上海财经大学档案实体分类方案

上海财经大学档案实体分类方案本方案由编制说明和主表两部分组成。一、编制说明（一）编制目的为适应学校档案工作发展，实现学校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化管理，提高我校档案工作整体水平，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，制定本方案。（二）编制原则1．科学性。实体分类应遵循档案形成规律，按照档案形成领域，结合档案内容进行科学分类和设置。2．稳定性。实体分类类目设置应相对稳定，具有在较长时间内的实用性，不能因偶然因素或短期行为轻易改变。3．标准性。实体分类类目设置（一级类目、二级类目）的原则和标准应合理、清晰，结构严密，不交叉不错位，内容完整，不重复不遗漏。4．扩展性。实体分类类目设置应具有一定的扩展性，能根据学校档案工作的发展进行适当补充和修订。（三）类目设置与标识根据我校档案实际情况，各类档案共设两级类目。1.一级类目的设置与标识一级类目是档案实体分类的最高层次，根据学校档案产生的领域，结合档案记述的内容，确定十三个一级类目，其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母。例如:行政(XingZheng)标识为“XZ”。一级类目名称、标识符号和主要内容如下:党群DQ主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料行政XZ主要包括学校行政职能部门(教学、科研、校产、基建、设备、外事、财会等部门除外)在工作中形成的文件材料教学JX主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料科研KY主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料校产CP校产的一级类目标识仍采用了《高等学校实体分类法》中使用的“校产的一级类目标识仍采用了《高等学校实体分类法》中使用的“CP”。基本建设JJ主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料仪器设备SB主要包括设备管理和设备购置、使用中形成的文件材料出版CB主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料外事WS主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料财会CK主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料声像SX主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声像材料实物SW主要包括市级以上领导、知名人士为我校的题词、印章、字画、纪念品等实物人物RW主要包括上海财经大学名人及在教学、科研、管理工作中作出突出贡献或有重大影响的人物档案材料2．二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是该类档案的形成规律和内容特点。根据各一级类目档案的特点，二级类目的设置标准分为以下七类。类别、包括的一级类目名称和设置标准如下：A类．党群、行政：主要按工作职能设置B类．教学：主要按学历层次设置C类．科研、基本建设、仪器设备、校产：主要按成套性特点设置D类．外事：主要按工作内容设置E类．财会、出版：主要按类别、类型设置F类．实物、声像：主要按载体、实体类型设置G类．人物：主要按人物对象设置二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。（四）档号的编制档号是档案的代号，是排架的依据，反映档案的分类体系和物理位置。1.档号编制的原则（1）科学性。档号应结构清晰、简洁、明确。（2）唯一性。同一全宗的档号不得重号。（3）稳定性。档号一经确定不能随意改变。（4）扩展性。档号应便于插卷与扩展。（5）实用性。档号能满足信息化管理需要，发挥排架、检索等功能。2.档号的结构档号一般由五部分组成，即：（全宗号+）年度号+实体分类号+部门号+案卷号，根据我校新产生档案均为同一全宗这一实际情况，为简化工作，略去全宗号。年度号由四位阿拉伯数字组成。实体分类号是档号的主体，由实体分类的一级二级类目代号组成。部门号是学校各院系、部门的代码，依据《上海财经大学自定义编码规范》确定。案卷号是顺序编码，用阿拉伯数字标识（1～n）。3.档号的标识档号采用英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，全宗号、年度号、实体分类号、部门号、案卷号之间用连接符号“－”连接。人物档案因其特殊性，二级类目可采用中文字符。4.档号的模式（全宗号-）年度号-实体分类号（一级类目+二级类目）-部门号-案卷号例：（2-）2013-DQ11-201-1～n注：关于人物档案的说明，第一、其年度号是人物档案归档时间；第二，其二级类目为人物姓名，同一人物二级类目必须保证唯一性和一致性。例：2013-RW张三-201-1(五)档案的实体排架档案实体一般采用“先实体分类号，再年度”的方式横向排架。二、主表DQ党群ll综合l2纪检13组织l4宣传教育l5统战(民主党派材料入此)l6工会、妇联l7团委(学生社团材料入此)XZ行政l1综合l2人事l3监察、审计14武装、保卫l5后勤（保健科材料入此）l6档案、图书、文博17离退休18教育技术及网络19信息化JX教学11综合l2研究生教育l3全日制本、专科教育14继续教育15高职高专教育16其他教育培训KY科研11综合12科研项目CP校产11综合12校办产业、公司JJ基本建设11综合12基建项目SB仪器设备11综合12仪器设备CB出版11综合12报纸（校报）13刊物14书籍WS外事11综合12出国（境）13来访14国际合作与会议15外国留学生工作16留学预科工作CK财会11综合12会计报表13会计帐簿14会计凭证15工资清册SX声像11综合12照片13光盘14录像带15磁盘16影视胶片17录音带1