公司财务档案管理规章制度通知

公司财务档案管理规章制度通知背景为了保障公司财务档案的安全、完整和有效性，并确保财务数据的准确性和可靠性，提高公司的工作效率和管理水平，我公司订立了本《公司财务档案管理规章制度通知》。本规章制度的目的是为了规范公司财务档案的管理流程，确保财务档案的保密性、全都性和连续性，减少财务风险和纠纷，提高财务档案的利用价值。1.总则1.1本规章制度适用于全公司全部部门和员工。1.2财务档案包含但不限于账户资料、票据凭证、报表、会计台账等相关文件和记录。1.3全部财务档案必需依照法律法规和公司规定进行保管和归档。1.4财务档案的管理责任由公司财务部门负责，各部门需乐观搭配，确保财务档案的及时归档和保管。2.财务档案保管要求2.1财务部门应依据文件的紧要性和使用频率，订立财务档案的保管期限和存储方式，并定期进行评估和调整。2.2财务档案应依照文件的种类和属性进行分类、整理，并予以明确的档案编号和标签。2.3财务档案应采取适当的措施，防止火灾、水灾、偷窃等意外事件对财务档案的损坏或破坏。2.4财务档案的电子存储部分，应建立安全可靠的电子文档管理系统，并进行定期备份和维护。2.5财务档案的保管期满后，应依据公司规定进行处理，包含彻底销毁或移交给档案管理部门。3.财务档案归档流程3.1财务部门负责依据文件的类型和紧要性，订立财务档案的归档流程，并将流程告知相关部门和员工。3.2每一个文件的归档流程应包含申请、审核、归档、档案管理等环节，确保归档流程的规范性和完整性。3.3归档申请人应填写归档申请表，并注明归档文件的基本信息和归档要求。3.4归档申请表需经申请人所在部门主管审核，并经过公司财务部门审批后方可进行归档。3.5已归档的文件应及时录入电子文档管理系统，并进行备份和登记，确保归档文件的完整性和可追溯性。4.财务档案调阅要求4.1财务部门负责供应给相关部门和员工财务档案的调阅服务，并明确调阅的权限和程序。4.2调阅财务档案的申请人应填写调阅申请表，并供应合法的调阅事由和依据。4.3财务部门应依据调阅申请的合理性和必需性，确定是否同意调阅，并及时通知申请人。4.4调阅申请被批准后，财务部门应负责供应相应的财务档案，并保证调阅过程的安全和保密性。4.5财务档案在调阅后应及时归还，并记录调阅的时间、人员和事由，以备后续查询和审计。5.财务档案的安全保密5.1公司全部部门和员工应履行保密义务，严禁私自调取、查阅或泄露财务档案的内容。5.2财务部门应加强对财务档案的安全防护和监控，确保财务档案的保密性和不被窜改。5.3财务档案应存放在防火、防盗、防潮的场合，并进行定期检查和维护。5.4财务档案涉及到商业秘密和个人隐私的部分，应采取特殊措施加以保护，并限制访问权限。6.监督与违规处理6.1公司领导和各部门主管负有监督全员遵守财务档案的管理制度，发现违规行为应及时进行矫正和处理。6.2对于有意破坏、窜改、丢失或泄露财务档案的行为，公司将依据内部规定进行相应的纪律处分，并保存追究法律责任的权利。6.3对于发现违反财务档案管理规定的行为，公司将进行调查处理，并对相关责任人进行相应的纪律处分。结束语本《公司财务档案管理规章制度通知》将于通知发布之日起执行，各部门和员工应严格遵守并执行，如有违反，将依据公司规定进行相应的纪律处分。财务档案的管理是公司信息管理的基础工作，对于公司的发展和管理至关紧要。希望全体员工共同努力，不绝完善财务档案管理制度，确保公司财务档案工作的顺利进