水泥矿山文件和资料控制管理制度

文件和资料控制管理制度1目的明确安全管理制度文件的制定、颁发、培训、执行、考核、评审、修订，使矿山标准化体系文件得到有效控制和管理，确保体系文件的适宜性、有效性和使用场所都能及时得到有效版本。2范围适用于矿山标准化体系文件的控制。3职责3.1矿山标准化手册由矿长组织编制、修改、审核，最高管理者批准后发布实施。3.2矿山负责文件的统一管理。3.3相关单位负责主管区域内文件的编写、评审、修订，文件使用单位负责所用文件的妥善保管。4工作程序4.1文件的分类和编号矿山标准化文件包括内部文件和外来文件。4.1.1内部文件：a.矿山标准化系统手册，编号为NXJC/KLQ-KS-SC；手册代号矿山代号公司代号b.管理制度,编号为：NXJC/KLQ-KS-ZD-X顺序号制度代号矿山代号公司代号c.其他过程控制文件，包括岗位职责、安全操作规程、作业指导文件等，编号：NXJC/KLQ-KS-ZY-X顺序号文件代号矿山代号公司代号d.记录编号：NXJC/KLQ-JL-X4.1.2外来文件:主要指国家、地方及行业颁布的与安全有关的各种标准。还包括供方及其他相关方提供的相关资料，编号采用原文件编号。4.2文件的编制、审核和批准实施4.2.1矿山标准系统手册由矿长组织编制、审核，最高管理者批准实施。4.2.2第三层次文件，由矿山编制，生产部审核，矿长批准后实施。4.2.3文件均采用书面或电子版本形式。4.3文件的控制状态4.3.1受控文件：指受到更改控制的文件。用于本公司内部使用和提供给认证机构。4.4文件（指内部文件，下同）的标识：4.4.1文件封面必须明确标明文件名称、编号、版本号、发布日期和实施日期等重要信息。4.4.2受控文件应在封面加盖“受控”印章。4.4.3文件的现行修订状态在封面以版次号表示。如A0、A1、A2、⋯；B0、B1、B2、⋯。其中A0表示该文件为A版的第0次修改稿（文件第一次发布，还未经过修改）；B2表示该文件为B版的第2次修改稿。4.4.4文件更改的标识当文件更改后，应在《受控文件清单》中的加以标识。4.4.5当文件每经过一次修改或换版，其版次号均要进行相应顺延更改。4.5文件的发放4.5.1《矿山标准化系统手册》、《制度汇编》的发放，由生产部确定发放范围，经管理者代表审核，总经理批准后发放；4.5.2第三层作业文件的发放，由矿山确定发放范围，经主管领导审批后发放。4.5.3文件更改后发放，要将旧版本及时收回，确保各使用场所均能得到适用文件的有效版本。4.6日常管理4.6.1文件使用部门和使用者要妥善保管所持有的文件，保持文件的整洁清晰，易于识别，并不得擅自复制或转借。4.6.2使用过程中如发生丢失或损坏，使用者应提出申请，到文件发放部门重新领取。4.6.3矿山应建立《受控文件清单》。4.7评审与修改4.7.1文件应每年对其符合性、适用性和可操作性进行一次评审。当出现以下情况时，文件的编制部门应立即对文件进行评审：a.文件编写的依据（如国家标准或其他文件）发生变化；b.组织机构和职责权限发生变化；c.生产工艺发生变化；d.发生其他可能导致文件修改的变化。4.7.2经过评审，需要对文件进行修改时，主管部门应填制《文件更改申请单》，写明具体修改内容，报主管领导审批。4.7.3文件修改的方式有三种：a.通知单：适用于文件仅需修改别字、词、句，文件内容并无实质变动时；b.换页修改：适用于文件内容需局部修改时；c.换版：适用于文件需全面修订时。4.7.4修改的实施a.以“通知单”方式进行修改时，应将“通知单”发至文件的所有使用部门，文件管理人员应将“通知单”作为文件附页装订到本部门使用的所有受控文件中。b.换页修改时，将修改后的文件页发放至文件使用部门，由部门文件管理员对本部门所使用的全部受控文件统一进行换页处理。并将收回的作废页全部交由主管部门销毁。c.文件换版时，使用部门应交回全部旧版文件，同时领取新版文件，并重新签收。4.8作废文件的处理4.8.1所有作废文件必须加盖“作废”印章，以防误用。4.8.2需保留的作废文件需加注“作废保留”字样，责任部门要单独存放。对不需保留的作废文件应及时填制《文件销毁申请单》经主管领导审批后，实施销毁。4.9外来文件的管理4.9.1外来文件主要包括：国家、地方及行业颁布的与质量有关的各种标准和其它要求。4.9.2外来文件的获取、传达及更新a.责任部门及时与政府及行业主管部门联系；通过各种新闻媒介、互联网、书店等渠道及时获取相关信息。b.各责任单位通过内部会议（如调度会、班组会、内部学习等）