秘书需要具备的能力简述

本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制第第页秘书需要具备的能力简述秘书人员的专业力量，主要是指语言文字应用力量、组织力量、推断力量、应变力量和社交力量。下面是我为您细心整理的秘书需要具备的力量简述。

篇一

力量：

(一)较高的文字水平

秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎每天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必需具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和规律学问，还要把握肯定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者供应了良好的条件。但是，写作是一种综合力量的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，娴熟把握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时留意积累资料，不断提高写作水平。要留意文风的改革，培育洗炼的文字表达力量。

(二)较强的组织力量

现代的秘书人员，既不是那种成天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简洁劳动者，而是具有肯定的组织和管理力量的人才。依据职责的要求，秘书人员常常要根据领导的意图组织各类活动，假如缺乏一些现代的、科学的组织管理力量，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平常多接触一些详细事物，到处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和阅历。另一方面要用系统的观点，统筹支配工作。

(三)精确     的推断力量

皮贝克(美国人才代征聘专家)说：“最重要的才能莫过于能作出正确的推断，而这种特别才能将是电脑永久无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必需正确领悟领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书必需从各个角度对问题进行思索和分析，尽快地作出推断，精确     无误地应付，或者当机立断地去做，不致消失失误或漏洞。艾科卡(美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过：“假如你已经有了95%的资料，但想再取得其余的5%，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟灵敏的推断力更为重要。

(四)灵敏的应变力量

秘书的一个主要职责就是为上司供应事务性的服务，削减外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契地协作上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急状况时，有良好的应变力量并能在短时间内做出处理方案，这也是秘书要具备的特别重要的力量之一。

(五)广泛的社交力量

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长学问。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的学问以丰富自己。学问出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的帮助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以关心选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

(六)把握外语的力量

随着市场国际化的进展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求商务秘书具备肯定的外语力量。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求商务秘书人员把握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并娴熟把握外语会话、写作的力量。

(七)计算机操作力量

美国在线公司总裁史蒂夫，凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人把握主动权。他们随时都能获得有关他们关怀问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们供应比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行简单的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济进展的现状，节省人力和时间。随着电子商务的兴起和进展，不断提高计算机操作力量对商务秘书而言是大势所趋。

(八)创新力量

创新力量也是21世纪检验各类人才素养凹凸的一个重要尺度。商务秘书的创新力量，是指制造性地贯彻领导意图，为领导工作供应最佳服务的力量。商务秘书参谋作用发挥如何，在很大程度上取决于其创新力量的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己制造财宝的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不行能为领导决策供应有价值的参谋建议的。

(九)运用WTO规章的力量

WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的嬉戏规章体系，是一种崇尚公正、开放、规范竞争的规章网络。中国加入WTO后，如何适应新的嬉戏规章下的竞争，并运用这些规章参加竞争，是必需首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的力量还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“入世后我们最大的风险不是开放，而是不熟识规章”。作为商务秘书，应清楚地了解加入WTO对本企业究竟面临哪些机遇和挑战，甚至游刃有余地运用规章。在尽可能短的时间内提高自身熟识规章、运用规章的力量是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

篇二

优秀品质：

一.礼貌

面对一个有教养的人,有礼貌是非常简单的事;但是彬彬有礼地接待一个非常粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的常常遇到这种状况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必需和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温柔和善才是真正的礼貌。

二.分寸感

一名好秘书可以从以下三方面把握分寸:

A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;仔细而不较真;正直而不刻板;英勇而不鲁莽。

做秘书的确不能事事较真,但肯定要真诚,处理各种人际关系,必需从长计议,与人便利,与己便利。同在一个办公室,搞好同事间的关系是特别重要的。关系融洽,心情就舒服,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。

B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。

病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避开无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。

C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机灵而不奸诈;实惠而不惟利。

三.虚心

虚心有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能关心你提高自己在上司心中的价值。由于大部分老板都喜爱虚心和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人肯定要低姿势;低姿势不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更才智。父亲的这句话始终令我受益非浅。

四.自制

擅长掌握自己的心情是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地掌握自己,而不应当是性情中人。我们常说办公室里有"六不"原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的推断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。

五.敬业心

秘书的职业特点,打算其工作主要是实干。要围绕领导的工作绽开活动,做到招之即来,来之能干,在详细紧急的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

六责任感

责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动担当的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,肯定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来关心,遇到突发性的意外大事,秘书应镇静、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。

篇三

文秘必学的日程会议流程常识

1.会议文件资料的立卷归档

1)会议文件的收集整理工作

(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的渠道。

(3)运用收集文件的不同方法。

2)会议文件的立卷归档

把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

2.会议经费结算工作

(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中具体注明收费的标准和方法。

②应注明与会人员可采纳的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。假如有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应把握付款的方法和时间。

3.支配与会人员返程

案例

天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参与风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责支配与会人员的返程工作，初萌想先解决简单预订的近处与会者的车票问题，再渐渐解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能准时拿到返程的车、机票而对主办方非常不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析

会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参与的会议应依据会议的长短、外部与会人数多少等状况及早支配好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点

1.提早做好与会者的票务登记预订工作

(1)应依据会期长短、外地与会人数多少等实际状况和人员的返程事宜，及早支配好外地与会者的行程。

(2)要事先了解外地与会人员对时间支配、交通工具的要求，敬重他们的意愿。

(3)一般状况下，要按先远后近的次序支配返程机票、车票的预订事宜，要把握交通工具的航班、车次等状况，尽早与民航、铁路、大路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

(4)届时应编制与会者离开的时间表，支配好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应支配有关领导同志为与会人员送行。

2.关心与会者提前做好返程预备

(1)提示与会者准时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

(2)提示与会者准时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

(3)关心与会者检查、清退房间，避开遗忘各种物品。

(4)预备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

(5)关心部分与会者托运大件物品。

4.会议总结

总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

(1)会议工作总结要依