公司合同管理办法

合同管理办法第一章总则第一条为加强公司的合同管理工作，建立健全合同管理制度，提高经济效益和社会信誉，根据《中华人民共和国合同法》，结合本公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于各部门及所属项目经理部、加工厂。第三条本办法所称合同是指根据《中华人民共和国合同法》订立的各类与经营生产活动相关的合同、协议及企业与职工订立的劳动合同。第四条签订和履行合同应当遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则，不得利用合同进行非法活动，不得损害企业和他人的合法权益。第二章组织机构和职责第五条******成立合同管理领导小组组长：副组长：成员：领导小组职责是:（一）贯彻实施国家法律法规、企业规章，总结推广合同管理工作经验；（二）制定修改合同管理办法，组织合同管理人员的业务培训；（三）参与重大合同的谈判与签订；（四）指导、监督和检查各部门、项目部、加工厂合同管理工作，在职责范围内处理和解决与合同有关的问题；（五）会同有关部门制定合同范本，对合同条款进行全面审查；（六）处理因合同纠纷引发的调解、诉讼和仲裁活动；（七）负责工程合同和法律诉讼合同的管理。第六条各部门主要职责：市场营销部负责工程施工意向书、协议书以及工程施工合同、工程咨询服务协议、合作协议等与业务密切相关的合同管理。经营管理部负责工程分包、劳务以及质量保修等合同管理（三）项目管理部负责物资和机械设备采购、租赁、运输、保管等合同管理。（四）综合办公室负责行政、保卫、治安、消防、交通安全、综合治理等与其职能相关的合同管理。（五）人力资源部负责劳动合同、教育培训等与其职能相关的合同管理。（六）技术质量部负责技术开发、转让、咨询、服务等技术合同管理。（七）安全部负责安全生产、文明施工、环境保护等合同管理。（八）财务部负责借贷款合同、财产保险合同、担保合同等与其职能相关的合同管理。（九）项目经理部和加工厂负责分包合同、租赁合同、劳务合同、物资和机械设备的采购等与其职能密切相关的合同管理。第七条各合同管理部门在其职责范围内负责合同的谈判、起草、组织会签和签订工作，其它部门负责非主管合同相关条款的审查和会签。各部门、项目经理部、加工厂等应设专职或兼职的合同管理人员，负责本部门合同管理工作。合同管理人员的职责：（一）依法与对方当事人进行合同条款的洽谈，收集、整理合同起草所需资料，包括对方当事人的资产状况、经营状况及信誉状况等；（二）起草合同，确保主体合格、内容合法、完备、准确；（三）根据委托事项和权限，办理合同的订立、变更、解除等事宜，最大限度地维护公司的合法权益，规避风险；（四）监督、检查合同履行情况，发现问题及时解决，必要时向合同管理领导小组汇报；（五）保管合同资料，建立合同台帐；（六）参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。第三章合同的订立、履行、变更及解除第八条洽谈合同时，应首先了解对方当事人是否具有相应的权利能力和行为能力，签订合同时必须确定其具有履行合同义务和独立承担民事责任的能力，必要时要要求对方当事人提供相应担保；对方当事人是法人的，应要求提供营业执照副本、纳税证明、资质证书、专营或特许证、法定代表人身份证明、授权委托书等。接受复印件的，必须核查复印件和原件内容一致无误，且复印件应加盖法人公章；对方当事人是自然人的，应要求提供身份证明。第九条代理人对外签订合同时，必须取得法定代表人授权委托书，并根据授权委托的权限、期限以委托人的名义签订合同。授权委托书采用书面形式，应载明代理人的姓名或名称、代理事项、代理权限、代理期限，由法定代表人签名并加盖法人公章。第十条订立合同时，必须签订书面协议。招标文件、补充协议、信函、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）、图表、洽商变更、会议及会议纪要等也应列入合同的附件或组成部分。第十一条订立合同时应优先选择国家、地方行业主管部门或行业协会发布的统一的合同示范文本；没有示范合同文本的，可使用由我方拟订的合同文本或由双方共同拟订的合同文本。单份合同文本达二页以上的，须加盖骑缝章。第十二条订立合同时不得使用由对方当事人提供的格式合同，特殊类型合同确有必要使用时，须报合同领导管理小组审查同意后方可签订。所谓格式合同是指一方当事人为了重复使用而预先拟订，并在订立合同时未与对方协商的合同。一方当事人提供的格式合同常包含免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利的条款。第十三条各部门在起草、审查、签订合同时，应重点考虑以下内容：（一）合同对方当事人的主体是否合格，是否具备合同的实际履行能力和相应的民事赔偿能力；（二）合同对方当事人是否在经营期间有不良记录，是否具有良好的商业信誉；（三）合同内容是否公平，是否是双方当事人的真实意思表示；（四）合同是否在双方准遵循平等、诚实信用原则下签订；（五）对方当事人是否超越了企业经营范围，经办人是否超越了授权范围；（六）当事人的基本情况及合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点、方式以及违约责任、争议解决的方法等主要条款是否完整，文字是否准确；（七）合同内容是否违反国家法律、行政法规的强制性规定，是否损害了社会公共利益；（八）订立合同的程序是否合法、完备。第十四条订立合同应实行会签制度。在合同全部条款协商一致后，合同管理人员应将本部门负责人签发的会签单和完整的合同文本组织会签。第十五条各部门应加强合同签订的审批、登记和日常管理工作。合同签订应坚持先签字后用印，不得用公章、财务专用章代替合同专用章，并且原则上先由对方签字盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函等形式交给对方盖章，如有例外需报请有关领导批准。第十六条合同订立后需要向有关部门和机关办理备案、审批、签证、公证手续的，应到法定的、具有相应资质的机构办理。第十七条合同生效后，应严格按照合同的约定全面履行合同义务，不得先履行义务后签订合同；当事人就合同质量、价款等内容没有约定或约定不明的不得在签订补充合同前履行合同外义务。第十八条合同履行过程中，发生变更、解除或终止已生效合同的情形时，应当按照法律的规定或合同的约定积极采取必要的措施，承办人应及时将该情况向有关职能部门汇报。相关职能部门根据实际情况办理会签手续后，及时变更、解除或终止合同。第四章合同资料管理第十九条合同资料日常管理实行台账管理制度。各部门将签订的合同按时间顺序、分类别及时登录台账。第二十条合同履行完毕后，合同资料管理人员应将合同资料的原件及时收集归档。特殊情况下归档复印件的，需注明原件的存放地点及原件交接记录。第二十一条合同管理列入各部门岗位目标的考核范围，各部门在签订、履行和日常管理过程中，应加强合同管理意识。对合同管理成绩显著者，予以奖励。凡违反合同管理制度，工作中玩忽职守、索贿受贿或包庇纵容违法行为，损害国家、企业和他人合法权益的，视情节轻重给予行政处分，责其赔偿经济损失，直至追究其它法律责任。第二十二条合同会签制度（一）公司对外签订的所有合同，均需执行会签程序。（二）合同会签工作由各主管部门负责，填写《合同会签单》，将合同文本及合同有关资料提交各有关部门审核。如有修改意见，由主管部门修改或完善，对不能采纳的意见应做出说明，经主管部门领导签字后报公司领导审批。（三）项目经理部签订的合同实行两级会签，项目经理部组织会签后，再报公司主管部门组织会签。如有修改意见，由项目经理部负责修改或完善，经主管部门审核、部门领导签字后报公司领导审批。（四）未进行会签或会签不完整的合同，未经公司领导批准的合同，委托代理人未取得法定代表人书面授权的合同，一律不得用印。（五）合同会签应在5天内完成，应利用公司办公平台和电子文件的形式进行，提高合同会签工作的效率。（六）合同会签单及会签部门的修改意见应与合同一并保存。第五章法律风险的防范及合同纠纷的解决第二十三条合同生效后，如发现合同内容中存在显失公平、重大误解或有欺诈行为情形时，应与对方当事人协商变更或解除合同；协商不成的，应及时（最长不超过自行为发生之日起三个月）向合同领导小组汇报，通过法律途径向有关管辖的人民法院或仲裁机构申请撤销或变更合同。第二十四条为防止可能发生的不利的法律后果，各部门在签订合同时不得出现以下情形：（一）代替他人签订合同；（二）无代理权、超越代理权或代理权终止后以代理人名义签订合同；（三）发现分包单位擅自以公司名义对外签订合同而不及时汇报和制止；（四）擅自对外提供担保；（五）违反公司有关管理程序签订合同。第二十五条在合同签订时，若对方当事人要求明确逾期付款违约责任的，我方承担的违约金比例应在日万分之二到日万分之五之间，且承担的违约金总额不应超过合同总价的百分之三。第二十六条为保证可能产生的诉讼案件得到公正处理、降低诉讼成本，在合同中应约定对我方有利的纠纷解决方式。约定法院管辖的应明确法院管辖地；约定仲裁的应明确仲裁委员会的名称和仲裁地点。第二十七条合同纠纷发生后，应首先通过协商解决；当事人不愿协商或协商不成的，可依据合同约定申请仲裁或向有管辖权的人民法院起诉。第二十九条劳动合同纠纷按企业劳动争议调解程序和国家劳动争议仲裁、诉讼程序规定处理。第六章罚则第三十条有以下违规情形之一的，除责令改正外，公司视情节和后果，给予责任人和责任单位主管领导200～2000元的经济处罚：（一）未建立健全合同管理台帐和合同资料的；（二）合同资料未按规定收集、移交归档的；（三）违反合同用印规定，用行政印章、单位或部门印章签订合同的；（四）未经公司审批，擅自修改合同或办理合同重大变更的；（五）未经公司法定代表人授权，擅自对外代理签订合同的；（六）合同审查失职，致使合同内容出现重大缺陷或歧义的；（七）丢失合同原件或重要合同资料的；（八）未履行合同会签和审批程序或会签审批手续不完整，擅自签约或给予用印的；（九）故意肢解或分拆合同标的，规避公司监管的；（十）超越授权范围，审批和签署合同的；（十一）未签订书面合同，但形成不利于公司的事实合同关系的；（十二）未经公司同意，擅自与公司限制签约的单位或个人签订合同的；（十三）无正当理由，不与中标单位签订合同的；（十四）其它违反公司合同管理办法的