操作手册-财务结算

财务管理操作手册目录TOC\o"1-3"\h\z\t"1.1,1,1.1.1,1"1.1财务根本信息 3会计科目维护 3赞助〔扣款〕工程维护 4供给商合同维护 5结算方式资料维护 6增值税资料维护 71.2应收帐款管理 8批发调拨过帐 8代销商品过帐 9帐款录入 9帐款确认 11应收帐款汇总表 11应收帐款明细表 12已收帐款一览表 14应收帐款预警表 141.3供给商帐款 16供给商扣款/赞助款输入 16供给商月扣/年扣计算 17供给商押款输入 17供给商解款输入 18供给商赞助/扣款一览表 191.4财务确认过账 20商品入库过账 20商品退厂过账 21供给商赞助/扣款过账 22实销实结应付凭证生成 23入库/退厂单据查询 241.5付款处理 25发票资料录入 25发票审核 27应付账款生成付款申请单 28付款申请单维护 28付款申请审核 29付款冲账 30凭证发票查询 31直供商品进货应付账款 32直供商品退货应付账款 321.6账款报表 33未付账款资料表 33应付账款资料表 33已付账款资料表 34财务报帐 351.7财务报表 35商品入库汇总统计 35商品销售汇总统计 36商品进销存统计 371.1财务根本信息1.1.1会计科目维护财务在做账时，总是把单位之间或单位和个人之间的往来业务划分为一个个具体的小的单位来统计计账，这个小的单位会计学上称为会计科目。一般一个总帐分为多级科目，新的科目必须于会计科目维护中增加，其方法是用鼠标右键点击空白区域，系统会弹出一个弹出菜单，当需要增加一级科目时，点击新增一级科目，当需要增加一个子科目时，就需要先选择上级科目，然后在弹出的菜单中，选择新增即可。系统将在右框内新增一条空白的科目供用户输入，其输入方法是在如下列图右框的画面中输入科目编码、科目名称、助记符、科目类别等资料。其中编码是给某科目的助记代码，为便于记忆编码往往要起得有规律，如101代表一级科目的现金，102代表一级科目的银行存款。新的科目维护好之后，退出系统之前必须保存。1.1.2赞助〔扣款〕工程维护供给商为赞助公司开新店，往往会支助一笔款项给公司，或由于供给商某批货有问题，当供给商来解款时会把他某一笔款项扣下来。为此进行赞助扣款工程维护。进入系统赞助〔扣款〕工程维护，点击菜单条的新增按钮〔F6〕，系统空出一行让你维护新的赞助款和扣款工程。输入编号和扣款/赞助类别名称后保存。1.1.3供给商合同维护购销或代销商品，供给商为奖励公司，供给商往往要于公司达成一定的协议，公司销售他的商品，当销售额达多少时他给公司多少的奖励额。奖励方法一般有两种：月奖励和年度奖励。月奖励：当公司销售或代销其商品，供给商给你按照销售额固定的比例进行少返利。年度奖励：根据销售额按照不固定比例进行返利，供给商可能规定，当公司的销售额达多少时他给你一定比率的返利，当达另一销售额时他又给你一定比率的返利。进入供给商扣款合同维护画面，系统处于新增状态，输入供给商编码，输入合同签定年度，以及供给商与本公司签定的奖励协议。输入完后按保存键〔F2〕退出。1.1.4结算方式资料维护不同的供给商会有不同的结算方式。有日结、月结、批结、隔批结等。结算方式的不同会影响跟供给商的结款情况。进入系统结算方式资料维护画面点击菜单条的新增〔F6〕按钮输入新的结算方式，输完后按保存键退出。结算方式不能随便增加，并且其中的代码也是固定的，结算方式代号为：’1’为现结；'2','3','4','5','6','7'为购销月结，其中结算天数可以根据公司的实际情况进行调整的；’8’为批结；’9’为隔批结；’’a’为隔两批结；'b','c','d'为实销实结；’e’为铺底后现结。假设人工参加其他结算方式，在进行调拨过帐、入库过帐时，系统不能生成相关的结算日期。1.1.5增值税资料维护公司销售商品时会要报税，往往会有不同的税率，税率的正确与否会直接影响公司的利润核算。进入税率维护画面，系统默认处于新增画面，请点击菜单条的新增按钮，输入新的增值税。然后保存退出。1.2应收帐款管理公司调拨给加盟店、批发客商的商品，根据结算方式，在帐款期内对之进行催款和收款。及时管理好公司的应收帐款，对加快公司资金周转和公司开展具有重要意义。1.2.1批发调拨过帐对加盟店的调拨、批发客商的批发，财务要对之的调拨和批发单据进行过帐，查看批发单和调拨单的金额以及每张单据的商品明细，商品数量和价格。其操作方式为，进入系统批发调拨过帐功能画面，选择本次结算的加盟店或批发客商，输入调拨或批发的期间段。然后按查询按钮，系统将会查出这段期间内未过帐的汇总调拨单或退库单。每张单将会列出本张单总的单据金额和实际应收金额。其画面如下：选中一条明细，点击查看明细按钮可以查看本张调拨的具体商品资料。选择本次须过帐的单据，勾中其复选框，确认无误后按画面右下角的批发调拨按钮进行过帐处理。1.2.2代销商品过帐〔无此功能〕1.2.3帐款录入调拨单、退库单过帐之后，就要进行帐款录入，输入本次客户的结款额，发票号码。进入系统收款登录画面，输入或选择对应的加盟店/客商，输入发票号码或收据号码，选中一明细行使其变蓝，点击窗口下的选择应收凭证单按钮，系统将弹出另一个画面：〔图1.2.3.2〕选中已过帐的单据，按选择返回按钮，输入正确的收款金额和冲帐金额，一张调拨单可以分几次来付款和冲帐，下次客商来付款时可以把上次未冲完的单据一起拿来冲帐。1.2.4帐款确认收款登录之后，并且客商已付款，主管须进行帐款确认。进入帐款确认画面，输入相应的查询条件，查出须确认的帐款，点击画面左下角的收款审核按钮。然后按保存按钮，真正收款冲帐。1.2.5应收帐款汇总表此报表可以查出一段时间内应收而未收的款项，进入应收帐款资料汇总表画面，输入查询条件，然后按执行按钮〔F9〕，系统将会按你所输条件查出应收而未收的帐款。列印报表如下所示：1.2.6应收帐款明细表输入相应的查询条件，点击查询按钮〔F9〕，系统将会列出应收帐款的明细资料如下所示：1.2.7已收帐款一览表本报表用于查询一段区间内，已收帐款情况。输入查询条件，如输入时间段，然后按查询按钮，系统将会查出这一时间段内已收款情况，可以清楚的看到，某一门店的付款和冲帐情况，以及某一客商是冲的哪一张调拨单。同时点击窗口下的打印按钮可以打印出已收款帐款表。1.2.8应收帐款预警表1.3供给商帐款公司的蓬勃开展离不开供给商的优质货源以及供给商对本公司的大力支持。于是就涉及跟供给商之间的帐款问题。供给商为支持公司开新店或搞促销活动等，往往会赞助公司一笔款项，这就涉及供给商的赞助款问题，另外供给商由于某批货存在问题，当供给商来结款时要扣他一笔款项，这就涉及到供给商的扣款与押款问题。1.3.1供给商扣款/赞助款输入该功能主要用于对供给商的赞助和扣款等款项进行维护。其操作方法是：如图1.3.1，在供给商编号栏中输入相应的扣款或赞助的供给商，在赞助/扣款年月中输入扣款年月。然后在下面的扣款明细中输入本次的扣款工程和赞助/扣款金额以及备注。输完后按工具栏上的保存〔F2〕按钮进行保存。1.3.2供给商月扣/年扣计算供给商为奖励公司往往采用月扣和年扣等手段，供给商常常会跟公司签定月扣/年扣合同，为此须根据月扣/年扣合同计算出结款年月的返利金额，从而生成相应的扣款凭证。其操作方法如图：图1.3.2，选择/输入要算的供给商，输入销售年月，然后按窗口上的执行〔F9〕按钮或按画面上的供给商年/月扣计算按钮，系统将会根据年扣/月扣合同自动算出此供给商响应销售年月的扣款金额。1.3.3供给商押款输入有时供给商由于某批货有问题，或别的什么原因，当供给商来解款时，须从本笔款项中押下一笔款项，把此笔款项扣下暂不付给供给商，这就是押款，其操作方法如图：图1.3.3，选择/输入所要押款的供给商，输入押款时间，正确输入押款金额和注明押款原因，输入签核主管，所有信息输完后按工具栏上的保存〔F2〕按钮进行保存。1.3.4供给商解款输入对供给商的押款进行处理后，有些款项须返还给供给商的，这就涉及到对供给商的押款进行解款问题，其操作方法是：如图1.3.4，输入押款单号或相应的供给商，然后按工具栏上的执行〔F9〕按钮查出押款单据，输入解款人和注明解款原因，输完后按保存按钮进行保存。1.3.5供给商赞助/扣款一览表1.4财务确认过账公司向供给商进行采购商品，须向供给商付款，由于不同的供给商有不同的结算方式，同一供给商的不同商品也有不同的结算方式，这就要生成相应的应付凭证。财务须对公司的入库单，退厂单，供给商的赞助扣款凭证进行过帐，生成相应的付款凭证。作为供给商的解款依据。1.4.1商品入库过账供给商的商品采购入库后，须对入库单进行过账，生成相应的付款凭证，从而向供给商进行付款。入库过账的操作方法是：如图：1.4.1，选择/输入收货机构，选择/输入供给商，输入区间段然后按查询按钮，系统会查出这一区间向此供给商的进货情况。选中入库单，点击窗口下的查看明细，可以查出具体的入库明细。选中要过账的入库单，然后按窗口下的入库过账按钮，系统会自动按供给商的结算方式生成相应的应付凭证。1.4.2商品退厂过账1.4.3供给商赞助/扣款过账1.4.4实销实结应付凭证生成由于供给商的不同商品有不同的结算方式，须根据不同的结算方式生成不同的结算凭证，对实销实结商品。须根据结算天数生成相应凭证。假设一个供给商既有购销也有代销，要建立两个供给商编码进行管理。实销实结是按照供给商的结算方式来衡量的。只要该供给商为实销实结那么，那么该供给商提供的商品均当作实销实结来处理。实销实结凭证生成日期要求每月的6号之后〔包含6号〕，并且当月不能做连续几个月的凭证，要求当月做上个月的凭证。如图1.4.4，选择/输入相应的供给商，输入销售年月，按查询按钮。即可查出所查年月的销售情况，点击窗口左下脚的生成应付凭证按钮，系统即会根据供给商及其商品的结算方式生成不同的凭证。1.4.5入库/退厂单据查询1.5付款处理各种凭证生成好之后，须对供给商的发票资料进行付款申请，进行付款冲账。1.5.1发票资料录入对供给商开具的发票资料进行录入，冲相应的凭证，同一发票可以对应冲多张凭证，同样一张凭证可以对应多张发票。其操作方法如图：图1.5.1，输入付款日期，输入/选择结算的供给商，选中一条明细记录，点击窗口下的‘选择单据’按钮，系统弹出另一窗口如图1.5.1.2，选择本次付款的凭证，按选择返回按钮进行返回，填写正确的发票金额和冲账金额，以及税率。选择正确的发票类型〔供给商发票、营业发票〕，填写正确的发票号码，所有填完后按工具栏上的保存按钮进行保存。供给商发票：指供给商开来的结款发票，其一般是增值税发票。营业发票：指公司开具给供给商的发票，公司对供给商的赞助/扣款等款项开具的发票。1.5.2发票审核财务主管对录入的发票资料进行审核确认。其操作方法如图：图1.5.2，输入发票号码，然后按‘查询’按钮，查询出相应的发票资料，主管确认无误后按画面下的‘发票审核’按钮进行审核，再按工具条上的‘保存’按钮进行保存。1.5.3应付账款生成付款申请单对供给商的发票资料进行付款申请，生成付款申请单，向公司领导进行付款申请。其操作方法如图：图1.5.3，选择/输入对应的供给商，按窗口上的查询按钮，查出此供给商的发票资料，选择发票资料〔一张发票不能进行屡次付款申请〕，点击窗口下的生成付款申请单生成相应的付款申请单。1.5.4付款申请单维护对供给商的应付凭证及押款、解款凭证须生成付款申请单向主管进行申请,从而对供给商的发票进行付款冲账。其操作方法如图：图1.5.4，先按工具条上的‘选择’按钮，输入/选择供给商编号，再按‘执行’按钮查出应付款资料，输入相应的押款、解款单号，填写正确的申请金额及付款日期。填写正确后按保存按钮进行保存。此时便可打印出付款申请单〔如图1.5.4.2〕进行付款申请。1.5.5付款申请审核公司主管对付款申请单进行审核，确保付款无误。从而做到公司账证相符。其操作方法如图：图1.5.5，输入付款申请单号或输入供给商编号，然后按‘执行’按钮查出付款申请单，确认付款凭证及付款金额等正确无误后按窗口下的‘审核通过’按钮进行审核，再按‘保存’按钮进行保存。1.5.6付款冲账 付款申请确认后，供给商结款完成，须进行付款冲账，对入库单进行结案处理。其操作方法是：如图1.5.6，进入付款冲账画面，系统自动列出付款申请确认的单据，选中冲账的付款申请单，按窗口下的‘付款冲账’按钮，系统将自动冲相应的入库单。1.5.7凭证发票查询该报表功能是查询某供给商在某区间段内的发票资料情况，以及公司的付款凭证情况。输入条件后按‘查询’按钮，系统会按条件查出相应的凭证和发票资料，如图1.5.7，双击发票明细可查出此发票对应的商品明细资料如图1.5.7.2。1.5.8直供商品进货应付账款直供商品进货应付账款主要是对厂商直接送货到门店进行的账款处理。〔该功能已被直通式物流取代〕1.5.9直供商品退货应付账款直供商品退货应付账款，主要是对厂商直接送门店的那一部份商品进行退货的账款处理。〔该功能已被直通式物流取代〕1.6账款报表系统通过未付、应付、已付等几张报表，可以清晰地反映出公司一段区间内公司的账款付对情况。从而正确地辅助财务工作。1.6.1未付账款资料表通过该报表可以反映出公司在某区间内对供给商的未付款情况。如图1.6.1，输入供给商广州医药总汇，再输入时间段，然后按‘执行’按钮，系统将查出此时间段内公司对供给商广州医药总汇的未付款情况。如图1.6.1.2。1.6.2应付账款资料表通过此报表可以反映出某个账款日公司的应付款情况。如图1.6.2，在账款日内输入‘2003/05/20’后按‘执行’1.6.3已付账款资料表系统通过该报表可以反映出某区间内公司已付款申请确认且付款冲账情况。如图1.6.3，输入某一时间段后按‘执行’1.6.4财务报帐该功能是供财务月底报