家档案工作法规和有关规定进行保管。(2)长期存档长期存档包括会议纪要、合同、协议、经济决策文书、营业执照及税务登记文件、经营报表、财务会计核算材料、研究开发、产品管理等档案。长期存档原则上不得销毁。复印件或电子文档应分别保存在公司存档室和资讯中心。(3)中期存档中期存档包括办公自动化文件、低值耐用消耗品、基建建设、网络设备和人事、培训档案等。中期存档应根据公司规定的保管期限进行归档和清理。被保留的中期存档材料,复印件或电子文档应分别保存在公司存档室和资讯中心。(4)短期存档短期存档指日常工作中产生的报表、通知、备忘录、往来信件等文件。短期存档保管期限为3个月，到期后应及时销毁。短期存档暂不归档，应妥善保管在规定的存放地点，经存档部门审核后随时销毁。四、存档管理1.管理机构公司存档工作由存档中心负责管理，并设置专人负责档案的分类、归档、管理等工作。2.文件的归档流程汇集文件：各部门应将各类文件汇集起来，按照不同分类打上彩色标签，加盖日期和复制编号。鉴定定级：各部门经手的文件送存档部门鉴定、定级。登记归档：鉴定后将文件分类、归档，并在存档表格上登记相关信息。登记后将文件送至公司存档室，存档人员及时移交或存放。销毁销售：到期的文件，按照规定报废、销毁或销售处理。存档中心制度不合适的文件归档部门重新鉴定定级，重新归入存档中心。3.数据的备份流程执行备份：根据需要申请存档中心人员执行备份操作。验证备份：存档人员应对存档数据进行验证，确保备份成功。存储备份：验证成功后将备份数据存储到指定位置，并及时清理存储介质。4.紧急情况处理在紧急情况下，存档中心人员应立即采取措施，最大程度减少存档数据的丢失和损坏。五、附则本制度中未包含的情况，可以参照

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