税务宣传片档案管理方案

第一节档案管理工作流程 1一、立卷归档 1二、借阅 2三、收集、交接、整理、统计工作 2四、鉴定销毁 3第二节档案管理人员职责 3第三节档案管理制度 4一、目的 5二、适用范围 5三、术语和定义 5四、职责 5五、工作程序 7六、相关记录 13第四节宣传片素材安全管理规定 18第五节影像资料的整理归档和使用 20第一节档案管理工作流程一、立卷归档档案室将文件、影视材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计、保安。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第二节档案管理人员职责1.档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。2.档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。（2）财务中心档案管理的职责 1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。第三节档案管理制度一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围（一）公司内部经营形成的各种资料。（二）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义（一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）办公室1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；2.向办公室移交合同或文件资料原件或复印件；3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人1.批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2.负责对本部门档案管理的监督检查。（五）各公司总监/副总1.负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向办公室移交。（1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。（2）档案资料的标识办公室及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。（3）档案资料的日常管理：1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；3）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。（4）档案借阅1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和办公室批准，且只带复印机，不带原件；2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；3）借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《中华人民共和国档案法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。4）非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。（5）档案销毁1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。2）执行销毁任务时，必须由办公室人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1.档案资料的归档范围（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；（4）公司领导的批示、指示等；（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；（8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；（10）本公司发布的各类广告、宣传材料；（11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（13）财务档案资料；（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2.一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。3.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4.电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1.即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：（1）公司规定的密级文件；（2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（3）合同、协议书等正本及过程资料；（4）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；（5）其他认为需要即时归档的资料。2.定期归档（1）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室；（2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；3.电子声像档案的归档（1）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。（2）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。（3）每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1.部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，办公室见证。（六）档案移交公司的流程1.移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。2.采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。3.结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4.经办部门检查文件或档案，编制移交清单；5.办公室根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；6.档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；（七）档案保管1.档案编号（1）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。（2）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（3）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。（4）档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。（5）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司办公室制定并负责解释。六、相关记录（一）《文件档案移交目录》（二）《档案移交清单表》（三）《档案借阅审批单》（各项内容见下表）移交目录记录编号：日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：年月日案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案借阅审批单记录编号：日期：年月日借阅部门借阅人借阅部门经理使用目的总经理主管副总行政部序号借阅内容复印借阅归还日期经办人1234备注第四节宣传片素材安全管理规定为了保证宣传片素材的完整与安全，强化防范意识，建立防范措施，明确各相关部门素材管理的责任，特针对公司和采购单位，制定以下素材安全管理规定。一、摄制组应当设立专门部门负责宣传片素材管理工作，切实履行宣传片素材保管、移交等义务。包括制定专人负责影片素材的采集、保存、制作、整理、上缴工作，严禁任何人未经本公司和采购人许可，接管、存储、复制、移除、出借、传输、播放宣传片素材的任何部分。二、在宣传片摄制全过程中，摄制组第一责任人必须确保与宣传片相关的所有素材安全，对摄制过程中的全片和片段（包括但不限于全部声音和画面）所有格式和类型的素材（已知和未知的）负有全权保护责任。三、在宣传片摄制全过程中，摄制组第一责任人需要与本公司签订与宣传片所有相关素材的《安全保密协议》，并将《安全保密协议》影印件报公司备案。杜绝宣传片在制作过程中出现复制、外传、泄漏等现象。四、宣传片摄制单位及摄制组第一责任人全权负责确保宣传片摄制全程中所有素材及相关内容的安全并需要指定专人担负宣传片素材的采集、制作、整理、保存、上交，严禁任何人未经公司和采购人的许可复制、出借、传输宣传片素材的任何部分，且保证宣传片素材不得被任何主体以任何方式在拍摄制作之外擅自使用、复制、披露、转让、截取、授权，如因本单位未尽到妥善保管之义务导致宣传片素材发生丢失、损毁、外泄等状况，由本单位承担全部责任，采购人有权对影片摄制单位、摄制组第一责任人及具体当事人追究相关责任，并视具体情况处以相应罚金。五、摄制组在向公司提交送审及审看样片过程中，摄制组第一责任人对所有素材的安全管理负有保护责任并需要指定专人对宣传片素材进行妥善整理、存放、保管及运送。如发生素材丢失、损毁等情况，摄制组第一责任人及具体当事人必须承担全部责任。并同时报告给电公司。公司向采购单位送审样片，需要指定专人对影片素材进行妥善整理、存放、保管及运送。如发生素材丢失、损毁等情况，具体当事人必须承担全部