【现代商务秘书工作中存在的问题及优化建议分析8700字（论文）】

现代商务秘书工作中存在的问题及完善对策研究摘要随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。商务秘书主要是区别于普通秘书的群体，他们和普通秘书具有相同之处，但却又有其自身的独特之处。由于商务秘书所处的工作环境比较特殊，现代商务秘书需要具备综合性的能力，他们的培养更是需要得到重视。随着中国经济的发展，企业如果想要在全球市场中增强竞争力，商务秘书的素质标准是一个非常重要的因素。商务秘书具有一般秘书的共性，但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。高等教学在培养商务秘书人才时，要综合考虑市场对于该类人才的需求，对商务秘书人才的培养树立新的目标，通过科学合理的方法，培养出能够促进企业发展的商务秘书人才。本文主要针对现代商务秘书素质要求与人才方面的培养进行分析。关键词：商务秘书；素质；优化目录引言 1一、商务秘书的涵义 2（一）国内外秘书学界关于“秘书”的定义 2（二）共同包括的涵义 2二、商务秘书的主要职能 3（一）直接辅助层 3（二）行政执行层 3（三）技术操作层 3三、商务秘书职业的市场需求 4四、现代商务秘书应具备的素质 5（一）政治素质 5（二）身体素质和心理素质 6（三）学习应变能力和知识水平 6（四）创新能力 7（五）沟通能力和合作精神 7（六）良好的信息处理能力 8（七）良好的知识结构 8（八）得体的职业形象 8五、现代商务秘书工作中存在的问题 9（一）社会对秘书工作缺乏科学认识 9（二）秘书工作专业化不强，发展单一化 9（三）秘书教育方面有明显的漏洞 10（四）秘书人员职业化水平不够 10六、商务秘书人才的培养优化 10（一）高校对商务秘书人才的培养模式分析 101.注重模拟演练教学 102.注重培养学生的综合实践能力 113.注重培养学生的创新性 114.“零距离”培养模式 11（二）企业对商务秘书素质的培养 121.加强对商务秘书的职业素养培训 122.商务秘书需要加强自我修养，不断更新知识库 123.创新思维的培养 134.强化对商务秘书的业务培训 135.塑造良好的职业形象 13结论 14参考文献 15引言秘书存在于社会生活的各个领域、各个层次、各行各业，近年来我国的中小企业在市场经济大潮中，得到不断发展充实。所谓中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业，作为商品经济的产物，我国企业能很好地适应市场的不断变化，有着顽强的生命力，已经成为了国民经济的“半壁江山”。而商务秘书作为企业领导身边的辅助者在中小企业中发挥着重要的作用，可以说商务秘书是联接领导与外界群体的桥梁。是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办事等主要职能活动的领导者，作为领导者身边最亲近的人，秘书作为一条很好的纽带，使公司的日常工作得以规范有序。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，商务秘书的工作环境、服务对象以及辅助办公工具等都有了显著的变化。现代企业对商务秘书的要求从过去的单纯的办事办文办会到既要具备一般的文秘知识又要懂得政治、经济、管理等多方面知识，现代商务秘书不仅要具备从事文稿撰写、文件整理归档等工作能力还要具备处理基本的文秘事物、从事翻译、会计、公关甚至是保镖、驾驶等能力，传统秘书到现代秘书经历了从凭老经验办事到科学化管理的转变。作为现代商务秘书只有具备能力和素质才能促进企业更好更快地发展。一、商务秘书的涵义（一）国内外秘书学界关于“秘书”的定义(1)秘书，在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。(2)秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。(3)秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。(4)秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。(5)秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。（二）共同包括的涵义(1)秘书是组织中为领导者协助管理的助手，即秘书的辅助功能。(2)秘书是组织中具有有限权限的管理者，即秘书的执行功能。(3)秘书必须具有一定文书处理、办公技巧，即秘书的专业性。商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，例如商务秘书更强调平等合作，商务秘书面临更多的商业数据处理等。二、商务秘书的主要职能商务秘书是专门辅助企业领导处理各类商业性事务的秘书人员。与行政秘书相比，他们的工作着重于经营。商务秘书的职业定位就是协助领导处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为领导理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务等。商务秘书身处商界，处理的是商业事务，要对企业如何在商务运营中实现更多的经济利益负责。为了适应公司和企业群体组织结构的需要，商务秘书的主要职能大体以三个层次的形式表现出来：（一）直接辅助层这个层次的商务秘书群体通称商务助理，如董事长助理、总经理助理、经理助理等，主要行使商战谋略和行政代理职能，有的直接进入领导核心，充分发挥“领导智囊”或“领导左右手”的作用。商务秘书工作的辅助决策和实施综合管理职能主要依靠这一层次的商务秘书群体来实现。（二）行政执行层这个层次的商务秘书群体通称经理秘书，具有较强的办事能力。商务秘书工作中的办文、办会、办事职能主要依靠这个层次的商务秘书人员来实现。（三）技术操作层这个层次的商务秘书人员通称企业文员。他们工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性，如办公室内务整理、文书收发管理、档案管理、各种办公机器的操作等。积极提供专项服务，保障领导工作、管理工作正常进行，是其主要功能；拥有熟练的专业技术能力，则是这一层次商务秘书最显著的特征。三、商务秘书职业的市场需求商业社会的发展和市场经济的繁荣，使社会分工越来越细，商务秘书工作的专业性要求决定了这种职业分工的必要性。目前我国的秘书从业人员，绝大多数是在行政事业单位和企业从事一般文秘工作，真正能够胜任企业商务往来工作需要的为数甚少。以在我国的外资企业聘用的秘书为例，可将其分为三类：1.初级商务秘书：能够有效与客户沟通，整理档案，熟练掌握和运用现代化办公设备，能够起草一般性文件，做好会前准备、信息收集和管理性工作。2.中级商务秘书：除了具备初级秘书的基本技能外，还能迅速捕捉市场动态，为领导决策提供依据，协助项目经理策划、组织、协调和管理大型活动。3.高级商务秘书（总裁助理）：除了具备中级秘书所掌握的专业技能外，还要懂得法律、税务、财会、金融、WTO规则等专业知识，能够起草重要合同文本，具有全面协调和处理各项应急事务的能力。有关人士指出，国内秘书人才市场呈现出一种奇特的“正、反三角型”现象：应聘初级秘书的众多，应聘高级秘书的很少，呈“金字塔”式的正三角；初级秘书就业门路窄，高级秘书从业门路宽，呈金字塔式的“倒三角”。一有公司发布招聘“商务秘书”的信息，就会有数百人前来应聘，但是，能达到“商务秘书”水平的很少，真正有经验、有能力、能够胜任高级秘书的更是凤毛麟角。因此有媒体记者惊呼“人才市场急缺高级商务秘书”。另外，现代企业的商务运作模式不断变化，对商务秘书的能力素质要求不断提高。因此，商务秘书培养必须研究这种变化，紧跟市场需求，适应企业发展变化的趋势。四、现代商务秘书应具备的素质商务秘书的素质是指商务秘书作为企业的协助管理者，他们在学习、工作中需要形成和具备的一些基本素质的综合体。与普通秘书不同，商务秘书处于不断变化、多样化、利益化的商务环境中，这也要求商务秘书要具备更高的综合素质。在当今经济全球化的时代，商务秘书作为企业领导者的协助者，应当具备良好的身体素质、心理素质、知识水平、创新能力、沟通合作能力、信息处理能力等，只有这样，才能有效地担当起领导“左膀右臂”的责任。（一）政治素质这里所说的政治素质可以从两个方面来诠释，即道德素养和职业素养，他们都是商务秘书首要具备的基本素质。道德修养是引导商务秘书行为的指引者，它一方面指商务秘书个人的个性、品德等，另一方面也指商务秘书的思想观、价值观、人生观、行为作风等。职业修养是商务秘书必须要具备的职业技能、责任感等。作为商务秘书，必须热爱自己的岗位，忠于职守，一份职业，一个工作岗位，都是一个人赖以生存和发展的基础保障。同时，一个工作岗位的存在，往往也是人类社会存在和发展的需要。作为商务秘书人员,忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,自觉履行秘书的各项职责,认真辅导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感。（二）身体素质和心理素质由于商务秘书处在竞争激烈的商业环境中，压力大，工作强度高，因此身体素质要好是商务秘书需要具备的基本素质要求之一。为了保持健康的心理状态，适应工商企业运营的快节奏感以及秘书工作服务性协调性强的特点，商务秘书必须要具备良好的心理素质，这样才能够保证环境再恶劣，他们都能够以积极的态度和行为来作出反应，从而为企业的发展作出应有的贡献。（三）学习应变能力和知识水平商业环境处于不断的变化当中，各种突发情况、新的知识、新的技能总是不可避免的，商务秘书必须要具备一定的学习及应变能力才可以保证能够适应这样的环境。应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性。对于企业发生的紧急突发状况，商务秘书有时必须依赖应变力作出正确的决策。知识水平决定商务秘书的基本素质修养，它不仅要求商务秘书对于知识的掌握能力，更注重商务秘书运用知识解决问题的水平。商务秘书的工作中会涉及到行政、法律、营销等各个领域，这也就对商务秘书的知识水平提出了更加严格的要求。随着全球化经济的发展，英语也成为了商务秘书必须要具备的语言能力之一。商务秘书必须要丰富自己的基础知识、专业知识，并将理论知识不断应用到工作中，扩大自己的知识面，增强自我分析、解决问题的能力，在日常的工作中充分发挥其主观能动性，协助上司管理企业的运营、外交等相关事宜。（四）创新能力企业的壮大和长远发展离不开创新，员工的创新能力对于企业的创新经营和管理具有重大的影响作用。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。商务秘书要具备一定的创新能力和创新精神，实现对固有模式的创新与探索，简化工作流程、有效管理相关文件，提高自身的工作效率。（五）沟通能力和合作精神商业活动，诸如签订合约、制定方案等都是在双方平等自愿的条件下进行的，沟通与合作对于商业活动的顺利进行具有决定性的作用。商务秘书必须要具备良好的沟通能力和合作精神，与团队成员或者企业合作伙伴之间能够进行有效的沟通和相互协作。当今是信息化的时代，而各类信息的获取、商业的运作都离不开沟通和合作，商务秘书必须要与他人之间建立良好的人际关系，这样才能够更好地发挥他们的协助管理作用。（六）良好的信息处理能力数据信息的准确性对于企业领导做决策具有重要的影响作用，因此商务秘书必须要善于处理各类商务数据，为企业的战略性决策等提供有价值的参考意见。商务秘书首先应当对于各种office办公软件、方法都能得心应手。当代经济社会，电子商务已经逐渐成为了企业之间进行合作、竞争的主要手段之一，电子贸易等逐渐成为潮流。这都要求商务秘书具备良好的数据处理水平。（七）良好的知识结构商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。（八）得体的职业形象商务秘书的职业形象代表着企业对外形象的重要体现，在很大程度上代表了公司的发展水平。纵观现在的公司企业，大多都很重视公司文化的建设，以及公司品牌效应和对外形象。事实上，公司最关注的还是员工形象的塑造。与此同时，商务秘书作为公司领导阶级的助手，负责辅助领导的日常事务决策，这就决定了商务秘书是一个对外性质的工作，小仅要与公司合作伙伴来往，还要有足够的能力来应对各种活动事项，因此，商务秘书基本就算是公司的对外形象代言人。秘书塑造的良好形象，则会给客户以亲切、贴心的感受，并能够引申到对这家工资的感觉中，有助于业务的商谈融洽。五、现代商务秘书工作中存在的问题（一）社会对秘书工作缺乏科学认识秘书工作是职业性很强的一类工作，有自己的理论体系、工作方法、处事原则。同时，秘书工作的性质决定了其在工作中起着关键的作用。如：参谋作用、枢纽作用、督察作用、办事作用、窗口作用。但某些单位对此不够重视，对秘书职位的用人采取了想当然的做法，往往导致了大材小用、小才大用或人力资源配备不当、人力资源浪费的结果。这是十分有害的。（二）秘书工作专业化不强，发展单一化我国目前在岗秘书绝大多数没有经过严格的秘书培养，没有完整的职业理念，工作方法与经验往往是一边干一边摸索出来的，专业化方面存在明显缺陷。同时，秘书教育发展的明显滞后，也是导致秘书人员专业化发展不强的重要原因。秘书培养拘泥于行政方面，很多行业没有专业的秘书人员，秘书工作只好由行业内部其他岗位人员担任。工作方面存在很多困难。（三）秘书教育方面有明显的漏洞师资力量不足，没有足够的有专业经验或专业知识的师资；秘书专业设置有问题，多依附于汉语言文学专业，没有形成自己的体系，同时在培养法律、医学、经济类秘书方面有明显的空白；教育与实践脱节。（四）秘书人员职业化水平不够从企业发展历程看，中国企业未受工业化洗礼，员工缺乏基本的职业化意识。从文化与价值观看，中国人崇尚“为官”缺乏对技术的尊重。从劳动力培训看，中国人偏重知识与考试，缺乏技能和素质培养从行为习惯看，中国人重概念重实，缺乏对程序和方法的兴趣。六、商务秘书人才的培养优化（一）高校对商务秘书人才的培养模式分析高校在制定商务秘书的人才培养方案时，应当以商务秘书的岗位需求为基本导向，重视实践教学内容，重点培养学生的职业素养、职业能力等。1.注重模拟演练教学商务秘书岗位职责要求对于从业人员的能力提出了很高的要求。在高校教学过程中，应当采用模拟情景演练教学，通过设置虚拟的商务办公室，让学生扮演商务秘书的角色并进行实际操作。实训的内容应当涵盖信息收集处理、商贸洽谈、起草文件、安排会议、管理档案等内容，这样才可以给学生提供真实的锻炼机会，让他们更好地掌握商务秘书的工作内容和技能。此外，还可以提供多种模拟情景，例如模拟企业的重大宣传活动，让学生依照企业职能划分来安排会议内容，发送会议通知和排程，布置会场，安排领导发言，制定接待外宾方案等，这样可以让学生更加了解会务工作的相关内容，锻炼他们安排会务的相关能力。2.注重培养学生的综合实践能力在工商企业中，商务秘书需要负责内部、外部的沟通、协调等相关事宜，综合性非常强。这也要求高校应当重视培养学生的综合能力。商务秘书必须与内外保持良好的沟通、清晰地掌握企业内部工作的流程特点等，才可以及时有效地为领导提供信息参考。组织学生进行社会调查是培养学生商务秘书综合能力的有效方法。学生通过深入了解企业单位中商务秘书人才的具体工作内容，然后整理成调查报告，有利于学生对专业知识的应用和培养他们的综合实践能力。3.注重培养学生的创新性企业如果想在市场中占据一席之地，就必须追求创新。而企业又是商务秘书人才主要的根据地，他们在招聘商务秘书人员时对于人员的创新能力也有要求。商务秘书的培养要从学生职业观念、能力等方面，加强培养学生的创新精神和能力。4.“零距离”培养模式首先，将商务秘书人才培养目标和企业用人标准相对接。高校可以从企业人事部、人才市场等各个途径充分了解用人单位对于商务秘书的素质标准要求，然后依照这个标准来制定商务秘书人才的课程计划、实践内容、考核等。这样培养出的商务秘书人才更能满足社会的需求。其次，理论教学与实践教学相对接。企业单位都要求来应聘的秘书专业学生具有很强的能力，即商务秘书是一个事务性秘书的角色。高校应当以“能力本位”为教学导向，在教授了必要、足够的理论的教学条件下，将理论教学和实践教学相对接，在教学中多使用情景教学、案例教学等方法，给学生提供足够多的实践机会，有效地培养学生的商务秘书角色意识和职业素养。最后，根据岗位要求加强学生的技能训练。企业对于商务秘书人才的要求着重体现在他们的实践能力和运用知识的能力。例如，商务秘书要会处理信息、拟定公文、社交、安排会议、操作计算机、外语沟通等。高校应强化培养学生的相关技能，通过不断的强化训练让学生对于商务秘书的专业技能有深入的掌握。此外，高校还必须响应国家发布的秘书职业资格证书的号召，硬性规定学生在校期间一定要拿到高、中级秘书职业资格证书，这样才能确保学生具备胜任商务秘书岗位的职业素养。（二）企业对商务秘书素质的培养1.加强对商务秘书的职业素养培训企业应当建立严格的培训机制，从针对性、实用性等方面提高对商务秘书的职业素养培训力度，增强他们搜集、处理数据信息的能力。2.商务秘书需要加强自我修养，不断更新知识库没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。只有不断地更新知识，商务秘书才能在实际的工作中有所创新。企业应当给商务秘书提供足够多的机会让他们能够进行自我教学，不断扩大知识面，在掌握本专业知识的基础上，再将一些新的理念等应用到实际工作中。通过一些创新性的管理方法和手段的引入来更好地协助领导管理企业。3.创新思维的培养商务秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。商务秘书除了做好本职的工作之外，还要充分发挥其主观能动性，不断创新，对自己的工作内容、企业的整体经营等，都应当学会提出自己的观点并将之落实到