人事行政部文件管理规定

2.0范围2.1仅合用于宏伟石英制品有限企业的文控管理。3.0定义3.1立卷归档：按照一定的规定和措施，对系统性的整顿、组合成案卷并(交)由人事行政部的文控中心归档的过程。4.0职责4.1人事行政部负责本制度的归口管控。4.2人事行政部文控中心负责对企业建档范围内的所有文献与资料进行归口管4.3企业内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规4.4管理性作业文献如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次(次月10日前)将当月“企业建档范围内的文4.5外来文献可由对应的对外接口部门做预签(接)收→再转文控中心签收、立5.1文控中心建档范围5.1.1体系文献：质量方针、质量目的、质量手册、程序文献、作业规范/表单(原始体系文献)5.1.3外来文献、工程规范：技术原则、法律法规及有关识别、第二5.1.4运行内控及基建档案：企业设置、变更的申请、审批、登记等方面的文献5.1.5以上(5.1.4)文献材料包括决策、决定、条例、规章制度等法规性文献，5.1.6企业资料还包括声像资料：照片文献资料(含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字阐明构成);影片文献资料(含原版底片、拷贝及文字阐明);录音文献资料(含唱片、录音带);录像文献资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动);企业历史成长音像图片资料。5.2管理机制、机构职责5.2.1管理机制：实行集中与分散管理相结5.2.2机构职责：文控中心既是企业文献、文献资料工作的行政职能管理部5.3文献资料的搜集建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档期、5年、3年、1年等);注明文献的版本号。有关详细内容按《记录控制程序》5.3.2对遗缺不全的文献资料，采用不一样措施5.3.3及时跟进并将办理完毕的文献上交回收，在检查齐全后整顿立卷归档。5.4文献资料的归档、立卷与管理5.4.2分类：根据文献资料来源、时间、题无5.4.4案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷5.4.7每年对文献资料进行一次清理，清除不必要保留的材料；对破损和褪色的5.4.8对文献资料的收进和移出、案卷数量5.4.9企业文献资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，5.5文献资料的保管5.5.1为维护文献与资料的安全(防止损坏、延长寿命),绝密、机密与秘密类5.5.2企业应设置专门地点或专用文献库保5.5.3管理人员应做好文控中心室的防盗、5.6文献资料借阅5.6.1副总级(含)以上人员借阅非密级文献资料可直接通过文控中心管理员办阅文献申请表》(附件1),经文控中心负责人审核后方能调阅。密级文献资料经审批后可以借阅，但借阅时间不得超的借阅—如属本部门则由部门负责人审批；如属于跨部门的则由系统负责人同5.6.3案卷一般仅供在文控中心查阅，立卷5.6.4借阅期限不得超过一星期，到期偿还；如需5.6.5借阅文献资料者应爱惜资料，保证资料的完整性，不得私自涂改、勾画、5.6.6外单位借阅文献资料，应持有单位简5.6.7企业内文献资料运用的方式有：①提5.6.8出文部门负责人规定或同意时，文控5.7文献资料的鉴定和销毁5.7.1企业任何个人或部门非经容许不得销了销毁期时，由文控中心管理人员填写《作废文献(记录)销毁登记表》,交所编制《销毁清单》,将同意的《作废文献(记录)销毁登记表》和销毁的文献清7.5RX-QR-005《作废文献(记录)销毁登记表》8.0流程图见附件一：IS09001文献资料管控流程图