物业公司档案管理制度

XXX物业管理有限公司地址：电话：公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司各类文件、资料的收集、整理和归档工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制订本制度。第二条本制度所指文件、资料是指公司在经营管理活动中形成的、有保存价值的不同形式的记录。第三条本制度适用于公司所属各部门各种资料的收集归档，公司各部门要设置兼职档案员，负责本部门日常档案资料的搜集、整理和存档，并在规定的日期移交公司综合部。第二章归档范围第四条行政管理工作中形成的文件材料（一）年度工作计划、总结及行政会议纪录。（二）召开重要的专题会议及其他大型重要会议的通知、人员名单、议程、报告、决定、决议、纪要、典型发言稿。（三）行政会议决定、决议、纪要、讨论通过的文件材料。（四）综合行政事务工作通知、规定、工作安排。（五）机构设置、撤销、合并、名称更换、印章启用、人员配备的决定、通知。（六）请示与批复文件。（七）人员任免、调配、录用、奖励、处分的文件材料。（八）上级的表彰、通报及证书。（九）公司领导出去考察、业务洽谈或接待来宾的总结、洽谈记录、协议、合同、章程、审批文件、备忘录。（十）公司各项规章制度、岗位责任制、工作条例及实施细则。（十一）上级机关下发的决定、决议、指示、条例、规定等文件材料。第五条人事管理工作形成的文件材料（一）职工名单。（二）人员调动的介绍信及存根（或调动函），离职、退休人员交接清单。（三）员工往来函、劳动合同、工伤处理。（四）培训、目标考核测评、绩效考评、考勤汇总表。（五）人员编制、人力资源结构、员工基本情况汇总。（六）参保职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。第六条经营管理工作形成的文件材料（一）年度经营工作计划。（二）综合性年度统计报表和统计分析资料。（三）总经理办公会会议纪要。（四）生产类、安全管理类、环境保护类等形成的文件材料。（五）客户的资料、收费文件等资料。（七）生产经营调度分析会议纪录、安全事故调查。（八）设备资料、特种设备检验记录、材料出入库凭据等资料。第七条项目、审计、法律、财务工作形成的文件材料（一）申报项目的调研、立项申请和审批文件。（二）审计报告。（三）购销合同、委托合同、监理合同、收费合同等其他合同。（四）贷款合同、免税文件及其他相关资料。（五）会计凭证、会计账簿、财务报告、增值税专用发票和普通发票、其它会计核算资料等。第八条实物档案(如：荣誉证书、营业执照、组织机构代码证、等证书)。第十条公司领导或部门主管赴外地考察学习带回的有保存价值的资料、考察报告。第三章归档要求第十一条归档和管理实行各部门分管，要求设兼职档案员一名，对部门内部日常归档文件的齐全、完整、准确、行文规范等方面进行负责，已破损的文件应予以修整，字迹模糊或是易退变的文件应予复制。第十二条行文资料归档，原稿或行文单上要有领导的签字（签字不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水笔）。第十三条公司发文一般归档两份,其他各类档案均归档一份。第十四条归档资料必须办理交接手续，交接双方在清单上签字，以备查考。第四章归档流程及时限要求第十五条各类档案的归档流程（一）文书类档案1、外来的正式公文（包括参加会议带回的文件）交公司综合部文秘人员，由文秘人员呈递公司领导批示，并按批示分别送交承办部门、部门传阅，文件办理结束后，转公司档案员对文件进行编号、登记。2、凡本公司外出开会人员带回来的文件及有价值的资料，应及时交公司综合部进行登记存档，按文件要求进行传阅，不得个人保存。3、公司内部人事聘任、奖惩、机构变更等重要性文件，由公司综合部每次在文件下发完成后进行编号、登记和存档。（三）合同档案1、用户合同档案由收费服务部负责整理、归档。2.严格执行合同签定归档程序。3、为年检工作提供企业各种证书、证件。（四）人事档案1、建立公司员工个人档案（员工履历表、毕业证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件、身份证复印件、体检报告原件及员工照片）。2、新进员工提交表明身份、学历、资格、能力等证件的复印件、照片等,并填写员工履历表、新进员工登记表，作为个人人事档案。3、新进员工在试用期满后填写试用期考核鉴定表，表现良好，符合公司要求，经公司领导班子研究批准正式录用者，综合部负责指导本人自行办理个人档案，请示公司主管领导，确认工资标准后。未通过正式录用者，办理清退手续。4、新进人员人事档案转正后，综合部管理员立即将此资料转档案管理人员处。第五章档案借阅(利用)制度第二十条公司各门类档案借阅管理工作由公司档案室统一管理，档案管理员要熟悉档案情况，主动了解各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。第二十一条凡查阅公司形成的档案材料及上级下发的文件，必须经主管档案工作的领导批准，办理借阅手续，方可查阅。第二十二条严格控制档案外借，原则上在档案室查阅，以防丢失。特殊情况需要外借时，经主管档案工作的领导同意，做好档案登记，方可借出，但借阅人不得中途转借他人，要按时归还。第二十三条查阅档案过程中，利用者如要摘抄，复制部分档案原件，必须征得档案管理员同意后才能抄摘、复制，严禁私自拆卷复制。第二十四条查阅档案人员应注意保护档案文件，不得在文件上勾划，圈点、污损，更不能任意拆卷、抽取、撕毁原件，违者要追究责任。第二十五条做好档案的借阅和利用效果反馈登记工作，及时收集、整理档案信息，并进行编研，为利用者提供方便。第六章档案鉴定、销毁制度第二十六条根据档案的保管期限，定期对档案的保管状况进行全面检查，对已失去价值的档案，由本单位领导鉴定方可销毁。第二十七条公司各部门在整理本部门档案材料时，对确无保存价值的文件材料，要进行销毁登记，并在收发文本卷内文件目录上注明销毁，如果整卷鉴定销毁时，就要在案卷目录上注明销毁。第二十八条销毁档案必须在指定的地点进行，并有两名以上监销人在场。销毁档案时一定要绝对安全保密，手续要完备齐全。第七章档案保密制度第二十九条公司干部职工必须提高警惕，严格党和国家的机密，档案管理员须严格执行国家《保密法》加强保密意识，切实做好保密工作。第三十条文件在传阅时，不得将文件带回家中或外出公共场所，不准将机密文件私自传阅给别人，不得私自摘抄机密事项，下班前必须将机密文件放在办公室内或档案柜中，以防泄密。第三十一条允许借阅人在阅读或摘抄文件时，档案人员不得离开，复制档案时，一定要注明复制份数，做好登记工作。第三十二条借阅档案者，必须妥善保管档案，不得乱丢乱放，不得随意转借他人，如有丢失应及时报告有关领导，以便采取相应的补救措施。第三十三条特别重要的文件、图纸、凭证等，必须严格按批准的份数印制，不得擅自多印、多留。