全过程工程咨询服务合同管理

一、合同管理目标 1二、合同管理原则 1三、合同管理程序 8四、合同管理方法 10一、合同管理目标根据招标文件及我公司的现场勘察，经初步分析，我公司将运用成熟、有效的合同管理方法和手段，以确保实现如下合同管理目标：1、合同管理以法律为依据，在合法的前提下最大限度地通过合同手段维护业主的合法利益。2、合同管理以该项目的实际情况为出发点和突破点，保证项目在实现质量、进度、成本三大目标的前提下顺利竣工并投入使用。3、合同管理以预防为主，减少甚至避免纠纷和索赔的发生，在发生纠纷、索赔时最大限度地保护业主利益。4、最大限度地将工作中的各种问题纳入到合同管理的范围中，使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据，享有权利，履行义务，共同保证工程项目的顺利竣工和投入使用。二、合同管理原则1、合同管理在工程实施的全过程中，无论是业主、总承包商、设计还是监理单位都必须遵守全面履行和实际履行的原则，切实维护合同严肃性、权威性、各方都应做到“重合同、守信誉”，使得工程实施始终处于良好的在合同约束下的管理状态之中。2、还应采取预控在先，深入调查的方法，经常根据合同执行情况及施工中违反合同的问题，及时通过不同方式(如会议、通知、函件)督促和纠正总承包商、业主违反合同约定的行为和提前向业主和总承包商发出预示，防止各方行为有偏离合同事件的发生。3、工程合同是经济合同的一种，它将工程中的技术、经济、法津三方面有机地结合，并以合同的形式加以固定，在项目过程中各方将依据合同进行工作。4、投标人认为合同管理的关键在于如何选用合适的合同类型及发包方式减少今后施工过程中的争议，并利用合同对工程项目的质量目标、进度目标、成本目标加以控制，同时在发生争议时，如何运用合同条款解决争端，保证工程项目目标的实现5、采取预先分析、调查的方法经常跟踪合同执行情况和施工中问题，及时通过《监理通知》督促和纠正承包商不符合合同约定的行为和提前向承包商发出预示，防止偏离合同约定事件的发生。6、采取预先调查、分析的方法，经常跟踪合同执行情况和施工中的问题，及时通知《监理通知》督促和纠正承包单位不符合合同约定的行为并提前向建设单位和承包单位发出预示，防止偏离合同约定事件的发生，简单地说就是预控和守约的原则。7、根据工程需要，本工程可能签署多项合同，在工程管理过程中，将对工程合同的履行和实施进行控制，要对合同的内容进行深入的研究，在合同执行的过程中，或处理各类纠纷的过程中，要以工程合同为依据，通过合同双方的努力，及监理人员的在效配合，使合同的履约率达到100%7、建设单位提供的图纸，在工程准备阶段应完成施工图设计文件的审查，施工图纸经过审核签认后，在合同约定的日期前发放给施工单位，以保证施工单位及时编制施工组织设计和组织施工。8、由施工单位负责设计的图纸(如装饰)应在合同约定的时间内将按规定的审查程序，批准的设计文件提交给审核，经过签认后才可以使用。9、开工前，合同双方还应当做好其他各项准备工作，发包人使施工现场具备施工条件、开通施工现场公共道路，承包人应当做好施工人员和设备的调配工作，提交施工组织设计和工程进度计划。10、施工单位应当在专用条款约定的日期将施工组织设计和施工进度计划提交给，接到施工单位提交的进度计划后，予以确认或者提出修改意见。11、承包人不能按时开工，应在不迟于协议书约定的开工日期前7天，以书面形式向提出延期开工的理由和要求。12、因发包人的原因施工现场尚不具备施工条件，影响了承包人不能按照协议书约定的日期开工时，应以书面形式通知承包人推迟开工日期，执行合同约定的相关工期、费用条款。13、经过发包人同意的分包工程，承包人选择的分包人需要提请审查分包人是否具备施工分包工程的资质和能力，未经同意分包人不得进入现场参与施工。14、合同约定有工程预付款的，发包人应按规定的时间和数额支付预付款，在施工过程中采用巡视、旁站、平行检验等方式监督检查承包人的施工工艺和产品质量，对建筑产品的生产过程进行严格控制。15、承包人施工的工程质量应当达到合同约定的标准，依据合同约定的质量标准对承包人的工程质量进行检查，达到或超过约定标准的，给予质量认可，达不到要求时，则予以拒收。16、隐蔽工程必须在隐蔽前进行检查验收，对于中间验收应在专用条款中约定，对需要进行中间验收的部位及时进行检查、试验，不应影响后续工程的施工。17、开工后，应按照批准确认的进度计划对施工进度进行检查、监督，因施工单位自身的原因造成工程实际进度滞后于计划进度，所有的后果都应由承包人自行承担。18、施工中发包人需对原工程设计进行变更，应提前14天以书面形式向承包人发出变更通知，变更超过原设计标准或批准的建设规模时，发包人应报规划管理部门和其他有关部门重新审查批准，并由原设计单位提供变更的相应图纸和说明。19、施工单位在施工中提出的合理化建议被发包人采纳，若建议涉及到设计图纸或施工组织设计的变更及对材料、设备的换用必须经同意。20、设计变更、洽商管理的基本程序，设计变更、洽商的具体管理方法，设计变更、洽商无论由谁提出和批准，均须按设计变更、洽商的基本程序进行，变更必须经监理单位签认后，承包单位方可执行。21、变更的内容必须符合有关规定、规程和技术标准，变更填写的内容必须表述准确、图式规范，变更内容应及时反映在原施工图纸上，分包工程的设计变更、洽商应通过总承包单位办理。22、设计变更、洽商的费用由承包单位填写报审表报项目管理部，由进行审核后，总签认，设计变更、洽商的项目施工完成并经验收合格后，应按正常的支付程序办理变更工程费用的支付手续，通常与当月的工程进度款一起报审与支付。23、对导致索赔的原因有充分的预测和防范，通过有力的合同管理，防止干扰事件的发生，对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低它的影响及损失，参与索赔和处理过程，审核索赔报告，反驳承包单位不合理的索赔要求或索赔要求中不合理的部分，使索赔得到圆满解决。24、因特殊风险，致使工程、材料或承包单位的其他财产遭到破坏或损坏而引起的更换和修复所发生的费用，有经验的承包单位无法预见的不利自然条件造成施工费用的增加25、合同纠纷发生后，纠纷一方可书面通知项目管理部，请求予以调解，没有书面通知的纠纷，可不参加调解，项目管理部收到书面通知后，应在合同规定的期限内进行调查和取证，与双方协商后对纠纷做出处理决定。26、在总签发《监理通知》后，如果建设单位或施工单位在合同规定的期限内对项目管理部做出的决定未提出异议，则此决定为最后决定，双方必须认真执行。27、不同意项目管理部的决定时，可按合同约定解决(或仲裁、或起诉)。28、在仲裁(或起诉)过程中，项目管理部有资格，有义务作为证人，公正地向仲裁机关(或法院)提供与争议有关的证据。29、对工程承包、共同承担风险的合同条款、法律条款分别进行仔细分析，对于那些与业主有关的活动都必须分别存档，以防漏项，合同分析和工程检查等工作要同工期联系起来，它是解释双方合同责任的依据。30、项目管理部将安排专人负责合同的管理工作，建立合同管理组织机构，工程的合同进行登记注册，分类管理，建立合同数据档案。31、将对合同双方进行有效的协调和监督，保护合同当事人的合法权益，在施工过程中，在监督检查分包单位的合同履行情况时，将同时检查施工单位是否履行了承包人的责任与义务，是否对分包单位规定进行管理。32、研究、解释各类合同条款，提出需解决的问题，对引起合同变化的事件分析研究，采取相应措施，合同管理专责与其他人员积极配合，跟踪处理合同事件，分别进行合同管理中的质量、进度、投资、安全控制。33、建立合同台帐(建立合同目录、编码、档案等)，实行合同动态管理，经常检查往来文函、项目法人指示等，确认是否符合合同要求和对合同的影响，以采取相应对策，根据监督检查信息进行分析，发现费用变化、履约情况、变更情况及违约原因，为目标控制和信息管理服务。34、制定和采取防止索赔措施，最大限度减少索赔数量，协助项目法人处理好索赔事件，项目管理部设专人负责管理合同，加强对合同文件的完成情况预测和统计分析，保证与质量、计量等的合同信息传递及时。35、明确受项目法人委托管理的合同范围，协助项目法人拟定委托管理范围内的合同结构、条款，按项目法人要求起草合同文本并参与合同谈判、签订，检查工程有关合同的合法性、规范性、完整性和有效性。36、协助项目法人和建设管理单位科学、准确、全面地策划合同条件，并动态地补充、修改、完善，尽力回避项目法人和建设管理单位的合同风险。37、指导承包商准确、完整地理解合同，督促承包商认真、准确、全面地履行合同，杜绝或减少合同纠纷的发生，制定项目管理部合同管理办法，对各类合同实行分类管理，对合同执行情况进行跟踪管理，代行履约或监督履约。38、协助项目法人处理有关的合同纠纷，变更或索赔事件发生后，参与有关合同的补充、修改，协助项目法人签订补充合同，应用合同事务管理软件，利用计算机辅助进行工程各类合同管理和自身事务管理。39、项目管理部将依据委托监理合同、业主与承包商签定的施工合同以及材料与设备的采购合同对项目进行管理，监理人员必须要有良好的职业道德、高度的责任感和与之相适应的业务能力。40、在实施监理的过程中必须不折不扣地履行委托监理合同中规定的义务，同时要认真学习有关法律知识，树立市场经济法制化管理和依照合同进行管理的新理念。41、认真学习和掌握建筑法、合同法等法律武器，才能公正地进行合同纠纷的调解，总之就是用先进的管理思想为业主服务。42、向委托人索取各类合同副本，要熟悉掌握合同内容，认真分析合同文件，特别是建设工程施工合同和材料设备供应合同，是项目管理部开展监理业箅的重要依据，全体人员必须逐条逐款仔细推敲，合同是协调合同纠纷的重要的工具，必须要读通，且运用自如，以便在实施过程中监督双方全面履行合同。43、根据合同条款对三项控目标实施跟踪监控，通过会议纪要和监理月报及时向各单位反映合同执行情况。44、项目管理部的合同管理是四大目标管理之一，监督施工合同的履行是项目管理部全体监理人员的共同责任，而不能不局限于项目总监和合同管理工程师的事情。45、弄清合同每项内容，明确各单位责、权、利，正确处理各方关系，将合同分解为若干个合同事件和若干个方面，凡属于授权范围内的合同事件都应该落实到每个监理人没身上。46、结合施工合同，编制规划，制定监理程序，结合施工合同，制定一系列的过程管理制度，并调整监理人员的岗位责任制。47、本项目管理部将依据施工方编制的工程计划并按分项工程制定合同事件表，落实责任，则按合同事件表进行监督，控制处理合同事项，重点是解决存在违约和变更的合同事件，而一般正常的合同事件则进行统计。48、工期违约事件的处理：要深入现场，充分掌握现场实际情况，包括真实的窝工人数，机械设备数量，分析违约原因，介定拖延的工期性质(属误期还是延期)，确定工期顺延的天数，或与施工方商定追回工期的措施，或赔偿金额。49、掌握现场实际情况，分析违约原因，明确违约责任，确定处理方案，必要时还要核算相关费用，工程变更分为设计变更和其它变更。三、合同管理程序1、协助业主确定本工程项目的合同结构，协助业主起草与本工程项目有关的各类合同(包括施工、材料和设备定货合同)，并参加与各类合同谈判。2、进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查，协助业主处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜。3、向业主递交有关合同管理的报表和报告，制定项目合同网络图，审核合同文件及其补充协议，参与合同谈判，制定合同谈判方案、策略。4、协助业主完成合同、补充协议的签署工作，合同履行、文件记录的起草、审查，合同履行、文件记录的收集、整理，合同执行情况检查、分析、总结，工程变更、索赔处理，合同交底、解释、合同争议处理，合同资料的整理、归档。5、工程变更可由承包人、原设计单位、业主或任何一方提出，无论哪方提出变更，都需要提出变更原因、设计图纸和有关增减工程量，影响工程费用的计算书。6、监理合同规定监理权限内的变更设计由项目管理部负责审批报业主备案，超过监理权限范围的变更设计由项目管理部初审报业主组织审批。7、限额内变更设计项目管理部应在收到之日起7天内批复，限额外变更设计项目管理部应在收到之日起3天内完成初步审查并报业主审批。8、不允许简单的一句话的变更，变更文件该画图的要画图，工程数量、工程费用等支持材料必须齐全，会议记录不能取代变更文件，会议中决定的具体事项仍需按变更的程序履行审批手续。9、减少不必要的变更，有些项目不属于变更的范畴，则不必产生变更文件，如工程数量的自然增减，或指令承包人完成的零星工程等，防止凡是费用变化一律归结到变更范畴里。10、严格按规定的下达变更令的时间表处理变更文件，勤政办公对于未下达变更令的项目，不许先行施工，杜绝先斩后奏的作法，严格履行监理程序。11、在延误事件发生后的28天之内，承包人向项目管理部提出工程延期申请，填报延期申请书应附详细的说明及所有与此项工程延期事件有关的文件、信函、原始资料等证明材料。12、如果某项延误事件具有连续性，承包人不能在28天之内提出详细报告，承包人应在不超过7天的时间间隔向提交临时报告，并在事件结束后的14天之内提交详细报告，则工程延期申请可被接受。13、对承包人的工程延期申请所提供的各种资料、数据应认真调查核实，并依据的监理日志和原始记录提供证明材料和审核工程延期事件是否属实，理由是否符合合同条款，判断延误是否有效合理(是否发生在关键线路上)等，审查并与业主协调后审批，批准后送业主签字备案后生效。14、承包人费用索赔的申报程序是：提出费用索赔意向、按月提供清单、正式上报费用索赔申请。15、在收到承包人的费用索赔意向通知后，及时调查费用索赔事件发生的原因，经过做出记录并要求承包人提供有关资料记录数据等处理索赔时必不可少的历史证据，并依据监理日志、原始记录和合同规定提出审查意见，在与业主协商后批准，费用索赔批准后，报业主签字备案生效。四、合同管理方法(一)工程变更1、工程变更可由承包人、原设计单位、业主或任何一方提出，无论哪方提出变更，都需要提出变更原因、设计图纸和有关增减工程量，影响工程费用的计算书。2、监理合同规定监理权限内的变更设计由项目管理部负责审批报业主备案。3、超过监理权限范围的变更设计由项目管理部初审报业主组织审批。4、限额内变更设计项目管理部应在收到之日起7天内批复，限额外变更设计项目管理部应在收到之日起3天内完成初步审查并报业主审批。5、不允许简单的一句话的变更，变更文件该画图的要画图，工程数量、工程费用等支持材料必须齐全，会议记录不能取代变更文件，会议中决定的具体事项仍需按变更的程序履行审批手续。6、减少不必要的变更，有些项目不属于变更的范畴，则不必产生变更文件，如工程数量的自然增减，或指令承包人完成的零星工程等，防止凡是费用变化一律归结到变更范畴里。7、严格按规定的下达变更令的时间表处理变更文件，勤政办公对于未下达变更令的项目，不许先行施工，杜绝先斩后奏的作法，严格履行监理程序。8、协助业主确定本工程承包商的合同结构，参与合同谈判工作，因为选择理想的施工单位和签订好合同是管理好合同的重要环节，对已签订的各类合同应由进行复查，出现问题向建设单位提出建议。9、监理建立合同管理档案，记录执行情况，并对合同进行责任分析和风险预测和评价，建立合同管理体系。10、严格控制合同的分包，如确实需分包，需经建设单位同意，严格合同倒手转包及再分包。11、合同中的质量控制，应按合同规定的标准对其工程技术、设备材料及其形式质量的过程进行全程性的监督和强制性的贯彻，按合同或补充协议的约定进行考核、检验和奖罚。12、合同中的进度控制是在保证工程质量的基础上进行，监理在保证合理施工状态下，进行进度调整，正确处理赶工、暂停等问题，合同中应有奖罚条款。13、合同中的投资控制，按合同规定的价款进行监理的总目标控制，合理、公正处理价款调整、预付款、进度款等。14、对索赔处理，必须收集和获取凭证，凭证必须真实、客观、依据合同条款进行处理，当合同存在缺陷时，应及时提出，由合同双方解决。15、对执行过程中，发生工程量变更、特殊工艺、不可抗力等引起费用变动，监理首先依据合同条款进行控制，如条款中没有规定，首先以有关规定进行处理，再以习惯做法提出监理意见，协商解决。16、总监组织专业对施工中发生的工程暂停和工程变更对工期、费用的影响认真进行评估，严格进行管理，并按合同规定与各方进行协商。17、对合同要进行跟踪管理，不断充实合同数据库，准确及时地记录工程变更、工程暂停、质量缺陷和事故、工程延期及延误、合同争议及调解，预测合同风险，及时协调处理。18、合同中的档案管理，进行分类，实行动态管理，对合同执行过程中形成的补充合同、文函、协议、记录、签证等进行登记、备用，应及时录入合同数据库。19、工程合同变更的要求可以由业主、、施工单位提出，但必须经过业主的批准签字后才能生效，根据合同条款，如认为确有必要变更部分工程的形式、质量或数量，应在征得业主同意后由项目总监向施工单位发出变更指令，如果这种变量是由于施工单位的过失或违约所致，则所引起的附加费用由施工单位承担。20、工程变更的指令必须是书面的，如因某种特殊原因，可口头下达变更令，但必须在48小时内予以书面确认，项目总监在决定批准工程变更时，要求征求业主的意见并确认此变更属于本工程项目合同范围，此项变更必须对工程质量有保证，必须符合规范。21、凡一般因图纸不完善所造成的设计变更，由项目总监会同项目管理部处理，并由项目总监征求业主意见后发出变更指示，对属设计漏项、变更技术方案和技术标准，以及因地质条件引起的基础，结构设计的变更等，不论其投资增减情况，均应由项目总监上报业主共同处理，并报项目管理部备案。22、合同变更的估价由项目总监按合同条款的有关规定会同项目管理部进行，并报业主认可，由项目总监书面通知施工单位，为了中期工期付款方便，项目总监可根据合同条款规定定出临时单价或合价，但必须经业主同意批准。(二)工程延期1、在延误事件发生后的28天之内，承包人向项目管理部提出工程延期申请，填报延期申请书应附详细的说明及所有与此项工程延期事件有关的文件、信函、原始资料等证明材料。2、如果某项延误事件具有连续性，承包人不能在28天之内提出详细报告，承包人应在不超过7天的时间间隔向提交临时报告，并在事件结束后的14天之内提交详细报告，则工程延期申请可被接受。3、对承包人的工程延期申请所提供的各种资料、数据应认真调查核实，并依据的监理日志和原始记录提供证明材料和审核工程延期事件是否属实、理由是否符合合同条款、判断延误是否有效合理(是否发生在关键线路上)等，审查并与业主协调后审批，批准后送业主签字备案后生效。3、由于增加额外工作与附加工作，或异常恶劣的气候条件影响，或由于不是施工单位的过失、违约或其责任范围内的特殊情况，造成工程不能按原定工期完工，施工单位可按合同有关规定要求工程延期。4、当项目总收到施工单位的延长工期报告时，要组织有关监理人员做好工地实际情况调查和记录，提出审核意见，报业