公文处理工作课件

医院办公室公文的适用范围行文种类

学校公文种类主要有：1.决议：用于发布经会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：用于对重要事项作出决策和安排。包括奖惩、变更或撤销下级不适当的决定事项。3.通知：适用于发布行政规章和措施，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，嘉奖有关单位及人员。

4.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，印发领导讲话，交流重要情况。6.公告：适用于向单位内外宣布重要事项或者法定事项。7.报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。9.批复：适用于答复下级单位的请示事项。公文格式及注意事项

我校行政公文一般由份号、秘密等级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、打印人、校对人和印发日期、页码等部分组成。

公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（发文机关+事由+文种）

主送机关：公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者统称。公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。正文：公文主体，用来表述公文的内容。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注（少数可以会议通过日期为准）。

行文规则行文应坚持确实需要、慎重精简的原则，做到科学决策、意见成熟、文种恰当、讲求实效、注重针对性和可操作性。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄报被越过的上级机关。公文拟制一般程序为：

主办部门起草文件→主办部门领导核稿→有关部门领导会签→两办文秘室核稿→两办主任核稿→有关校领导会签→校领导签发→文印室排版打印→主办部门校对→文印室印制→主办部门再次确认无误后将应归档份数文件交两办文秘室机要秘书→主办部门携应寄发校外单位文件到两办综合室用印→主办部门向校外发文单位寄发文件；两办文秘室按校内发文范围向校邮政部交接下发文件。

草拟公文应当做到

情况确实，观点明确。调研深入，论证充分，广泛听取意见。内容简洁，主题突出，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，标点正确，文字精炼。

公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。文种正确，格式规范。

使用国家法定的计量单位，人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

公文正文一般采用小三号仿宋字体。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

需要强调的是：负责人应当亲自主持和指导重要公文的起草。跨部门职权的公文拟制对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出倾向性意见，并与有关部门会签后报请学校领导协调或裁定。

部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应在5个工作日内予以答复和会签。如因特殊情况不能按期答复和会签，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定会签时限及方式，否则主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。

代拟公文办理公文审核收文办理

公文归档联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

拟制、修改和签批公文，打印、书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

公文管理主要问题长句、重复，篇幅冗长表达随意、口语化，互相引用，逻辑不清，语带歧义责任意识不强，低级错误不断低级错误类型：错别字、人名错误、序号错误、专有名词在同一个文件中不统一（如简称和全称混杂）、内容前后不一致、日期错误、统计数据错误、单位名称错误、修改稿或未定稿作为定稿、新文件使用旧模板（如国际会议请示等）、部门发文废止学校发文等等。（学籍文件、处分文件等发文稿低级错误较多，已多次指出）校对问题：拟稿人校对的责任意识要加强。“文件清样稿校对注意事项”已贴在文印室，希望校对人员严格对照，认真校对，但校对错误问题依然存在。

其他问题：内部文件处理不规范，在联网机上处理文件，通过邮件传送文件。部分职能部门在发文字号的获取上存在把关不严谨的问题，导致文件空号、重号现象发生。文件清样稿校对注意事项

校对人：由文印室通知拟稿人校对清样稿，原则上不代校。谁校对，谁签名，谁负责。校对要求：文件标题断行是否合适；文中修改部分是否已做修改；文号是否正确；文件落款日期是否为领导最后签发日期；注意文号、落款日期、印发日期中的年份；专题会议纪要及需向外报出的文件中主送单位名称是否规范。

格式要求标题：居中，文鼎大标宋简小二号字体，注意合理断行；正文：仿宋小三号字体，行间距为最合适（段前、段后均为0行），每段首行缩进2字符；正文标题：一级标题为黑体（不加黑），二级及以下标题均为仿宋体，字号均为小三。样式为：一、二、……（数字后为顿号）（一）（二）……1.2.……（数字后为圆点）（1）（2）……办会会议确认：确认早、要求明