采购部制度汇编样本

采购部管理制度目录一、组织架构5二、岗位职责71、采购部经理岗位职责82、采购部副经理岗位职责及规定83、内勤岗位职责及规定 9 4、大宗原料科采购员岗位职责及规定95、小宗原料科采购员岗位职责及规定116、储运员岗位职责及规定12三、作业规范13１、原物料采购作业规范14２、采购内勤作业规范18四、工作制度201、采购合同管理细则212、采购员出差管理办法243、储运管理办法244、重庆、重庆双桥、江津、广安四正大公司联合采购工作操作规程265、联合采购委员会会议程序29五、表单记录311、原料采购筹划2、重庆片区正大采购筹划表3、重庆及川东各正大（）月原（材）料采购价格汇总表4、全国各地（）月原料价格行情5、车皮发出告知单6、到货原料异常状况报告表7、原料车皮收货登记表8、原料收/退货报告查询表9、原料收货结算确认表

一组织架构

采购部组织架构

二岗位职责

一采购部经理岗位职责及规定1、依照公司年度工作安排，拟定本部门年工作任务、筹划及达到年工作任务、筹划办法，并带领部门全体员工认真贯彻贯彻部门工作任务、筹划和完毕公司交办各项工作任务。2、密切注视原物料供应市场状况，经常与同行业之采购单位保持联系，理解行情变化趋势，为采购委员会制定采购方略提供根据。3、制定本部门员工全年培训筹划，加强对员工工作素质、能力培养，不断全面提高每位员工自身素质和工作能力。4、审核原物料供应商报价单、各类报表、请购单、请款单等5、负责部属工作完毕状况跟踪、检查与考核。6、依照工作需要及人员自身状况对本部门各岗位人员任用，向总经理提出使用意见，定期评估各人员工作体现，并随时予以必要指引和协助。7、负责与公司内部各有关部门沟通、协调。8、主管交办暂时性工作。二采购部副经理岗位职责及规定1、协助部门经理依照销售筹划及生产筹划，与采购员共同拟订原物料采购筹划，汇总后交与采购部经理审核。2、依照公司规定及实际工作中浮现新状况，及时修改完善各岗位岗位职责、作业规范、管理规章制度、各岗位绩效考核办法，呈交采购部经理审核后据以实行。3、从集团总部、兄弟公司、竞争厂家、供应商、报刊杂志等各个方面广泛收集原料市场行情，为采购部经理拟定原料单价提供根据。4、参加四公司采购委员会，并作会议记录。5、协助采购员采购某些原物料。6、负责四公司编织袋采购。7、协助采购部经理与公司内部各有关部门沟通、协调。8、主管交办暂时性工作。三内勤岗位职责及规定1、分清各种原料来源、品名、价格、入库数量，记录本部门及采购员购入原料数量，并办理付款手续。2、依照用量筹划，负责编制并采购预混料采购筹划，以保证公司生产之需。3、每月月末协同财务部、采购员与各个供应商对清帐务。4、加强内部资料管理、合同管理、客户档案管理，负责本部门各种记录报表填报。5、主管交办暂时性工作。四大宗原料科采购员岗位职责及规定1、编制玉米、豆粕、黄豆、鱼粉等原料采购年筹划、半年滚动筹划、季度筹划、月筹划；承办经部门经理及总经理核准后原料合同之订立，跟催及执行。2、依照采购筹划，负责玉米、豆粕、鱼粉、黄豆等大宗原料采购工作，保证公司饲料生产。3、理解原料产地种植及收成状况、品种分布、产量、价格、流通环节及运送状况等，系统分析关于原料资料，以书面形式报告市场行情趋势。4、不断提高原料品质鉴别能力，减少进货不合格率。5、为满足公司原料需要，要积极联系更多第一供货商并努力完毕部门下达指令采购任务。6、积极开发省外市场原料代替品。7、协助部门经理掌握省内、外原料行情趋势，理解竞争厂家供货状况，收集和分析省内、原料产地资料信息，作出市场预测。8、逐渐建立长期、稳定原料供应基地，尽量减少中间环节，力求原料合格达到率符合原则。9、积极完毕部门下达任务，合理安排好寻常工作，做好货品清理结算工作，用好资金并保证其安全性。10、依照采购筹划，负责玉米、豆粕、鱼粉、黄豆等大宗原料采购工作，保证公司饲料生产。11、理解原料产地种植状况、品种分布、产量、价格、流通环节及运送状况等，系统分析关于原料资料，以书面形式报告市场行情趋势。12、不断提高原料品质鉴别能力，减少不合格产品率。13、为满足公司原料需要，要积极联系更多第一供货商并努力完毕部门下达指令采购任务。14、积极开发省外市场原料代替品。15、主管交办暂时性工作。五小宗原料科采购员岗位职责及规定1、编制麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆碱等原料采购年筹划、半年滚动筹划、季度筹划、月筹划；承办经部门经理及总经理核准后原料合同之订立，跟催及执行。2、依照采购筹划，负责麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆碱等小料采购工作。3、理解产地原料种植状况、品种分布、气候变化、丰欠状况、价格以及某些原料（菜枯、赖氨酸、蛋氨酸等）加工及进出口状况。4、负责对到达本司不合格原料解决，原料包装袋、废料解决。5、不断提高原料品质鉴别能力，减少不合格率，积极寻找生产厂家，建立稳定供应基地，减少采购成本。6、积极开发省内原料代替品。7、协助部门经理掌握省内、外小品种原料行情趋势，理解竞争厂家供货状况，收集和分析产地资料、丰欠状况、供求状况等信息资料，作出市场预测。8、逐渐建立长期、稳定原料供应基地，尽量减少中间环节，减少原料成本和采购成本，力求原料合格达到率符合原则。9、积极完毕部门下达任务，合理安排好寻常工作。10、负责到达公司大宗原料不合格某些销售，尽量减少公司及客户损失。11、依照采购筹划，负责麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆硷等小料采购工作。12、理解产地原料种植状况、品种分布、气候变化、丰欠状况、价格以及某些原料（菜枯、赖氨酸、蛋氨酸等）进、出口状况。13、负责对到达本司不合格原料解决，原料包装袋、废料解决。14、不断提高原料品质鉴别能力，减少不合格率，积极寻找生产厂家，建立稳定供应基地，减少采购成本。15、积极开发省内原料代替品。16、主管交办暂时性工作。六储运员岗位职责及规定1、协助部门经理解决好寻常工作和突发事件。2、负责到达各火车站及码头原物料接运工作，尽快将货品运回公司，减少暂存费用。3、负责我司成品在火车站及码头发运状况。4、选用运送协作单位，协调车站、码头关系。5、对差短件、淋湿结块等作好记录，以便供应商索取及索赔。6、告知有关部门原料到达时间、名称、供货单位，请有关部门做好接受准备。7、主管交办暂时性工作。三作业规范

一原物料采购作业规范１、原料采购程序：依照销售部销售筹划，品管部作出用料筹划，采购部据此编制原料采购筹划表。1）收集市场原料信息，并透过北京总部采购中心和成都采购中心以及公司采购部掌握原料行情，填报原料行情报表，并对市场行情进行认真研判。2）采用电话、电报、传真、邮递和书面等方式向供货商询价。加强与集团北京、成都采购中心、香港、曼谷贸易部联系，掌握国内、国际行情，并保存必要报价资料。3）采购委员会每二周召开一次，通过对原料库存量、在途量及行情预测，对各种原料作出最高采购限价。4）严格货比三家原则，选取抱负采购价位，填报“请购单”，在采购委员会限价内，由部门经理批准，超过采购委员会限价时，需请示总经理批准后方可订货。5）严格履行合同公约，追踪发运。采购员应在原物料装车后在七十二小时内将所发货品车号、发货单位、价格书面告知储运科，并在货品到达前将“领货凭证”寄到采购部，储运员及时填报“到货预报表”。6）收到品管部到货原料异常状况报告，如果是在工作时间内，采购部应在一小时内完毕与供应商联系，以便向接货部门书面回答解决意见，下班时间可延至次日上午上班一小时内。7）带款发货原料，如果货款是在本地车板一次性付给，应填报带款发货到公司成本价格预测表送财务部，以便成本核算。8）发生商务纠纷问题（短量损耗），一方面应将所到货品接车、转运原始记录备齐，并及时联系供应商解决此事，时间限制在到货后三十天内。超过时间按公司接货之程序办理。9）代供应商解决货品（因质量因素未收）在公司停留时间为到货后三十天内，逾期未解决或未解决完，应将此货转出公司，代租库存储费用应由供货商支付。10）收到采购部原料收货结算表后，财务部应在四十八小时内通过采购内勤与供应商核对，双方确认后，按合约凭发票办理结算手续。11）对每批货品质、价格及合同履行状况进行评判，建立供应商资料卡，采购员填报“原料采购成本核算单”，进入采购部部门目的绩效考核程序。12）建立供应商档案。及时将供应商资料卡、合同归档，便于对供应商进行评判。２、预混料采购程序1）由品管部依照销售部销售筹划，按品种每月向采购部报半年预混料使用滚动筹划，采购部据此编制采购筹划。2）每月25日前报下月预混料使用筹划。3）采购程序：采购部向广汉正大订货─→追踪发运─→验收入库─→结算付款。３、包装物品采购程序1）由仓储部每月填报一次包装物使用筹划，报总经办核准，采购部据此编制采购筹划。2）包装物品采购时间，省内采购品种需提前30天报筹划，省外采购品种需提前45天报筹划。3）采购部向供应商询价，签约订购、跟催发货。4）仓储部、品管部、销售部对购回包装物品进行验收，填报验收报告，采购部依照“入库单”和验收报告同供应商结算。４、协助兄弟公司采购程序1）兄弟公司若需重庆正大采购部协助购买原物料，经由各公司提出采购筹划。2）依照各公司提出采购筹划，经本程序１⑴～１⑷之程序后，将需购买原料品名、数量、价格、到货期以及其他重要条款以订货确认单方式书面报告购买公司（副）总经理、财务经理，经签字后与供应商订合同。3）合同订立后，追踪发运，应在供应商装车七十二小时内将所发货品车号、发货单位、价格用“车皮发出告知单”告知需货公司采购部，并在货品到达前将“领货凭证”寄到该公司采购部。4）收到需货公司采购部到货异常报告后，如果是在工作时间内，应在一小时内完毕与供应商联系；下班时间可延至次日上午上班一小时内，以便向接货公司回答解决意见。5）收到需货公司采购部原料收货结算表后应在四十八小时内与供应商核对，双方确认后，按合同凭发发票办理结算手续。５、车站（码头）接货程序1）采购人员应及时将原物料发出后发出时间、车皮号(船号)、件数、均重告知储运科，储运科应及早与运送单位和车站（码头）获得联系，并通报仓储部（生产部）和品管部作好接受准备。2）货品到站（港）后，储运人员应监督好每车皮（货轮）卸火车（船），装汽车，过地磅全过程，认真填报车站（码头）接货原始记录日报表及车站（码头）运送接货月报表。3）火车浮现短件、破损、被盗状况应及时向铁路索取记录，填制铁路记录告知单，迅速告知发货单位并向保险公司索赔；船运浮现短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。4）从车站（码头）转送原料到公司过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿。5）储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位代垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月登记表”，连同原始单据交采购内勤结算。6、不合格原料解决程序1）由品管部对不合格原料进行鉴定。仓储部每周向采购部提供一次经品管部确认后不合格原料品名、件数、数量、存储地点等。2）供应商（暂存于我司或租借仓库）属于不合格原料，采购部应及时与供应商联系，需供应商书面告知我司代销售，我司在代销售完毕结算时应扣出公司代垫费用。3）属于公司不合格原料，采购部负责销售，与客户议定价格后填报“原料解决单”呈总经理批准。4）客户持“原料出库单”到财务部预缴款，凭缴款凭据到仓储部（生产部）仓库出货，过磅后结清货款。7、原物料采购操作程序表式1）原料采购筹划表2）原料行情报表3）原料采购请购单4）原料采购费用筹划5）原料到货预报表6）带款发货价格预测表7）原料收货结算表8）供应商资料卡9）原料采购成本核算单10）订货确认单11）车皮发出告知单12）车站（码头）接货原始记录日报表13）原料接受月报表14）铁路记录告知单15）车站（码头）费用月登记表16）原料解决单二采购内勤作业规范１、货款结算作业规范1）收到地磅送交原料收货报告后，应在四小时内将供货单位、原料名称、数量、价格核对精确，并将“原料收货报告”进行分联，“财务付款”联、“采购部留存”联送交品管部输入原料品质，“会计入帐”联送交财务部，“工厂留存”联送交仓储部。2）在品管部确认并输入原料品质“原料收货报告”两联上输入品质实际扣款，并将“财务付款”联送交财务部审核。未入库不合格原料在“不合格原料状况登记表”登记。3）同一供货单位同一批次原料到齐后，应在两天内将帐务与供应商核对清晰，并依照财务审核后“财务付款”联打印“付款申请单”。4）结算货款时，应将“付款申请单”连同“发票”交部门经理审准后送财务部审核。5）供应商预付款项、公司代垫费用、客户借款，在结算货款时予以结清，不得漏掉。6）车站(码头)费用结算，凭储运科审核后“车站（码头）费用月报表”与原始单据核对，按实际发生额结算，并在“运送费用结算登记表”登记。7）货款结算后，应在“货款结算登记表”登记，供应商领取支票、汇款后应签名备查。8）每周五及每月底打印采购收货登记表２、档案、资料管理1）合同管理按“合同管理办法”执行，按类别、按季度政档归类。2）公司下发各类资料、文献，公司各部门送达本部门文献材料要归类，并在“来文登记薄”上登记，送呈部门经理。3）将部门经理订立意见后文献、资料传交承办人，并及时编号、分类、归档。4）采购部对公司其他部门发送文献应在“发文登记薄”登记，请收文部门签收。３、记录报表1）准时按规定填报各类报表，按照各类表格栏目逐项认真填报。2）各项报表编制完毕后按规定分送各个部门，并作好登记（见⑶附表）。3）各类报表名称、报送时间、部门、留（存）状况如下：序号报表名称送时间报送部门登记表格名称１生成采购系统数据每日集团总部地区办公室发筹划、报表报送状况表２采购周报表每周一西南地区财务总监同上３市场动态表每周一赵总史总监同上４原料市场状态表每旬品管部５近期原材料采购表每周一采购部经理同上６付款筹划表每周一财务部经理同上４、附表1）不合格原料状况登记表2）采购部预付款登记表3）应扣代垫（客户）费用登记表4）客户借款登记表5）运送结算登记表6）货款结算登记表7）来文登记薄8）发文登记薄9）筹划、报表报送表四工作制度

一采购合同管理细则为了加强对原料购销合同管理，使合同管理有章可循，对“经济合同管理办法”详细化，特制定本细则。1、合同订立：1）采购员在与供应商面谈（或电话联系）原料供应品名、数量、价格、交货期及其他交易条件等内容，并在征得采购部经理批准后，方可订立合同。2）订立合同步，由采购员在采购内勤处领取空白“原料购销合同”，一式二份，采购员须按照合同条款规定逐栏逐项填写。规定笔迹工整，表述清晰，精确。3）合同草拟完毕，交供应商代表查看，如无异议，请供应商代表签字，盖公章（或合同专用章），然后采购员签名，并送采购部经理审核。4）如与供应商系电话联系商谈，采购员草拟完合同后，应将合同内容告知供应商，供应商无异议，采购员签名送采购部经理审核。2、合同审核：1）采购部经理收到采购员订立合同后，应仔细审核，如无异议，则签名确认，并交采购内勤送总经办。2）总经办收到采购部呈报原料购销合同，应及时送呈总经理（或副总经理）审批，总经理（或副总经理）若批准，签名批准；若不批准，合同无效。（合同正文中应注明此合同须经公司总经理签字并加盖公章后方生效）3）总经办负责将经总经理批准后合同，按采购部提供传真号码传真给供应商；如供应商已在合同原件上签字、盖公章（或合同专用章），则须加盖我司公章（或合同专用章），并将合同返回采购部。4）合同传真给供应商后，该笔合同承办之采购员应及时跟踪，规定供应商要签字确认，并加盖公章（或合同章）在我司规定期间之内回传给本司（合同中应注明回传有效时间，超过期限该合同自动失效）。5）总经办收到供应商确认后回传合同后，应及时将合同传给采购部内勤，或该合同承办之采购员。采购部内勤或该合同承办之采购员应将对方确认之合同与该合同底稿核对。如合同条款无改动送总经办加盖合同章后回传供应商。同步该合同以承办件存采购部。6）采购内勤收到有效合同后应及时交给经办采购员和采购部经理查看，采购员应及时将合同原件（正本）快递给供应商，同步督促供应商在收到合同原件（正本）后尽快签字盖章，并快递回我司，采购员在收到供应商签字、盖章合同原件（正本）后，送交总经办盖章，一份交采购内勤编号存档，一份快递供应商。7）由供应商草拟合同，采购员签名后按本细则第5、6条办理。并请供应商将合同原件一式二份快递我司，采购员在收到供应商合同原件后，送部门主管签名，并报呈总经理签名批准，然后加盖合同章，一份交采购内勤编号存档，一份快递供应商。8）在暂时采购中，采购员与供应商谈定所购原料品种、价格等条件后，无法与供应商订立合同，采购员须填报《原料请购单》，并将《原料请购单》送部门经理审核，价格在采购委员会限价范畴内，部门经理签字批准即生效，价格超过限价范畴，须报请总经理批准。9）经采购部经理或总经理批准《原料请购单》送回采购内勤，按合同归档管理。3、合同变更：1）采购部内勤或采购部收到供应商确认后回传合同后，如果发现合同条款有任何改动，应立即向采购部经理或总经理报告。如果采购部经理或总经理批准合同条款改动内容，须签名承认，并送呈总经办。如采购部经理或总经理不批准改动内容，则该合同承办之采购员或采购内勤应立即书面传真告知对方不批准修改之内容直至取消该合同。同步作记录，存档备查。2）合同在履行过程中，如需中断或变更，采购员须书面报告，经部门经理审核，总经理批准，书面传真给供应商，并经供应商签字、盖章回传确认，方能中断和变更合同；供应商提出中断变更合同，也需书面传真我司，经采购部经理和总经理书面确认，方得中断或变更合同。4、合同履行：1）合同生效后，采购员须跟踪合同履行状况，随时掌握发货状况、运送状况等状况，并将供应商履行合同状况随时报告采购部经理。2）对公司已接受之合格原料，采购员应负责对供应商供货数量进行结算记录，将收货状况书面告知供应商，并负责催收结算发票。5、不合格原料解决：1）供应商原料到站后，如质量不合格，采购内勤应及时将品管部退货告知告知采购员，采购员须在接到品管部退货告知当天（如遇下班，则在次日上班一小时）内将退货告知单书面传真告知供应商。并将退货告知单快递供应商。虽然对方人员在公司也须将退货告知传真、快递给对方，同步在承办文本中加以记录，将传真（退货单）、快递件各种手续存档。2）供应商供应原料不合格，需外租仓库存储，采购员应与供应商订立外租仓库租用合同，合同内容应涉及对方承担租库等各种费，并协助供应商解决不合格原料。6、合同归档：1）采购内勤在收到双方已确认有效合同后，应将合同复印，分送总经办和财务总监各一份，采购部留原件（正本）存档。2）一笔（份）合同履行完毕，采购员须将合同履行状况填写《合同履行状况登记表》，记明合同履行状况，合同未履行因素及对供应商评述，经部门经理审视后交采购内勤存入供应商档案。3）采购内勤负责保管合同，合同履行完毕，应将各种合同，按类别、原料种类分类归档存储，以备查询。二采购员出差管理办法１、采购员出差前需填报“出差行程筹划”，阐明出差日期、行程安排、出差目等内容，经部门主管审核批准后实行。２、采购员依照出差行程安排预算差旅费用，填写“领（借）款申请单”借支差旅费。３、采购员出差期间活动，须按出差行程筹划执行，如半途有变动，须电话请示主管批准后方可变化。否则，费用不予报销。４、采购员到达一目地后，必要用电话向主管报告住宿地点及联系电话，并随时报告工作进展状况。５、采购人员出差期间，要注意理解本地原材料市场状况，及时向采购部报告出差所在地原材料市场变化状况。６、出差结束后，要填报“原料行情报表”，总结出差状况并呈报“出差总结报告”。７、差旅费报销单须由采购员亲自填写，不得弄虚作假，不得高报、谎报，并附上“出差筹划”、“原料行情报表”、“出差总结报告”，交采购内勤核对后交主管复核，然后按批准权限上报批准。三储运管理办法１、车站码头接货管理制度（合用于储运员）1）采购人员应及时将原物料到达车站码头详细时间（普通预计误差在三天之内）、车皮号、船号、件数、重量告知储运科。储运科接告知后应提前与车站、码头获得联系，随时掌握货品动向，并告知仓储部（生产部）、品管部等有关部门作好接货准备。2）货品到站（港）后，储运员应到现场办公，货品没运完之前必要保证不离人。认真填报车站（码头）接货原始记录日报表，车站（码头）到货状况月报表、车站（码头）接货各项费用月报表。并在现场负责监督每个车皮，每条船装卸，以及过地磅全过程，保证货品安全运到公司库房，在运货过程中必要保证不丢运差件。3）若浮现短件、被盗状况，应及时向铁路部门索取货品短件、被盗记录，填制铁路记录告知单，并及时告知发货单位，并向保险公司索赔。船运浮现短件、被盗、被淋湿等状况也应及时向承运部门索赔。4）从车站（码头）转运原料到公司途中须加盖蓬布，防止原料被雨淋湿，保证将货品安全运到公司。5）储运员负责成品发送。6）储运员负责各项费用审核工作（车站、码头接车、船费、装卸费、代办单位为公司垫支费用等等），并编制“车站（码头）接发货费用月报表连同原始单据交采购部内勤结算。２、储运科主管职责权限：（合用于储运科主任）1）合理分派部属之寻常工作，并督导其执行。2）负责协调本部门与车站（码头）代办单位等关于部门关系，发现问题及时协调解决。3）协助部门经理解决好寻常工作和突发事件，全权负责到达车站、码头公司原、物料接运工作，以及运送协作单位选用，督导部属做好各协作单位服务工作。4）负责对部属之工作考核。四重庆、重庆双桥、江津、广安四正大公司联合采购工作操作规程为发挥各正大公司联合采购需求数量大优势，增强对供应商谈判力度，实现供应商资源共享、原料市场共享，以达到保证原料品质，采购价位合理，同步加强各公司原料采购筹划性，保证合理安全库存，实现利润最大化，增长各公司市场竞争力，特制定本规程。1、合用范畴：本规程合用于重庆片区各正大公司联合采购办公室（如下简称“联采办”）及重庆正大有限公司采购部、重庆双桥正大有限公司采购部、广安正大有限公司采购部、江津正大有限公司采购部、重庆正大梁平饲料厂。2、职责：联采办采购原料暂定为玉米、豆粕、鱼粉、黄豆、胆碱、赖氨酸、蛋氨酸、丙酸钙、磷酸氢钙。其他品种当前仍由各公司采购部（科）自行采购。需联合采购原料必要经联采办报总经理批准后方可按下列程序操作。3、作业程序：1）各公司在每月20日前拟定下半年原料采购滚动筹划表（GZX001-1），书面传真至联采办，联采办负责汇总，编制原料采购筹划表报总经理审批（CGZX001-2）。2）各公司每周一将获知市场行情按表（CGZX001-04）报送联采办。联采办将依照自身掌握市场行情，结合各公司所报送市场行情汇总，按表CGZX001-03、CGZS001-04提供应各公司。3）为调动各公司采购人员之积极性及减少对联采办之依赖，以及防止联采办信息不灵报价失误；各公司在报送采购筹划同步,可将所知原料价格、货源、供货量、供应商名称、供货时期一并报送联采办，以便联办货比三家原则整顿选取出抱负采购价位，报总经理批准。4）供应商及联采办拟定原料基本价位后，依照各公司每月提出采购筹划，将需购买原料品种、数量、价格、到站、到货期、付款方式以及其他重要条款，以书面形式报告呈送各公司主持工作副总经理及财务经理。需货公司如在数量上有所增减，须在24小时内将所需原料数量书面传真至联采办。联采办依照各公司最新确认数量与供应商签定合同。如对定货数量无异议，联采办将按原筹划实行采购。5）合同签定后，联采办即追踪发运，并应在供应商装车72小时内，将所发出货品品种、数量、车号、发货单位、发站、到站等用“车皮发出告知单”（CGZX001-05）告知需货公司采购部，并规定供应商在货品到达前将领货凭证寄到需货公司采购部。6）货品到站后，接货工作由各需货公司自行负责。到站货品车号、品名、件数等要与《车皮发出告知单》逐个核对，若有短件或车皮发生异常（如铅封被破，苫布被划等），均应请到达站出具正式铁路记录，到站后原料要安全运回公司，如因汽运因素导致货损货差，应由运送单位负责。7）到达需货公司货品如有异常状况，应在24小时内将《到货原料异常状况报告表》（CGZX001-04）传真联采办，联采办在收到《到货原料异常状况报告单》后，应在8小时内与供应商获得联系，如遇下班时间，可延至次日上午上班1小时内完毕，并向需货公司书面回答解决意见。8）需货公司接货完毕，应在72小时内将《原料车皮收货登记表》（P109）和原料收/退货报告查询报表（P008）传给联采办。联采办应在48小时内完毕与供应商核对工作。9）若发生商务纠纷问题（短量、损耗、质量问题等），需货公司应将所到货品接车转运原始记录备齐，并告知联采办，联采办将及时协助联系供应商解决。期限应在到货30日以内，超过所定期限，按公司接货程序办理。10）到达需货公司货品，如因品质因素退货，应由需货公司采购部协助供应商解决。11）原料验收合格和异常原料经双方达到解决意见收货后，需货公司应及时办理入库手续，并将《原料收货结算确认表》（CGZX001-004）传真联采办，以便与供应商核对。双方确认后，凭发票，按合同办理结算手续。12）联采办须将其运作表单、合同登记建档，按《原物料采购作业规范》和《经济合同管理办法》关于程序办理。4、货款结算：1）各公司直接按合同规定付款给供应商，超期付款所产生罚息由各公司自行承担。2）在原料供应紧张或为减少原料成本而需预付款时，由各公司按需货比例直接支付。5、附表：1）原料采购筹划 CGZX001-012）重庆片区正大采购筹划表 CGZX001-023）重庆及川东各正大（8）月原（材）料采购价格汇总表 CGZX001-034）全国各地()月原料价格行情