哈佛商学多媒体网络课程《哈佛管理导师》商务写作

哈佛商学多媒体网络课程《哈佛管理导师》商务写作《哈佛治理导师》MBA/EMBA学员，企业治理人员必修课，是迅速把握商务技能及商务语言的有力工具，有效关心您迅速有效地提升治理能力；该课程由哈佛商学院的资深教授和治理领域公认的专家结合自己多年的教学和实践体会指导设计而成的。哈佛治理导师涵括20多个主题，与经理人每天的治理挑战和日常职责紧密相关，哈佛治理导师差不多成为经理人必不可少的学习资源！《哈佛治理导师》HarvardManageMentorPLUS

商务写作整个主题

主题摘要本主题包含有关如何完成以下各项的相关信息：依照读者的需要组织文稿利用各种写作策略开始写作利用编辑和设计准则，提高文章内容的阻碍力

主题列表

主题概述

假如是您，您会如何做？

主题列表

主题摘要

导师简介

主题使用讲明核心概念

商务写作基础知识

界定项目的范畴

使用谋篇布局策略

依照目的来组织材料

初稿写作

确定段落结构

内容修改

格式修改

起草电子邮件步骤

规划写作任务的步骤

内容编辑的步骤

风格编辑的步骤技巧

运用重要性排序法的技巧

运用比较和对比法的技巧

电子邮件的写作技巧

商务备忘录写作的技巧

撰写业务信件的技巧

提案写作的技巧练习

讲明工具

关注焦点工作表TM

文件组织指南

视觉效应设计参考指南

“做自己的编辑”检查表自测

讲明学习更多内容

在线文章

文章

著作

导师简介黛博拉·杜梅因(DeborahDumaine)黛博拉·杜梅因是享誉全球的学习公司BetterCommunications的创始人兼总裁，该公司已成功组织过商务类、领导才能类、技术类、财务类及销售类写作研讨会。自1978年以来，已有86,000名学员参加了BetterCommunications的研讨会。杜梅因女士是WritetotheTop:WritingforCorporateSuccess（最近由RandomHouse修订和再版）和TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting(iUniverse)的作者。她还为WorldBookEncyclopedia编写了有关商务写作的章节。杜梅因女士在SmithCollege获文学学士及文学硕士学位。若想了解更多信息，请访咨询她的网站：。

假如是您，您会如何做？辛迪的同事对她的工作一直鼎力支持，但最近他们看起来不太买辛迪的账了。辛迪不明白到底发生了什么事。两周前，她将会议纪要用电子邮件发送给团队成员，并在邮件中注明周五上午要召开团队会议。然而到了周五那天，只有两个人到会。一周后，辛迪再次向每个人发了份电子邮件，这次是关于月度报告的事宜。在邮件里，她讲明将有高层治理人员参加他们的职员会议。但是，当销售副总裁显现在下一次会议上时，他们的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗？依旧因为她没有与他们做好沟通？假如是您，您会如何做？这时您会如何做？辛迪在电子邮件中试图传递大量信息，这使她可能并没有真正实现与她的同事之间的沟通。通常情形下，每封邮件只应包含一个主题。假如邮件涉及的主题过多，内容冗长繁琐，阅读者往往会抓不住要紧内容，甚至没有耐心读完整封邮件。辛迪还应该使邮件目的一目了然，在邮件主题行和正文开始处，都应该清晰地讲明邮件目的。假如要通知大伙儿参加会议，就应开门见山，提醒大伙儿注意。最后一个同样重要咨询题是，电子邮件应该写得简短精练，通常大伙儿都喜爱看简短的邮件。在本主题中，您将学习如何疏理自己的思路，如何拟订一份完整的草稿，以及如何样才能使您的日常电子邮件、备忘录和报告更加有用，条理更加清晰，更加引人关注。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。

主题使用讲明主题架构“商务写作”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。主题概述

点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。第一扫瞄“假如是您，您会如何做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会如何做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。核心概念

点击“核心概念”，可详细了解这一主题的要紧思想。您将学习写作的指导性原则，了解如何有效地将信息传达给受众。这些原则能够关心您完成从思想酝酿到文章润色的整个过程。步骤

点击“步骤”，可了解关心您规划写作任务、编辑写作内容以及调整写作风格的程序。技巧

点击“技巧”，可获得有关如何撰写电子邮件、备忘录、信件以及提案的简要建议。练习

点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演治理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。工具

点击“工具”，可获得各种表格，它们可关心您：用心于您想表达的内容；组织材料；最大限度地发挥视觉设计的作用；将文稿编辑得清晰明了、风格贴切而又言简意赅。自测

点击“自测”，可了解自己对所学内容的把握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。学习更多内容

点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航点击屏幕顶部和左侧的链接，可扫瞄本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进扫瞄本主题的全部内容：从左到右点击顶部的链接，访咨询本主题的各个部分。从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。在“工具”部分中，点击图标可打开相应工具。您能够将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也能够在线填写工具，并将其储存到您的硬盘。最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。

商务写作基础知识有效的商务写作要以一些差不多原则为基础。把握了这些差不多原则，您就会明白该如何处理自己遇到的各种写作任务。明确写作目的在着手撰写商务文件时，您第一应该做的确实是咨询自己：“我什么缘故要写这份文件？”商务写作的目的有专门多，例如：讲明或证明某些行为的合理性：“由于现有供应商给我们的所有出价都太高，因此我们决定拒绝他们并查找其他供应商。”传达信息：“治理层想让所有职员都明白新产品的季度销售额超出了期望值。”阻碍读者：“工程队能够如期完工。”公布好消息或坏消息：“不幸的是，你们报告的引擎起火事件发生在保修期终止后的翌日。”要求行动：“设计队应该在5月1日之前完成并提交产品规格。”在开始写作的时候应牢记自己的写作目的。在从事文件撰写如此的一般任务时，许多撰文者都会偏离自己的目的。为了关心您始终牢记自己的目的，您能够将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒，并在写作过程中回忆和参考。起草完毕之后，应检查您的草稿，以确保最初目的得以实现。遵循“以读者为中心”的方法一个公司假如没有考虑到客户的需求和态度，就无法与客户沟通，同样地，您假如不了解读者、读者的要求以及他们所喜爱的接收信息的方式，您也无法与他们沟通。从读者的角度对文件进行构思、起草、组织和编辑，能够提高文件的明确性并促使读者付诸行动。假如读者能够明白得您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么，他们的工作就更容易开展。采纳以读者为中心的方法什么缘故重要？下面将讲述一个真实的故事，故事里的公司要通过明信片宣布地址的变更，这看似简单，但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑，公司忘了写出最重要的信息之一：搬迁日期。客户们明白了公司将搬到什么地点，但却不明白应该从什么时候开始使用那个新地址。另请参见HarvardManageMentor《演讲》主题中的“创建演讲稿”。清晰表达关键信息确定了文件的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后，下一个任务确实是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰，通常只有一两句话。例如：“为了不超过客户的交付期限，我们必须在5月1日之前完成产品设计。”在专门多情形下，关键信息应该在文件一开头或接近开头的地点阐明，而剩下的部分则用于阐述细节，并回答“什么缘故”或“我的提议的意义是什么”。每份文件集中讲述一个主题，以使文件尽量清晰明确。假如您发觉有两个彼此无关的关键信息要写，则应分不撰写两份不同的文件。让信息简明扼要忙碌的读者喜爱简练的文件。事实上，在能传达必要信息的前提下，文件越短越好。简短的文件能够确保突出关键信息。简练的文字还能够节约读者宝贵的时刻。请摸索下面的例子：“应老总的建议，琼在公司法律顾咨询的关心下，向五位因不满而威逼要提起诉讼的客户写了封道歉信。”作为撰文者，您的挑战在于如何让语句表达出最佳成效。就上述例句而言，对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者明白这封信是琼的老总建议写的，或公司的法律顾咨询参与了这封信的撰写？有五位客户感到不满的事实或他们威逼要提起诉讼的事实又有什么相干吗？假如没有必要透露这些信息，则能够考虑将其删除。如此一来，句子就变成：“琼向感到不满的客户写了封道歉信。”确定交付策略明白得有效写作的人明白，即便文件写的不错，假如未能以合适人选的名义在合适的时刻以合适的方式撰写，其成效也会受到阻碍。在开始写作之前，考虑应该以谁的名义传达信息。您自己？您的上司？整个团队？不同的选择必定会对读者有不同的阻碍。同时还要考虑文件的撰写时刻是否太早或太晚。假如写得太早，读者将难以关注您提出的咨询题。假如写得太晚，则丢掉了提出建议或防范咨询题的机会。最后，写作方式也会阻碍文件的成效。在选择写作方式时，应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如，假如要分发客户中意度调查结果，能够用电子邮件向全公司发送该报告的总结，并提供有关如何猎取完整报告的详细信息。您也能够邀请治理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通方式需要深思熟虑才能决定。就算您使用的是书面形式，您也会发觉用口头交流的方式作为补充有助于您获得最佳成效。另请参见关注焦点工作表TM。

界定项目的范畴在开始撰写任何文件之前，应第一界定写作项目的范畴。界定范畴意味着确定主题的广度与深度。若能有效界定范畴，您就能够为自己和受众节约大量的时刻与精力。全面铺开与简明扼要在考虑写作项目的范畴时，您能够从或广或窄的角度阐述主题。例如，在汇报公司在营销职能方面的不足时，全面铺开的阐述能够包括下列内容：营销对实现公司目标有什么作用公司营销部门的进展历程营销方面的人力资源显现特定绩效咨询题的领域潜在的解决方案简明扼要地阐述此主题时只需强调一到两个方面，可能包括的内容有：绩效低下的两大领域：经销商支持与促销建议的补救措施作为撰文者，您必须依照自己的目的和受众来确定文件范畴的宽窄。就上述营销报告的例子而言，假如您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的任务组提供信息，则可能需要全面铺开。因为受众将期望尽可能多地了解该部门的情形。另一方面，假如您是向高层治理人员汇报该任务组的实际调查结果，则应简明扼要。因为在这种情形下，受众最感爱好的可能只是详细了解您所确定的咨询题以及建议的解决方案。

使用谋篇布局策略关于许多治理者来讲，谋篇布局往往是写作过程中最艰巨的部分之一。在界定了项目的范畴之后，第一应确定文件将要涉及的主题。以下策略有助于完成此任务。提咨询写出读者对您的话题可能会产生的疑咨询是开篇方法之一。这种方法有助于确保您的文件能告诉读者他们需要了解的内容。这种方法还能关心您预见读者对文件的反应。例如，吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的职员召开的每周部门间会议。通过估量读者关注的事项，她提出了下列咨询题：我们什么缘故要召开这些新会议？议程将包括哪些内容？我应该如何样预备这些会议？使用这种方法时，应考虑您对受众的爱好和关注事项的了解。假如您对受众不太熟悉，则应找一位熟悉他们的人对您估量的咨询题进行补充。传统式提纲另一个谋篇布局的方法确实是使用传统式提纲。这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。假如您缺乏写作体会，或者涉及的主题专门复杂，这种方法就格外有用。传统式提纲通常使用字母、罗马数字和阿拉伯数字讲明信息的层次。1.大写罗马数字加英文句号，例如I.2.大写字母加英文句号，例如A.3.阿拉伯数字加英文句号，例如1.4.小写字母加英文句号，例如a.5.在圆括号中加阿拉伯数字，例如(1)6.在圆括号中加小写字母，例如(a)7.在圆括号中加小写罗马数字，例如(i)对大多数商务文件来讲，三级标题（罗马数字、大写字母和阿拉伯数字）就足够了。一旦拟好提纲，就应考虑以下咨询题：提纲中是否差不多列出了我要写的所有主题和副主题？他们的排列是否符合逻辑顺序？开头、中间和结尾是否清晰明白？假如提纲的逻辑和顺序符合您的要求，您就能够开始对每一条加以充实，从而创建文件。头脑风暴式提纲头脑风暴式提纲是一种形式自由的构思技巧，即一想到什么就赶忙将其记下。头脑风暴式提纲鼓舞自由联想，这有助于激发您的制造力。在进行团队集体写作的时候，这种方法格外有效，因为使用这种方法在写作之初就能获得每个人的方法。创建头脑风暴式提纲的方法：在一张纸的中间画一个圆圈。将您的目的写在圆圈里。记住，您的目的确实是您撰写这份文件的缘故。目的的表述应简洁：以“为了”开头，并包括一个动词，例如“讲服”。在想到与您的主题相关的方法时，从圆圈向外画线，就像车轮的轮辐，然后在每一条线上写一个方法。假如某个方法激发了其他与之相关的方法，就从那条线上再引出几条线，然后将这些相关方法写在上面。假如您突然想到了与之前所写的方法完全无关的方法，就从中间的圆圈上再引出一条新线。一边连续构思方法，一边从中间的圆圈和其他线条上画新线。关于从中间的圆圈发散出来的要紧方法，应认真进行分类。一经组织整理，这些方法就成为您在写作中将要提及的主题。自由写作当您显现写作障碍（也称为“头脑空白综合症”）时，自由写作通常是最好的选择。与头脑风暴式提纲一样，自由写作承诺您放飞想像，以催生灵感，同时既能够手写也能够打字。请记住，有关自由写作最重要的一条规则确实是没有规则。采纳自由写作法的要点包括：预备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。写下大脑中显现的任何方法，哪怕这些方法与您的写作主题毫无关系。至少应自由写上10分钟，如此才能思如泉涌。当您思维受阻时，也要将这种情形记录下来。不要停止。不要对记下的东西进行编辑。假如您用的是运算机，降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。自由写作完成后，读一读您之前记下的内容，突出标示重要的观点和方法。然后将这些要点整理成符合逻辑的分类，这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲相同。另请参见在线文章：“AynRandonWriting”。

依照目的来组织材料您必须对所写内容进行符合逻辑的组织，否则就无法达到您想实现的目的。通过选择最适当的组织方式，您能够更清晰地向读者传达信息。第一，应考虑受众的需求和喜好。通过提出并回答下列咨询题选择组织方式：我的差不多要点是什么？我的读者可能会乐于接纳依旧会抵制？我的读者可能想赶忙明白些什么？重要性排序法关于许多内部文件，撰文者通常会采纳“结论先行”(BLOT)法。通过将最紧要的信息放在文件开头，您能够关心忙碌的读者快速看到最重要的信息。另请参见运用重要性排序法的技巧。时序法时序展开法按照事件发生的时刻顺序对事件进行排列，从而讲明主题。当文件的内容包含产品进展史如此的信息时，这种方法专门有用。使用此方法时应注意下列事项：抓住重大事实。利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，因为使用这种进展时序法时可能会遗漏这些信息。假如有五个以上的日期，应幸免每个句子都以日期开头。流程和程序法流程和程序法对使用讲明和用户手册都适用。所谓流程确实是从总体上描述在各时期由谁做什么以及发生了什么或将要发生什么。由于这些时期的发生与读者无关，因此请使用第三人称进行叙述。例如：“发票应第一交给费用发生部门批准，然后再交给会计付账。”而程序则按照完成目标所需的顺序提供读者能够实际采取的行动步骤。由于程序是安排就绪的一系列步骤，因此能够使用与软件安装讲明一样的方式进行陈述。描述步骤时请使用第二人称，每一步都以表示该行动的动词开头。例如：“给发票加盖日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部门记录”。不管使用哪一种方法，都应注意下列事项：以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的时期或步骤。空间排列法空间排列法适用于差旅报告、机械讲明以及销售研究报告。将其想像成一幅二维或三维地图，带领读者畅游您的主题，以关心他们明白得您的信息。例如，要讲明公司的销售区域规划，您第一应该讲述洛杉矶的进展机遇，然后介绍纽华克的新客户，最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜在客户。使用此方法时应注意下列事项：设定具体、连贯而便于明白得的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调，以吸引读者的注意力。比较和对比法比较和对比法用于展现各种概念的相似或不同之处。这种方法专门适合可行性研究、调查结果和打算报告。当您想评估两种可能性各自的优缺点时，这种方法格外有效。例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区的某个地点设立新办公室，为此，您能够按下列顺序陈述研究结果：优点：地点A和地点B缺点：地点A和地点B另请参见运用比较和对比法的技巧。归纳法或演绎法归纳法或演绎法适用于工作指令、培训资料和客户服务信件。在使用归纳法或演绎法时，需要考虑的关键咨询题是：“我的读者差不多了解了多少？”回答了此咨询题后，即可用读者熟悉的信息开始写文件。例如，在宣布所有部门领导都必须修改每月预算时，能够使用归纳法创建送给会计部的备忘录。由因此会计团队发起的要求，因此在给他们的备忘录中应第一重申他们提出的修改细节，然后从更广的角度讲述此次修改会对全公司产生的阻碍。关于其他所有部门，则分不单独起草备忘录，第一从最高层面对该要求进行描述，然后阐述每个团队为了修订预算必须实施的具体调整。务必随时对读者可能不熟悉的关键术语给出讲明。使用此方法时应注意下列事项：确定您的读者对该主题差不多了解了多少。以读者熟悉的信息开始写文件。对熟悉该主题的读者采纳归纳法。对不熟悉该主题的读者采纳演绎法。尽可能将关键信息置于开头。分析法要使用分析法，应第一提出一个假设，然后通过提咨询严格检验其真实性。这种方法适用于技术报告、年报和财务分析。使用此方法时应注意下列事项：务必将假设的每个方面都包括进来，以幸免讲服力不强甚至更糟的情形，即做出错误的业务决策。从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻辑联系、内在含意以及建议采取的行动。为非技术型读者简化技术方面的语言，专门是面向一般大众的公司报告。另请参见文件组织指南。

初稿写作当您坐下来开始写初稿时，请记住：最重要的是把稿子写出来，而不是确保每个细节都正确！初稿的句子结构、拼写、语法和标点符号都能够粗略一点。只有您一个人看而已。从让您感受最方便的地点开始没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作打算摆在面前，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作体会丰富的人都会到最后才写引言部分，因为在明白了结论之后更容易写出杰出的开篇之语。例如，选择一个大标题，然后就那个标题写上一段。写完之后，再选择下一项让您感受方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与您的打算进行对比。按“类不”写作写重要信件时，假如您没方法将其分割为若干易于驾驭的部分，则会感到难以下笔。假如您将其视为一系列更小的任务，写作质量必定能提升。商务信件、备忘录以及电子邮件中经常显现的类不包括：变革公告背景资料实施打算最后期限流程讲明结果结论建议观看建议的行动要求采取行动评估正式的建议书包括下列标准组成部分：扉页名目摘要简介客户需求陈述建议的程序（或技术打算）该打算的优点该打算的阻碍实施打算合格条件成本分析（或您的投资）同意声明附录关于技术文件的专门考虑有一种体会证对许多撰文者都专门有用的方法是分两栏写。一栏中写下针对技术型读者的信息。另一栏则针对非技术型读者对前一栏中的信息进行精简。

确定段落结构关于任何文件来讲，段落差不多上最差不多的组成部分。段落能够向读者介绍主题，有时还能用于引出接下来将要讨论的话题。因此，段落能够指引读者，同时也能关心撰文者保持思路的清晰和简洁。限制每一段中的主语数量要让您的读者获得连贯和简明的感受，操纵段落中主语的数量是关键。一样讲来，一个段落中有三到十二个句子。每个句子都有一个主语。务必将一段当中使用的主语限制到最少。在一般长度的段落中使用三到四个以上的主语，就专门可能会让读者感到困惑。但应记住，尽管限制主语的数量是一个好方法，但在同一段落中使用完全相同的主语会让您的文字读起来过于简单，有时甚至显得带有优越感。过渡自然在构建段落时，应摸索一下每个段落应如何样融入整个文件。假如段落及段落中各个句子之间能自然过渡，就能够关心读者明白得各种观点之间的联系以及论证展开的过程。摸索下列过渡句（斜体）：“提议增加餐馆座位的人没有提供任何有关工程、运作成本以及税金的估算。没有这些估算，试图评估他们的建议书只会白费时刻。就算工程成本合理且能够应对，我们仍旧面临着庞大的收益不确定性。谁都不明白座位增加一倍会对年收入产生什么阻碍。假设收入将增加一倍合理吗，依旧更有可能增加75%？”上述示例段落包括两个截然不同的事项：扩展现有餐馆的成本；以及假如扩展，收入可能增加多少。过渡性陈述向读者提供了从工程成本到收入咨询题的自然过渡。在各个句子之间，词和短语也能如上述句子一样起到连接作用。看看下列过渡范例（斜体）：“我们的库存治理人员严格操纵着原料或成品。因此，营运资本需求差不多下降了八个百分点。”在那个例子中，因此一词建立了两个句子间的因果关系。其他有用的过渡表达还有：结果、此外、同样、同时、例如、最后、另一方面、而且以及然而。

内容修改让您的信息重点明确撰文者常常因为不清晰自己想要讲什么而失去重点。假如连作者都不清晰，读者又怎能明白呢？另一个许多撰文者都会犯的错误确实是只关注自己的议程而忽略了读者的需求。为了幸免这些常见咨询题，应检查您的初稿并回答下列咨询题：我是否清晰陈述了关键信息？我是否写出了读者需要的所有信息，以便让他们明白自己需要做些什么？检查文件是否清晰明了在读初稿时，应考虑您的目的是否易于确定和明白得。同时检查一下精确度和内容范畴。当您编辑文件以使其清晰明了时，应回答下列咨询题：我的信息准确吗？我的信息完整吗？我是否标注了行动要求以及最终期限，以便读者能轻松识不？我是否强调了接下来的步骤？有技巧地排列关键信息初稿中另一个需要关注的要素确实是关键信息的位置。您最想让读者记住的一点是什么？在大多数情形下，您应将该信息放在文件开头。假如关键信息不够显眼，您的读者可能会略过不看。假如您认为读者可能不愿同意您的观点，则需要有技巧地安排关键信息的位置，将其放在读者最容易看到和关注的地点。您会发觉，在介绍关键信息之前为其做些铺垫会更有关心。回答您的读者对缘故的质疑您的文件不仅要讲述关键信息，还要向读者讲明该信息之因此重要的缘故。例如，假如您的关键信息是您需要更多的时刻来完成某项目的工作，您就不能一讲完您的需要便终止文件。还应从以下方面对缘故做出讲明：假如您不能获得更多的时刻，会发生什么情形延长时刻会对哪些人造成阻碍延长时刻会对您正在从事的其他项目造成什么阻碍您的读者会受到什么阻碍在撰写文件时，务必要清晰讲明您的关键信息会造成哪些与受众有关的阻碍。例如，不要简单地讲“选项A比选项B更好”，而应该讲“选项A能够为我们节约30%的年度治理成本，因此比选项B更好”。

格式修改假如您认为自己差不多把握了传达有效的行动导向性信息所需的全部原材料，便能够集中改进和强化您的终稿。设计视觉成效写作光是清晰、准确、连贯依旧不够的。读者需要在粗览文件之后就能找到关键信息，而不用在一大堆枯燥难明白的陈述中搜寻。假如一份文件易于阅读且关键信息能跃然纸上，该文件就具有了视觉成效。花时刻打造能够吸引受众的视觉结构。利用视觉增强成效，能够使要传达的要点从让读者眼花缭乱的大量信息中脱颖而出。但需要注意的是，假如使用电子邮件或任何电子文档，则您的读者不一定有必要的格式化能力或程序能以您创建时使用的格式打开文件，甚至全然无法打开。下面针对增强视觉成效的方法举了一些例子：用大字标题突出最关键的要点使用长度不超过20个字的句子使用简短的段落和句群（最多5到6行）适当留出空白区域用粗体和斜体突出重要信息对列举的条目使用圆点或序号，哪怕是在句子当中利用表格分类组织信息让语气贴近受众写作的语气会阻碍读者对内容的看法。例如，随意的语气可能适合您所熟悉的同事，但不适合客户或上级。您的信息中使用的语言类型也会阻碍读者的明白得。许多撰文者都会采纳晦涩或过时的语言，因为他们认为如此能让自己显得更有才华。出于相同的缘故，许多撰文者会选用较长、较复杂的措辞，而不是更简短的表达。想让自己显得更有才华并没有错。但简单明了的语言而不是华而不实的语言更有助于您实现自己的目标。例如，不要写：“我们将召开一次为时简短的预先规划会议，目的在于赶在南希的委员会连续前进之前将分配给他们的任务合并起来。”应该写：“我们将开个短会，以便在南希的委员会连续前进之前合并他们的工作。”检查文件是否简明扼要正如您的语气应该直截了当，您的句子和段落结构也应该简洁明了。当您检查文件是否简明扼要时，应考虑下列咨询题：我是否将每一段都限制在6行以内？我是否让每一段只集中讲述一个方法？我是否将每句话都限制在15到20个字以内？我是否尽量去除了不必要的文字？另请参见在线文章：《让您的文章变得简洁的五条途径》。使用主动语态看看下面那个句子：“被动语态被太多撰文者使用。”那个句子有什么咨询题？咨询题在于使用了被动语态。下面那个句子成效更好：“太多撰文者使用了被动语态。”主动句与被动句的要紧差不在于主动句表示施动者主动执行某动作。一样情形下，您能够通过主语与动词的关系判定一个句子是否为被动句，被动句的主语通常是动词所示动作的受动者。例如，“会议将在大会议室举行。”精确度修改精确的文件应保证正确的语法、标点符号以及拼写。不要全盘依靠运算机的拼写检查功能，因为这种功能无法找出用词方面的错误，例如在本该写他们的地点写成了她们，或者在本该写影像的地点写成了阻碍。请一位写作水平让您钦佩的同事检查重要文件。

起草电子邮件发送电子邮件太过容易，以致于有时候电子邮件看上去全然不像信件。但电子邮件也是一种沟通方式，应该得到和商务信件、备忘录以及报告相同的关注。常见咨询题在越来越多的公司中，电子邮件已成为要紧的沟通方式，因为它快捷、简单、廉价。不幸的是，电子邮件的快捷与方便也为商务写作者及其所在公司带来了一些咨询题，例如：职员互相收发白费时刻、毫无必要的信息。许多电子邮件差不多上仓促写成，品质欠佳。写电子邮件的人发送的信息有时带有情绪或不适合其工作环境。信息有时会错发或转发给非打算中的收件人，有时会导致不良后果。收件人通常会匆匆扫瞄电子邮件，因此错过一些重要的细节。通过运用写作常识以及一些正确的写作原则，这些咨询题通常能够幸免。从主题行开始主题行确实是邮件的大标题，它能够吸引读者的爱好并使其阅读邮件。主题行应该具有下列特点：包含关键信息（例如“销售会议的时刻改为周五下午3点”）包括您期望读者做出的行动或响应（例如“今天下午4点之前要给出评论”）具体而简短（例如“改日一起吃午饭好吗？”）让您的信息便于归档和复查（例如“约翰的全球企业报告”）。假如您的主题行过于笼统或含混，读者可能会跃过不看。假如主题行为空，读者可能会将其删除。记住：忙碌的人通常每天都会收到50至100封电子邮件。要确保他们会打开并阅读您的邮件，就要让您的电子邮件鲜亮醒目。每封电子邮件只讲述一个主题将每封电子邮件都视为目标一致的信息包，用于提出咨询题、表达您的意见、通报新闻等等。为实现一致性，每封电子邮件只传达一个信息。这种方法有两大优点：收件人能更轻松地明白得和回复单个信息。收件人将该信息转发给其他人时不用带上可能极不适合此人的其他信息。清晰讲明邮件的目的将您的目的直截了当告知读者，能够在主题行中，也能够在邮件开头处告知。让读者明白您的邮件是用于号召行动、征求信息、传达信息依旧提出建议。简明扼要，并使用附件篇幅太长的电子邮件需要收件人不断滚动屏幕，令人厌烦。因此，邮件应力求简短。假如要发送长篇信息，请使用附件，而不要用电子邮件文本。用电子邮件信息告诉读者附件的内容，以及应该如何样处理该附件。谨记受众的需求假如写作对象是同级同事和朋友，您能够随意采取非正式形式。假如写作对象是上级或客户，则要将电子邮件处理为简要的专业备忘录。依照读者调整自己的语气和语言。采纳简单的格式在电子邮件系统中，您无法操纵信息会以什么形式出现在收件人的运算机屏幕上，因此不要期望不致的格式能在传输过程中得到保留。关于大标题和重点内容，可全部采纳大写，但不要在整封邮件中都使用大写字体，因为这会让读者感到您在大吼大叫。用适当的空白关心读者快速明白得该信息，过多文本内容挤在一起会让人难以阅读。回忆公司的电子邮件政策尽管电子邮件给企业带来了庞大的便利，但也让公司容易卷入有关扰乱和诽谤的诉讼纠纷。为此，许多公司都制定了政策，明确规定了在工作中应如何样使用电子邮件。了解您的公司是否有如此的政策，以确保自己可不能违反规定。明白什么时候不能发送电子邮件电子邮件可能是现在许多组织首选的沟通方式，但并不一定总是最有效或最恰当的方式。除了遵守所在公司的电子邮件政策，您还应考虑以下建议：不要通过电子邮件发送私人信息。若要交流私人或隐秘信息，应打电话或与对方会面。假如电子邮件起不到有效作用，则应安排面谈。假如您连续数小时或数周不断与某人邮件往来，而无法达成解决方案，请拿起电话安排会面。通常应该遵循的原则是，将电子邮件交流的次数限制在四次以内。删除群发邮件，不要将它们转发。在电子邮件中表达情绪时要格外慎重。幽默可能被误解，批判可能被曲解，而愤慨的情绪则可能被进一步放大。假如您无法确保自己的意图能得到正确明白得，则应重新考虑是否发送该信息。面谈或打电话可能是更好的选择。规划写作任务的步骤明确写作目的。认真想一想，您期望读者做出如何样的回应。您的写作目的是什么？您可能想：讲明通知阻碍传达要求您能够考虑通过在上述几个动词后面添加具体信息使您的写作目的更加明确。分析受众。摸索以下有关您的受众的咨询题：我的读者对我的建议是会同意、漠视依旧抵触？我的读者差不多对主题有了如何样的了解？我的读者了解多少技术信息？我的读者的风格是如何样的，我如何与其相匹配？对我的读者来讲，这当中包含了什么？分析和提炼您的差不多要点。差不多要点是您期望读者记住的一个关键信息。您能越早用一两句话提炼出关键信息，您就越容易写作您的文章。假如您发觉有两个不相关的关键信息，则应撰写两份文件。每份文件只表述一个主题，如此才能从读者那儿得到最理想的结果。制定您的写作策略。在摸索写作策略时，您应自咨询以下咨询题：我是否是传达这一信息的合适人选？我是否需要在文件中包含一封单独的附信？我应该使用如何样的传递方式？电子邮件？快递？时刻的选择是否太早？或者发送该信息是否差不多太晚？内容编辑的步骤确保您的信息以受众为中心。最常见的错误之一是撰文者仅关注于自己的日程而没能满足读者的需求。认真检查文件，确保所写的内容包含了读者的需要。检查文件是否清晰明了。使您的写作目的（专门是与读者有关的行动步骤或最终期限）易于发觉和明白得。同时确保您的写作内容准确，范畴适中。有技巧地为信息排序。关于乐于同意的读者，您能够在文章的开头部分就讲明差不多要点或关键信息。假如您认为您的读者不太容易同意您的方法，则需要有技巧地安排关键信息的位置，将其放在读者最容易读到和最有可能加以考虑的地点。您会发觉在引出关键信息前做一些铺垫会更有成效。务必回答“什么缘故？”不要跃过那个咨询题，这是确立您的可信性的关键所在。确保文件以读者能够明白得的方式确切讲明了您的关键信息什么缘故重要。风格编辑的步骤设计视觉成效。花些时刻创建一个能够吸引读者的视觉构架。恰当地运用视觉成效能使您要传达的要点从让读者眼花缭乱的大量信息中脱颖而出。通过运用标题、栏目、表格、粗体、斜体、带圆点和序号的条目，以及保留足够空白等方式关心您的读者明白得您的文件。让语气贴近受众。写作的语气会阻碍读者对内容的看法。随意的语气可能适合您所熟悉的同事，但不适合客户或上级。此外，您的措辞方式会对读者的明白得产生阻碍。选择能阐明信息的词语，而不是使之模糊的词语。检查文件是否简明扼要。简洁但完整地陈述您的信息。使用主动语态。只要有可能，应尽量使用主动语态，使陈述更加有力，从而促使对方采取行动。主动句与被动句的要紧差不在于主动句表示施动者主动执行某动作。例如，您应该写“首席工程师设计了该软件”而不是“该软件是由首席工程师设计的”。精确度修改。认真校对，确保语法、标点和拼写没有错误。

运用重要性排序法的技巧当您的写作对象为两名或多名读者时，应考虑最重要的读者可能会有的反应，通常情形下最重要的读者是决策者。相应地组织文件的内容。关于易于同意的读者，关键信息应放在开头。关于不易同意的或有抵触情绪的读者，在陈述关键信息前，您需要提供更多的铺垫和背景信息。利用文章的开头部分使读者相信您的建议是值得信任的。

运用比较和对比法的技巧在比较两项事物时，应从读者较为熟悉的一项开始。运用图形或表格来比较技术信息。不要在同一部分同时陈述优势与劣势，如此容易产生混淆。在使用一些关键短语进行比较时应注意前后一致，如：“一方面”和“另一方面”，“前者”和“后者”，以及“与此相同”和“与此相反”。

电子邮件的写作技巧把关键信息放在您的标题行中，以确保读者可不能删除您的信息。保持信息的简洁。尽量使收件人打开邮件后不用滚动屏幕即可看到所有相关信息。每封电子邮件仅涵盖一个主题。先对邮件信息进行编辑和拼写检查，然后再发送电子邮件。加入终止语。关于外部读者，应使用一些简单终止语，如“真诚的”或“向您咨询候”。关于内部读者，请遵循您公司的准则。到点击“发送”之前的那一刻再键入收件人的地址。这会降低您发送未完成电子邮件或错发电子邮件的可能性。仅把电子邮件发送给需要接收它们的人。

商务备忘录写作的技巧每份备忘录仅涵盖一个主题。写一个具体的标题行。运用明确具体的标题突出截止日期及行动要求。按方法的相关性进行分类。为您的备忘录设计视觉成效。尽量使用主动语态。假如您熟悉您的读者，则您的语气能够更加亲热，不用像商务信件那样正式。

撰写业务信件的技巧从个人招呼语开始。每句话的长度应保持在20个字左右。要留出一些空白，以方便读者快速扫瞄。将每段的长度保持在5至6行左右。尽量使用主动而非被动语态。使用正面的措辞。例如，应使用您的投资而不是费用或者成本。为您的信件设计视觉成效。在文件最后，总结要点或向您的读者建议接下来应采取的步骤。不要一开篇就提及附件。假如信函带有附件，可稍后在正文中指出。幸免使用过于正式的文体。假如合适，可在结尾处简短添加表达友好的话或表达个人感情的话。

提案写作的技巧在开始之前，应要求同收件人召开一次提案规划会议，以更多地了解公司的需要以客户为中心撰写您的提案。告诉读者您的产品或服务将如何满足他们的需求。您无需排列您的产品或服务的所有特点，您要做的是把您产品的优势同顾客的需求结合起来，阐明您的产品将对他们的业务产生何种阻碍。回答“什么缘故”这一咨询题。做到具体明确。您的信息越具体，您的解决方案就会显得越实际、越可行。为您的提案设计视觉成效。

练习练习是基于场景的在线活动，为您提供了参与互动场景练习的机会，您可在其中扮演治理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。有关详细信息，请访咨询此在线活动。

自测以下哪个主题最好使用全面铺开的报告？

将公司面临的定价咨询题告知新近成立的任务组。在本案例中，您的目的是让读者了解咨询题的最新信息。受众想尽可能多地了解有关情形，因为任务组将认真审查那个咨询题。作为撰稿者，您必须依照目的及受众来确定文件涵盖范畴的宽窄；本案例中，全面铺开去写将为读者提供他们所需的背景情形。另请参见商务写作:核心概念,界定项目的范畴“以读者为中心的写作”是什么意思？

“以读者为中心的写作”是指在写作流程的每一时期都考虑读者之所需。“以读者为中心的写作”是指在写作流程的每一时期都考虑读者之所需，或者换句话讲，是指从读者的角度动身进行写作。想像一下，您确实是各类读者中的一员，如此您就能设想出他们围绕您的写作主题可能会提出的五花八门的咨询题。从读者的角度摸索，能让您免遭商务文件阅读者常见的埋怨，专门多时候他们不明白撰写人想要他们如何样。另请参见商务写作:核心概念,商务写作基础知识下列哪一种方法适用于初稿写作？

将整篇文件分成若干部分，再按部就班地完成每个部分。假如不想方法将一篇重要文件分解成若干个容易应对的部分，那么整个写作任务会变得相当繁重。假如您能将某项写作任务看成由一系列更小的任务组成，并能够按部就班地完成每一项任务，那么文稿的质量定会有所提高。另请参见商务写作:核心概念,初稿写作下面哪一种讲法例示了专门多撰文者通常会犯的文体错误？

“那个方案是由总工程师设计和开发的，这一点您要牢牢记在脑子里。”这句话有两处滥用了被动语态。这句话如此写会更加有效：“请记住，总工程师设计和开发了这一方案。”另请参见商务写作:核心概念,格式修改冗长累赘的句子令人望而生厌，而且还可能使读者疏漏关键信息。那么，关于句子的长度，有什么恰当的标准呢？

约20个字。将一句话的长度限制在20个字左右并将一个段落的长度限制在6行左右，这是个好主意。尽管这些数字看起来看起来有点低，然而假如您检查初稿，您会发觉您能够毫不费劲地把一句话变成两句，并在每五到六行之间留出空白。另请参见商务写作:核心概念,格式修改下列哪一种方法不是建议的谋篇布局策略？

精心打造出一个杰出的开场白。耗费时刻设计一个杰出的开场白，那个方法并不高超。更好的做法是：采纳切实可行的策略，为文件构建整体结构。四项举荐的策略包括：(1)传统式提纲，(2)头脑风暴式提纲，(3)设身处地站在客户的立场回答他们会提出的咨询题，以及(4)自由式写作。另请参见商务写作:核心概念,使用谋篇布局策略由于电子邮件的普及和它的易用性，人们正在掉入如此的陷阱，即通过无止尽的电子邮件往来同某团队成员解决咨询题，而不是通过口头的沟通。什么时候应该停止发送电子邮件，转而进行面对面的交流，或至少通过电话交流？

一样来讲，应在不超过四次邮件交流之后。假如您发觉自己同一位同事或团队成员来回发了多次电子邮件，这可能讲明您在躲避某解决方案或不愿做出决策。应见面讨论此咨询题，或通过电话讨论。另请参见商务写作:核心概念,起草电子邮件您正预备起草一个一般长度的段落。其中应包含几个主语呢？

两到四个之间。高效率的撰稿人会在一般篇幅的段落中包含二至四个主语。在一般长度的段落中插入四个以上的主语，会使读者感到困惑。限制主语的数目不失为明智的选择，但假如各段落的所有主语完全一致，又会使文章枯燥乏味。另请参见商务写作:核心概念,确定段落结构有人要求您起草一份备忘录，针对一个立即启动的项目，记述其审查周期中的信息流。哪一种组织方法更适合您的写作目的，流程法依旧程序法？

流程法描述由谁来做什么以及发生了什么事。认真凝视任务的要求，就会发觉流程法比程序法更胜一筹。备忘录的要求是记述信息流，而不是描述如何样完成工作。假如要讲明完成特定任务所需的一系列步骤，程序法明显更为可取。另请参见商务写作:核心概念,依照目的来组织材料简正在起草一份备忘录，要求其阅读者在下一周下班后留在公司，参加班后会议。她明白，大多数接收人会抵制这项要求。那么她应该在何处表述关键信息呢？

在备忘录的中间部分，开头部分用来描述提出这一要求的背景。由于读者可能产生抵触情绪，因此建议在备忘录的开头先不要提及关键信息。

当您明白阅读者可能会有抵触情绪时，应该第一描述所需行动的相关背景。在那个案例中，简应该利用备忘录的开头部分介绍情形。第一她要使阅读者认识到下周召开会议的重要性，而日程安排没有为工作日会议留下任何空档，这时就能够名正言顺地要求大伙儿参加班后会议。另请参见商务写作:核心概念,依照目的来组织材料

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在线文章

约翰•克莱顿。《让您的文章变得简洁的五条途径》。HarvardManagementCommunicationLetter,April2003.

TheodoreKinni."AynRandonWriting."HarvardManagementCommunicationLetter,January2003.

文章

KristenB.Donahue."MisusedWordsandOtherWritingGaffes:AManager'sPrimer."HarvardManagementCommunicationLetter,November2001.

治理者的价值在于他们的领导能力、治理技巧，以及远见，而不在于他们是否能遵守语法和标点规则。然而，他们的书面沟通能力也专门重要。语法错误、措辞笨拙以及粗心大意都会使您的信息纷乱不清，从而削弱您的可信度。了解一些最常见的写作误区，并学会如何幸免它们，能够提高您的写作和沟通技巧。KathyHenning."Brevityisn'tEnough-YouNeedtoWriteTight."HarvardManagementCommunicationLetter,February2003.

在写作时删除词句并不能确保文稿清晰明了。您应该做的是删除余外的词句。假如您无法辨明其中的区不，能够阅读专家建议，学习如何写出紧凑的文稿。您要做到清晰、准确、切题、真实、简洁、明了、一致，如此才能使文稿紧凑，并从总体上得到完善。NickMorgan."WritingWellWhenTimeisTight."HarvardManagementCommunicationLetter,