中学午餐配送服务档案管理

中学午餐配送服务档案管理目录第一节档案管理制度 1一、文书档案管理制度 1二、设施设备档案管理制度 3三、会计档案管理制度 4四、声像档案管理制度 5五、档案统计制度 6六、档案借阅利用制度 7七、档案保密制度 7八、档案鉴定销毁制度 8九、档案工作突发事件应急处置预案 9第二节档案管理方法 11一、档案管理工作的现状 12二、档案管理工作现存问题 13三、档案管理方法 14第三节档案管理人员职责 16第一节档案管理制度一、文书档案管理制度为了完整、系统地保存本单位在项目工作中的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。（一）归档范围文书档案归档范围包括：1.卫生许可证申请报告；2.市场监督管理部门出具的单位名称预先核准证明；3.各岗位卫生制度及相关材料（包括食品采购索证、进货验收、台账记录等）；4.餐饮卫生管理组织机构图、店面及周围环境外观图片（照片）；5.中央厨房布局平面图（须标注总面积、食品处理区面积、各功能间面积，图纸严格按照所标注的比例尺进行制作）；6.餐饮具清洗消毒设施等关键环节卫生设施、设备资料及相片；7.食品的从业人员健康证和培训证复印件；8.专（兼）职食品卫生管理员名单及资格证明；9.食品处理区操作流程示意图；10.法定代表人（负责人）的身份证明（复印件），代理人办理餐饮服务许可证申请的委托证明；11.经营场地的合法使用证明，包括房产证、租房协议复印件等合法有效证明；12.法定代表人（负责人）一年内未有隐瞒有关情况或者提供虚假材料、三年内未有以欺骗、贿赂等不正当手段取得餐饮服务许可、五年内未有被吊销餐饮服务许可的情形及保证所申报材料真实性的声明；13.卫生档案资料夹；14.行政许可受理通知书（第二联）；15.行政许可材料接受凭证（第二联）；16.餐饮服务量化评分表；17.卫生许可证申请书等。（二）归档要求1.归档文件材料必须符合有关规定，做到完整、准确，即正件与附件、印件与定稿、请示与批复等前后对应。2.归档文件材料必须符合规范要求，书写材料规范，字迹清楚，文件审核标准，签发手续齐全。3.不同价值的文件材料分别整理，便于保管和利用。4.按照立卷改革要求，以“件”为单位进行整理。5.按照要求，以“卷”为单位进行整理，每卷不超过200页。（三）归档时间各部门兼职档案人员应将本年度结束后，将本部门各项活动中产生的文件材料进行整理，在规定时间内向档案室移交，档案室应在六月底前完成上一年度立卷归档工作。（四）档案借阅和保管文书档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时按规定要求办理，任何部门和个人不得将其占为己有。二、设施设备档案管理制度为确保科设施设备完整、正确、系统和安全，提高设施设备档案的归档质量，实现设施设备档案的有效利用，特制定设施设备档案管理制度。（一）归档范围1.设备购置依据文件2.设备开箱验收文件3.设备随机文件4.设备运行、维护文件（二）归档要求凡重要设备进入单位后，应遵照设备开箱验收制度进行开箱验收。验收时，档案人员、设备部门人员应到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案完整、齐全，验收合格后相关文件交档案室归档保存。（三）归档时间设备档案应在开箱后随时归档。（四）档案借阅和保管设备档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。三、会计档案管理制度会计档案是本项目档案的重要组成部分，是项目资金活动真实具体的反映，也是日常经济活动形成的原始资料，具有备查和保存价值，实现会计档案的安全利用，特制定会计档案管理制度。（一）归档范围项目在财务工作中形成的凭证、账簿、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。（二）归档要求会计档案由会计人员按照会计档案归档要求进行整理、组卷、装订成册。会计档案移交档案室时按类别整理，凭证以资金帐户和时间顺序排列，编写归档号码。账簿以资金帐户排列编号入档。报表按内容组卷装订，移交时需填写目录和移交清册。（三）归档时间会计档案须在每年六月底前按规定向档案室移交前一年度的会计档案，做到集中统一管理。上一年度的会计档案可暂时存放财务部门备查。（四）档案借阅和保管会计档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。四、声像档案管理制度为加强单位声像档案管理，确保声像档案安全、有序，特制定声像档案管理制度。（一）归档范围1.采购方领导来单位视察、检查和指导工作所形成的声像材料2.单位召开的各种重要会议和重要活动所形成的声像资料3.荣获市、区级以上先进称号的集体和个人的声像材料4.发生重大事故、重大事件的声像资料5.单位创新和具有特定特色工作形成的声像资料6.其他具有保存价值声像资料（二）归档要求1.声像档案包括照片、录音和录像等，是单位档案资源的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理。各部门应明确专人负责，按规定向档案室移交，由档案室实行集中统一管理。2.照片由底片、照片和文字说明三部分构成，文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者，整理时应按照底片和照片对应原则，按照要求填写文字内容。3.录音带、录像带、VCD和电脑盘片等必须图像清晰、声音清楚，录音带、录像带、VCD及电脑盘片的按盒（盘）整理，粘贴标签和书写标题（内容）、作者和录制时间、地点，录音带、录像带应竖放在远离磁场的专用箱柜。4.声像档案应由承办人按规定整理，并编写说明。5.声像档案应定期进行检查，对已污损的声像档案及时采取补救措施。6.各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。（三）归档时间声像档案应在活动结束，整理后向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。（四）档案借阅和保管声像档案应及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。五、档案统计制度档案统计是通过表册和数字形式反映单位档案工作情况，做好档案统计，使档案家底清楚，便于管理和利用，提高工作效率，特制定档案统计制度。（一）准确统计各类档案的数量、档案构成和变化状况。（二）档案统计一般年度为单位进行统计。（三）统计后要加强对统计数据的综合分析，掌握各类动态，根据统计信息反馈，研究改进工作措施。（四）做好档案利用效果的统计，填写好档案利用情况登记表。（五）做好查阅、借阅登记以及各类档案的台帐登记。六、档案借阅利用制度为确保档案的安全和完整，更好地为单位各项工作提供服务，查阅档案人员必须遵守以下规定，特制定档案借阅利用制度。（一）查阅档案必须填写《档案借阅登记》，查阅内容需与工作相关，如需外借档案，借阅时间一般不得超过一周，到期必须归还或办理续借手续。（二）外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经分管领导审查同意方可查阅。（三）借阅有保密内容的档案，须经分管领导审查同意，且须严格遵守保密制度，不得将档案内容外传。（四）查阅档案时，不得饮水、进食，严禁吸烟。（五）查阅人员必须爱护档案，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂改、添加文字等，如有发现，将根据《档案法》追究有关人员法律责任。七、档案保密制度为了确保档案信息安全，严格遵守《中华人民共和国保密法》的规定，增强保密意识，自觉维护档案的安全与保密，特制定档案保密制度。（一）档案应集中存放在档案室，对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案时要严格执行有关保密规定。（二）不得擅自携带案卷外出，不得在公共场所与无关人员谈论档案内容。（三）档案复制后原件应及时归还，复制本单位涉秘档案，须经分管领导同意，档案管理人员予以登记。（四）档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。（五）对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，根据情节轻重给予教育或处理。八、档案鉴定销毁制度为了保证档案鉴定销毁工作安全、有序、规范进行，特制定档案鉴定销毁制度。（一）鉴定组织档案鉴定工作由单位成立档案鉴定领导小组，领导和组织相关业务部门和档案室实施。（二）鉴定基本原则在鉴定过程中，要用历史和全面的观点进行鉴定，既要考虑全局和长远需要，又要考虑现实价值和历史价值。（三）鉴定标准以相关规定为依据，结合本单位的实际情况，结合本单位档案保管期限表作为划分档案价值标准，对已保管期满档案进行鉴定，确定剔除与存留。（四）鉴定方法采用直接鉴定法，鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案，考察文件的实际内容是否还具有保存价值。（五）档案销毁经过鉴定，对没有继续保存价值的档案，要编造销毁清册，报领导小组审批后，方可销毁。销毁时要有两个人以上在指定地点监销，并在档案目录中注明“已销毁”字样和销毁时间。九、档案工作突发事件应急处置预案为有效预防和及时处置在档案工作中出现的突发事件，确保档案资源的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国突发事件应对法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律、法规的精神，现结合本单位实际，制定档案工作突发事件应急处置预案。（一）成立档案工作突发事件应急处置领导小组。为全面负责本单位档案工作突发事件的应急处置，成立以XX为组长，XX为副组长，XX、XX（可以是各部门负责人或其它认为需要成为组员的人员）和档案管理人员为成员的档案工作突发事件应急处置领导小组。（二）档案工作突发事件应急处置领导小组，须切实履行职责，坚持统一领导、综合协调、分工负责、迅速反应、果断决策、合作互助的原则，确保在突发事件发生后，应急处置工作有序进行，尽可能将损失降到最低限度。（三）对由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的，档案工作突发事件应急处置领导小组，应在领导小组组长的统一指挥下，及时采取应对措施予以妥善处置。（四）办公室（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）必须依照法律、法规和本单位的相关规定，切实加强档案安全管理工作，落实有效防范措施，及时消除安全隐患，防范突发事件发生。1.按照上级部门及本单位档案工作突发事件应急处置领导小组的部署，由办公室负责（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）对档案突发事件应急知识进行宣传教育，适时组织开展应急预案演练，增强和提高对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。2.档案管理人员要通过参加培训和日常学习，熟悉、掌握档案防灾、救灾的有关知识，掌握和使用应急救援设备和设施。3.档案管理人员对可能发生的火灾、渗水等事件应及时报告预警，并落实相关的排查和处理措施，消除安全隐患。（五）注意收集政府部门、气象部门等发出的预警信息，针对潜在的安全隐患以及可能发生的突发事件，及时启动预案，果断采取措施，防止危害发生，确保档案安全。（六）在档案工作发生突发事件后必须采取应急处置措施：1.在第一时间向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并通知相关人员进行处置，同时根据现场条件，展开积极救治，疏散、撤离并妥善安置受到影响的人员，采取消除事故的必要行动，快速展开自救、抢救工作，依照重要程度先后转移档案资源和计算机硬盘。2.迅速控制危险源，标明危险区域，封锁暂不能转移的档案库房现场；对出入档案库房的人员进行管理，防止档案在混乱中遗失。3.积极配合专业救援人员进行现场处置。4.对突发事件可能造成的危害和损失进行初步判断，对已经受损的档案，立即组织力量抢救，避免损失进一步扩大。5.采取其他必要措施防止次生、衍生事件的发生。6.遇人为寻衅滋事扰乱档案正常工作秩序事件，应立即向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并及时向公安部门报警。7.档案突发事件发生后，应先抢救永久档案，然后是长期、短期档案。（七）在档案工作发生的突发事件后，要向XX（上级主管部门）报告，对突发事件及其造成的损失不得隐瞒、缓报、谎报，同时做好事件原因的分析，加强整改和完善安全防范制度和措施。第二节档案管理方法档案管理的经验和方法档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。一、档案管理工作的现状档案是指项目人员在各项工作中形成的具有历史价值的各种形式和载体的原始记录，是反映项目服务过程的重要凭证，并对项目的工作具有重要的参考价值。2020年初，我单位为进一步提升档案管理水平，实现项目服务档案管理的标准化、规范化、科学化，瞄准了创建XX省档案工作“三星级”这一目标，对照《XX省机企事业单位档案工作等级评定试行标准》要求，认真对照组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等四大类19条标准，逐项逐条进行了全面自检与整改，取得了明显成效。（一）按照档案保管的有关要求与规定，严格各部门向档案室的移交程序；（二）对所有现行有效的国家及地方标准等文字档案，加盖了受控章，按照水、气、声等分类进行集中装订，编号归档；（三）是建立、健全了归档、保管、资料查阅等多项档案工作制度；（四）初步建立了监测数据电子档案，检索实现了微机化，改变了传统的手工制作、检索形成的繁琐、低效的工作现状，提高了查、归档速度。二、档案管理工作现存问题（一）对档案的重视程度不够长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管保管、收收发发的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这种轻视档案工作的思想，表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视了档案管理工作的重要性。（二）档案管理水平不高档案管理人员频繁调整，部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务掌握不熟练、不精通，档案收集意识淡薄。其次，一些档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。再则，一些归档的材料还不够真实和准确。（三）档案室硬件环境设施不全对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案比较多，但档案室面积明显不足，防潮湿设备等“八防”措施不配套，导致档案材料出现霉变、虫蛀，影响了档案的美观整洁及完整。有的管档单位连必备的专用切刀、统一的档案夹等都无法购置齐备。三、档案管理方法（一）领导重视是做好项目档案管理的前提服务项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。1.要根据项目的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成项目管理人员自觉参与项目档案管理工作的良好氛围。2.要建立项目档案管理领导责任制;将项目档案管理工作纳入项目管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。（二）制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。服务项目由于大规模、长周期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。（三）定期开展技术文件整理的检查与指导考虑到技术文件的琐碎性和工作现场的繁忙，员工都集中精力于午餐供应，而对技术文件就是应付研究，或项目进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应项目实施过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现项目文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各部门术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。（四）加强对有关人员的培训项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档