看守所心理健康服务档案管理

第一节档案资料管理工作要求 1一、档案资料管理工作内容及要求 2二、档案资料过程管理 2第二节档案管理制度 4一、档案管理制度 4二、档案保密制度 5三、档案借阅制度 6四、档案鉴定销毁制度 7五、档案统计制度 8第三节在押人员心理健康档案完善管理 8一、在押人员心理档案管理现状 9二、完善在押人员心理档案管理的措施 9第一节档案资料管理工作要求管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。一、档案资料管理工作内容及要求（一）工作内容1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。3.保管好其他与档案资料管理有关的事项资料。（二）工作要求1.必须保证档案资料的完整性、完好性。2.合同期满我司应及时将整理好的档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。4.利用已有档案资料进行总结，规划。二、档案资料过程管理（一）立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。（二）借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。（三）收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据规定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.X月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计、保安。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工（四）鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关计量检定校准人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项相册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第二节档案管理制度一、档案管理制度（一）保存的档案资料，要按门类载体进行科学排列、编号，框架排列要科学有序。（二）档案保管必须设置专用箱、柜具，严禁在箱、柜内存放食品和寄存任何与档案无关的杂物，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠措施。对发生蜕变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。（三）箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通风，是多节组合柜的要自上而下地编制柜具顺序号。（四）案卷排列要按自左至右、从上而下的顺序进行，排列要整齐、美观。（五）每年定期对档案进行检查，检查现存档案与账目是否相符，档案是否损毁，档案的收进、移出是否准确，并及时做好记录工作，发现问题及时汇报并采取措施，解决存在问题。（六）严格档案的出入手续，做好日常登记、统计工作。（七）档案管理人员调动工作时，必须将所保存的档案数量、状况等详细交代清楚，办好交接手续后方可离职。二、档案保密制度（一）档案管理人员要认真学习相关法律法规，严格执行相关法律法规和公司的保密规定。（二）档案资料要严格管理，经常清点，不丢失，不泄密。（三）不得随便摘录档案资料，不准把受控档案资料外借（非公司部门）或带出，私人通信、谈话不得涉及机密档案内容。（四）工作中形成的带有字迹的废纸要及时碎毁，以免泄密。（五）因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者，依据公司《员工绩效考核办法》相关规定，视情节轻重予以相应处罚。（六）凡查阅受控档案，查阅人员未经许可不得私自摘抄和复印、剪裁、撕毁，并做到知密不泄。确需借出档案，须报分管领导批准，并按时归还。三、档案借阅制度档案的借阅只限本公司在职人员，外单位或个人查阅档案，查阅人须持个人有效证件，经分管领导同意后，方可办理查阅手续。（一）档案管理人员要熟悉保存档案资料的情况，了解管理处各项工作对借阅档案的需要，积极做好借阅工作。（二）对保存档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案。（三）积极搞好档案收集工作，重要人员变动，重大事件，基础数字汇编，文件汇集要及时准确。（四）凡借阅档案资料者，特别是借阅受控档案资料，要说明借阅目的，经领导批准后方可借阅。借阅人要填写《文件（资料）查阅、借阅、复制登记表》，并且只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围，并不得转借他人。摘抄、复制档案资料，要注意保密，做好登记，用完后退交销毁。外借档案资料时间不得超过三天。（五）借阅人要爱护档案资料，不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。四、档案鉴定销毁制度（一）档案是公司的宝贵财富，未经鉴定，任何人不得随意销毁到期的档案。（二）鉴定工作要在公司主管领导下，由分管领导、档案管理人员和有关人员组成鉴定小组，根据档案的保存价值和本公司“档案保管期限”进行。（三）定期对保存档案进行鉴定，鉴定时，必须严格掌握，慎重从事，准确判断档案的存毁。（四）对于短期（一年以下）的档案，到期后应逐件审查，根据实际情况，直接判定其价值，一时无法确定其价值的应按照“保存从宽，销毁从严”的精神办理。需要保存的文件取出留存，延长保管期限，对保管期限满，无继续保存价值的按规定手续销毁。（五）对于无保存价值的档案，经鉴定小组提出鉴定销毁意见，将需要销毁的档案登记造册，经分管领导批准后，由二人以上在指定地点监销，批准和执行销毁人员在《文件（资料）销毁申请记录表》上签字，以示负责。（六）销毁档案时要严格执行保密制度，严防遗失和泄密。档案销毁后，管理部门应妥善将销毁清册存档保管。五、档案统计制度（一）档案资料的收进和移出随时进行登记。（二）案卷数量要每季度汇总、核对一次。（三）及时准确地掌握并记录档案资料的借阅情况及效益。（四）按照上级规定和要求，及时向上级档案管理人员报送项目档案目录。（五）统计数据要真实、准确、齐全、及时，符合上级要求。第三节在押人员心理健康档案完善管理在押人员心理档案是指监狱对在押人员开展心理矫治过程中，通过心理测验心理咨询、心理治疗和评定等测评方法形成的有关在押人员性格特点、心理障碍及疾病、行为习惯和心理发展轨迹等方面的认识，以及对在押人员实施过的矫治方案的文字记载材料。设置在押人员心理档案便于监狱及时了解在押人员的心理状况和行为倾向，是实行在押人员分类管理和心理矫正的心理学依据。它对合理安排心理学教育、及时干预在押人员心理危机、防范监狱内在押人员和自杀事件、确保监狱改造秩序的稳定起着重要作用。一、在押人员心理档案管理现状随着心理健康教育在教育改造在押人员中作用越来越重要，在押人员心理档案制度管理在监狱得到推广运用。目前，我国内大部分监狱为每名在押人员建立了心理健康档案，实行一人一档、档随人走，有利于监狱管理人员对在押人员开展有针对性的个别教育和心理治疗，提高了在押人员教育改造质量。但是，在建立在押人员心理档案过程中，由于对建档内容掌握不全面，同时，需要依赖专业知识和应用技术支持，并且耗费大量的时间和精力，因此，在押人员心理档案还有诸多不完善之处：一是在押人员心理档案的内容不完整；二是在押人员心理档案资料的采集不规范；三是在押人员心理档案人格特征和心理健康状况分析欠缺准性；四是在押人员心理档案辅导策略和改造建议欠缺针对性；五是在押人员心理档案保管不严谨。为此，必须按照规范化、标准化、制度化的要求，完善在押人员心理档案管理。二、完善在押人员心理档案管理的措施（一）在押人员心理档案的内容在押人员心理档案的内容主要包括两个方面：一是影响在押人员心理发展基本资料，包括在押人员的自然情况在押人员的犯罪史、在押人员的生活史家庭的遗传病史等；二是反映在押人员心理状况和心理特点的资料，包括在押人员心理测量结果及诊断结论、心理健康状况及辅导策略、接受心理咨询及治疗情况记录、职业能力倾向类型分析及指导、一线管教民警的评议和心理咨询师的评估等。具体来说，在押人员心理档案应具有以下内容：1.在押人员基本情况主要提供一些背景资料，以帮助警察深入分析在押人员心理正确诊断在押人员问题产生的原因。包括以下几个方面：个人简介：主要有姓名、性别、出生年月、籍贯、民族政治面貌、监狱、监区家庭住址、爱好特长等。身体状况：主要有血型、一般健康状况、身体发育状况、生理缺陷、个人病史等。家庭状况：主要有家庭成员的工作、文化程度、家庭的经济状况等。监狱改造生活状况：主要有在押人员的改造成绩、改造态度、改造动机、行为习惯狱内人际关系（含警犯关系、在押人员间关系）、入监以来的奖惩情况等。对在押人员个人生活有影响的重大社会生活事件：如家庭成员的死亡、与狱内其他在押人员关系紧张或者存在矛盾、影响生活的重大挫折等2.分析在押人员人格特征分析在押人员的性格、气质类型及个性心理特征，掌握在押人员的行为特点和个性心理特征等，根据在押人员的性格特点提出相应的改造建议。3.鉴定心理健康状况对在押人员的心理健康水平进行鉴定，有无心理问题或心理障碍，程度如何，怎样进行教育或矫治。4.分析改造心理对在押人员在入监后对刑罚惩罚的态度和适应刑罚的心理状况和监禁心理状况，改造态度、改造方法、改造动机、改造意志力改造心理改造困难的诊断，改造认知因素分析、改造动力状况分析等。5.提出辅导策略和改造建议。根据对在押人员人格特征、改造心理鉴定心理健康状况，在此基础上，提出教育对策和改造建议。（二）在押人员心理档案资料的采集建立在押人员心理档案时，可以采用以下方法进行：1.观察法。有目的、有计划、系统地获取处于自然条件下在押人员资料的方法。对于观察的结果，可用故事记录方法，把观察到的在押人员情况，以叙述性文字做简明的记录。包含在押人员姓名、性别、监区、观察时间、观察事实及其发生情境的描述警察的解释与建议。2.问卷法。是心理咨询师用统一设计好的问卷向在押人员了解情况和征询意见的方法。采用自编的问卷调查，如用书面问题、表格让在押人员回答填写，可了解在押人员的一些基本情况，了解他们的心理活动。3.作品分析法。指借助监狱的各种评定和记录以及在押人员的个人作品的分析。如通过对在押人员的个人书信、笔记和其他作品的分析，可了解在押人员的心理活动。4.谈话法。指心理咨询师与在押人员或其较亲近的人，通过直接谈话的方式来了解和研究在押人员心理的一种方法。通过谈话法，可了解在押人员真实的心理背景。5.心理测验法。这是建立心理档案中最主要和最常用的方法，其关键是选择合适的测评工具进行测验。在测验应注意：一是严格遵从指导语，不带任何暗示，被试者提问时，尽量按中性方式回答；二是测验前不讲太多无关的话，以免引起被试者的烦躁情绪和反感；三是对特殊问题有心理准备。（三）结果解释和心理档案形成在搜集了在押人员资料后，要对每一种资料，尤其是心理测验的结果进行解释，并结合在押人员基本情况提出教育改造上的建议，然后再建立心理档案。在押人员心理档案主要有文本式和电子档案式，文本形式又有档案袋和专项卡片两种方式。（四）在押人员心理档案的保管在押人员心理档案在监狱心理健康指导中心统一存放和保管。档案管理的好坏，直接影响到开展在押人员心理矫治工作的效率。因此，必须给予足够的重视。1.在押人员心理档案以在押人员囚号为编号，以监区为单位，按个人专项档案和群体档案分别存放。2.心理健康指导中心指定专人负责心理档案的保护和防护，按在押人员档案管理规定做好资料的安全和保密工作。对于文本式档案资料，要注意防盗、防火防潮防尘、防污染和防有害生物等工作，对于计算机数据式档案