员工出差及报销制度

员工出差及报销制度一、总则1.1、为了加强公司对员工出差的管理,细化员工差旅费报销标准,结合相关财务制度及公司实际情况,特制定本制度。1.2、员工出差是指员工离开原工作地区,进行与公司业务相关的话动,根据出差目的地不同,分为国内出差和国外出差,根据公司目前情况,本制度所指出差均为国内出差。1.3、本制度适用于重庆圣东旅居装配式建筑技术有限公司。二、部门职责2.1、财务部负责差旅费报销。2.2、行政部或出差人员负责出差车票和机票的预定。2.3、各部门负责本制度的执行。三、出差及报销程序3.1、目的地分类标准：序号分类说明1A国内一线城市:北京、上海、广州、深圳2B国内二线城市:重庆、天津、大连、青岛、宁波、厦门及省会城市3C国内三线城市:除一线、二线城市外的所有国内城市3.2、往返大交通3.2.1、标准：序号级别飞机火车长/短途汽车其他交通工具备注1总经理/常务副总经理头等舱/公务舱软席/一等位不限大交通方式应该选择最便捷的方式。飞机票费用（含燃油费，机场建设费）如低于其他费用，可直接选择飞机。2副总/总监/总助经济舱软席/二等座不限3各部门经理/副经理/主管经济舱硬席/二等座不限4其他员工/硬席/二等座不限3.2.2、当飞机票费用(含燃油费、机场建设费)低于火车或其他交通费用时,主管级以下员工可直接选择乘坐飞机(报销时应说明火车和机票折后价格的对比)。3.2.3、团体出差,长途交通及其他交通费用一律集体购买,凭有效单据实报实销。3.2.4、因工作需经常出差的员工转正后由公司购买飞机全年险，（转正后半年内员工因个人原因离职需自己补赔给公司全年险剩余月份的费用），未转正的员工需出差乘坐飞机的选择最低保险30元\航段的保险。3.2.5、市内出差或临近省市出差时，大交通工具应选择动车或汽车，如需开私人小车出差的，需事先做出出行方案，由部门主管审核，部门总监审批后方可实施，其过路费以及油费出行总公里数（6角\每公里）进行实销。其出发前需把里程拍照存档，回来后也需把里程拍照存档，并将总里程数记录在报销单里。3.2.6、合川区内公出办事，原则上开公司小车公出，所有费用由公司承担，出车前需填写《公用车辆使用登记表》，（见附件一）。若公司小车不在厂或出现故障时，需开私人小车公出的，应先向部门主管申请经同意后，并报备人事行政部，经相关领导批准后开私人小车公出时，油费以车型在区内出行总公里数（6角\每公里）进行实销。3.2.7、出差人员乘坐各交通工具遇见紧急情况（如：与客户约定好时间却订不上票）需加速抢票产生的服务费需报备部门主管同意后方可报销，并在报销单上备注清楚原因。3.3、除大交通外其他交通费用标准3.3.1、员工往返机场,在公司不能派车的情况下,应乘坐机场大巴或换乘其他交通工具,但以下情况,可以乘坐出租车。3.3.1.1、由于赶乘早9:00之前航班或其他特殊情况需乘坐出租车。3.3.1.2、晚上21:30后到达目的地,下机后当地机场已无往来市内的公共交通。3.3.2、员工出差期间市内交通费用应遵循节约原则,以乘坐市内交通为主,尽量控制出租车费用,尤其是长距离高额的出租车费用。如需乘坐长距离的出租车需提前报备部门主管同意后方可执行，并在报销单据上备注清楚原因和行程。3.3.3、员工出差期间的交通费用实报实销。3.4、餐费报销标准。3.4.1、员工出差期间,应选择包含早餐的酒店,或在酒店内用早餐,早餐费用可包含在住宿费用中,如若酒店没有包含早餐，应在“酒店入住清单里早餐项备注：无早餐”，额外予以报销15元/天/人的早餐费用。（入住酒店不能提供“酒店入住清单”则需自行填写公司提供的《酒店入住清单表》（见附件一）以便核实。）3.4.2、员工出差餐费报销不分地区、员工级别,餐费报销标准上限为50元/天/人，填写《差旅费报销单》报销。3.4.3、团体出差：集体就餐,集体买单,集体就餐标准参照3.4.4的标准,填写《差旅费报销单》经审批后报销,超出部分个人分摊实报实销的一律凭有效票据审批后报销。3.4.4、出差出发或返回(指到达出发城市)当天的餐费报销计算如下:序号级别餐费补助1总经理/常务副总经理实报实销2其他员工出发或回程当天时间出发或回程当天餐费补贴合计中晚出发12:00及以前252550返回13:00及以后25025出发18:00及以前02525返回19:00及以后2525503.5、住宿费用报销3.5.1、住宿标准：序号级别各类地区住宿费用标准ABC1总经理/常务副经理实时报销2副总/总监/总助2802402003各部门经理/副经理/主管2602001704其他员工2201701303.5.2、经理级以下(含经理级)2人或多人同行出差,必须安排同性住（2人）标准间,报销标准从高报销。3.5.3、员工出差住宿因特殊情况（旅游旺季城市时）可上调相应的住宿标准费用，但出差人员需把当晚的住宿金额报备部门主管同意后方可执行，并在报销单上备注清楚原因。3.6、通讯费用标准。3.6.1、已享有手机费用补贴的员工,不予报销出差期间的通讯费。3.6.2、未享有手机费用补贴的员工,凭账单和通话清单,实报实销出差期间因公产生的话费。3.7费用补充说明。3.7.1、员工出差必须提前申请,并填写《出差预算申请表》(见附件一),经相关负责人员审核、批准后方可出差。3.7.2、员工填写《出差预算中申请表》(见附件一)时,需将出发及回程的时间填写完整,否则不予审批。3.7.3、员工出差期间,必须严格按照审批时间执行,如需因工作需要延长,应先与主管领导沟通,待主管领导同意后,方可实行,并在出差回到公司后,填写《出差变动说明表》(见附件一)并重新审批。3.7.4、员工出差如需借支的,凭审批后的《出差预算申请表》(见附件一)填写《借款单》,金额不得超过《出差预算申请表》(见附件一)中所填写的金额。3.7.5、员工出差归来后,应在5个日历日内进行费用报销申请,所有费用按现有的费用报销程序进行报销。3.7.6、员工出差机票如需人事行政部负责预定,费用统一由人事行政部报销,员工报销时需扣除机票费用,住宿费用由员工自行在酒店前台结算。3.7.7、员工出差期间非因公需要参观、游览或因私事而绕道增加的一切费用均由个人承担,额外增加的时间若非节假日或休息日,作为事假处。3.7.8、报销出差费用时,需提供合理票据,具体如下：3.7.8.1、酒店住宿发票需提供酒店入住清单,明确入住人姓名、入住时间及入住酒店期间发生的费用,酒店发票金额需和酒店入住清单金额一致,住宿费用不得单晚超标,不得累计均衡报销,单晚超标部分由个人自行承担。3.7.8.2、大交通费用需提供相应单据,乘坐飞机需提供登机牌。3.7.8.3、其他交通费用发票需注明往返地点。3.7.8.4、任何差旅报销发票必须加盖清晰的收款公司发票印章,且注明正确的公司抬头(重庆圣东旅居装配式建筑技术有限公司),否则,一律视为无效票据不予报销。3.7.8.5、员工因个人原因造成的退、改票费用、丢失票据不予报销。3.7.8.6、所有因客观原因无法提供发票的费用,需在报销时解释原因并注明原因。3.7.8.7、公司有权要求员工对任何有疑问的票据做出解释,并决定是否报销。3.7.8.8、凡员工乘坐大交通出发时间(含乘坐市内交通工具的时间)在公司上班之后的,须从公司出发,返程抵达的(含乘坐市内交通工具的时间)若未到下班时间，则须回公司上班。（员工上班时间出差不能从公司出发需报备行政记录，填写说明。）四、附则4.1、本制度由财务部和人事行政部负责解释。4.2、本制度规定范围内的报销,报由部门主管审核,部门总监审批，人事行政部审查，审查后交与财务部报销;超出本制度规定范围的差旅费用,必须事先报与总经理批准,否则不予报销。4.3、报销审批时间：财务部在收到员工《报销申请单》7个日历日内进行报销审批（审