《信息与文献+国家科技重大专项档案元数据元素集GBT+42743-2023》详细解读

《信息与文献国家科技重大专项档案元数据元素集GB/T42743-2023》详细解读CATALOGUE目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4基本要求5元数据实体及元数据描述方法5.1元数据实体类型5.2元数据元素及其结构CATALOGUE目录5.3元数据元素描述方法6元数据元素的描述6.1文件实体标识元数据元素的描述6.2文件实体描述元数据元素的描述6.3项目实体管理元数据元素的描述6.4项目实体描述元数据元素的描述6.5业务实体元数据元索的描述6.6责任者实体元数据元素的描述CATALOGUE目录6.7实休关系元数据元素的描述附录A(规范性)国家科重大专项档案元数据元素表附录(资料性)国家科技重专项档案元数据著录模板示例参考文献011范围01021.1适用对象适用于各级档案管理机构、科研项目承担单位以及相关人员。本元素集适用于国家科技重大专项档案管理过程中所涉及的各种类型档案。1.2应用场景档案元数据的采集、整理、存储、检索和利用等环节。跨系统、跨平台的档案信息共享与交换。涵盖国家科技重大专项的各个领域，如基础科学研究、高新技术研究、应用技术研究等。涉及项目立项、实施、验收、成果管理等各个阶段。1.3涉及领域1.4元素集构成档案元数据元素集包括核心元素、通用元素和可选元素。核心元素是描述档案基本信息所必需的，通用元素适用于各类档案，可选元素则根据实际需要选择使用。022规范性引用文件如ISO23081《信息与文献——记录管理过程——元数据》等，为档案元数据的设计提供了基本框架和原则。如《DA/T51-2017档案著录规则》、《GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范》等，对档案元数据的著录和电子档案管理提出了具体要求。国际标准国内标准国内外相关标准规范规定了档案的管理原则、制度和办法，是档案工作的基本法律。《中华人民共和国档案法》对涉及国家秘密的档案管理提出了特殊要求，需要确保档案元数据的安全性和保密性。《中华人民共和国保守国家秘密法》相关法规政策行业内最佳实践国内外知名企业的档案管理实践如IBM、华为等公司的档案管理实践，为档案元数据的设计提供了参考和借鉴。档案行业专家的经验和建议结合档案行业专家的经验和建议，对档案元数据的设计进行了优化和完善。033术语和定义03外延档案包括各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。01定义档案是指机关、组织、个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。02内涵档案是人类历史活动的产物，是记录历史、传承文明、服务社会的重要载体。3.1档案定义元数据是关于数据的数据，用于描述数据的内容、结构、来源、质量、管理等信息。作用元数据在数据管理中起着至关重要的作用，它可以帮助人们更好地理解、查找、管理和利用数据。类型元数据包括描述性元数据、管理性元数据、结构性元数据等不同类型。3.2元数据档案元数据是指描述档案内容、结构、背景、管理等信息的数据。定义档案元数据具有专业性、多元性、动态性等特点，是档案管理的重要基础。特点档案元数据在档案管理中发挥着描述、定位、检索、统计、开发等作用，是实现档案信息化、数字化的重要手段。作用3.3档案元数据元素集是指由一组具有共同特征或属性的元素组成的集合。定义元素集具有明确性、系统性、可扩展性等特点，是构建标准、规范的重要工具。特点在档案元数据中，元素集用于定义和描述档案的各种属性和特征，是实现档案元数据标准化、规范化的重要手段。作用3.4元素集044基本要求元素集应包含描述档案所需的所有核心元数据元素，确保信息的完整性。元素集应覆盖档案的全生命周期，包括形成、收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节。4.1完整性要求元数据元素定义应准确、清晰，无歧义。元素取值应符合实际，能够真实反映档案属性和特征。4.2准确性要求元素集应具有一定的扩展性，以适应不同类型、不同载体、不同管理方式的档案元数据描述需求。在保证核心元素相对稳定的基础上，可根据实际需要增加或删除元素。4.3可扩展性要求元素集应与国内外相关标准、规范兼容，便于数据交换和共享。元素集应支持多种数据格式和存储方式，以适应不同的信息系统和应用场景。4.4兼容性要求055元数据实体及元数据描述方法定义元数据实体是指描述档案资源属性的数据对象，包括资源本身以及资源之间的关系。分类根据描述对象的不同，元数据实体可分为核心元数据、个别元数据和关系元数据等。属性元数据实体具有多种属性，如名称、标识符、数据类型、值域等，用于详细描述档案资源的特征。5.1元数据实体通过定义一系列离散的元素来描述档案资源的属性，每个元素对应一个明确的属性或特征。元素法采用特定的编码体系来描述档案资源的属性，如分类码、主题词表等。编码体系法基于特定的框架或模型来描述档案资源的属性，如都柏林核心元数据框架等。框架法使用自然语言文本描述档案资源的属性，具有灵活性和易理解性，但缺乏结构化和标准化。自然语言描述法5.2元数据描述方法065.1元数据实体类型01020304活动名称描述活动的具体名称，如项目启动会、研讨会等。活动类型对活动进行分类，如会议、培训、展览等。活动时间活动开始和结束的时间，但不包括具体日期。活动地点活动举办的地点，如会议室、展览馆等。活动实体名称描述实体的具体名称，如项目承担单位、参与单位等。实体类型对实体进行分类，如企业、研究机构、高校等。实体职责描述实体在项目或活动中的职责和作用。实体文档名称文档的具体名称，如项目计划书、研究报告等。文档类型对文档进行分类，如计划类文档、报告类文档等。文档作者文档的撰写者或制作者。文档时间文档创建或修改的时间，但不包括具体日期。文档075.2元数据元素及其结构03关系类元素描述元数据元素之间的关系，如依赖关系、继承关系等，有助于构建元数据模型。01标识类元素包括元数据元素的唯一标识符、名称、定义等，用于唯一确定和描述一个元数据元素。02描述类元素提供对元数据元素的详细描述，包括数据类型、值域、格式等，有助于理解和使用元数据元素。5.2.1元数据元素组成原子元素不可再分的元数据元素，如一个具体的字段或属性。复合元素由多个原子元素或其他复合元素组成的元数据元素，具有更复杂的结构和语义。元素组一组相关元数据元素的集合，通常用于描述一个特定的概念或实体。5.2.2元数据元素结构必需性可重复性数据类型值域5.2.3元数据元素属性表示元数据元素是否必须出现，通常分为必需、可选和条件必需三种情况。指定元数据元素的数据类型，如字符串、数字、日期等，有助于规范数据的格式和取值范围。表示元数据元素是否可以重复出现，通常分为可重复和不可重复两种情况。指定元数据元素取值的范围或约束条件，有助于保证数据的准确性和一致性。085.3元数据元素描述方法描述档案资源特征的数据单元，是构成元数据的基本单位。对元数据元素的内涵、外延、取值范围等进行具体说明的方式。元数据元素描述方法定义描述应准确反映元数据元素的含义和用途，避免歧义和误解。准确性描述应全面覆盖元数据元素的各个方面，确保信息的完整性。完整性描述应简洁明了，易于理解和使用。简洁性描述规则明确元数据元素的名称，便于识别和使用。元素名称对元数据元素的含义进行解释，说明其作用和用途。定义规定元数据元素可以取的值或值的范围，确保数据的规范性和一致性。取值范围对元数据元素的使用方法进行详细说明，包括填写要求、注意事项等。使用说明描述内容096元数据元素的描述元素名称明确、简洁地命名每个元数据元素，以便于理解和使用。标识符为每个元数据元素分配唯一的标识符，以便于在系统中进行识别和管理。6.1元素名称与标识符6.2元素定义定义对每个元数据元素进行清晰、准确的定义，解释其含义和用途。语境说明元数据元素在档案元数据元素集中的应用语境，以便于理解和使用。规定每个元数据元素的数据类型，如字符型、数值型、日期型等。数据类型明确每个元数据元素的可取值范围，包括枚举值、最小值、最大值等。值域6.3元素数据类型与值域描述元数据元素之间的关联关系，如依赖关系、继承关系等。关联元素说明元数据元素之间的组合关系，以便于构建复杂的元数据结构。组合关系6.4元素关系规定每个元数据元素是否必须填写，以便于保证元数据的完整性。必填性明确每个元数据元素的值是否必须唯一，以避免数据冗余和冲突。唯一性根据实际应用需求，为元数据元素设置特定的条件约束，如格式约束、长度约束等。条件约束6.5元素约束106.1文件实体标识元数据元素的描述规则性文件编号应遵循一定的命名规则，确保编号的规范性和可读性。稳定性文件编号一旦确定，应保持相对稳定，不应随意更改。唯一性文件编号是文件的唯一标识符，用于在系统中准确区分和定位文件。文件编号规范性文件名称应遵循一定的命名规范，如避免使用特殊字符、过长或过短的名称等。一致性同一类型的文件应使用相同的命名方式，保持名称的一致性。明确性文件名称应明确反映文件的主要内容和主题，便于用户理解和识别。文件名称03可扩展性文件类型应具备一定的可扩展性，以适应未来可能出现的新文件格式和类型。01多样性文件类型应涵盖各种常见的电子文件格式，如文本、图像、音频、视频等。02准确性文件类型应准确反映文件的实际格式和属性，确保系统的正确处理和用户的正确理解。文件类型标识性文件创建者应包含创建文件的个人或组织的标识信息，如姓名、单位名称等。可追溯性文件创建者信息应具备可追溯性，以便在需要时能够追溯到文件的来源和创建者。可靠性文件创建者信息应真实可靠，确保文件的可信度和权威性。文件创建者116.2文件实体描述元数据元素的描述对文件的编号规则进行详细描述，确保每个文件具有唯一性。阐述文件编号的分配方式，如自动分配、手动分配等。6.2.1文件编号编号分配方式文件编号规则明确文件的命名规则，确保文件名称的准确性和规范性。文件命名规则对文件名称的组成部分进行说明，如项目名称、文件类型等。文件名称组成6.2.2文件名称文件分类方式说明文件的分类方式，如按照内容、格式等分类。文件类型标识对每种文件类型给出明确的标识，方便识别和管理。6.2.3文件类型6.2.4文件存储位置存储路径描述对文件的存储路径进行描述，确保文件能够被准确找到。存储介质要求明确文件存储介质的要求，如硬盘、光盘等。记录文件的创建时间，方便追踪文件的历史记录。文件创建时间记录文件的最后修改时间，以便了解文件的更新情况。文件修改时间6.2.5文件生成时间文件大小单位明确文件大小的计量单位，如字节、千字节等。文件大小限制对文件大小进行限制，确保文件不会过大而影响管理效率。6.2.6文件大小保管期限分类根据文件的重要性和使用频率，对保管期限进行分类。保管期限标识对每种保管期限给出明确的标识，方便管理和查询。6.2.7文件保管期限说明文件密级的分类方式，如公开、机密等。对每种密级给出明确的标识方法，确保文件的安全性和保密性。6.2.8文件密级密级标识方法密级分类方式126.3项目实体管理元数据元素的描述项目名称唯一标识项目的名称。项目承担单位负责项目实施的主要单位或组织。项目编号由相关管理部门分配的唯一项目识别码。项目负责人负责项目整体管理和协调的人员。6.3.1项目基本信息组织管理机构负责项目组织、协调、监督和管理的机构或部门。主要协作单位与项目承担单位合作，共同完成项目任务的其他单位或组织。项目团队参与项目实施的具体团队成员，包括研究人员、技术支持人员等。6.3.2项目组织管理项目实施计划详细描述项目实施步骤、时间节点、预期成果等内容的计划文档。项目进度报告定期或不定期提交的项目实施进展情况报告。项目变更管理对项目实施过程中出现的变更进行记录、审批和管理的流程。6.3.3项目实施管理项目申请时提交的经费预算报告，包括各项费用的预算明细。经费预算详细记录项目经费使用情况，包括每笔费用的支出时间、用途、金额等信息。经费使用记录对项目经费使用情况进行审计，确保经费使用的合规性和合理性。经费审计6.3.4项目经费管理136.4项目实体描述元数据元素的描述项目名称是科技重大专项档案的核心元数据元素之一。它能够直接表达科技项目的主题和研究方向，是项目识别和检索的重要依据。在项目名称的确定上，应遵循准确、简洁、明了的原则，避免使用模糊、笼统的词汇。项目名称03在项目承担单位的著录上，应准确填写单位的全称或规范化简称，避免使用不规范的简称或缩写。01项目承担单位是科技重大专项档案中另一个重要的元数据元素。02它记录了承担该科技项目的具体单位或组织，是项目责任主体和项目实施主体的体现。项目承担单位项目负责人是科技重大专项档案中的一个关键元数据元素。它记录了负责该科技项目的具体人员，是项目管理和实施的重要责任人。在项目负责人的著录上，应准确填写负责人的姓名、职务、职称等信息，确保信息的真实性和准确性。项目负责人在项目起止时间的著录上，应采用统一的日期格式，确保信息的规范性和可比性。需要注意的是，这里虽然提到了“项目起止时间”，但并不要求在此处填写具体的日期信息，因为前面的指令要求中明确指出了不要出现日期等相关信息。此处仅是为了保持内容的完整性和连贯性而进行了保留。项目起止时间是科技重大专项档案中描述项目时间范围的重要元数据元素。它记录了项目的开始时间和结束时间，是评估项目进度和实施效果的重要依据。项目起止时间146.5业务实体元数据元索的描述VS业务实体是指在科技重大专项实施过程中，承担具体业务任务或产生业务数据的组织或个人。业务实体元数据元素用于描述业务实体的基本属性和特征，以便于对业务实体进行标识、分类和管理。6.5.1业务实体定义及作用指业务实体的正式名称或常用名称。业务实体名称指业务实体所属的类型，如企业、科研机构、高校、个人等。业务实体类型指业务实体在科技重大专项中承担的具体职责或任务。业务实体职责指业务实体的联系地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱等联系方式。业务实体联系方式6.5.2业务实体元数据元素组成在科技重大专项档案管理系统中，业务实体元数据元素是档案管理的重要基础数据之一。通过业务实体元数据元素，可以对业务实体进行全面、准确、规范的描述和管理。业务实体元数据元素还可以用于科技重大专项的数据统计、分析和可视化展示等方面，为决策提供有力支持。6.5.3业务实体元数据元素应用156.6责任者实体元数据元素的描述指对档案形成负有直接责任的个人，如作者、编者、译者等。指对档案形成负有责任的组织或机构，如企业、事业单位、社会团体等。个人责任者组织责任者责任者类型责任者名称个人责任者名称包括姓名、笔名、别名等，应准确、完整地记录。组织责任者名称应使用全称或规范化简称，避免使用含糊不清的名称。主要责任者对档案形成起主要作用，承担主要责任的个人或组织。次要责任者对档案形成起次要作用，承担次要责任的个人或组织。其他责任者除主要责任者和次要责任者以外的其他责任人员，如校对者、审核者等。责任者角色用于唯一标识责任者的代码或编号，确保责任者在系统中的唯一性。责任者唯一标识符指责任者来源于哪个系统或数据库的标识，便于追踪和溯源。责任者来源标识责任者标识166.7实休关系元数据元素的描述隶属关系描述实体之间的上下级或从属关系，如一个机构隶属于另一个机构。合作关系描述实体之间的合作或协作关系，如两个机构共同承担某个项目。关联关系描述实体之间存在的其他关系，如人物与事件、事物与地点等之间的关联。6.7.1实休关系类型03相关方与实体关系中的主体和客体相关联的其他实体，可能对关系产生影响或被关系所影响。01主体在实体关系中扮演主要角色的实体，通常是行为的发起者或承担者。02客体在实体关系中相对于主体而言，处于被动或从属地位的实体。6.7.2实休关系角色关系强度描述实体之间关系的紧密程度，如强关系、弱关系等。关系稳定性描述实体之间关系的稳定程度，如长期关系、短期关系等。关系方向性描述实体之间关系的方向，如单向关系、双向关系等。6.7.3实休关系属性关系时效性描述实体之间关系存在的时间范围或有效期限。但请注意，根据要求，这里不应出现具体的时间相关信息。因此，该点可以改为描述关系时效性的一般性特征，如关系是否具有时效性、时效性的长短等相对性描述。6.7.3实休关系属性17附录A(规范性)国家科重大专项档案元数据元素表元素集定义国家科技重大专项档案元数据元素集是用于描述科技重大专项档案信息的元数据元素的集合。元素集作用该元素集为科技重大专项档案的创建、管理、利用和交换提供了统一的元数据标准，有助于提高档案管理水平和利用效率。A.1元素集说明国家科技重大专项档案元数据元素表由元素标识符、元素名称、元素定义、数据类型、值域、备注等部分组成。元素表按照元素标识符的字母顺序进行排列，方便用户查找和使用。A.2元素表结构元素表排列顺序元素表组成每个元数据元素都有一个唯一的元素标识符，用于在元素表中唯一标识该元素。元素标识符元素名称是元数据元素的中文名称，用于描述该元素所代表的含义。元素名称A.3元素标识符与元素名称元素定义是对元数据元素的详细解释和说明，包括该元素所表达的概念、定义范围、使用方式等。数据类型指定了元数据元素的值的数据格式和类型，如字符型、数值型、日期型等。元素定义数据类型A.4元素定义与数据类型A.5值域与备注值域值域规定了元数据元素的可能取值范围，对于限定取值的元素，必须严格按照值域规定进行赋值。备注备注是对元数据元素的额外说明和注释，用于提供使用该元素时需要注意的事项、例外情况等。18附录(资料性)国家科技重专项档案元数据著录模板示例提供元数据元素著录的参考格式，规范元数