公文写作及模板

一、公文的定义和种类所谓公文，是公务文书的简称，是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。企事业单位常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。二、主要公文适用范围（一）、报告的适用范围报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料。（二）、请示的适用范围请示适用于向上级单位请求批示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。（三）、报告与请示的区别报告主要是汇报情况、反映问题等，请示则主要是请求批准、指示和解决问题等；报告属阅件，可不回复。请示则属办件，需要办理、批复；请示应在事前行文，报告一般是事后报告。（四）、意见的适用范围意见适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。包括直接指导意见、批转执行型意见、建设性的意见等。（五）、函的适用范围函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况，征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。（六）、批复的适用范围以及批复与复函的区别批复适用于答复下级单位的请示事项批复与复函的区别：批复属于下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。（七）、会议纪要的适用范围会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。以会议纪要行文的形式主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。三、公文格式（一）、公文格式公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。（二）、上行文的要求上行文必须标注签发人姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注中注明联系人和联系电话。四、行文规则行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。五、公文拟制（一）、草拟公文的基本要求1、行文必须具有针对性，做到有的放失2、行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，并注意连续事件的前因及后续补充文件的衔接；要做到文字简练、通畅；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文、准确无误。二）、公文语言要求的特点1、表述明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况，阐述做法，表达思想。2、表意准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词语（比如“同意”、“不同意”、“不得”等）或模糊词语（例如“近期”、“大多数”、“原则同意”等），使表述恰当准确。3、语言平实。既说明要浅显，议论要精当；要言之有物，言之有理，通俗易懂，不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述新语言和朴实、平和的语言，一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。4、用语得体。即按行文关系掌握好分寸，如上行文，语气要委婉，措辞要平和，恰当使用敬语，谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言，下行文，应要求明确，语义坚决。5、用词庄重。即语言要庄重、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，尽量少用专业性太强的术语和名词（三）、公文拟写的步骤与方法1、明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：（1）、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。（2）、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。（3）、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。（4）、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。2、收集有关资料，进行调查研究发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。为拟写公文搜集材料和进行调查研究的步骤。（1）、收集和阅读有关的文字材料（2）、到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。3、拟出提纲，安排结构在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。4、落笔起草、拟写正文结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：（1）、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。（2）、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。5、反复检查，认真修改初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。（1）、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。（2）、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。（3）、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。（4）、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。（5）、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。（四）、主要文种的写法及注意事项1、请示的一般写法请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部份组成（1）、请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。（2）、请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。（3）、结束语。常用“妥否，请示”，“以上当否，请审批”，“特此请示，请批复”等做结束语。2、拟写报告应注意的问题（1）、报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点要精炼清晰文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。（2）、报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。（3）、报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事情，应另文请示。3、如何拟写批复批复的结构一般是：批复的依据，批复的具体内容、希望和要求。（1）、批复的依据。一是要写明针对什么请示说做出的批复，要求严谨、明确。例如：“你单位《关于XX问题的请示》（文号）收悉”，注意不可简单写成“XX年X月X日来文收悉”。二是若以有关规定或文件精神为依据作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标引有关文件或规定的名称文号或条款序号，以备执行中查考。（2）、批复的具体内容，主要是写明针对下级单位请示事所作出的指示或批准决定，以及相关补充内容。拟写时要注意：一是文字精练，言简意赅，态度鲜明，语气肯定。二是对同意性的批复一般不需说明理由，只明确表态即可，有时需对同意事项做几点原则规定；对上报规划、方案的批复，要对需要注意的问题加以强调；对否定性的批复，要简述原因、理由。三是批复内容若涉及其他部门，应会签或协商有关部门。（3）、希望和要求，主要是从上级单位的角度，提出一些补充性的意见，或提出希望和执行批复的有关要求等。4、拟写函的注意事项（1）、行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。（2）、函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则应该迅速、及时。（3）、函的标题、启承语和结束语：[1].发函,标题一般为《关于XX的函》；正文启承语一般为“现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等。[2].复函，标题一般为《关于XX的复函》；正文启承语一般为“现复函如下”；需要结束语的，如答复意见的函，可用“以上意见，请予考虑”等。5、会议纪要的基本写法会议纪要的拟写一般分为两部分；第一部分应写明会议概况，包括时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等，第二部分是会议纪要的主体部分，反应会议的主要精神、讨论意见和议定事项等包括三种写法：集中概述、分项叙述、发言提要。6、附件（1）、附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。（2）、附件说明是指正文后标识的说明附件的文字，应在正文下空一行标注。标注时注意：[1].在公文正文以后标注的附件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。[2].附件序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。[3].附件应与正文一起装订，不能装订在一起时，在附件左上角第一行顶个顶格标注该公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。六、常用公文模板（一）、决定XXX公司关于XXXX（事由）的决定XXXXXX（主送单位）:为了XXXX（目的），根据XXXX（依据）,经研究，决定XXXX(决定事项).一、XXXX二、XXXX三、XXXX……（决定的具体内容）（印章）XXXX年XX月XX日（二）、通知1、指示性通知关于XXXX（拟采取措施）的通知XXXX（主送单位）:近期，XXXX（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。XXXX(指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性)。根据XXXX（依据），为了XXXX（目的主旨），经研究，决定XXXX（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、XXXX二、XXXX三、XXXX……（通知的具体内容）XXXX（提出希望和要求）。（印章）XXXX年XX月XX日2、周知性通知关于成立XXXX（机构）的通知XXXX（主送单位）:为了XXXX(目的)，根据XXXX（依据），决定成立XXXX（机构），负责XXXX工作。现将有关事项通知如下：一、XXXX(机构)的人员组成XXXX。二、XXXX(机构)的主要职责（一）XXXXXX。（二）XXXXXX。……三、XXXX(机构)下设办公室，主要负责XXXX工作。XXXX（其他需要说明事项）。（印章）XXXX年XX月XX日3、转发性通知关于转发XXXX的通知XXXX（主送单位）:为了XXXX(目的)，现将XXXX（上级单位或有关业务主管部门）《XXXX》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。XXXX(具体贯彻意见)。（印章）XXXX年XX月XX日（三）、请示1、请求批准的请示XXX（公司）关于XXXX（事由）的请示XXXX（主送单位）:为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），我单位拟XXXX（主旨意图）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、XXXX(基本情况)。二、XXXX（请示事项的必要性的可行性及其意义）。三、XXXX（具体方案和请示事项）。（印章）XXXX年XX月XX日（联系人及电话：XXXXXXX）2、外事请示关于XXXX出访（赴）XXXX国家地区的请示XXXX（主送单位）:应XXXX邀请，我公司XXXX（职务、姓名）拟于X年X月X日-X月X日（率团）出访XX（国家）或赴XX地区（港、澳、台）。此访的主要目的是XXXX（出访目的及相关背景介绍）。此系XX同志XX年第X次出访（境），此行已征得我驻X国使（领）馆同意。拟在外停留X天，费用XX。妥否，请示。附件:代表团成员名单（印章）XXXX年XX月XX日（联系人及电话：XXXXXXX）关于拟请XX（领导人）会见XX的请示XXXX（主送单位）:应XX邀请，XX国XX（外宾的姓名、职务、机构或代表团）将于XXX年X月X-X日来华XXXX（外宾来华目的）。XXXX（外宾及其所在机构的简介）。XXXX（外宾或代表团来访任务，日程安排）。为了XX（会见理由），拟请XX（领导人）于X月X日会见了XX一行（会见的时间、地点、会见方式）。会见时XXXX（新闻报道方式）。妥否，请示。附件：1.会见（会谈）参考要点2.外宾简历3.外方参加会见人员名单4.中方陪同人员名单5.访华日程6.相关情况介绍7.新闻稿（印章）XXXX年XX月XX日（联系人及电话：XXXXXXX）（四）、批复关于XXXX有关问题的批复XXXX（主送单位）:你公司《关于XXXX的请示》（文号）收悉。根据XXXX（依据），经研究，同意你们关于XXX（主旨）。请你们在XXXX工作中切实加强领导，确保XXXX。（印章）