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文档简介

文件存档与信息共享管理制度1.前言为了加强企业文件存档与信息共享管理，规范企业内部文件管理流程，提高工作效率和信息共享质量，特订立本制度。2.适用范围本制度适用于公司内全部员工，包含全职员工、兼职员工及临时工。3.文件存档管理3.1文件分类依据文件的性质和用途，将文件划分为以下几类：—内部文件：包含公司内部通知、会议记录、行政管理文件等；—外部文件：包含与供应商、合作伙伴、客户之间的合同、协议、函件等；—项目文件：包含各项目的计划、进度、报告、评估等；—人事文件：包含员工档案、薪酬福利相关文件等。3.2文件编号全部文件在存档前需进行编号，编号格式为“年份—编号”，例如2019—001、文件编号应依据文件类型进行分别编制，编号应连续不间断。3.3文件归档要求全部文件必需归档并标注文件编号、标题、文件作者、归档日期和归档人；文件必需依照分类整齐摆放，并采用标签进行区分；归档架必需保持干燥、通风，并严禁放置易燃、易爆物品。3.4文件保密依据文件的涉密程度，对文件进行不同级别的保密处理。其中，涉密文件必需依照公司保密管理制度进行处理，并实施严格的权限掌控。3.5文件查阅与借阅任何员工均可在需要的情况下查阅存档文件，但必需填写查阅表格，并保证文件的完整和无遗失。如有需要将文件借出，必需事先向文件管理负责人提出申请，并填写借阅表格，借阅者应负责文件的安全和保密。4.信息共享管理4.1信息分类依据信息的性质和用途，将信息划分为以下几类：—公开信息：指可以向公司内全部员工公开的一般性信息；—内部信息：指只能向公司内部员工共享、不得对外公开的信息；—机密信息：指具有商业机密和个人隐私等敏感性的信息，供应给特定人员，并需严格限制和保护。4.2信息共享平台设立信息共享平台，包含内部网站、邮箱、文档共享目录等，用于员工之间的信息沟通和共享。4.3信息发布公开信息：公司将公开信息发布在内部网站，供全体员工查阅；内部信息：内部信息仅在公司内部网站发布，并设置权限，只供特定的部门或人员查阅；机密信息：机密信息必需通过加密的方式进行传输，接收者需签署保密协议，并依照规定妥当保管。4.4信息安全和保密全部员工对涉及公司的信息共享都必需遵守保密规定；任何未经授权人员不得取得、复制、传播机密信息；在信息共享平台使用过程中，应注意信息安全，不得泄露、窜改、损坏相关信息。4.5信息备份公司应定期对关键信息进行备份，并妥当保管备份的信息。备份信息的存储位置和存储介质需要在备份前进行明确规定。5.违规处理对于违反本制度的行为，将依据公司相关管理规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、停职、解聘等处理措施。6.附则本制度自发布之日起生效，并替换以前的规章制度。对制度内容的解释和修订权归公司管理层全部，修订后的制度经公司领导同意后生效，并通过适当渠道通知全体员工。以上制度遵从实际情况订立，旨在规范文件

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