清华大学-管理秘书实务5-1

清华大学-管理秘书实务5-1张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙碌，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，……经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做的是不是够细致、够扎实呀！”情景导入：

情境解析：

会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。知识点一：会议秘书人员的素质

及会议秘书机构的设置（一）会议工作对秘书的基本要求1、较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平。2、正确认识自己在会议的角色，摆正位置，提供最优质的服务。3、工作要细致周密。4、要注意保密。

（二）会议秘书机构的设置和工作人员的调配规模较大的会议，单靠几个人很难组织好，一般都成立会议秘书处，由专人负责。秘书处下设几个组，秘书组：负责值班、组织协调、印发文件；会务组：负责会场的布置、管理、服务；宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理；翻译组：负责翻译成几种文字；保卫组：负责安全警卫；总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。如果会议规模小，可以由会务组统一安排。知识点二：会议工作的基本流程一、会前的准备：会议的准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。1、拟定会议计划书（工作方案）；会议计划书确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标2、选定会议议题会议的议题：就是会议需要研究解决的问题，准备工作要围绕议题来进行。3、拟定会议议程、日程（1）会议议程：会议解决问题的大致安排即会议进行的程序，讨论哪些议题，按什么顺序讨论，是否进行表决等等。××公司年终总结大会会议议程主题：表彰先进总结过去展望未来

参加人：全所员工

时间：上午9：00——11：30

地点：新华大厦四楼一号报告厅

会议内容：

一、主持人××经理宣布会议开始，介绍来宾。二、总经理致辞。三、管理委员会×主任宣布年度受表彰人员名单

四、颁奖仪式

五、××代表受表彰人员发言。

六、××董事长总结发言。七、会议聚餐

（2）会议日程：会议进程的具体安排，一般用日程表来表达。

会议日程博鳌亚洲论坛2010年——会议日程（节选）4月8日（星期四）07:00-22:00注册（海口美兰机场）16:00-17:30博鳌亚洲论坛理事会会议（国际会议中心一层孔雀4厅）18:00-19:00博鳌亚洲论坛会员大会（国际会议中心一层东屿宴会大厅A)19:30-21:00博鳌亚洲论坛会员和赞助商欢迎晚宴（索菲特酒店一层中餐厅4、准备会议文件领导讲话稿的写作：领会领导意图：为什么要讲？要讲什么？想怎样讲？把握受众心理我能知道什么？与我有什么关系？下一步该怎么办？5、确定出席、列席会议人员：6、与会人员编组；

7、选定、布置会场（1）会场气氛：（2）主席台：主席台要排座次、放名签，以便对号入座。要反复核对，不要出现错字错位。

主席台座次：前排高于后排、中央高于两侧，左侧高于右侧。领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时8、制作会议证件9、发会议通知会议准备工作基本就绪后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备，通知可以发书面通知也可以电话通知，但比较稳妥的是二者的结合使用。××厂关于召开安全生产会议的通知

所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全生产工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：……

二、参加人员：……

三、会议时间、地点：……

四、要求：……联系人：王××电话：139××××

××厂×年×月×日书面通知由标题、正文、落款三部分组成。标题：会议通知或事由加文种，如“关于召开改革与发展研讨会的通知”。正文：写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。要写清楚报到地点，是否提供交通工具，可否带工作人员、乘车路线等具体细节，为方便稳妥起见，还应留下会务联系人电话，如需确定是否参会则应附参会信息回执。落款：包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。

10、制定会议须知（1）作息时间表；（2）日程表；（3）分组名单；（4）会议秘书机构人员名单及房间号；（5）注意事项，包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。11、负责会议报到12、申请会议经费项目内容会议名称（内容）会议时间年月日至月日会议地点参加会议对象参加会议人数其中：工作人员人；驻地代表人。会议经费预算合计住宿伙食补助场租费交通费印刷费公杂费审批意见年月日备注1、各部门应提前15天将本表报经费主管部门审批。2、住宿费的人数不包括驻地代表，含部分工作人员。3、本表一式二份，经审批单位审核后退原单位一份。××公司会议费预算表承办单位（盖章）13、安排好会议值班工作岗位时间2010年

月

日00：00—08：00值班情况值班人：交接班交班人：时间：接班人：时间：值班记录表NO:

二、会中工作：

会议进行阶段，要按照各自分工，做好会务工作和各项服务工作，确保会议的顺利进行。秘书人员通常要负责会议记录和撰写会议简报，及会议的值班工作。1、会议记录：

写简报，一是简报要简，突出重点，精练内容；二是要快，一般当天一定要写出来，第二天上午要送到与会人员。三是真实客观，包括人名、地名、时间、数字、引文，都要准确无误，不能把自己的观点强加于人。四是突出重点和特点。2、会议值班：认真负责，坚守岗位，有情况灵活处理，及时汇报。

政协××市六届×次会议简报（第24期）

大会秘书处2010年3月20日—————————————————————————————————今年政府应办几件实事××委员说：建议市长要有相应的任期目标，要像×××那样一年办几件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。改“三公开一监督”为好×××、×××委员说：报告在谈到廉政建设时，提出实行“两公开一监督”，我们认为应改为“三公开一监督”，即再增加公开市、县两级主要领导的经济收入，以便接受人民群众的监督。不能再走大投入低效益之路。×××委员认为：1998年我市社会总产值为180亿元，国民收入为74亿元，而全市的财政收入只有9.15亿元，很明显，经济效益是很低的。而1998年的计划数字，基本上是按比例同步增长，经济效益无明显提高。这是我市多年来生产发展的一个关键性的问题，即大投入，低效益，致使财政拮据，入不敷出。市领导应着眼长远，从当前入手，立足于大力提高经济效益和增强生产后劲（包括政策、体制、发展规划、产业结构、环境整顿、提高管理水平、提高劳动力的素质、提高劳动生产率、大力发展科技、教育等多方面综合治理）。只有这样，才能使我市的经济进入高一层次的发展，形成良性循环。这才是提高经济效益的真正出路。三、会后工作：1.清理文件，及时收回不能带走的文件。整理好会议文件，及时登记归档。2.安排离会：热情送客，提供票务及必要的交通服务。3.修订文件：对会议形成的文件，有些需要会后修改定稿印发。4.撰写纪要。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文，要尽可能快速完成并报领导审核定稿下发。××会议纪要为了……，×年×月×日召集有关单位人员召开会议，就×××一事进行了研究讨论,现将会议内容纪要如下。一、二、三、四、

5、结算会议经费。清点费用支出发票并核实发票，填写报销单、通常将发票贴于报销单背面，请领导者审核签字后到财务部门报销，报销后尽快与相关部门及人员结清费用。如需与会者交款，则应将项目与数额详细列出在会议通知中或预定的表格中，并注明交款的时间和方式，在会议报到时就应做好会议收费的相关工作，并做好发票的开具等工作。会议的付款工作则要根据预算列出明细，做好记录，通常情况下有的费用是要实现商定好，在活动之后交付给本人××公司会议结算表（月日）会议收入由以下部分构成房款收入房款支出房款节余餐费收入餐费支出餐费节余考察A线考察人数返款数额考察B线考察人数返款数额报到人数收费标准收款总额合计会议支出由以下部分构成发票费用发票数量费用总额合计经过双方核对，此次会议结束后，××公司支付会议款元给，签字后即付款，签字后视双方此次会议费用结算完毕。经办人：收款人：6、会议效果的评估。会后应对会议效果进行评估，积累经验，明确不足。会议评估表会前效果评估会中效果评估会后效果评估◆目标明确吗？

◆是否有议程？

◆与会人员适当吗？◆会议时间、地点是否适当

◆开会的通知时间恰当与否

◆会议通知的内容周详与否

◆会议场地设备如何？

◆与会者有没有作充