机关公文写作规范

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机关公文写作基本要求

机关公文，是军队各级机关行使职能，对部队实施指挥和管理的基本手段和重要工具。机关公文写作是机关干部的职责。机关公文写作力量是部队建设与将来作战对机关干部素养的必定要求。

（在日常工作中，我们常常谈论机关的某某某工作力量强，有才气，实际上多半指的是文章写得好，更多的也是评价公文写得好。平常，机关在选调干部时，在强调被调用人员的思想品德的同时，也确定要强调必需有肯定的文字功底，往往也就是文字功底不适应机关的需要，使很多的同志在机关门口徘徊。）关于公文写作的基础学问和相关内容，我在去年惠州集训时也和参训人员一起共同学习过。我想请问一下大家，我们常见的机关公文主要多少种？（12种，分别是命令、通令、打算、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通（布）告、会议纪要等）。

依据集训支配，由我牵头，利用一天半的时间，与大家一起，共同争论一下机关公文写作的基本要求和基本写法（参与这次集训的同志中，有不少是老机关了，对公文的写

作与处理已是轻车熟路，讲得不对的地方，请批判指正）。关于公文写作的基本要求问题，我想与大家一起，共同争论五个方面的问题。

一、机关公文的语言要求

公文是公务活动的反映。要精确     地反映公务活动，语言表达是一个关键。不少单位的公文质量差，主要是差在语言文字的基本功上。虽然公文文体不同，不同文体又各具特色，但它们对语言运用的基本要求是共同的。概括地讲就是：用词要精确     ，造句要通顺，语言要得体，文字要简练，风格要朴实自然。

（一）用词要精确     

所谓用词精确     ，就是细心选择最恰当、最准确的词汇，正确地反映客观事物，贴切地表达出的思想感情。这是运用语言最基本的要求。只有在精确     的基础上，才谈得上通顺、生动和简练。（其实，不仅仅是公文如此，其它文章也是一样，我们都听说过“推敲”一词的典故：说唐代诗人贾岛骑驴做诗，得到“鸟宿池边树，僧敲月下门”两句。第二句的“敲”字又想改用“推”字，迟疑不决，就用手做推敲的样

子，无意中碰上了韩愈，向韩愈说明原委。韩愈想了一会说用敲字好。后人就用推敲来比方斟酌字句，反复琢磨。意境）。

（二）造句要通顺

一是要符合语法规范。主语不苟简，谓语不疏漏，宾主不残缺，附加成份要周全。

二是要合乎规律。语句不能颠三倒四，做到先后有序，因果有据，条件相符，层次清晰（比如：请示、报告等）。

（三）语言要得体

公文的语言是与行文关系以及文种紧密结合在一起的。它是在行文中反映主观地位和心态的一种规范与标志。我们要求公文语言得体，是指公文的局面语言要符合文种要求和行文目的，并适应当文的使用场合（比如：战斗命令的拟制中，就不能有象“经过艰苦的战斗、战士勇敢坚韧”等多余的修饰性语言）。

公文文种丰富，语言也是多样的。从行文关系上看，有指令性语言、知照性语言、报告性语言、商洽性语言。各类文种均有自己的用语要求和语言风格。（详细地讲：指令性公文的命令、打算、指示等，要求语言庄重、严厉 ；知照相性公文的通知、通告、通报等要求语言讲究平实、通俗、详细；

报告性公文的报告、总结、状况反映等要求语言客观、精确     、详细，商洽性公文的函，则采纳公平、协商、虚心的语言表达方式。）

从语言表达形式上看，又分为叙述性语言、说明性语言和谈论性语言。（公文中用于陈述状况、反映问题、报告、请示等公文多用叙述性语言；用于某种政策、方法、政令的解释与说明的文体，比如指令性、法规性文体，常用说明性语言；用于分析问题、作出推断的公文，如总结、调查报告等，常用谈论性语言）。

留意：从事公文写作，首先要辨明公文文体，使用适当语言，否则会阻碍公文效力的正常发挥。

（四）文字要简练

所谓文字简练，就是以尽可能少的文字表达出尽可能多和内容，没有废话，没有词藻堆砌，没有不必要的词语重复，做到言简意赅，“文约而事丰”。（这是书上说的。我认为，做到文字简练，还反映出本人的概括力量和文字综合提炼力量。比如在总结类的材料中，我们常常可以看到一些单位的上报的材料中长篇累赎地叙述同一件事情，写单位开展训练时，就把一年或者一段相当长时期的全部训练都一一列举出来，个个训练都说到，个个训练都绽开叙述一番，显得特殊哆嗦）。

要做到文字简练，首先要训练自己思想的精密。语言絮繁，主要是思想模糊，没有形成完整的熟悉，抓不住要害。所以，最根本的就是要留意思维的训练。其次，要节约用字，删繁就简，努力压缩，提炼最精华的词语。不是要把活说尽，要留有余地，熔炼含蓄的词语，使语言简洁、干练。

（五）要朴实自然

所谓相互自然，就是没有有意修饰的痕迹、明白如话，通俗易懂，给人以清爽淡远的美感。

语言富有文采或相互自然，即语言具有浓艳的美和淡远的美。这两种风格的美完全可以并行不悖，不应褒此贬彼。

语言的朴实自然是一种较高境界的美，要达到这种境界是不简单的。古人有惜墨如金的说法。我认为，语言朴实最详细的表现就是，写的文章语言接近口语，但又有所创新，往往于“平淡中见奇妙”（荷塘月色）。

二、公文格式的要求